III. Viên chức sử dụng cổng giao tiếp điện tử
Viên chức sử dụng cổng giao tiếp điện tử Giới thiệu chung
Giới thiệu chung
Trong thực tế, việc giới thiệu khả năng truy nhập vào một cơ sở dữ liệu hiện hành với các mức quyền của người dùng khác nhau là một vấn đề khó khăn. Vì vậy, trong tài liệu này chúng tôi sử dụng một phần mềm mã nguồn mở để xây dựng một cổng Web nhằm minh họa cho người học những thao tác trên cổng Web ở những mức quyền tương ứng. Gói phần mềm này có thể download miễn phí tại địa chỉ: http://www.plone.org/ downloads/
Đây là một gói phần mềm đơn giản, nhưng có khá đầy đủ những tính năng cơ bản cần có của một Portal. Nó cho phép người dùng xây dựng nhanh một Portal với các module như: đăng ký thành viên, quản trị thành viên, tổ chức lịch làm việc, tìm kiếm thơng tin, quản trị tin tức, phân quyền và quản lý người dùng, ...
Sau khi cài đặt và khởi động chương trình quản trị, khi truy nhập vào Portal người dùng sẽ thấy giao diện sau:
Giao diện Website sau khi cài đặt và khởi động
Hộp nhập tên truy nhập và mật khẩu của thành viên
Thành viên của Portal được chia làm 4 mức, tương ứng với các mức quyền sau: • Member: sau khi đăng ký là một thành viên của Portal thành công, mặc định
người dùng được gán quyền này. Với quyền này, thành viên có thể xem được các tin dành riêng cho thành viên, được phép tạo mới, chỉnh sửa, xoá tin trong thư mục cá nhân và gửi tin lên cho người quản trị nội dung duyệt bài.
• Owner: là quyền do người quản trị Portal cấp. Thành viên là Owner có quyền tạo mới, chỉnh sửa, xố tin trong thư mục cá nhân và xem, tạo mới, đăng tin lên các thư mục được quyền truy cập.
• Reviewer: là quyền do người quản trị Portal cấp. Đây là quyền cho phép quản trị nội dung. Thành viên là Reviewer có tất cả các quyền của quyền Owner, và có thêm quyền duyệt bài, tạo mới, thêm, sửa, xoá các tin trong vùng mình được cấp quyền này.
• Manager: là quyền do người quản trị Portal cấp. Manager sẽ có tất cả quyền của quyền Reviewer và có thêm quyền quản trị trên Portal. Với mức quyền này, Manager có thể quản trị người dùng, quản trị nội dung, cài đặt cũng như gõ bỏ các module trên Portal.
• Người viên chức thơng thường được chia sẻ 1 trong những quyền thuộc 3 mức trên, còn quyền Manager dành cho người quản trị Portal. Lúc này, ngoài quyền xem các thông tin thông thường như những người dùng ẩn danh (anonymous) hoặc người dùng xác thực (authenticated), các thành viên của Portal sau khi đăng nhập cịn được xem những thơng tin và truy nhập vào những vùng dành riêng cho thành viên. Họ có quyền đăng tin bài trong vùng dành riêng cho mình, soạn tin, gửi tin hoặc duyệt tin tùy theo mức quyền hạn của họ.
Giao diện của Portal khi đăng nhập dưới quyền thành viên
• Trong phần hướng dẫn dưới đây có sử dụng tài khoản của 3 thành viên:
hocvien1được cấp quyềnOwner,hocvien2được cấp quyềnMembervà
hocvien3được cấp quyềnManager. Các tài khoản này được sử dụng làm rõ
các thao tác đã giới thiệu ở trên.
Thay đổi thông tin cá nhân
Sau khi đăng nhập, người dùng hãy thực hiện các thao tác sau: B1: Lựa chọn mục My preferences trên thanh thực đơn lệnh:
B1: Lựa chọn mục thông tin cần thay đổi
Lựa chọn mục thơng tin cần thay đổi
Ví dụ: Để thay đổi giao diện soạn tin, bạn hãy lựa chọn phần Personal Preferences. Trong cửa sổ hiện ra, bạn hãy lựa chọn như hình dưới đây:
Sau đó hãy chuyển xuống đến cuối màn hình và chọn Save để lưu lại các thiết đặt hoặc nhấn vào nút Cancel để bỏ qua các thiết đặt trên.
Sau khi thực hiện thay đổi, phần Body Text của giao diện soạn tin sẽ hiển thị như sau:
Phần Body text của giao diện soạn tin sau khi thay đổi thiết đặt
Soạn tin
Để thêm nội dung trong Plone, thành viên sử dụng chức năng Add new item. Mặc định khi người dùng chọn Add new item, Portal đã dành ra một vùng làm việc trống cho đối tượng muốn tạo ra và nó được đặt ngay một tên mặc định. Tên này sẽ thay đổi khi thành viên lưu lại cho đối tượng.
Thực đơn lựa chọn các loại đối tượng
• Document: cho phép thành viên tạo một tệp văn bản mới. • Event: cho phép thành viên tạo một thơng báo sự kiện mới. • File: cho phép thành viên tạo một tệp tin mới.
• Folder: cho phép thành viên tạo một thư mục mới. • Image: cho phép thành viên tạo một tệp hình ảnh mới.
• Link: cho phép thành viên tạo một đưa lên một tệp liên kết mới. • News item: cho phép thành viên đưa lên một bản tin mới.
• Topic: cho phép thành viên đưa lên một chủ đề mới. Riêng đối tượng này chỉ xuất hiện với thành viên có quyền Manager.
