a). Làm việc với các siêu liên kết (Hyperlink):
- Click chuột phải vào đối tượng (hay văn bản) muốn tạo siêu liên kết → chọn Action Settings … từ menu ngữ cảnh.
- Action Settings gồm hai phần: Mouse Click (những hành động được thực hiện khi nhấp chuột trái), Mouse Over (những hành động khi di chuyển chuột qua đối tượng) đều có các mục sau:
+ None: không làm gì cả.
+ Hyperlink to: tạo liên kết đến các hành động như Next Slide (đến slide kế tiếp), Previouse Slide (trở về slide trước đó), First Slide (trở về slide thứ nhất), Last Slide (đến slide cuối cùng), Last Slide Viewed (trở về slide vừa xem), End Show (kết thúc trình diễn), Custom Show … (thực hiện một trình diễn được thiết lập trước), Slide... (đến một slide tùy ý chọn trước), URL... (đến một trang web tùy chọn), Other PowerPoint Presenttation... (mở một file PPT khác), Orther File… (mở một file tùy ý chọn trước).
+ Run program: chạy một file thực thi *.exe. + Run macro: chạy một macro đã tạo trước đó. + Object action: hành động của đối tượng.
+ Play sound: phát âm thanh khi bắt đầu thực hiện hành động. + Highlight click: tỏa sáng khi nhấn (hoặc rê) chuột vào đối tượng. b). Lưu PPT dưới dạng một trang Web:
- Vào menu Flie → Save as Web Page... (hoặc vào menu File → Save as… → chọn dạng Singe File Web Page trong mục Save as type).
- Có thể thiết lập thêm các tùy chọn từ mục Publish. Mục này cho phép lưu một bản sao và tùy chỉnh nội dung của bản sao đó.
6. Đưa file trình diễn vào sử dụng: a). Thiết lập trình diễn:
- Show type: các chế độ hiển thị, bao gồm: toàn màn hình (được điều khiển bởi người dùng) , duyệt riêng lẻ theo từng cửa sổ (có thể hiện thanh cuộn), chế độ tự trình diễn (khóa chức năng điều khiển bởi người dùng).
- Show slides: thiết lập chế độ hiển thị slide, bao gồm: All (tất cả), From (từ slide) … to (đến slide) …, Custom show (tùy chỉnh chế độ hiển thị).
- Show options: tùy chỉnh chế độ hiển thị, gồm: lặp lại liên tục đến khi nhấn ESC, hiện trình diễn không có tường thuật, hiện trình diễn không có hoạt hình.
- Các tùy chỉnh khác: Performance (hiệu năng); Advance slide (cải tiến bản chiếu): thủ công hoặc dùng nhịp nếu có; Multiple monitor (chế độ trình diễn nhiều màn hình).
b). Các thao tác khi trình diễn:
b1). Thao tác: Đây là một số thao tác nhanh khi trình diễn.
Thao tác Tác dụng
- Click chuột trái. - Nhấn phím Spacebar. - Nhấn phím Enter.
- Nhấn phím mũi tên qua phải. - Nhấn phím mũi tên xuống dưới. - Nhấn phím Page Down.
- Nhấn phím N (Next).
Thao tác này sẽ:
Chuyển đến Slide kế tiếp
- Nhấn phím Backspace.
- Nhấn phím mũi tên qua phải. - Nhấn phím mũi tên lên trên. - Nhấn phím Page Up.
- Nhấn phím P (Previous).
Thao tác này sẽ:
Trở về Slide trước đó. Gõ số thứ tự của slide và nhấn Enter. Đến một slide bất kỳ. - Nhấn phím B.
- Nhấn phím “.” (dấu chấm). Thao tác này sẽ: Bật/tắt chế độ tô đen màn hình. - Nhấn phím W.
- Nhấn phím “,” (dấu phẩy). Thao tác này sẽ: Bật/tắt chế độ làm trắng màn hình. - Nhấn phím A.
- Nhấn phím “=” (dấu bằng). Hiển thị (hay giấu) nút mũi tên (ở góc dưới bên trái màn hình). - Nhấn phím S.
- Nhấn phím “+” (dấu cộng). Thao tác này sẽ: Dừng (hay tiếp tục) trình diễn. - Nhấn phím Esc. - Nhấn phím “-” (dấu trừ). - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Break. Thao tác này sẽ: Kết thúc trình diễn. Nhấn phím E. Xóa những nét vẽ trên màn hình. Nhấn phím H. Đến một Slide đã ẩn trước đó.
Nhấn phím T. Sử dụng thời lượng mới.
Nhấn phím O. Sử dụng thời lượng đã ấn định ban đầu.
Nhấn cả hai phím chuột cùng lúc
trong 2 giây. Quay về thời điểm khởi đầu của trình diễn. Nhấn tổ hợp Ctrl + P. Kích hoạt bút vẽ.
