3.1 Uỷ quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trong việc quyết định một số nội dung của quá trình đầu t .
3.1.1. Hội đồng quản trị uỷ quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trên cơ sở tờ trình của Tổng giám đốc đợc phép trực tiếp thay mặt Hội đồng quản trị quyết
định các nội dung của quá trình đầu t thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị từ khâu chuẩn bị dự án cho đến khi kết thúc dự án đầu t, ngoại trừ các công việc sau:
- Quyết định chủ trơng đầu t
- Quyết định báo cáo nghiên cứu khả thi - Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
- Quyết định phê duyệt Thiết kế kỹ thuật và Tổng dự toán - Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu
- Quyết định phê duyệt Tổng quyết toán của Dự án
Đối với các dự án đầu t của Tổng công ty có giá trị từ 2 tỷ đồng Việt Nam trở xuống, Chủ tịch HĐQUAN TRÄNG thay mặt hội đồng quản trị quyết định tất cả
các nội dung của quá trình đầu t trên cơ sở tờ trình của Tổng Giám đốc.
3.1.2. Trình tự thủ tục cụ thể nh sau:
- Đối với các công việc hội đồng quản trị uỷ quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị trực tiếp quyết định, phòng đầu t Tổng công ty lập tờ trình (kèm theo các hồ sơ tài liệu có liên quan) để Tổng Giám đốc trình Chủ tịch Hội đồng quản trị trực tiếp quyết định.
- Đối với công việc Hội đồng Quản trị quyết định + Quyết định chủ trơng đầu t
+ Quyết định báo cáo nghiên cứu khả thi + Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu
+ Quyết định phê duyệt Thiết kế kỹ thuật và Tổng dự toán + Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu
+ Quyết định phê duyệt Tổng quyết toán của Dự án
Hồ sơ trình Chủ tịch Hội đồng quản trị thay mặt Hội đồng quản trị ký các quyết định phải bao gồm: Nghị quyết của Hội đồng quản trị có chữ ký của các thành viên Hội đồng quản trị, tờ trình của Tổng Giám đốc và các tài liệu liên quan.
3.2. Thoả thuận của Tổng công ty đối với dự án đầu t do các công ty cổ phần Tổng công ty nắm cổ phần chi phối làm chủ đầu t
Đối với các dự án của các Tổng công ty cổ phần Tổng công ty nắm cổ phần chi phối làm chủ đầu t, Hội đồng quản trị Tổng công ty thoả thuận 4 nội dung sau của một dự án đầu t:
- Thoả thuận chủ trơng đầu t
- Thoả thuận báo cáo nghiên cứu khả thi - Thoả thuận kế hoạch đấu thầu
- Thoả thuận kết quả đấu thầu Các nội dung cụ thể
* Thoả thuận chủ trơng đầu t
- Đối tợng lấy ý kiến là các thành viên Hội đồng quản trị Tổng công ty.
- Các quy trình cụ thể nh sau:
Bớc 1: Giám đốc Công ty cổ phần sau khi đợc sự chấp thuận của Chủ tịch Hội
đồng quản trị Công ty có văn bản gửi Hội đồng quản trị Tổng công ty xin thoả
thuận chủ trơng đầu t (kèm theo báo cáo tóm tắt một số thông tin về dự án dự kiến
®Çu t).
Bớc 2: Phòng đầu t sẽ xin ý kiến các thành viên Hội đồng quản trị về chủ trơng
đầu t và tập hợp ý kiến đóng góp. Trong quá trình tập hợp ý kiến, Phòng đầu t trực tiếp liên hệ với Công ty cổ phần để yêu cầu sửa đổi, bổ sung bất kỳ nội dung nào (nếu cần thiết).
Bớc 3: Sau khi tập hợp các ý kiến, Phòng Đầu t sẽ chuẩn bị văn bản để Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng công ty thoả thuận hay không thoả thuận chủ trơng đầu t cho công ty cổ phần.
- Thời gian thoả thuận không quá 4 ngày làm việc kể từ ngày Công ty cổ phần
đề nghị thoả thuận chủ trơng đầu t.
