5.1 Mục tiêu của dự án 5.1.1 Định nghĩa dự án:
Bắt đầu dự án: trong giai đoạn đề ra kế hoạch của dự án sẽ mở rộng thời gian hoặc bao gồm nhiều người thực hiện dự án, điều đó rất quan trọng để tìm ra mục tiêu, người đảm đương, tính miễn cưỡng của dự án.
Mục tiờu dự ỏn: mục tiờu dự ỏn rừ ràng thỡ quyết định bởi vỡ sự thành cụng của dự ỏn sẽ được xỏc định bằng cỏch xem xột cẩn thận. Mục tiờu dự ỏn rừ ràng đi cùng sự đặc trưng và tiêu chuẩn được chấp nhận. Tránh xa những mục tiêu mơ hồ.
Mục tiêu dự án bao gồm:
Danh sách các kế hoạch trong dự án.
Ngày trong kế hoạch bắt đầu làm và ngày hoàn thành phải rừ ràng.
Tiêu chuẩn chất lượng phải thích hợp.
Ngân sách dự án không được vượt quá.
Trách nhiệm của người đảm đương: trong giai đoạn đề ra kế hoạch dự án, phải chắc chắn nắm rừ những điều quan trọng như cụng việc được làm và cụng việc đó làm trong bao nhiêu thời gian. Người này có thể xin gia hạn thêm thời gian khi có những chi tiết phụ phát sinh trong công việc.
Tính miễn cưỡng của dự án về: thời gian, nhân lực, mục tiêu phát sinh.
5.1.2 Kế hoạch hoạt động trong dự án:
Tạo danh sách những nhiệm vụ trong mỗi giai đoạn: sau khi đã xác định được những công việc cần thực hiện trong dự án, có thể tổ chức vào những cột, những giai đoạn, và những nhiệm vụ và lưu vào trong tập tin của chương trình.
Biểu diễn tổ chức dự án: sau khi đã phác thảo được những nhiệm vụ cần làm, có thể biểu diễn cấu trúc của dự án bằng cách gắn liền công việc hoặc tùy chọn phân tích mã cấu trúc. Những đoạn mã này có thể tổ chức danh sách nhiệm vụ trên trạng thái khác nhau của mã hệ thống.
Tổ chức dự án vào trong chương trình chính: khi cần quản lý dự án lớn, phức tạp hoặc có nhiều mối quan hệ trong dự án.
Đánh giá nhiệm vụ được giao: dựa vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ, chất lượng của nhiệm vụ được giao.
Tập hợp nhiệm vụ phụ: sau khi nhiệm vụ chính được thi hành trong khoảng thời gian cho phép, khoảng thời gian còn lại là lúc thi hành những nhiệm vụ phụ này.
5.1.3 Kế hoạch và phương sách thu được:
Đánh giá phương sách cần thiết: đây là điểm mà trong quá trình đề ra kế hoạch của dự án, phải nhận biết được phạm vi của dự án, tập hợp những nhiệm vụ, và ước lượng khoảng thời gian mà nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Có thể sử dụng thông tin này để ước lượng bước mở đầu, nhận biết yêu cầu, bắt đầu bố trí và kết quả thu được trong quá trình.
Thông tin và thời gian làm việc: trong quá trình đề ra kế hoạch của dự án, tất cả những phương sách đều được phải định nghĩa, được chấp thuận. Ai sẽ có trong nhóm và phương tiện vật chất như thế nào để hoàn thành mục tiêu dự án.
Chia nhỏ phương sách trong dự án: hữu ích trong việc thu thập thông tin và phân công công việc.
Ấn định phương sỏch sang những nhiệm vụ: nhằm phõn thành nhiệm vụ rừ ràng.
5.1.4 Ngân sách cho dự án:
Ước lượng ngân sách: là ngân sách cấp cho những hoạt động trong dự án.
Tìm hiểu và phân chia ngân sách thông tin: đây là điểm quan trọng trong giải quyết dự thảo ngân sách.