Nhấn tổ hợp Ctrl + A. Kích hoạt trỏ chuột mũi tên. Nhấn tổ hợp Ctrl + H. Ẩn trỏ chuột và nút mũi tên. Nhấn tổ hợp Ctrl + U. Tự động hiển thị (hay giấu) trỏ chuột. Trong khi trình diễn, bạn có thể click chuột phải và chọn Help (Thao tác nhanh bằng cách nhấn F1) để xem các phím tắt trên.
b2). Di chuyển:
- Click biểu tượng hoặc click chuột phải vào chổ trống trên màn hình.
- Chọn:
+ Next để đến trang kế tiếp,
+ Previous để trở về trang trước đó,
+ Last Viewed để trở lại trang vừa trình diễn, + Go to Slide để đến một trang bất kỳ.
- Chọn End Show để kết thúc trình diễn, trở về màn hình thiết kế. - Nhấn Ctrl + S để xuất hiện cửa sổ All Slides, click đúp vào slide muốn xem (hoặc chọn slide và nhấn Go to).
b3). Vẽ vời:
- Click vào biểu tượng (hoặc click chuột phải → chọn Pointer Option (tùy chọn con trỏ)).
- Các lựa chọn dạng trỏ chuột: Arrow (mũi tên), Ballpoint (nét nhỏ), Felt Tip Pen (nét lớn); Highlighter (bút dạ quang).
- Chọn màu bút vẽ trong mục Ink Color (chọn màu mực); thiết lập trỏ chuột (Arrow Option), gồm: Automatic (tự động, lúc ẩn lúc hiện), Visible (luôn hiện con trỏ), Hidden (luôn ẩn con trỏ).
- Eraser: xóa từng nét mực; Erase All Ink on Slide: xóa tất cả các nét mực tô vẽ.
- Khi thoát trình diễn mà chưa xóa các đường kẻ thì PPT sẽ hỏi bạn có muốn giữ các đường này lại không, nhấn Keep để giữ lại, Discard để loại bỏ những đường này.
b4).Tính năng Meeting Minder: chức năng này chỉ có ở PowerPoint 2002 trở về trước.
c). Đóng gói file trình diễn: Package for CD (đối với PPT cũ là Pack and Go Wizard). Chức năng này cho phép đóng gói trình diễn và có thể thực hiện trình diễn trên một máy tính sử dụng Windows 98 hay mới hơn, thậm chí không cài PPT. - Vào menu File → Packege for CD…
- Nhấn Copy to Folder… để đóng gói và lưu vào một thư mục xác định.
- Nhấn Copy to CD nếu muốn đóng gói và chép ra CD.
Lưu ý: PPT không thể lưu các macro, các đối tượng liên kết bên ngoài, các đối tượng được tạo từ Control toolbox hay các đoạn code viết bằng VBA. Vì vậy, nếu bài PPT có những phần này thì bạn không nên đóng gói vì như thế sẽ làm mất đi những chức năng mà bạn đã thiết kế.
C.Câu hỏi ôn tập: Phần này chứa các câu hỏi ôn tập nhằm củng cố kiến thức đã học, đồng thời bổ khuyết cho phần lý thuyết ở mục A và B.
Câu 1: Cách đưa văn bản vào tiêu đề của một Slide ?
Khi muốn đưa văn bản vào tiêu đề, ta click chuột vào mục Click to add title.
Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: + Click chuột vào nút .
+ Vào Insert → New Slide.
+ Vào menu Edit → Duplicate (Ctrl + D) để copy slide đang chọn thành một silde mới.
Câu 3: Làm thế nào để chèn một silde đã thiết kế trước đó vào file trình diễn hiện tại ?
- Vào menu Insert → Slide from File …
- Nhấn Browse để tìm đến file muốn chèn → chọn file và nhấn open.
- Click chọn slide muốn chèn → nhấn Insert để chèn những slide vừa chọn. - Nếu muốn chèn hết các slide, nhấn Insert All.
Câu 4: Muốn sắp sếp lại thứ tự các slide, bạn di chuyển như thế nào ? Xem B.2).c).c1)
Câu 5: Trong Print Preview, làm thế nào để chuyển sang chế độ hiển thị Pure Black and While ?
- Vào menu File → Print Preview.
Câu 6: Nêu thao tác in bốn slide trên một trang A4 ? - Vào menu File → Print…
- Chọn máy in trong mục Name, mục Print what chọn Handouts, mục Slide per page chọn 4, có thể chọn cách sắp xếp 4 slide trong mục Order.
Câu 7: Làm thế nào để điều chỉnh khoảng cách giữa các dòng ? Xem mục B.2).a).a5).
