3. Sản lợng, tải trọng và kết quả sản xuất kinh doanh của bu cục Nguyễn
3.2. Xây dựng phơng án tổ chức lao động
3.2.2 Phơng án tổ chức lao động và tổ chức sản xuất
1. Cần tuyển dụng thêm lao động, cụ thể là ít nhất 2 lao động có trình
độ trung học nghiệp vụ trở nên. Bên cạnh đó cần có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ đối với nhng lao động hiện tại để đáp ứng với nhu cầu
hớng dẫn sinh viên thực tập làm đồ án tốt nghiệp ở trình độ đại học. Cụ thể trớc mắt Bu cục cần:
+ 6 lao động có trình độ từ Cao đẳng doanh thác Bu chính-Viễn thông trở nên.
+ 3 lao động có trình độ trung học nghiệp vụ.
Ngoài ra Bu cục cần có kế hoạch đào tạo nhân viên trong Bu cục nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, khả năng giao tiếp, ứng xử, giáo dục tính kiên trì, nhẫn nại, mềm mỏng. Phải tiến hành tổ chức phong trào thi đua
“Giao dịch viên duyên dáng và kinh doanh giỏi” cho giao dịch viên.
2. Về tổ chức sản xuất, phân công ca kíp phải đảm bảo:
Ca 1: gồm có 3 lao động:
Trong đó: - 2 lao động có trình độ Cao đẳng trở nên.
- 1 lao động có trình độ trung cấp nghiệp vụ Ca 2: gồm có 3 lao động
Trong đó: - 2 lao động có trình độ Cao đẳng trở lên - 1 lao động có trình độ trung cấp nghiệp vụ.
Còn lại 3 lao động thì một lao động làm bộ phận hành chính, 2 lao động
để giải quyết nghỉ bù, nghỉ phép, nghỉ ốm đau, nghỉ thai nghén...bổ sung vào các giờ cao điểm trong ngày, các ngày lễ, chủ nhật mà lợng khách hàng đến quầy giao dịch có nhu cầu giao tiếp đông.
Nếu đảm bảo đợc sự phân công ca kíp nh trên thì mới có thể lu thoát hết
đợc khối lợng nghiệp vụ yêu cầu của khách hàng, và mới có thể giảm bớt đợc công việc của nhân viên trong Bu cục đảm bảo sức khoẻ cho mỗi nhân viên.
Trong mỗi ca cần phân công 1 ngời phụ trách về điện thoại, một ngời phụ trách nhận gửi và trả bu phẩm, bu kiện, một ngời phụ trách phát hành báo chí, bán tem, phong bì, bán lẻ và các văn hoá phẩm.
* Đối với dịch vụ EMS (phát chuyển nhanh) do lơng bu gửi cha nhiều và không đều theo thời gian trong ngày nên có thể đa dịch vụ này cho nhân viên
phụ trách hành chính đảm nhận. Nhng trong thời gian tới sản lợng dịch vụ này tăng lên, qua khảo sát thực tế các tháng đầu năm 2002 nh sau:
Tháng 1/2002: 52 cái.
Tháng 2/2002: 76 cái.
Tháng 3/2002: 94 cái.
Tháng 4/2002: 108 cái.
Qua các tháng đầu năm 2002 ta thấy dịch vụ EMS hiện đang phát triển và có sự cạnh tranh vì thế muốn tăng sản lợng cần tổ chức giao dịch và khai thác đúng định mức thời gian. Nh vậy nếu đa dịch vụ này cho nhân viên hành chính đảm nhận thì e rằng không đảm bảo thời gian giao dịch và khai thác tại Bu cục. Chính vì vậy tôi đề nghị cần có một ghi sê riêng để chấp nhận EMS (phát chuyển nhanh) đi và qua, do một nhân viên phụ trách nhận gửi, tổ chức giao phát trong khu vực Bu cục phụ trách.
Tại nơi giao dịch cần phải có bảng thông báo hớng dẫn khách hàng hiểu rừ hơn về giỏ cớc, thời gian toàn trỡnh từ lỳc nhận đến lỳc phỏt bu phẩm EMS
đến tay ngời nhận, thông báo danh sách các tỉnh đợc chấp nhận EMS để khách hàng có nhu cầu có thể lựa chọn sử dụng. Ngoài việc thông báo bảng ở quầy giao dịch thì có thể tuyên truyền, quảng cáo thật sâu rộng bằng nhiều hình thức thông qua báo, đài phát thanh địa phơng...
