Tỷ số thanh toán hiện thời Lần 0.47 0.45 (0.02)
Tỷ số thanh toán nhanh Lần 0.37 0.39 0.02
Nợ ngắn hạn 1000đ 102,499,259 116,043,281 13,544,021
Nợ ngắn hạn/TSLĐ % 215 223 8.43
[ Nguồn: lấy từ bảng cân đối kế tốn và tính tốn của tác giả]
Vòng quay vốn lưu động tăng nhanh cho thấy khả năng thu hồi vốn của công ty là tốt, hiệu quả của công tác thu nợ và huy động vốn cao. Vốn quay vịng nhanh thì khả năng đầu tư cho tái sản xuất cao, qua đó tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô hoạt động và tăng số lần thu lãi từ đó tăng lợi nhuận trong kỳ hoạt ng.
Số ngày luân chuyển vốn lưu động giảm từ 65.78 ngày/1 vòng xuống còn 59.82 ngày /1 vòng, cho thấy tốc độ tiêu thụ sản phẩm nhanh qua đó hạn chế các chi phí cho việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và các chi phí trong việc bảo quản, lưu kho sản phẩm.
Có được kết quả này một phần là do sự hoạt động có hiệu quả của bộ phận kế tốn cơng nợ của công ty.
Tỷ số thanh toán hiện thời cho biết hiệu quả luân chuyển tài sản lưu động. Giá trị của tỷ số này qua 2 năm khơng có sự biến động đáng kể (xu hướng giảm) mặt khác tỷ lệ nợ ngắn hạn trên TSLĐ rất cao chứng tỏ khả năng thanh toán của doanh nghiệp thấp. Tuy nhiên tỷ số này cũng chưa phản ánh đúng khả năng thanh tốn của cơng ty vì cịn phụ thuộc vào hàng tồn kho, nếu hàng tồn kho khó bán thì cơng ty khó biến chúng thành tiền để trả nợ. Vì vậy, để phản ánh đúng khả năng thanh tốn của cơng ty ta kết hợp sử dụng tỷ số thanh toán nhanh.
Tỷ số này được tính dựa trên các tài sản lưu động có thể chuyển đổi nhanh thành tiền để đáp ứng những yêu cầu thanh toán cần thiết, là tiêu chuẩn đánh giá khắt khe hơn về khả năng thanh tốn. Nó phản ánh nếu khơng bán hết hàng tồn kho thì khả năng thanh tốn của cơng ty sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Bởi vì hàng tồn kho không phải là nguồn hàng tiền mặt tức thời đáp ứng ngay cho việc thanh toán. Tỷ số thanh toán nhanh cho thấy lượng tài sản lưu động nằm dưới dạng tồn kho của công ty là không cao(~13%). Tuy nhiên giá trị lượng tài sản lưu động này là cao có thể chuyển có thể chuyển đổi thành tiền và đáp ứng nhu cầu thanh toán cần thiết. Theo đánh giá của ngân hàng tỷ số thanh toán nhanh lớn hơn 0.5 được đánh giá là tốt, tuy nhiên tỷ số này của công ty qua các năm đều ở mức ~0.4 nhỏ hơn 0.5 phản ánh tình hình thanh tốn nhanh của cơng ty là chưa khả quan do đó cơng ty cần đánh giá lại kết cấu vốn. Cụ thể, qua cơng thức tỷ số thanh tốn nhanh để tăng tỷ số này cần giảm hàng tồn kho và giảm nợ ngắn hạn. Ta thấy, hàng tồn kho qua 2 năm đã giảm 34.66% vì vậy vấn đề đặt ra là cần giảm nợ ngắn hạn. Hiện nay số nợ ngắn hạn của công ty đang tăng và ở mức rất cao.
Sau khi đánh giá tổng quát về vốn, tôi tiếp tục đánh giá kết cấu của vốn lưu động bao gồm tỷ trọng của các thành phần tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản lưu động khác.
Bảng 4: Kết cấu vốn lưu động
Chỉ tiêu / Năm
Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch
Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền (1000đ) % Tiền mặt 3,803,847 7.97 3,101,409 5.97 (702,438) -18.47
Khoản phải thu 32,434,045 68 39,543,930 76.10 7,109,886 21.92 Hàng tồn kho 10,201,694 21.39 6,665,396 12.83 (3,536,298) -34.66 TSLĐ khác 1,259,122 2.64 2,653,091 5.11 1,393,969 110.71
Tổng 47,698,707 100 51,963,826 100 4,265,119 8.94
[Nguồn: trích bảng cân đối kế toán ]
Thành phần khoản phải thu chiếm tỷ trọng 76.1 % vốn lưu động do doanh nghiệp áp dụng chính sách bán hàng gối đầu nên vốn đầu tư nhiều cho khách hàng. Vốn đầu tư vào hàng tồn kho cũng tương đối cao so với các thành phần còn lại và đây là nguyên nhân chủ yếu làm tính thanh tốn các khoản nợ ngắn hạn chưa cao. Nhưng điều đáng quan tâm là lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm đã giảm 18.47%. Để tìm ra ngun nhân giải thích lượng tiền mặt tồn cuối năm qua 2 năm giảm và ảnh hưởng của nó đến quản trị vốn lưu động tơi sẽ đi vào phân tích thực trạng quản trị tiền mặt của cơng ty.
2. THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TIỀN MẶT
khởi điểm của việc kiểm soát đầu tư vào tài sản ngắn hạn là sự kiểm soát một cách hữu hiệu tiền mặt hay những khoản tương đương tiền mặt. Tiền mặt của cơng ty thường được giữ dưới hình thức tiền mặt tồn tại quỹ, tiền gửi ngân hàng tiền đang chuyển.
2.1. Sự cần thiết quản trị tiền mặt đối với công ty
Như các doanh nghiệp thương mại khác, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục thì các nhà quản lý phải quản trị tiền mặt thật tốt cũng như việc lưu giữ tiền mặt là một việc làm thiết yếu nhằm đáp ứng các mục đích sau: - Làm thơng suốt q trình tạo ra các giao dịch kinh doanh hay hoạt động kinh doanh như: tiền mua nguyên liệu cụ thể là gas, bình gas, van gas…Bên cạnh đó tiền sử dụng thanh tốn các chi phí cần thiết cho cơng ty hoạt động bình thường như : trả lương cho nhân viên, bảo hiểm … hoàn thành tốt nghĩa vụ với nhà nước và nộp về tổng cơng ty.
- Ngồi ra, tiền dùng vào mục đích dự phịng khi xảy ra tình huống bất lợi cho hoạt động của cơng ty.
- Tiền có thể dùng vào mục đích đầu cơ do dự bào giá nguyên liệu cũng như tình hình biến động giá gas trên thị trường trong nước cũng như trên thế giới luôn biến động theo chiều hướng tăng lên. Việc đầu cơ này đôi khi cũng mang lại lợi nhuận tài chính hay bất thường trong tương lai mà các khoản thu nhập này hiện nay vẫn phát sinh đã bù lại cho chi phí trả lãi vay, kết quả là lợi nhuận tài chính mang giá trị dương.
2.2. Các yếu tố ảnh hưởng tới quản trị tiền mặt
2.2.1. Thực trạng tăng tốc độ thu hồi tiền mặt
2.2.1.1. Đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn
Tốc độ thu hồi tiền mặt phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ gas và cách thức bán hàng của công ty. Do vậy, tơi đánh giá sơ lược tình hình tiêu thụ này như sau: Cơng ty đã khai thác điểm mạnh của mình, trong đó một yếu tố quan trọng là
“ nhãn hiệu Shell” là nhãn hiệu uy tín hàng đầu. Cơng ty đã tận dụng được thương hiệu của mình, tạo lịng tin trong khách hàng về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Cơng tác phân phối đã có kết quả nhất định sau thời gian dài đầu tư và phát triển. Shell Gas Hải Phòng đã xây dựng một mạng lưới tiêu thụ rộng rãi với khoảng trên 100 đại lý chính thức bán các sản phẩm Shell Gas trên tồn miền Bắc, Đặc biệt là các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng. Các đại lý này được chia thành các khu vực chính và do một nhân viên về bán hng ph trỏch.
Trong 2 năm qua, công ty chủ yếu sản xuất đáp ứng đơn đặt hàng từ các khách hàng gia dụng, các cửa hàng, các đại lý, các nhà hàng khách sạn và các khách hàng công nghiệp trong và ngoại tỉnh … Sau khi nhận yêu cầu giao hàng công ty sẽ đảm nhận luôn khâu giao tận nơi tiêu thụ, tại thời gian gas xuất kho được xếp lên xe cũng là thời điểm kế tốn viên xuất hóa đơn bàn hàng và tài xế là người có trách nhiệm gửi chúng đến khách hàng. Kết quả là khách hàng nhận được hàng và hóa đơn cùng một thời điểm. Chính việc kết hợp 2 công đoạn này đã rút ngắn thời gian từ khi xuất hàng đén khi hóa đơn bán hàng đến với khách hàng góp phần tăng tốc độ thu hồi tiền mặt.