Câu 8: Tìm kiếm và thay thế một từ, cách làm ra sao ? Xem mục B.2).a).a3).
Câu 9: Làm thế nào để chèn một ký tự đặc biệt hay biểu tượng (ví dụ ©, mặt cười, quyển sách, …) ?
- Tạo một textbox mới để chứa biểu tượng. - Vào menu Insert → Symbol…
- Trong mục Font, chọn Symbol (để chèn ký tự đặc biệt như: α, β, χ, µ, λ, π,
ω, ξ, ∞, ±, ≤, ≥, ⇒, …) hoặc chọn Wingdings (để chèn các biểu tượng như: , , , ☺, , , , , , , , …), Webdings (, , , , , , ,
Câu 10: Làm thế nào để đưa một Clip Art vào bài trình diễn ? Xem mục B.3).a).a2).
Phần 2: Bài tập sử dụng PPT
A. Bài tập làm quen (trích từ CD “Giáo trình MS Powerpoint toàn tập” của SSDG): Xem nội dung bài tập trong thư mục BaiTapPPT trên máy chủ.
B. Bài tập cọ xát: giúp học viên có thể tự mình thiết kế bài giảng thông qua một số chủ đề và tư liệu cho trước.
Chương 3:
Một số thủ thuật sử dụng PowerPoint 2003
---o0o---
Phần 1: Sử dụng trực tiếp PPT
Sử dụng Powerpoint tiếng Việt và WinXP Việt
Để sử dụng được PowerPoint 2003 với giao diện Tiếng Việt và Windows giao diện Tiếng Việt, bạn cần cài đặt gói hỗ trợ Tiếng Việt từ Microsoft. Thao tác như sau:
1. Cần:
- Đĩa cài đặt Windows XP. - Đĩa cài đặt Office 2003.
- Gói ngôn ngữ Tiếng Việt (tải từ Microsoft.com hoặc liên hệ soạn giả) 2. Thao tác:
a). Windows XP Tiếng Việt:
- Chạy file lipsetup.exe (trong thư mục LIP_WINDOWSXP). Chọn “Tôi chấp nhận thỏa thuận cấp phép” và click “Tiếp”.
- Click “Tiếp” → “Cài đặt”.
- Chờ tý, trong lúc cài đặt có thể chương trình sẽ yêu cầu bỏ đĩa Windows XP vào. Sau đó, click OK khi có thông báo chương trình được cài đặt thành công → click “Có” để khởi động máy lại.
b. Cài Office Tiếng Việt: thực hiện tương tự với file .
Sau khi cài xong và khởi động lại máy, bạn sẽ có một Windows XP và một Office 2003 với giao diện Tiếng Việt.
Tuy nhiên, vì gói giao diện ngôn ngữ được sử dụng chỉ là bản demo nên có nhiều thành phần vẫn còn là Tiếng Anh.
Xem thử file trình diễn
- Dù đang ở slide nào, khi nhấn F5 thì bạn sẽ xem PPT thực hiện trình diễn từ slide đầu tiên.
- Click chuột lên biểu tượng Slide Show ( ) hay nhấn Shift + F5 để xem từ trang đang soạn trở về sau. Đây là chế độ xem toàn màn hình.
- Nhấn Ctrl và click chuột lên biểu tượng Slide Show. Lúc này sẽ xuất hiện một cửa sổ nhỏ cho phép xem trước trình diễn. Có thể nhấn tổ hợp phím Alt + tab để chuyển qua lại giữa hai cửa sổ này. Khi thay đổi trên nội dung trên các slide thì nội dung trong cửa sổ trình diễn này cũng thay đổi theo.
Chuyển từ PPT qua Word
Vì một lý do nào đó, bạn cần chuyển file PPT sang Word thì đây là một thủ thuật hữu ích. Thao tác như sau:
- Check vào một trong các tùy chọn bố trí trang (Page layout):
+ Notes next to slide: bản chiếu nằm bên trái và đặt các ghi chú của từng slide nằm bên phải.
+ Blank lines next to slide: bản chiếu (nằm bên trái) và một số dòng trống để chú thích thêm (nằm bên phải).
+ Notes below slides: bản chiếu nằm ở giữa và đặt các ghi chú của từng slide nằm bean dưới bản chiếu.
+ Blank lines below slide: bản chiếu (nằm ở giữa) và một số dòng trống để chú thích thêm (nằm phía dưới).
+ Outline only: chỉ chuyển dàn bài qua word thôi.
- Có hai lựa chọn khi thêm các slide vào tài liệu word:
+ Paste: dán dưới dạng một đối tượng nhúng (cho phép sửa bằng cách double click vào đối tượng).