3. Cần xây dựng và tổ chức, quản lý tốt công tác định mức lao động, áp dụng định mức lao động vào xây dựng định biên lao động, bố trí phân công lao động phù hợp với năng lực sở trờng, từng bớc xây dựng lực lợng quản lý và sản xuất thực sự đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Bu cục trong cơ
chế thị trờng, xây dựng một quy chế làm việc cụ thể, phơng án tổ chức và quản lý lao động khoa học.
4. Xây dựng bảng chấm điểm đối với hoạt động của nhân viên giao dịch và khai thác. Quy định cho điểm và xếp loại chất lợng phù hợp với thực tế, kích thích tăng năng suất, chất lợng, tạo không khí thi đua lao động sản xuất trong Bu côc.
5. Tại Bu cục, nhân viên phải làm việc trong giờ hành chính vì th từ, bu phẩm, bu kiện, khách hàng đến có yêu cầu giao tiếp tại bu cục kể cả ngày lễ và chủ nhật. Do đó ngày lễ, ngày chủ nhật cũng phải phân công nhân viên phụ trực để lu thoát hết lợng tải không để bị ứ đọng. Tránh đợc sự phàn nàn của khách hàng khi đến bu cục. Để tránh tình trạng lãng phí lao động hoặc không lu thoát hết lợng tải ở những ngày có lợng tải lớn nhất, ta tính toán số lao động và xây dựng ngày nghỉ của nhân viên trong tuần (ngày đợc nghỉ là những ngày có lợng tải nhỏ).
Sau đây tôi xin trình bày phơng án phân bổ lao động ở chế độ nghỉ 1 ngày trong tuần ở bộ phận giao dịch.
Nếu một nhân viên trong tuần làm việc 7 giờ/ngày, nghỉ 1 ngày và trớc ngày nghỉ đợc nghỉ thêm 0,14 ngày, nh vậy quỹ thời gian làm việc là 0,86 ngày ta sẽ có các phơng án bố trí nghỉ nh sau:
Ta quy ớc các ký hiệu trong bảng dới đây:
Đặt QT2, QT 3, QT 4, ..., QNC là lợng tải đến ở các ngày thứ 2, thứ 3, thứ 4...chủ nhật.
Vì mỗi nhân viên đợc nghỉ một ngày trong tuần nên:
: số lao động đợc bố trí trong tuần.
##### : ngày nghỉ trong tuần.
///// : 86%. Tổng quý thời gian làm việc.
Bảng 3-1:
Qi
Xi
QT2 QT3 QT4 QT5 QT6 QT7 QCN
XT2 #######
XT3 ///// #######
∑= 7
1 i Xi
XT4 ///// #######
XT5 ///// #######
XT6 ///// #######
XT7 ///// #######
XTCN ////// #######
Theo cách bố trí trên ta có tất cả 7 phơng án bố trí nghỉ:
Gọi :
XT2: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ nhất của ngày thứ 2 XT3 là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ hai của ngày thứ 3 XT4: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ ba của ngày thứ 4 XT5: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ t của ngày thứ 5 XT6: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ năm của ngày thứ 6 XT7: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ sáu của ngày thứ 7
XTCN: là số nhân viên nghỉ ở phơng án thứ bảy của ngày chủ nhật.
Ta có hệ phơng trình sau:
OXT2+0,86XT3+XT4+XT5+XT6+XT7+XCN = QT2 XT2+OXT3+0,86XT4+XT5+XT6+XT7+XCN =QT3.
--- --- 0,86XT2+XT3+XT4+XT5+XT6+XT7+XCN =QCN.
Nếu gọi :
Q1 : là lợng tải theo hao phí lao động ở ngày thứ 1 trong tuần.
Q: là lợng tải trung bình trong ngày.
Ta có hệ số không đồng đều của tải theo ngày trong tuần.
Q
Hi=Qi víi
7 . 7
1 i
∑Qi
=
Bài toán chỉ giải đợc khi thoả mãn điều kiện:
Hi <1+0,17 Hi+1.