Ví dụ: Để tạo ra một bản tin mới, thành viên sẽ thực hiện các thao tác sau: B1: Nhấn chọn loại đối tượng là News item trong danh sách các đối tượng. B2: Nhập nội dung vào các hộp thoại như hình dưới đây:
Giao diện nhập thông tin
B3: Sau khi đã soạn thảo xong, hãy nhấn vào nút Save để lưu lại hoặc nhấn vào nút Cancel để bỏ qua việc đăng bài.
Mặc định ngay khi 1 tệp được tạo ra, nó đã xuất hiện ngay trong thư mục vùng đang làm việc và được đặt một tên nào đó, ví dụ: news_item.2005-04-11.8447964706. Sau khi bạn đặt tên cho đối tượng trong phần Shortname và nhấn chọn Save, thì tên mặc định ở trên sẽ được thay bằng tên bạn đã đặt.
Sau khi lưu bản tin, bạn sẽ thấy bản tin được hiển thị dưới dạng trang có cấu trúc HTML. Mặc định trong Plone, nó được hiển thị dưới dạng ‘visible’ như trạng thái của bản tin trong hình dưới đây.
Một bản tin được đăng
Gửi tin
Các thành viên có quyền Owner, Viewer và Manager có quyền xem tin, gửi bài và đăng bài ngay trong thư mục mình đã soạn thảo tin, trong khi thành viên có quyền Member chỉ được xem tin và được phép đăng tin trong thư mục dành riêng cho mình (My folder).
Thành viên hocvien1 truy nhập với quyền Owner
Nếu một thành viên có quyền Member muốn đăng bài trong một thư mục khác không phải là thư mục cá nhân cho thành viên đó, ví dụ như thư mục Tin nội bộ, sau khi đã soạn thảo và hiển thị bài đó trong thư mục cá nhân, thành viên đó cần thực hiện các bước thao tác sau:
• Nhấn chọn tên để mở bài đó.
Chọn mở và xem bài
Chọn đổi trạng thái của đối tượng
Khi đó tệp tin sẽ được chuyển sang trạng thái pending và thành viên đó sẽ khơng thể sửa lại nội dung đối tượng này nữa nếu không lựa chọn lại trạng thái.
Trạng thái pending của đối tượng
Duyệt tin
Thành viên có quyền Reviewer hoặc Manager có quyền duyệt bài cho các thành viên khác. Khi thành viên này truy nhập trên giao diện của Portal sẽ xuất hiện thêm một Porlet Review list như hình dưới đây:
Review list
Thành viên này có thể xem và duyệt bài theo các trường hợp sau:
Thay đổi trạng thái khi duyệt bài
• Chọn Publish nếu muốn đăng bài này. • Chọn Reject nếu muốn từ chối đăng bài.
• Chọn Retract nếu muốn hỗn việc đăng bài khi nhận thấy bài có thể đăng nếu được sửa lại cho hợp lý hơn.
• Chọn Advance nếu muốn chọn một trong những trạng thái trên (Publish, Reject, Retract) nhưng muốn chú giải cho thao tác đang làm cũng như đặt thời gian có hiệu lực và hết hiệu lực của bài chọn đăng.
Các nội dung khi chọn mục Advance
Xem lịch sử của một đối tượng thông tin
Nếu một thành viên muốn xem lại các thông tin về lịch sử trạng thái của một đối tượng thông tin, hãy thực hiện các thao tác sau:
• Chọn xem trạng thái advance của đối tượng
Chọn trạng thái advance của đối tượng
• Chọn xem ở cuối trang hiện hành, sẽ thấy một bảng history như hình dưới đây. Bảng đó có thể có hoặc khơng phần chú thích như hình dưới đây.
hoặc
Phân quyền truy nhập vào các vùng làm việc khác nhau
Để chia sẻ quyền truy nhập cho những người dùng khác chưa có quyền truy nhập vào một vùng làm việc nào đó, một thành viên đang có quyền truy nhập cũng có thể thực hiện thao tác.
Ví dụ: Thành viên hocvien1 được phép truy nhập vào thư mục Tinnoibo. Thành viên này muốn thành viên hocvien2 cũng truy nhập được vào thư mục Tinnoibo thì thực hiện các thao tác sau:
• Truy nhập vào vùng làm việc định chia sẻ • Chọn thẻ Sharing trong cửa sổ hiển thị
Thẻ Sharing trong thư mục Tin nội bộ
• Thực hiện việc tìm kiếm thành viên bằng cách nhập các thơng tin trong hộp thoại Search trên trang này. (Chú ý, nếu khơng nhớ được thơng tin về thành viên cần tìm, bạn chỉ cần nhấn chọn ngay nút Perform search. Khi đó, tên của tất cả các thành viên sẽ được liệt kê trong kết quả trả lại.)
Tìm kiếm thành viên
• Khi đã tìm được thành viên, bước tiếp theo là tạo quyền cho thành viên mới. Tùy thuộc vào quyền của thành viên hiện tại mà thành viên mới có thể được lựa chọn gán quyền cao hay thấp.
Ví dụ: khi thành viên hocvien1 thực hiện việc gán quyền cho thành viên hocvien2, thì hocvien2 chỉ có thể có quyền Owner tương ứng với quyền Owner của hocvien1. Nhưng nếu việc gán quyền này là do thành viên hocvien3 thực hiện, thì hocvien2 chỉ có thể có quyền Member, Owner, Reviewer hoặc Manager.
Thành viên hocvien1 gán quyền cho thành viên hocvien2
Thành viên hocvien3 gán quyền cho thành viên hocvien2
• Nhấn vào nút Assign local role to selected user(s) để thực hiện việc gán quyền cho thành viên mới. Kết quả trả lại như sau: