Tính tiền lương thời gianTính tiền lương sản phẩm
Bảng thanh toán lươngBảng phân bổ tiền lương và BHXHBảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền lương
Thanh toán tiền lương và BHXH(chi trả + khấu trừ)
Sơ đồ 1:
Sơ đồ tính lương và BHXH
IV - Kế toán tổng hợp tiền lương.
1 - Chứng từ và tài khoản kế toán.
1.1. Chứng từ kế toán.
Các chứng từ hạch toán kế toán về tiền lương chủ yếu là các chứng từ về tính toán tiền lương, thanh toán tiền lương như:
- Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL). Cơ sở để lập bảng này là bảng chấm công (Bảng số 03) , phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn thành.
- Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 05-LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là quyết định khen thưởng.
- Các phiếu chi, các chứng từ tài liệu về các khoản khấu trừ trích nộp liên quan.
Các chứng từ trên có thể được sử dụng làm căn cứ ghi sổ kế toán trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp ghi sổ.
1.2. Tài khoản kế toán.
Kế toán tiền lương sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: TK 334 "Phải trả CNV".
- TK 334 "Phải trả CNV"
Tài khoản này được dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334:
Bên Nợ: Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho CNV.
Các khoản khấu trừ vào tiền lương (tiền công) của CNV.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV.
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả CNV.
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ trong trường hợp cá biệt; số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lương (tiền công), tiền thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV.
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán tiền lương và thanh toán các khoản khác.
Ngoài các tài khoản 334, kế toán tiền lương còn sử dụng các tài khoản: TK 622"Chi phí nhân công trực tiếp", TK627 "Chi phí sản xuất chung", TK641 "Chi phí bán hàng", TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp"... Những TK này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của CNVvào TK tính giá thành và các TK xác định kết quả kinh doanh.
2. Kế toán tổng hợp tiền lương.
Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong tháng theo từng đối tượng sử dụng.
Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép thì căn cứ vào tiền lương trích và tỷ lệ trích trước để ghi vào TK 335 "Chi phí phải trả". Các số liệu tổng hợp về tiền lương, phân bổ tiền lương, các khoản trích trước được sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tượng liên quan.
Trình tự hạch toán (Sơ đồ số 02 )
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
TK141,138,338 TK 334 TK 627,641,642, 622 (5) (1)
TK335
TK 622 TK333
(4a) (4b)
(6)
(4c)
TK431
TK 111,112 (2)
(7)
TK338 TK3383 (9) (8) (3)
(1): Tiền lương, tiền ăn ca, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả CNV.
(2): Tiền thưởng trả cho CNV (3): BHXH phải trả CNV
(4a): Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trảCNV (4b): Tiền lương nghỉ phép thực tế tính vào chi phí (4c): Tiền lương của CNV trực tiếp sản xuất
(5): Các khoản khấu trừ và tiền lương và thu nhập của CNV
(6): Thuế thu nhập mà CNV phải nộp cho nhà nước
(7): Doanh nghiệp thanh toán các khoản phải trả cho CNV (8): Tiền lương của những cá nhân chưa nhận, Công ty giữ hộ (9): Công ty thanh toán tiền lương giữ hộ.
V . Kế toán các khoản trích theo lương 1 - Chứng từ và tài khoản kế toán:
1.1 Chứng từ:
Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ như:
- Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04- LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hưởng trợ cấp BHXH, biên bản về tai nạn lao động.
- Các phiếu chi, chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan.
Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.
1.2 - Tài khoản kế toán:
Kế toán các khoản trích theo lương sử dụng tài khoản 338.
Kết cấu và nội dung dung phản ánh của TK 338.
Bên Nợ: Tình hình chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ của doanh nghiệp.
Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV( ốm đau, thai sản..) Chi KPCĐ tại công đoàn cơ sở
Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên môn.
Bên Có: Tính trích BHXH,BHYT, KPCĐ
Số dư bên Có: Số còn phải trả, phải nộp về BHXH,BHYT, KPCĐ
Nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị; phải trả về vay mượn tạm thời vật tư tiền vốn, ...
Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có những khoản liên quan trực tiếp đến CNV, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ.
Việc phản ánh tình hình trích và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ cũng được thực hiện trên TK 338 "Phải trả, phải nộp khác", ở các tài khoản cấp 2:
+ TK 3382 - KPCĐ + TK 3383 – BHXH + TK 3384 - BHYT.
Trong đó nội dung trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và BHXH trừ vào lương CNV được phản ánh ở bên Có; Tình hình chi tiêu KPCĐ, tính trả BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý chuyên môn được ghi vào bên Nợ. Số còn phải trả, phải nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc số dư bên Có.
2 - Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương:
Các khoản trích theo lương bổ xung cho chế độ tiền lương nhằm thoả mãi tốt nhu cầu của lao động. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương là công cụ phục vụ cho sự điều hành, quản lý quỹ lương, giúp các nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lương có hiệu quả nhất.
Sơ đồ 3 : Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
TK112 TK3382,3383,3384 TK622,627,641,642
(5)
( (1)
TK334 TK334
(6) (2)
TK111 TK111
(7) (3)
(4) (4) TK112
(1) Tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo tỷ lệ quy định:19%
(2): Khấu trừ BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định : 6%
(3): CNV nộp BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định (4): Cấp trên cấp BHXH cho đơn vị.
(5): Đầu kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý (6): Tính ra số BHXH thanh toán tại đơn vị
(7): Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị
Có thể nói tiền lương và các khoản trích theo lương là hai vấn đề có liên quan.
VI – Sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
1. Tính tiền lương và trợ cấp BHXH phải trả CNV
Theo sơ đồ số 04 để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập
"Bảng thanh toán tiền lương" (Mẫu số 02 - LĐTL) cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người. Trờn bảng tớnh lương cần ghi rừ từng khoản tiền lương (lương theo sản phẩm, lương theo thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh. Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự . Sau khi kế toán trưởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, "Bảng thanh toán tiền lương" và "Bảng thanh toán BHXH" sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và BHXH cho người lao động, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao được chia làm hai kỳ: Kỳ I tạm ứng và kỳ II sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản đã khấu trừ vào thu nhập.
Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm travà ghi sổ.
2. Tổ chức ghi sổ kế toán:
Sổ kế toán tổng hợp sử dụng in ghi chép Kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức kế toán mà đơn vị áp dụng, các hình thức tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả đặc điểm của doanh nghiệp. Có 4 hình thức tổ chức ghi sổ kế toán.
a. Hình thức nhật ký chung:(Xem sơ đồ số 5)
kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng và các chứng từ thanh toán để vào nhật ký chung sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.
Có thể khái quát qui trình hạch toán như sau:
Sơ đồ số 5
b. Hình thức Nhật ký sổ cái: (Xem sơ đồ số 6)
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, và các chứng từ thanh toán để ghi vào nhật ký sổ cái.
Sơ đồ số 6
Chứng từ gốc - Bảng thanh toán lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán thưởng
Nhật ký chung
Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 335, 338
Báo cáo
Chứng từ gốc
- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH
Nhật ký sổ cái
c. Hình thức chứng từ ghi sổ: (xem sơ đồ số 7)
áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Yêu cầu quản lý không cao, số lượng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, áp dụng bằng tay hoặc bằng máy.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.
Khái quát trình tự hạch toán như sau: (sơ đồ số 7) Chứng từ gốc
- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng - Bảng thanh toán BHXH
Sổ đăng ký CT - GS Chứng từ ghi sổ
Bảng CĐPS Sổ cái TK334, 338
Báo cáo
Chứng từ thanh toán
NK - CTLiên quan
Bảng kê 4, 5, 6
Nhật ký CT số 7
Báo cáo
Sổ cái TK334, 335, 338
c . Hình thức nhật ký chứng từ: (Xem sơ đồ số 8)
áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, số lượng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều chủ yếu ghi bằng tay.
Từ các chứng từ gốc (bảng thanh toán lương, thưởng, BHXH) kế toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái các TK334, 338.
Khái quát quy trình hạch toán như sau: (sơ đồ số 8)