III Nhúng JavaBean vào trang JSP
3.3Phân tích hiện trạng và giải quyết vấn đề
Cơ cấu tổ chức.
_ Trong Cơng ty bán linh kiện máy tính, hệ thống tổ chức các bộ phận cĩ sự hỗ trợ lẫn nhau bao gồm: Ban điều hành, bộ phận giao dịch, bộ phận kế tốn, bộ phận kho, bộ phận tài chính, bộ phận KCS, bộ phận quản trị mạng.
Mơ tả hoạt động của từng bộ phận trong cơng ty.
1. Ban điều hành :
Quản lý và phân phối hoạt động của cơng ty. Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên. Phân loại khách hàng.
Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng. Tuy nhiên giá được chia theo từng loại tùy vào loại khách hàng (khách hàng mua số lượng nhiều, khách hàng thường xuyên ...) .
BAN ĐIỀU HÀNH BỘ PHẬN HÀNH CHÁNH BỘ PHẬN KẾ TỐN BỘ PHẬN KHO BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KCS QUẢN TRỊ MẠNG
Nhận báo cáo từ các bộ phận khác như: kế tốn, hành chính, bán hàng …Từ đĩ cĩ cách nhìn về tình hình cơng ty, thị hiếu khách hàng … để cĩ kế hoạch định hướng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và tiến triển cho cơng ty.
2. Bộ phận hành chính :
Ghi chép những chi phí về vận chuyển, chi phí trong việc chế biến, mua hàng từ nhà cung cấp, chế độ tiền lương nhân viên …
Ghi chép chi phí trong việc chi trả cho khách hàng được thưởng, khuyến mãi, hậu mãi.
Xem năng suất để cĩ chế độ khen thưởng đối với những cá nhân cĩ thành tích gĩp phần phát triển cơng ty hoặc kỷ luật đối với cá nhân khơng hồn thành nhiệm vụ hay cĩ biểu hiện tiêu cực.
Bên cạnh đĩ phải theo dõi biến động giá cả và đây là loại biến động theo thời gian. Từ đĩ đưa ra bảng giá thích hợp cho từng loại mặt hàng.
3. Bộ phận giao dịch :
Cơng ty cĩ hai loại về khách hàng: khách hàng tại cơng ty và khách hàng trên mạng.
Trực tiếp tại cơng ty:
Tại cơng ty cơng việc của nhân viên giao dịch là lập đơn đặt hàng của khách. Cơng ty khơng cĩ phương thức bán thiếu nhưng khách hàng phải đăng ký ở bơ phận bán hàng các thơng tin về mình để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, tên cơng ty... và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng và khách hàng dùng mã số đĩ để mua hàng hay đặt hàng. Mỗi khách hàng thường cĩ một nhân viên theo dõi, quản lý với mã số riêng của từng nhân viên.
Sản phẩm được trưng bày tại cơng ty ,khách hàng đến cơng ty cĩ thể u cầu xem hàng mẫu cùng với bảng báo giá .Mỗi sản phẩm đều được kiểm tra chất lượng theo đúng tiêu chuan quốc tế khi đã thành phẩm . Khi khách hàng mua hàng, bộ phận giao dịch sẽ trao đổi thơng tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng(trong trường hợp khách mua). Sau khi tiếp nhận yêu cầu trên bộ phận này sẽ làm hĩa đơn và thanh tốn tiền.
Trong trường hợp nhiều cơng ty, các doanh nghiệp … cĩ yêu cầu đặt hàng, mua với số lượng lớn thì cơng ty nhanh chĩng làm phiếu đặt hàng phiếu thu cĩ ghi thuế cho từng loại hàng và giao hàng theo yêu cầu.
Trên mạng:
Đây là loại hình thức mới mà người mua hàng phải hồn tồn tự thao tác thơng qua từng bước cụ thể để cĩ thể mua được hàng.
Trên mạng, các mặt hàng thủy sản được sắp xếp, phân chia thành nhiều phân khu và mỗi phân khu cĩ nhiều loại khác nhau riêng biệt để giúp cho người dùng dễ sử dụng, tham khảo, giúp cho người quản trị dễ thay thế, thêm bớt sản phẩm của họ. Trong hoạt động này người dùng chỉ cần chọn một loại sản phẩm nào từ trong danh sách của từng phân khu là những thơng tin về sản phẩm đĩ sẽ hiện lên như: tên hàng hĩa, giá cả và những mơ tả ngắn về loại hàng hĩa đĩ và bên cạnh là trang liên kết để thêm hàng hĩa vào trong giỏ điện tử (basket).
Đây là giỏ hàng điện tử mà trong đĩ cĩ chứa các thơng tin về hàng hố lẫn số lượng khách mua và hồn tồn được cập nhật trong giỏ.
Khi khách hàng muốn đặt hàng thì hệ thống hiển thị trang xác lập đơn đặt hàng cùng thơng tin về khách hàng và hàng hố. Và cuối cùng là do khách hàng tuỳ chọn đặt hàng hay khơng.
Các cơng việc cụ thể øcho bộ phận giao dịch:
Theo dõi được hàng hĩa trong kho.
Nhân viên giao dịch cần phải nhập những thơng tin cần thiết của từng
mặt hàng vào và với mã số riêng của họ.
Nhập thơng tin khách hàng với mã số riêng biệt.
Theo dõi, tính tốn tốc độ lắp ráp và xác định thời gian giao hàng. Nhân viên chịu trách nhiệm quản lý khách hàng mà mình phục vụ.
4. Bộ phận KCS :
Kiểm tra chất lượng các mặt hàng trước khi nhập về cơng ty và kiểm tra chất lượng sản phẩm .
Mỗi lơ hàng kiểm tra đều cĩ mã số riêng và cĩ kèm mã nhân viên KCS.
5. Bộ phận kho :
Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng và theo dõi số lượng hàng tồn kho.
Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hĩa bị hư hỏng, sắp hết hay quá hạn, khi đĩ phải đề xuất ban điều hành cĩ kế hoạch xử lý.
a. Quản lý hàng hĩa:
Các linh kiện máy tính đều phải cĩ một loại mã số riêng để phân biệt với mặt hàng khác. Các mặt hàng đều phải đầy đủ các thơng tin như: tên hàng hĩa, chi tiết hàng hĩa, giá cả, thơng tin nhà cung ứng…
Các qui định về mã số của cơng ty thường thì được lưu trữ nội bộ do bộ phận quản lý đặt: thường thì cách lấy mã số theo dạng số thứ tự 123
...
b. Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp :
Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hĩa trong kho và đề xuất lên ban điều hành cần xử lý về việc những mặt hàng cần nhập. Trong quá trình đặt hàng thì ban điều hành sẽ cĩ trách nhiệm xem xét các đề xuất về những mặt hàng yêu cầu và quyết định loại hàng, số lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp.
Việc đặt hàng với nhà cung cấp được thực hiện trong hai lần và
thực hiện thơng qua địa chỉ trên mạng hay điện thoại, fax.
c. Quá trình nhập hàng vào kho :
Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau: Mua từ bên ngồi(cơng ty khác, tư doanh, đại lý...) Do bị trả lại từ quầy bán hàng.
Do khách hàng trả.
Do đơn hàng khơng hợp lệ.
Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại, fax hay qua mạng từ cơng ty, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho cơng ty cĩ kèm theo hĩa
đơn hay bảng kê chi tiết các loại mặt hàng hĩa của từng loại. Thủ kho sẽ kiểm tra lơ hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp hàng hĩa giao khơng đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng y... thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả đĩ. Trong khi làm việc cho những trường hợp xảy ra này thì thủ kho phải ghi lại những hàng hĩa nhập thực.
Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hĩa đơn trực tiếp khơng khấu trừ VAT, hĩa đơn cĩ khấu trừ VAT, bảng kê hàng hĩa, giá cả) để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm. Những loại hàng hĩa này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán.
Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập trong trường hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đưa vào danh sách cĩ mã này trước đĩ trong từng loại hàng hĩa.Cịn những hàng hĩa mới sẽ gán một mã số mới và trong từng loại hàng hĩa mới(nếu cĩ).
Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ.
d. Quá trình xuất hàng :
Q trình xuất hàng cĩ nhiều hình thức sau:
Xuất hàng nội bộ để bán trên mạng, trong quầy, lắp ráp. Xuất hàng theo lơ, bộ khi cĩ yêu cầu của đơn đặt hàng.
Trả lại cho nhà cung cấp cho trường hợp hàng khơng đạt yêu cầu, kém chất lượng, bán chậm … kèm theo các giấy tờ cĩ liên quan.
Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng.
Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường, tình hình cơng ty và áp dụng cho từng loại cụ thể trên mạng hay quảng cáo thơng qua các báo biểu , banner ...
e. Định giá :
Việc định giá cho một mặt hàng tùy vào sự quyết định của bộ phận kho, giá khơng đúng với gíá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác.
Cơng thức cụ thể:
chi phí khác :(thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, ....). Giá thành = giá xuất + chi phí khác.
chi phí khác: (cơng, cơng cụ, khấu hao...). Giá vốn = giá thành + chi phí khác.
chi phí khác: (bao bì, quảng cáo, nhân viên bán hàng...). Giá bán = giá thị trường.
Lãi lỗ = giá bán – giá vốn.
Chuyển dola thành đồng Việt Nam :
VND = 1USD * tỉ giá dola.(tính tại thời điểm hiện tại)
6. Bộ phận kế tốn thống kê :
Cơng việc của bộ phận này là thực hiện các nghiệp vụ như thống kê các hĩa đơn bán hàng, các phiếu nhập kho, các đơn đặt hàng và doanh số thu chi của cơng ty vào cuối mỗi kỳ.
Báo cáo giá trị thành tiền của tồn bộ hàng hĩa, báo cáo số tiền mỗi nhân viên bán được ...
Thống kê hàng hĩa: Nhân viên kế tốn phải kiểm tra q trình nhập xuất hàng. Đa phần các chứng từ là phiếu nhập, phiếu xuất, đơn đặt hàng... thống kê các loại hàng hĩa bán chạy nhất hay chậm nhất.
Thống kê năng suất của nhân viên trong từng cơng việc
7. Bộ phận quản trị :
Cơng việc của bộ phận này là thực hiện các nghiệp vụ quản trị mạng, quản lý về nhân viên, củng cố mạng và đảm bảo cơ sở dữ liệu luơn “refresh”.
_ Trên cơ sở khảo sát thực tế ta cần phải thiết lập một cơ sở dữ liệu cĩ đầy đủ các thơng tin cần thiết và các thơng tin đĩ phải thống nhất,tức là phải cĩ sự ràng buộc với nhau bằng các qui định một cách chặt chẽ.
Để xây dựng một cơ sở dữ liệu ta cĩ 3 mức tiếp cận:
Mức quan niệm là mức xác định hệ thống cĩ những đối tượng gì, chúng quan hệ với nhau ra sao.Trả lời câu hỏi :Cĩ cái gì?
Mức logic là mức đặt các đối tượng của hệ thống vào một tổ chức .Trả lời câu hỏi: làm bằng phương tiện nào.
Mức vật lý:Nhằm xác định phải làm như thế nào thì hệ thống vận hành được trả lời câu hỏi như thế nào.