Để có thể rút ngắn được thời gian chuyển hóa đơn đến khách hàng cơng ty đẫ khơng ngừng tìm ra các giải pháp nhằm tăng cường hoạt động bán hàng và công ty nhận được kết quả khá khả quan. Các năm trước đây, cơng ty cịn gặp khơng ít khó khăn trong việc tiêu thụ gas, nguyên nhân thứ nhất do người tiêu dùng có thói quen sử dụng các nguồn nhiên liệu truyền thống: than, củi, dầu … với giá rẻ và nguyên nhân kế tiếp là do nền kinh tế chưa phát triển cao nên thu nhập bình quân đầu người thấp nên nhu cầu về nguồn nhiên liệu sạch và kinh tế cũng như chất lượng chưa được quan tâm nhiều chủ yếu là tận dụng những thứ có sẵn.Vì thế để khắc phục những bất lợi này cơng ty đã thay đổi chính sách cơ cấu mặt hàng cho phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, chẳng hạn như sản xuất loại bình 11kg, 12kg cho khách hàng gia dụng, bình 45kg, gas bồn cho khách hàng thương mại và công nghiệp. Tiếp tục tăng cường các hoạt động marketting giúp người tiêu dùng dần dần thay đổi thói quen tiêu dùng cũ, chấp nhận sản phẩm gas với nhiều ưu điểm mới. Tại những năm công ty mới đi vào hoạt động thì thời gian từ khi xuất hàng đến gửi hóa đơn cho khách hàng lâu vì sau khi gas xuất kho phải trải qua giai đoạn chào hàng cho các đại lý, các nhà hàng, khách sạn, các hộ gia đình … Số hàng tồn kho lớn phát sinh thêm chi phí bảo quản lớn. Cơng ty cịn chịu các khoản chi trả đào tạo huấn luyện nhân viên về công tác an tồn phịng chống cháy nổ và hỗ trợ cho các đại lý độc quyền của Shell gas trong việc giới thiệu sản phẩm đến khách
hàng. Khi khách hàng chấp nhận thì nhân viên bán hàng thơng báo cho kế tốn xuất hóa đơn gửi chúng cho khách hàng sớm.
2.2.1.2. Yêu cầu khách hàng thanh toán trước
Một trong những cách thức mà Shell Gas Hải Phòng thu hút và marketting sản phẩm là sử dụng tín dụng khách hàng và đại lý. Đây là hình thức cơng ty cho các đại lý mua trước sản phẩm và thanh tốn sau. Với hình thức này, các đại lý lấy hàng, bán hàng sau đó mới thanh tốn với cơng ty theo một thời hạn nhất định thông qua việc chuyển tiền vào tài khoản riêng tại ngân hàng, do đó khơng phải chịu sức ép của việc phải có vốn kinh doanh lớn.
Cơng ty có lượng vốn lưu động mang tính ln chuyển nghĩa là trong khi có một số khách hàng đang nợ thì một số khách hàng thanh tốn với cơng ty. Nhờ tính quay vịng và gối vụ của các khoản nợ của khách hàng mà công ty không phải tồn đọng một lượng vốn lớn trong các hàng hóa bán chịu.
Tín dụng cịn được áp dụng đối với khách hàng lớn, khách hàng truyền thống và khách hàng công nghiệp.
Đối với các thị trường mới, các địa phương mới, cơng ty có chính sách ưu đãi tín dụng thương mại và hoa hồng khuyến khích các đại lý trung thành với cơng ty đồng thời tích cực mở rộng địa bàn phân phối tăng doanh thu. Đại lý mới sẽ được kéo dài thời gian thanh toán.
Đây là cơ sở để đánh giá sự tín nhiệm của khách hàng đối với cơng ty và đã tạo ra ưu thế cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.Tuy nhiên, cơng ty cũng tranh thủ áp dụng chính sách u cầu khách hàng thanh tốn trước khi giao hàng. Đó là những khách hàng ngoại tỉnh (trừ khách hàng ngoại tỉnh công nghiệp) và những khách hàng đặt mua với số lượng ít và khơng thường xun vì cơng ty hầu như không thực hiện công tác đánh giá với những khách hàng này với số lượng khách hàng lớn thường xun đặt mua hàng thì cơng ty khơng có đủ thời gian theo dõi đầy đủ sự phát sinh các khoản nợ nhỏ khó kiểm sốt. Do vậy cơng ty u cầu khách hàng này phải trả tiền trước cho những lơ hàng sẽ đặt. Chính cơng việc này có thể
sẽ là ngun nhân làm giảm khách hàng vì họ sẽ sang các doanh nghiệp khác đặt hàng.