Chuẩn bị để quản lý ngõn sỏch: sau khi cú ngõn sỏch, phải ghi rừ những việc chi tiêu trong ngân sách để sau khi hoàn thành có thể tính lời lỗ.
5.1.5 Chất lượng và mức độ rủi ro của kế hoạch:
Chất lượng của kế hoạch: trước khi dự án bắt đầu, phải nhận biết được những tiêu chuẩn chất lượng và phải tuân theo cùng với tất cả những yêu cầu được
đề ra. Sau khi nhận ra được yêu cầu chất lượng, có thể điều chỉnh lại mục tiêu, phương sách và thời gian biểu trong kế hoạch.
Nhận biết mức độ rủi ro trong kế hoạch: sau khi dự án khởi công, sự việc có thể trở nên khó khăn làm phát sinh mức độ rủi ro mới.
5.1.6 Thông tin và sự an toàn của kế hoạch:
Tập hợp những phương pháp thông tin liên lạc trong dự án: phải cập nhật liên tục trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Bảo mật kế hoạch nhằm mục đích bảo vệ thông tin dự án không được phép truy cập.
5.1.7 Đánh giá kế hoạch dự án:
Đánh giá kế hoạch dự án dựa trên ngày hoàn thành: sau khi xây dựng kế hoạch dự án, cần xem lại thời gian biểu ngày hoàn thành.
Đánh giá kế hoạch dự án dựa vào nguồn lực: sau khi xây dựng kế hoạch dự án, cần xem lại sự chỉ định nguồn lực.
Đánh giá kế hoạch dự án dựa vào dự thảo ngân sách: sau khi xây dựng kế hoạch dự án, cần xem lại kế hoạch chi tiêu.
5.1.8 Phân bổ kế hoạch dự án:
Phân bổ thông tin dự án trong khuôn khổ được đề ra: sau khi dự án có thời gian biểu, có thể thay đổi phân bổ hầu hết thông tin hiện thời, như là những thành viên trong nhóm làm việc.
5.2 Theo dừi và quản lý dự ỏn 5.2.1 Theo dừi tiến trỡnh:
Tập hợp theo dừi trong dự ỏn: trước khi bắt đầu theo dừi tiến trỡnh dự ỏn, cần xem qua vài vấn đề sau:
Chuẩn bị so sánh thông tin dự án:
Lưu hoặc cập nhật ranh giới kế hoạch:
Lưu hoặc cập nhật ranh giới những kế hoạch được chọn:
nếu muốn lưu mới hoặc cập nhật ranh giới kế hoạch của những nhiệm vụ đặc biệt.
Lưu hoặc cập nhật ranh giới toàn bộ dự án:
nếu muốn lưu mới toàn bộ kế hoạch hoặc ghi đè lên kế hoạch cũ bởi vì dự án đã có thay đổi đáng kể.
Sử dụng kế hoạch tạm thời:
Lưu kế hoạch tạm thời: lưu lại tập hợp ngày bắt đầu và ngày hoàn thành, có thể so sánh với kế hoạch hiện thời.
Cập nhật kế hoạch hiện thời: khi thêm những nhiệm vụ hoặc thay đổi ngày bắt đầu hoặc thay đổi ngày hoàn thành của nhiệm vụ trong kế hoạch tạm thời.
Chuẩn bị tập hợp dữ liệu:
Chỉ lấy kiểu thông tin dự án muốn cập nhật; ví dụ, có thể bao gồm cột này và cột khác, xóa những cột không cần đến, thay đổi thời gian báo cáo và theo dừi thời gian cụng việc.
Quyết định thụng tin dự ỏn muốn theo dừi và cập nhật. Vớ dụ:
cập nhật nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ và giá trị.
Nhận biết và tập hợp dữ liệu từ nguồn của thông tin. Ví dụ: để cập nhật dữ liệu giá trị, có thể cần lấy giá trị thật từ nhân viên kế toán.
Quyết định phương thức tập hợp dữ liệu.
Quyết định khoảng thời gian kết hợp dữ liệu thật vào trong kế hoạch dự án. Ví dụ: giá trị thật của mỗi tháng, mỗi tuần, mỗi ngày, mỗi giờ.
Chuẩn bị theo dừi kết quả thu được.
Cập nhật mẫu tin mới và trả lời: sau khi đã chọn những thông tin cần theo dừi, lỳc đú cú thể theo dừi những mẫu tin này. Hầu hết, tiến trỡnh theo dừi bằng cách thay đổi thông tin tình trạng nhiệm vụ cùng với thành viên nhóm làm việc và sau đó kết hợp thông tin tình trạng này vào trong kế hoạch dự án.
Phát triển thông tin:
Phát triển thông tin nếu nguồn lực không được phân công nhiệm vụ: nếu khụng phõn cụng nguồn lực vào dự ỏn, chỉ cú thể theo dừi khoảng thời gian nhiệm vụ được giao, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, công việc trong nhiệm vụ.
Cập nhật tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành: cho biết đã sự phát triển được bao nhiêu, trong khoảng thời gian mà đề nghị được giao phải hoàn thành. Nếu không phân công được nhiệm vụ, cần phải trình bày sơ qua quá trình công việc. Tuy nhiên, đó là tỷ lệ phần trăm của sự hoàn thành, khoảng thời gian thật sự và khoảng thời gian còn lại được kết hợp vào nhau.
Cập nhật những nhiệm vụ sang ngày hiện thời: cập nhật đầy đủ một phần tất cả những nhiệm vụ đó sang ngày hiện thời.
Cập nhật khoảng thời gian thật sự để cho cần khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ.
Tập hợp nhiệm vụ đã hoàn thành 100%: cập nhật một hoặc một vài nhiệm vụ đã hoàn thành thời gian gần đây.
Cập nhật ngày bắt đầu và ngày kết thúc thật sự: để cho thấy nhiệm vụ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc trễ hơn hoặc sớm hơn trong kế hoạch.
Cập nhật nhiệm vụ thật sự: cho biết có bao nhiêu nhiệm vụ đã thật sự hoàn thành vào ngày được chỉ định cho nhiệm vụ đó.
Cập nhật giỏ trị thực: để theo dừi giỏ trị thật của nhiệm vụ.
Phát triển thông tin nếu nguồn lực được phân công nhiệm vụ:
phõn cụng nguồn lực vào nhiệm vụ, khụng chỉ theo dừi khoảng thời gian nhiệm vụ được giao, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, công việc trong nhiệm vụ mà còn giá trị công việc đó.
Cho biết sự thay đổi thành viên nhóm làm việc của dự án:
nếu muốn biết sự thay đổi của thành viên nhóm làm việc trong khoảng thời gian định trước có thể ảnh hưởng đến công việc, như là ngày bắt đầu nhiệm vụ mới hoặc thời gian được tăng thêm cho nhiệm vụ đó.
Yêu cầu thông tin nhiệm vụ của những thành viên trong nhóm làm việc: nếu muốn tập hợp thông tin tình trạng nhiệm vụ và sau đó tập hợp tất cả thông tin kế hoạch dự án vào chỉ một thời điểm.
Kết hợp công việc thật sự vào trong kế hoạch dự án.
Thông tin tiến trình:
Theo dừi thời gian nhiệm vụ được làm và giỏ trị: nếu nguồn lực khụng được phõn công vào nhiệm vụ, có thể hiệu chỉnh lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ, khoảng thời gian thật sự, khoảng thời gian còn lại, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành thật sự, và trị giá.
Theo dừi cụng việc trong nhiệm vụ: nếu nguồn lực được phõn cụng nhiệm vụ nhưng không cùng sở thích, có thể kết hợp nguồn lực cùng sở thích vào một nhiệm vụ, có thể hiệu chỉnh lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ, khoảng thời gian thật sự, khoảng thời gian còn lại, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành thật sự.
Theo dừi nguồn lực ở sự phõn cụng: thỉnh thoảng cần ngăn chặn dự thảo ngõn sỏch vượt quá hoặc thời gian làm việc vượt quá thời gian nhiệm vụ được giao.