Thiết kế dữ liệu mức quan niệm:
_ Mơ hình quan niệm dữ liệu là mơ hình mơ tả tập hợp các khái niệm từ thế giới thực.Các khái niệm trong mơ hình dữ liệu được xây dựng bởi cơ chế trừu tượng hĩa và mơ tả bằng ngơn ngữ hay biểu diễn bằng đồ hoạ .Trong đồ án này em chọn Mơ hình thực thể kết hợp.
_ Mơ hình thực thể kết hợp bao gồm 2 yếu tố cơ bản là các thực thể và các mối kết hợp.
Mơ tả thực thể kết hợp:
_Thực thể biểu diễn các lớp đối tượng của thế giới thực.Trong mỗi thực thể cĩ các thuộc tính đặc trưng cơ bản của thực thể.Sau đây chúng ta mơ tả chi tiết từng thực thể của hệ thống.
Provinces province_id province_name delivery_cost
Thực thể provinces (tỉnh thành)cĩ các thơng tin về tỉnh thành :mã loại thành,tên thành,phí vận chuyển.Và mỗi tỉnh thành cĩ một mã số để phân biệt là province_id Thực thể MEMBERS_DATA Thực thể CATEGORIES Categories Categories_id Categories_name Thực thể categories (loại sản
phẩm)cĩ các thơng tin của từng loại sản phẩm như :categories_id (mã loại),categories_name(tên loại sản phẩm) trong đĩ categories_id là khĩa chính. Thực thể PRODUCTS Members_data Member_id Member_name email address country gender login_date Thực thể member (khách hàng) cĩ đầy đủ các thơng tin cần thiết về khách hàng như :member_name( tênï khách hàng,email(địa chỉ mail của khách hàng)để phân biệt,address(địa chỉ khách hàng),county(quốc gia của khách hàng,gender(giới tính của khách hàng),login_date(ngày khách hàng đăng nhập thành thành viên).Mỗi khách hàng cĩ một mã số riêng biệt là :Member_id
product_id product_name rating stock price description warranty images producer unit_price
tin của từng mặt hàng như : product_name (tên sản phẩm ),rating(đánh giá sản phẩm),stock(số lượng ồn kho của sản phẩm),price(đơn giá bán),description(mơ tả sản phẩm),warranty(bảo hành),images(hình ảnh về mặt hàng),producer
(nhà sản xuất),unit_price(đơn giá bán), mỗi hàng hố đều cĩ một mã số riêng phân biệt product_id . Thực thể ORDERS Orders order_id order_date shipping delivery_date Thực thể orders(đơn đặt hàng) cĩ các thơng tin về đơn hàng như :order_id (mã số hố đơn ),order_date(ngày đặt
hàng)shipping(hẹn khoảng thời gian để giao hàng), delivery_date(ngày giao hàng) trong đĩ order_id là khố chính . Thực thể PAYMENTS Payments Payment_id Payment_name Thực thể payments(phương thức thanh tốn) cĩ thơng tin payment_name(tên phương thức thanh tốn) mỗi phương thức thanh tốn đều cĩ mã số payment_id khác nhau .
Thực thể MEMBERS
members username password
Thực thể member mang các thơng tin của khách hàng muốn đăng nhập Website để đặt hàng bao gồm uername (tên người dùng ) và PASSWORD (mật khẩu)
Mơ hình quan niệm dữ liệu (Loại sản phẩm) categories Categories_id Categories_name Members_ data Member_id member_name email address gender country login_date members usename password orders Order_id Order_date Shipping products Product_id product_name rating stock price description warranty images producer unit_price provinces Province_id Province_name Delivery_cost Payments payment_id payment_name note Thuộc loại (1,n) (1,1) Orders_detail quantity (1,n) (1,n) thuộc (1,1) (1,n) đặt (1,1) (1,n) thuộc (1,1) (1,1) thuộc (1,1) (1,n)
Mơ hình quan niệm dữ liệu -> Mơ hình logic bằng mơ hình dữ liệu quan hệ:
Từ mơ hình thực thể kết hợp ta cĩ mơ hình logic dữ liệu sau : _ members(member_id,#username,password) _ members_data(#member_id,member_name,email,address,gender, country,login_date, province_id) _ provinces(#province_id,province_name,delivery_cost) _ payments(#payment_id,payment_name,note) _products(#product_id,product_name,rating,stock,price,description, warranty images, categories_id,producer,unit_price)
_ orders(#order_id,order_date,shipping,member_id,payment_id) _orders_detail(#product_id,#order_id,quantity)
_categories(#categories_id,categories_name)
Mơ tả các bảng và từ điển dữ liệu : Bảng dữ liệu MEMBERS: STT THUỘC TÍNH KIỂU DỮ LIỆU RÀNG BUỘC TỒN VẸN GHI CHÚ
1 Member_id Varchar(20) UNIQUE(khơng cho trùn)
khơng thể rỗng 2 Username Varchar(20) Khĩa chính Khơng thể rỗng
3 password Varchar(20) Khơng thể rỗng
* Member_id :số id của mỗi khách hàng.ID này nhằm giúp nhận biết
hĩa đơn nào là của khách hàng nào trong bảng dữ liệu Orders USERNAME: mỗi khách hàng cĩ một username
PASSWORD: Thành phần dự trữ, được dùng trong tương lai.
Bảng dữ liệu Members_data: S TT THUỘC TÍNH KIỂU DỮ LIỆU RÀNG BUỘC TỒN VẸN GHI CHÚ
1 Member_id Varchar(20) Khĩa chính Khơng thể rỗng
2 Name Varchar(50) Khơng thể rỗng
3 email Varchar(50) Khơng thể rỗng
4 address Varchar(50) Khơng thể rỗng
5 gender Varchar(3) Khơng thể rỗng
6 country Varchar(30) Cĩ thể rỗng
7 Login_date datetime Getdate() Mặc định là ngày hiện tại của mỗi thành viên khi join vào hệ thống 8 Province_id Varchar(30) Khĩa ngoại Khơng thể rỗng
Khĩa ngoại
ngoại chiếu
province_id provinces province_id
Member_id: ID của thành viên. ID này nhằm giúp nhận biết hĩa đơn nào là của khách hàng nào trong bảng dữ liệu Orders.
Name: Họ tên của người đặt hàng.
EMAIL: Email liên lạc với thành viên. Thuộc tính này khơng bắt buộc, cĩ thể nhận giá trị rỗng.
Address :địa chỉ của thành viên Gender : giới tính của thành viên Country : Quốc gia của thành viên.
Login_date:ngày khách hàng kết nối trở thành thành viên của cửa hàng
Province_id :Mã tỉnh thành của thành viên. Bảng dữ liệu Provinces: S TT THUỘC TÍNH KIỂU DỮ LIỆU RÀNG BUỘC TỒN VẸN GHI CHÚ
1 Province_id Varchar(30) Khĩa chính Khơng thể rỗng
2 Province_name Varchar(20) Khơng thể rỗng
3 Delivery_cost float Khơng thể rỗng
Province_id :Mã tỉnh thành của thành viên. Provice_name :Tên tỉnh của thành viên
Delivery_cost :phí vận chuyển của mỗi tỉnh thành Bảng dữ liệu Categories: S TT THUỘC TÍNH KIỂU DỮ LIỆU RÀNG BUỘC TỒN VẸN GHI CHÚ
1 categorries_id Varchar(30) Khĩa chính Khơng thể rỗng 2 categories_name Varchar(50) Khơng thể rỗng
categories_id :Mã loại sản phẩm categories_name :Tên loại sản phâm Bảng dữ liệu Products: S TT THUỘC TÍNH KIỂU DỮ LIỆU RÀNG BUỘC TỒN VẸN GHI CHÚ
2 Product_name Varchar(20) Khơng thể rỗng
3 Rating Varchar(50) Khơng thể rỗng
4 Stock int Khơng thể rỗng