2.2.1.3. Chính sách thúc đẩy khách hàng thanh tốn tiền sớm
Cùng với việc đẩy nhanh việc chuẩn bị và gửi hóa đơn cho khách hàng các nhà quản trị kết hợp với chính sách chiết khấu cho khách hàng kích thích thích họ thanh tốn tiền hàng trước thời hạn. Cụ thể trong thời gian quan hệ kinh tế, nếu khách hàng thanh toán tiền hang trước thời hạn hoặc đúng hạn thì trong những lần mua hàng kế tiếp doanh nghiệp sẽ được ghi nợ thay vì phải thanh tốn tiền măt.
Ở đây, các nhà quản trị không áp dụng tỷ lệ chiết khấu thanh toán nhanh cho khách hàng khi họ thanh toán tiền mặt hoặc trả trước thời hạn, điều này chính là điểm yếu mà nhà quản trị cần xem xét lại vì khi khách hàng khơng cảm thấy có lợi cho chính họ trong những lần thanh tốn sớm và họ phản ứng ngược lại bằng cách kéo dài thời gian trả nợ thì vốn đầu tư vào các khoản phải thu tăng và dễ dẫn đến thiếu hụt vốn lưu động và doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng xấu.
Nguyên nhân nhà quản trị khơng sử dụng suất chiết khấu là do: mục đích của việc sử dụng chiết khấu thanh toán là tăng doanh thu và lợi nhuận hay nhằm thúc đẩy việc tiêu thụ gas, với tình hình hiện nay số lượng các đơn đặt hàng của khách hàng không ngừng gia tăng và bộ phận chuyên chở của kho Gia Lâm và kho Hải Phịng ln hoạt động ở mức công suất cao ( Làm việc cả tuần).
2.2.1.4. Thời gian chuyển tiền từ khách hàng về công ty
Trong những năm vừa qua, hệ thống chuyển tiền của doanh nghiêp có những bước tiến triển rõ rệt thể hiện qua việc bán hàng rất chạy nên xe vận chuyển hàng mỗi ngày đến các cửa hàng giao hàng. Nhận thấy được việc vận chuyển thường xuyên bộ phận kinh doanh đã tận dụng việc vận chuyển và kết hợp thu tiền rất hiệu quả bằng cách cử người thu tiền đi theo xe để trực tiếp đến nhận tiền của khách hàng làm giảm chi phí thu tiền đối với những khách hàng trung thành chấp nhận thanh toán đúng hạn. Đối với Shell Gas Hải Phịng việc thu tiền mặt trực tiếp là rất ít, cơng ty chủ yếu áp dụng hình thức chuyển tiền thơng qua hệ thống ngân hàng. Lợi ích của phương thức này là các khách hàng có thể đi nộp tiền vào tài khoản của
cơng ty tương ứng với lượng hàng hóa cần mua sau đó fax ủy nhiệm chi về cơng ty. Sau khi nhân viên phòng dịch vụ khách hàng kết hợp với bộ phận kế toán kiểm tra và xác nhận tiền đã nộp đủ thì đơn đặt hàng sẽ được giao. Việc này giúp thời gian luân chuyển tiền được giảm bớt và rất tiện lợi cho việc chuyển tiền hay rút tiền tại ngân hàng đáp ứng kịp thời các nhu cầu cần thiết của công ty khi được tổng giám đốc phê duyệt. Ngoài ra, việc chuyển tiền bằng hệ thống ngân hàng giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt với ngân hàng thuận lợi cho việc vay vốn phát triển kinh doanh và công ty thu được một khoản lợi nhuận từ tiền gửi này.
Tóm lại, thời gian chuyển tiền đã được rút ngắn hiện nay việc thanh toán tiền qua hệ thống ngân hàng rất phổ biến giúp hạn chế lượng tiền thừa quá nhiều tồn đọng tại quỹ tiền mặt của công ty, và phương thức này cũng được Shell Gas Hải Phòng sử dụng tốt, nhân viên cũng phản ứng nhanh nhạy thành thạo với áp dụng này. Do vậy các nhà quản trị nên cân nhắc tính tốn đến lợi ích của nó mang lại trong thời gian tới.
Nhìn chung trong 2 năm qua nhà điều hành đã quản lý tốt các khoản tiền mặt thơng qua các chính sách đẩy nhanh việc thu hồi tiền về cho cơng ty nhưng vẫn cịn những hạn chế cần có biện pháp khắc phục để quản lý tốt hơn nữa. Bên cạnh tăng tốc độ thu hồi tiền mặt doanh nghiệp cần có những biện pháp tối ưu để giảm lượng tiền chi ra và ta tiếp tục và ta tiếp tục đi vào phân tích thực trạng tốc độ chi tiền mặt