Trả lời về việc chưa hoàn thành: bổ nhiệm nhóm chắc chắn để hoàn thành tất cả những công việc có kế hoạch và có thể linh hoạt thay đổi những công việc không có trong kế hoạch.
Ngăn chặn mâu thuẫn trong kế hoạch bằng cách phân tích giá trị: nếu muốn biết ngân sách được chi bao nhiêu cho nhiệm vụ trên số lượng công việc được làm và giá trị dự kiến cho công việc đó, sự phân công hoặc nguồn lực.
Biểu diễn giá trị mâu thuẫn: nếu muốn thấy sự khác nhau giữa giá trị của nhiệm vụ dự kiến và giá trị thật sự của nhiệm vụ đó.
Biểu diễn thời gian mâu thuẫn: nếu muốn thấy sự khác nhau giữa thời gian dự kiến và thời gian thật sự được làm của nhiệm vụ.
Xác định ngân sách được dùng: nếu muốn biết tỷ lệ của dự thảo ngân sách với giá trị thật sự.
Xác định thời gian thực hiện: nếu muốn biết tỷ lệ của công việc được thực hiện với công việc dự kiến.
Thời gian của cụng việc làm thờm: theo dừi thời gian làm của công việc chính, nếu vượt quá thì đó là thời gian làm thêm.
Trả lời về sự thay đổi trong số lượng công việc còn lại: nếu xác định được công việc còn lại trong kế hoạch, có thể giảm số giờ làm của mỗi nguồn lực trên nhiệm vụ.
Trả lời về sự gián đoạn trong nhiệm vụ lúc bắt đầu: biểu diễn khi công việc sẽ tiếp tục được làm trên phần việc còn lại của nhiệm vụ.
Cập nhật khoảng thời gian còn lại: nếu biết nhiệm vụ được làm trong khoảng thời gian dài hơn hoặc ngắn hơn thời gian dự kiến.
Phân công công việc còn lại trên nhiệm vụ: phân chia thời gian nguồn lực được phân công trên phần việc còn lại của nhiệm vụ hoặc nếu muốn thay thế nguồn lực này với nguồn lực khác.
Trả lời về công việc chưa hoàn thành với thời gian dự kiến.
Thêm nhiệm vụ: nếu phạm vi công việc của dự án được tăng thờm và cần theo dừi cụng việc mới.
Cập nhật sự ước lượng đầu tiên:
Lưu hoặc cập nhật ranh giới kế hoạch: nếu không sẵn sàng làm và muốn so sánh thông tin trong kế hoạch ban đầu với thời gian biểu sau này trong dự án. Lưu lại làm cho có thể nhận biết và giải thích sự khác nhau và kế hoạch dự án cho tương lai được nhiều chính xác hơn.
Lưu hoặc cập nhật với những nhiệm vụ được chọn: nếu muốn lưu lại mới hoặc cập nhật ranh giới kế hoạch với chỉ những nhiệm vụ đặc biệt. Đó là ghi chú khi cập nhật thông tin của những nhiệm vụ được chọn, thông tin cập nhật này sẽ không bị ghi lại vào bảng tóm tắt nhiệm vụ.
Lưu hoặc cập nhật toàn thể dự án: nếu muốn lưu lại mới ranh giới kế hoạch của toàn thể dự án hoặc muốn ghi đè lên ranh giới kế hoạch hiện có bởi vì kế hoạch dự án đã được thay đổi đáng kể.
Sử dụng kế hoạch tạm: để so sánh dự án giữa thông tin thời định biểu với ranh giới thông tin để xem xét sự phát triển của dự án. Tuy nhiên, kế hoạch tạm này không được lưu vào thông tin giá trị thực.
Lưu kế hoạch tạm: lưu lại tập hợp ngày bắt đầu và ngày kết thúc kế hoạch tạm đó để có thể so sánh với ranh giới kế hoạch hoặc kế hoạch hiện thời.
Cập nhật kế hoạch tạm: để thêm nhiệm vụ hoặc thay đổi ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ trong kế hoạch tạm.