Nghiệm tổng quát của bài toán có dạng:
1 Qi 17 , 0 Qi Q
Xi= − + +
Với : Xi là số nhân viên nghỉ ở ngày thứ 1 Qi+1 là lợng tải đến sau ngày thứ 1 một ngày.
* Sự dao động của tải ở tổ khai thác thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3-2:
Ngà y
Điện thoạ
i
BPT
§i
TCT +
§CT GHI Sè B¦U
KIệN EMS LƯợNG TảI TíNH THeo HAO PHÝ LAO §éNG Qi
đi đến đi đến đi đến đi đến
Thứ 2 328 159 1 15 2 7 1 0 28 1 3,4 ≈ 3
Thứ 3 412 243 1 8 1 2 2 1 8 2 3,4 ≈ 3
Thứ 4 504 187 4 1 4 12 0 0 4 0 3,87 ≈ 4
Thứ 5 462 272 3 6 3 8 1 3 1 2 3,77 ≈ 4
Thứ 6 521 254 1 12 1 6 3 1 3 4 4,32 ≈ 4
Thứ 7 618 346 0 9 2 4 0 1 0 1 4,69 ≈ 4
Chủ
nhËt 480 292 1 20 6 2 2 0 8 4 4,36 ≈ 4
Lợng tải Q1 đợc tính theo công thức sau:
"
36000 7 ì
= ∑ q ì dt
Qi i
Víi:
7 X 3600”: là chỉ tiêu thời gian quy định trong 1 ca/ngày q1: là sản lợng thứ i trong ngày.
dt: là định mức thời gian khai thác 1 sản lợng Q1: là lợng tải tính theo hao phí lao động Ta cã :
4 , 3600 3
7
) 420 1 ( ) 374 28 ( ) 709 1 ( ) 536 7 ( ) 378 2 ( ) 905 15 ( ) 548 1 ( ) 10 159 ( ) 165 328
2 ( =
ì
ì +
ì +
ì +
ì +
ì +
ì +
ì +
ì +
= ì QT
Tơng tự ta tính đợc:
QT3 = 8544525200=3,4 QT4 =10661725200 =3,87 QT5 =2520095010 =3,77 QT6 =10898325200 =4,32 QT7 =1189025200 =4,69 QCN =9965225200=4,36
→Q= 3,97
7
7
1 =
∑i=
Qi
Tính hệ số không đồng đều:
Q Hi =QI
Ta cã:
HT2 = 33,97,4 =0,86 HT3 =33,97,4 =0,86 HT4 = 33,,9787 =0,97 HT5 =33,,9777 =0,95 HT6 = 33,,9777 =1,09 HT7 = 34,,9769 =1,18 HCN = 34,,9736 =1,1
Thử lại điều kiện: Hi<1+0,17. Hi+1để Xi có nghĩa ngời ta dùng:
HMax < 1+ 0,17. HMax+ để thử lại:
Ta cã: 1,18 <1+ 0,17.1,1 = 1 ,187.
Nh vậy điều kiện đã thoả mãn nên:
Xi= Q - Qi + 0,17 .Qi +1 là nghiệm của bài toán.
Ta cã:
XT2 = 3,97 - 3,4 + 0,17 . 3,4 = 1,148 ≈ 1.
Tơng tự ta có:
XT3 = 1,23 1≈ 1 XT4 = 0,74 ≈ 1 XT5 = 0,93 ≈ 1 XT6 = 0,44 ≈ 0 XT7 = 0,05 ≈ 0 XCN = 1,4 ≈ 1 X BC= 7 5,938 6
1
≈
∑ =
= i
XI
* Bảng phân bố và bố trí lao động nghỉ và làm việc ở các ngày trong tuÇn
T2 T3 T4 T5 T6 T7 TCN
Lợng tải Qi 3 3 4 4 4 4 4
Số công nhân nghỉ Xi 1 1 1 1 0 0 1
Số công nhân làm việc Xbc- Xi 5 5 5 5 6 6 5 Lao động phụ Qi (XBC- XI) - - - -
Vậy ta bố trí nhân viên nhỉ 1 ngời vào ngày thứ 2,3,4,5 và ngày chủ nhËt.