*Thoả thuận báo cáo nghiên cứu khả thi
- Đối tợng lấy ý kiến là các uỷ viên Hội đồng quản trị Tổng công ty có liên quan đến lĩnh vực quản lý của dự án, đại diện quản lý phần vốn của Tổng công ty
tại Công ty cổ phần, Phòng Đầu t, Phòng Tài chính_Kế hoạch, Phòng Đối ngoại Pháp chế Tổng Công ty.
- Các quy trình cụ thể nh sau:
Bớc 1: Theo hớng dẫn của phòng Đầu t của Tổng Công ty, Công ty trực tiếp lấy ý kiến của các đối tợng cần lấy ý kiến về Báo cáo nghiên cứu khả thi và tập hợp, hiệu chỉnh dự án theo các ý kiến góp ý.
Bớc 2: Giám Đốc Công ty cổ phần trên cơ sở chủ trơng của Hội đồng quản trị Công ty gửi văn bản tới Hội đồng quản trị đề nghị Thoả thuận báo cáo nghiên cứu khả thi kèm theo văn bản tập hợp ý kiến góp ý.
Bớc 3: Phòng Đầu t sẽ chủ trì lập văn bản thoả thuận để Tổng Giám đốc Công ty trình Chủ tịch Hội đồng quản trị ký thoả thuận báo cáo nghiên cứu khả thi của Công ty. Trờng hợp cần sửa đổi, nội dung báo cáo nào của Báo cáo nghiên cứu khả
thi, Phòng Đầu t đợc liên lạc trực tiếp với Công ty để giải quyết.
- Thời gian thoả thuận không quá 7 ngày làm việc kể từ ngày Công ty trình Tổng Công ty thoả thuận Báo cáo nghiên cứu khả thi.
* Thoả thuận kế hoạch đấu thầu
- Đối tợng lấy ý kiến là các thành viên Hội đồng quản trị Tổng Công ty, Trung tâm Đấu thầu và Quản lý dự án Tổng Công ty và Phòng Đối ngoại_Pháp chế Tổng Công ty.
- Quy trình cụ thể nh sau:
Bớc 1: Giám Đốc Công ty có văn bản trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty thoả thuận kế hoạch Đấu thầu.
Bớc 2: Phòng Đầu t Tổng Công ty tiến hành lấy ý kiến các thành viên Hội
đồng quản trị, Trung tâm Đấu thầu và quản lý dự án, Phòng Đối ngoại pháp chế Tổng Công ty
Bớc 3: Phòng Đầu t tổng hợp các ý kiến góp ý và yêu cầu Công ty sửa đổi bổ sung theo các ý kiến góp ý.
Bớc 4: Phòng Đầu t chuẩn bị văn bản để Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty thoả thuận kế hoạch đấu thầu của dự án cho Công ty cổ phần.
- Thời gian thoả thuận không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày Công ty trình Tổng Công ty đề nghị thoả thuận kế hoạch Đấu thầu.
*Thoả thuận kết quả đấu thầu
- Đối tợng lấy ý kiến là các thành viên Hội đồng quản trị Tổng Công t y.
- Quy trình cụ thể nh sau:
Bớc 1: Giám Đốc Tổng Công ty cổ phần có văn bản đề nghị Hội đồng quản trị Tổng Công ty thoả thuận kết quả đấu thầu.
Bớc 2: Phòng Đầu t Tổng Công ty tiến hành lấy ý kiến các thành viên Hội
đồng quản trị Tổng Công ty
Bớc 3: Phòng Đầu t tập hợp các ý kiến góp ý và yêu cầu Công ty sửa đổi bổ sung theo các ý kiến góp ý.
Bớc 4: Phòng Đầu t chuẩn bị văn bản để Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty thoả thuận kết quả đấu thầu.
- Thời gian thoả thuận không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày Công ty trình Tổng Công ty thoả thuận kết quả đấu thầu. Kèm theo tờ trình của Tổng Giám đốc gửi Hội đồng quản trị, Phòng Đầu t ghi sổ nghị quyết Hội đồng quản trị, chuyển cho các thành viên Hội đồng quản trị ký trớc khi trình Chủ tịch Hội đồng quản trị ký văn bản thoả thuận cho Công ty cổ phần về các nội dung nêu trên.
3.3. Uỷ quyền quyết định Đầu t cho các đơn vị thành viên
3.3.1.Đối với các đơn vị thành viên là các doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lËp.
- Hội đồng quản trị Tổng Công ty uỷ quyền cho Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty là doanh nghiệp Nhà nớc quyết định đầu t các dự án có giá trị từ 2 tỷ đồng Việt Nam trở xuống sau khi có văn bản chấp thuận chủ trơng đầu t của Tổng Công ty.
-Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành đầu t, Giám đốc Công ty có trách nhiệm báo cáo Tổng Công ty bằng văn bản về kết quả thực hiện kèm theo quyết toán đầu t đã đợc phê duyệt. Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Pháp luật và Tổng Công ty về các công việc đợc uỷ quyền.
- Quy trình cụ thể nh sau:
Bớc 1: Giám đốc công ty gửi tờ trình tới Chut tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty và một bản báo cáo Tổng Giám đốc Tổng công ty xin phép đầu t và đề nghị Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty cho phép đầu t và uỷ quyền cho Giám đốc Tổng Công ty quyết định các bớc tiếp theo.
Bớc 2: Sau khi đợc Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty cho phép đầu t và uỷ quyến cho giám đốc Công ty quyết định đầu t, Phòng Đầu t sẽ soạn thảo văn bản để Tổng Giám đốc trình Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty ký gửi Công ty.
Bớc 3: Sau khi đợc chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty cho phép đầu t, Giám đốc sẽ chủ động quyết định báo cáo đầu t và tiến hành các thủ tục đầu t theo quy định. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành đầu t, Giám đốc Tổng Công ty có trách nhiệm báo cáo Tổng Công ty bằng văn bản về kết quả thực hiện kèm theo quyết toán đầu t đã đợc phê duyệt.
- Thời gian phê duyệt chủ trơng đầu t không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày Giám đốc Công ty trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty.
3.3.2. Đối với các Công ty cổ phần nắm cổ phần chi phối -Quy trình cụ y thể nh sau:
Bớc 1: Đối với các dự án từ 2 tỷ đồng trở xuống, Giám đốc Tổng Công ty gửi Hội đồng quản trị Tổng Công ty đề nghị thoả thuận chủ trơng đầu t. Đối với các việc khác nh phê duyệt báo cáo đầu t, kế hoạch đấu thầu, kết quả đấu thầu (nếu có), Giám đốc Công ty trực tiếp baó cáo Hội đồng quản trị Tổng Công ty quyết
định hoặc đề nghị Hội đồng quản trị Công ty uỷ quyền cho Giám đốc Công ty quyết định.
Bớc 2: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hoàn thành đầu t, Giám đốc có trách nhiệm gửi Tổng Công ty báo cáo kết quả thực hiện kèm theo quyết toán đầu t đã
đợc phê duyệt.
- Thời gian thoả thuận chủ trơng đầu t không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày làm việc kể từ ngày Công ty trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty đề nghị thoả
thuËn.
3.4. Xin ý kiến góp ý đầu t
3.4.1. Đối tợng áp dụng
Việc xin ý kiến đầu t đợc áp dụng đối với các dự án đầu t của Tổng Công ty và các đơn vị thành viên là doanh nghiệp Nhà nớc. Đối với các dự án do các Công ty cổ phần Tổng Công ty nắm cổ phần chi phối, việc lấy ý kiến đầu t sẽ do Công ty tự quyết định.
Quy mô các dự án đợc lấy ý kiến đầu t:
-Trên 5 tỷ đồng đối với các dự án đầu t chiều sâu nâng cao năng lực sản xuất.
-Trên 10 tỷ đồng đối với các dự án còn lại.
Đối với các dự án có quy mô trên 2 tỷ đồng và nhỏ hơn hạn mức nêu trên, Phòng đầu t chủ trì lấy ý kiến các thành viên Hội đồng quản trị Tổng công ty và hoàn tất các thủ tục đầu t theo quy định hiện hành pháp luật.
3.4.2. Những công việc cần lấy ý kiến t vấn đầu t -Chủ trơng đầu t
-Báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án 3.4.3. Đối tợng lấy ý kiến t vấn đầu t
- Các thành viên Hội đồng quản trị Tổng Công ty.