5.2.2 Quản lý thời định biểu:
Nhận biết vấn đề thời định biểu: sau khi dự ỏn bắt đầu và theo dừi sự tiến triển thật sự của nhiệm vụ, có thể xem xét thời định biểu để nhận biết những vấn đề tiềm tàng với nhiệm vụ.
Phân tích thời định biểu: sau khi đã thiết kế thời định biểu cơ bản, kiểm tra lại để những vấn đề được yêu cầu bị thiếu sót để chỉnh lại cho đúng.
Xác định nếu ngày hoàn thành dự án bị thay đổi: có thể xem xét toàn thể bảng sơ lược về ngày làm trong dự án với ranh giới kế hoạch.
Xác định tại sao ngày hoàn thành dự án bị chậm trễ: xét lại những nhân tố trong thời định biểu có khả năng ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của dự án.
Xác định những nhiệm vụ bị chậm trễ hoặc chưa hoàn thành.
Sắp xếp những nhiệm vụ, giai đoạn dựa trên thời định biểu: sau khi đã nhận biết những vấn đề trong thời định biểu, có thể sử dụng sự đa dạng của chiến lược để quản lý thời định biểu.
Tạo bản sao dự phòng cho kế hoạch: nếu bản kế hoạch đã được chỉnh sửa.
Lấy những nhiệm vụ về trước dựa trên thời định biểu: bằng cách thay đổi sự bố trớ rừ ràng trờn những nhiệm vụ cú ảnh hưởng đến độ dài của chỳng và mối quan hệ của chúng với những nhiệm vụ khác.
Hiệu chỉnh bảng liệt kê kế hoạch: thay đổi một số nhiệm vụ bằng cỏch thay đổi sự bố trớ nhiệm vụ rừ ràng, như là khoảng thời gian, sự ộp buộc và phụ thuộc.
Thay đổi khoảng thời gian mà nhiệm vụ được giao.
Xem xét lại nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau.
Những nhiệm vụ được tập hợp chồng chéo hoặc chậm trễ.
Xem xét lại và thay đổi nhiệm vụ bị thúc ép.
Hiệu chỉnh lịch công tác của dự án.
Hiệu chỉnh lịch công tác của nguồn lực.
Hiệu chỉnh hoặc xóa lịch công tác của nhiệm vụ.
Hiệu chỉnh việc phân công nguồn lực: thay đổi việc phân công một số nguồn lực vào những nhiệm vụ. Có thể thêm hoặc thay thế nguồn lực hoặc điều chỉnh lại cho đúng thời gian mà nguồn lực sẽ làm trong nhiệm vụ. Cũng có thể mở rộng toàn bộ nguồn lực thực hiện.
Lưu lại những thay đổi trong kế hoạch tạm thời: sau khi có những thay đổi trong kế hoạch, có thể kiểm tra thời định biểu bằng cách lưu lại bảng kế hoạch tạm.
Ước lượng sự va chạm trên những dự án khác:
Cập nhật thông tin của việc phân công nguồn lực.
Hạn chế sự va chạm trên những kế hoạch khác.
Báo cáo lại những thay đổi trong nguồn lực.
Xếp loại thông tin dự án: nếu có thay đổi trong những nhiệm vụ, nguồn lực hoặc việc phân công; có thể muốn phân bổ hầu hết thông tin dự án hiện thời sang những phần khác.
Biểu diễn thông tin dự án trong khung nhìn:
Xác định tại sao lại muốn in khung nhìn.
Biểu diễn những chi tiết muốn có trong khung nhìn.
Thông tin tiêu chuẩn trong khung nhìn.
In khung nhìn.
In bảng tóm tắt sơ lược thông tin dự án vào bảng báo cáo:
Xác định tại sao lại muốn in báo cáo.
In báo cáo.
5.2.3 Quản lý nguồn lực:
Theo dừi tiến trỡnh nguồn lực:
Theo dừi khoảng thời gian mà nhiệm vụ được giao và trị giỏ: nếu nguồn lực không được phân công vào nhiệm vụ, có thể cập nhật lại tỷ lệ phần trăm