- Các Phó Tổng Giám đốc phụ trách lĩnh vực, phụ trách đầu t và phụ trách tài chÝnh.
- Phòng Tài chính-Kế hoạch Tổng Công ty.
- Phòng Đối ngoại-Pháp chế.
Trong trờng hợp cần thiết, Phòng Đầu t đề nghị Chủ tịch Hội đồng quản trị bổ sung đối tợng lấy ý kiến đầu t.
3.4.4. Quy trình góp ý kiến đầu t:
Bớc 1: Phòng Đầu t lập phiếu xin ý kiến các đối tợng nêu tại mục IV-3 (trong
đú phiếu xin ý kiến đó thể hiện rừ ý kiến của phũng Đầu t)
Bớc 2: Sau khi nhận đợc các ý kiến t vấn đầu t, Phòng Đầu t sẽ tập hợp các ý kiến góp ý. Bản tập hợp các ý kiến góp ý sẽ do đồng chí Trởng hoặc phó phòng
Đầu t (trờng hợp Trởng Phòng Đầu t đi vắng) ký đợc đính kèm hồ sơ dự án.
Bớc 3: Phòng Đầu t sẽ lập tờ trình để Tổng Giám đốc Công ty trình Hội đồng quản trị quyết định chủ trơng đầu t, báo cáo nghiên cứu khả thi (kèm theo bảng tổng hợp ý kiến góp ý đầu t).
3.5. Thẩm định đầu t:
Công tác thẩm định đầu t của Tổng Công ty đợc thể hiện nh sau:
3.5.1. Đầu mối thẩm định:
Phòng Đầu t Tổng Công ty đợc Tổng Công ty giao trách nhiệm làm đầu mối trong công tác thẩm định và trực tiếp thẩm định các dự án đầu t của Tổng Công ty hoặc của các đơn vị thành viên (không do phòng Đầu t lập dự án đầu t). Trờng hợp dự án đầu t của Tổng Công ty do phòng Đầu t lập thì phòng Đầu t không đợc phép thẩm định mà cần báo cáo Tổng Giám đốc trình Hội đồng quản trị quyết định phòng ban, trung tâm thuộc cơ quan Tổng Công ty tiến hành thẩm định.
3.5.2. Phạm vi công việc thẩm định:
- Thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi - Thẩm định kế hoạch đấu thầu
- Thẩm định thiết kế kỹ thuật và Tổng dự tóan - Thẩm định các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu - Thẩm định quyết toán
3.5.3. Tổ chức thẩm định
- Đối với những công việc mà phòng Đầu t có khả năng thực hiện, Phòng
Đầu t sẽ trực tiếp tiến hành thẩm định, báo cáo Tổng Giám đốc và lập tờ trình để Tổng giám đốc báo cáo Hội đồng quản trị Tổng Công ty về kết quả thẩm định.
- Đối với những công việc mà phòng Đầu t hoặc các đơn vị,phòng ban trong Tổng công ty không có khả năng thực hiện, Phòng Đầu t phải báo cáo Tổng Giám
đốc quyết định thuê tổ chức ngoài Tổng Công ty có chức năng thẩm định thực hiện. Phòng Đầu t chịu trách nhiệm đôn đốc việc thực hiện và báo cáo Tổng Giám
đốc trình Hội đồng quản trị Tổng Công ty về kết quả thẩm định.
3.5.4. Quy trình thẩm định nh sau:
Bớc 1: Chủ đầu t gửi công văn kèm hồ sơ cần thẩm định đến phòng Đầu t Tổng Công ty để tiến hành thẩm định. Đối với các dự án của Tổng Công ty không
do phòng Đầu t lập, Ban quản lý dự án sẽ gửi công văn và hồ sơ đề nghị phòng
Đầu t thẩm định.
Bớc 2: Sau khi hoàn thành công tác thẩm định, phòng Đầu t sẽ lập báo cáo thẩm định đợc đính kèm vào hồ sơ phê duyệt trình Tổng Giám đốc công ty.
Bớc 3: Trên cơ sở tờ trình Tổng Giám đốc và báo cáo thẩm định của phòng
Đầu t, Hội đồng quản trị Tổng công ty sẽ xem xét và ra quyết định phê duyệt các nội dung cụ thể.
Với những dự án đầu t của Tổng Công ty do phòng Đầu t lập, Hội đồng quản trị sẽ giao cho phòng kỹ thuật thi công hoặc Trung tâm Đấu thầu và Quản lý dự án hoặc một đơn vị khác đủ năng lực (kể cả đơn vị không phải là thành viên Tổng Công ty thẩm định)
3.5.5. Thời gian thẩm định
- Thẩm định báo cáo nghiên cứu khả thi không quá 15 ngày làm việc - Thẩm định kế hoạch đấu thầu không quá 5 ngày làm việc
- Thẩm định thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán không quá 15 ngày làm việc - Thẩm định các tiêu chuẩn đánh giá đấu thầu không quá 5 ngày làm việc - Thẩm định quyết toán không quá 30 ngày làm việc
Trong trờng hợp cần thiết do nhiều lý do khác nhau, nếu không đảm bảo đ- ợc thời gian yêu cầu thì Phòng Đầu t hoặc phòng ban đợc giao thẩm định phải có báo cáo Tổng Giám đốc xin phép ra hạn thời gian thẩm định
PhÇn III
Kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu t trong nh÷ng n¨m tíi
I. Mục tiêu và chiến lợc của Tổng Công ty trong những năm tíi
Chiến lợc phát triển Công ty giai đoạn 2001-2010 là "Tiếp tục thực hiện ph-
ơng châm đa doanh, đa dạng hoá sản phẩm, từng bớc chuyển đổi tỷ trọng trong cơ
cấu các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh, tăng cờng đầu t, nâng cao giá trị sản xuất công nghiệp, xuất nhập khẩu, xuất khẩu lao động, áp dụng những tiến bộ
khoa học kỹ thuật và công nghệ mới, thúc đẩy hội nhập, tăng cờng tiếp cận nền kinh tế tri thức để nâng cao hàm lợng trí tuệ trong cơ cấu sản phẩm. Tăng cờng thực hiện việc đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp, đẩy mạnh cổ phần hoá, phát triển nguồn vốn huy độngm thực hiện đa sở hữu vốn, giữ vừng nhịp độ tăng trởng hàng năm, phấn đấu xây dựng Tổng Công ty thành một tập đoàn kinh tế vững mạnh".
Mục tiêu của Tổng Công ty là sản xuất kinh doanh phải có hiệu quả trên cơ
sở tích luỹ để phát triển Doanh nghiệp và cải thiện đời sống, điều kiện làm việc cho ngời lao động - Đóng góp ngày càng nhiều cho phúc lợi Xã Hội, góp phần xây dựng và nâng cao đời sống tinh thần văn minh Xã Hội.
Các chỉ tiêu chủ yếu của kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2004 của Tổng Công ty nh sau:
-Tổng giá trị sản xuất kinh doanh đạt 1800 tỷ đồng, bằng 111% so với thực hiện năm 2003 trong đó xây lắp đạt 2650 tỷ đồng, bằng 105% so với thực hiện n¨m 2003.
-Tổng doanh thu đạt 2550 tỷ đồng, bằng 106% so với thực hiện năm 2003 trong đó xây lắp đạt 1802 tỷ đồng, bằng 104% so với thực hiện năm 2003
-Tổng mức đã nộp ngân sách (tính theo thuế VAT đầu ra trừ đầu vào) đạt 66 tỷ đồng, bằng 115 % so với thực hiện năm 2003
Tổng Công ty VINACONEX phấn đấu đảm bảo tăng trởng ổn định bình quân 15%/năm, đẩy mạnh đầu t xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nâng cao năng lực và hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao trình độ quản lý, tăng cờng khả
năng tích tụ vốn để đến năm 2010 trở thành một tập đoàn kinh tế đa doanh.
II. Giải pháp để huy động phát huy thực hiện mọi nguồn lực trong quá trình đi lên của Tổng Công ty
- Tiếp tục đổi mới phơng thức quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh
-Tạo điều kiện cho các đơn vị phát huy tính sáng tạo chủ động, tăng cờng vai trò trách nhiệm cá nhân Giám đốc Doanh nghiệp.