+ Paste link: dán dưới dạng một đối tượng nhúng kèm liên kết với file PPT gốc (khi thay đổi nội dung trên file gốc thì nội dung đối tượng trên word cũng được thay đổi).
Chèn Flash vào file trình diễn trong PowerPoint 2003
1. Cách 1:
Ưu điểm: Sử dụng được trên hầu hết các phiên bản Powerpoint.
Nhược điểm: Phải đặt file Flash trong cùng thư mục với bài Powerpoint và cách làm khá phức tạp.
Khi cần chèn Flash vào file trình diễn của mình, bạn có thể dùng một phần mềm hỗ trợ hay vào Insert → Object. Nhưng máy bạn đang sử dụng không có phần mềm hỗ trợ, hơn nữa Object Flash không sử dụng được (do cài đặt thiếu) thì sao ? Đừng lo lắng, PowerPoint còn có công cụ khác giúp bạn thực hiện việc đó. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện (áp dụng trên hầu hết các phiên bản office thông dụng).
1. Trước hết bạn mở file PowerPoint cần chèn Flash. Bạn có thể tạo một Slide mới để chứa file Flash bằng cách vào Insert → New Slide.
2. Vào menu View → Toolbar → Control Toolbox. Trong hộp thoại Control Toolbox, nhấn vào biểu tượng More Controls → gõ phím S → kéo thanh trược xuống một tý để chọn mục Shockware Flash Object → kéo vẽ một hình chữ nhật để chứa file Flash. 3. Click chuột phải lên hình chữ nhật vừa vẽ → chọn Properties → click vào chữ Custom → click tiếp vào dấu
vừa xuất hiện.
4. Copy đường dẫn của file Flash và Paste vào ô Movie URL → rồi nhấn OK. Tiếp tục, đóng các cửa sổ vừa thao tác.
Để lấy được đường dẫn của file Flash, bạn làm như sau: Mở Explorer → tìm đến thư mục chứa file Flash → Click chuột phải lên file Flash muốn chèn, chọn Properties → Copy đường dẫn trong mục Location → chuyển qua file PowerPoint, Paste vào ô Movie URL trong của sổ Property Pages (nếu không thấy cửa sổ này, bạn thu nhỏ cửa sổ PowerPoint bằng cách Click nút ) → trở lại cửa sổ Properties của file Flash, bạn copy tiếp tên file và Paste vào ô Movie URL → rồi gõ thêm “.swf” (như hình minh họa).
5. Bây giờ, bạn có thể nhấn Shift + F5 để kiểm tra. Bạn có thể đều chỉnh kích cỡ của hình chữ nhật chứa file Flash như một hình bình thường bằng cách: đưa chuột vào các góc khi thấy các mũi tên điều chỉnh xuất hiện thì nhấn chuột trái và kéo để thay đổi kích cỡ.
Lưu ý:
Nếu bạn mang bài PowerPoint có chèn file Flash thì bạn phải đặt file Flash này cùng thư mục với file PowerPoint (*.ppt) trước khi thực hiện 5 bước trên. Theo kinh nghiệm, tôi khuyên bạn nên tập hợp các hình ảnh, âm thanh, film, file Flash, … và file PowerPoint chính đặt trong cùng một thư mục (khi mang qua máy khác, bạn chỉ cần chép thư mục chứa bài trình diễn đó là an toàn).
Bạn có thể sử dụng địa chỉ tương đối, tức là thay gì phải ghi đầy đủ đường dẫn, bạn chỉ cần copy tên file swf vào Movie URL và file swf được đặt cùng thư mục với bài PPT. Nếu file Flash không tự chạy khi trình diễn thì bạn hãy click chuột phải lên file Flash và chọn Play.
Một lưu ý quan trọng là … bạn nên kiểm tra lại các đối tượng nhúng (âm thanh, phim, flash, …) tại máy sẽ trình diễn trước khi thực sự sử dụng.
2. Cách 2: Sử dụng phần mềm miễn phí Swiff Point Player
Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, không phải lưu kèm file Flash.
Nhược điểm: Dung lượng file Powerpoint khá lớn (do chứa cả file Flash) và nếu sử dụng file này tại những máy chưa cài Swiff Point Player thì chúng ta phải cài đặt phần mềm này vào máy đó.
a). Cài đặt:
Tải phần mềm từ địa chỉ:
http://www.globfx.com/downloads/swfpoint.cgi hoặc liên hệ soạn giả.
Kích đúp chuột vào file SwiffPointPlayer20.exe → chương trình hỏi This will install Swiff Point Player. Do you wish to continue ? → bạn click Yes. Tiếp tục click Next → check vào ô I accept the agreement → click Next → Next → Next → Install → bỏ dấu check của mục Display Help Page (recommended) → click Finish.
b). Sử dụng:
Trong bài Powerpoint, vào menu Insert → chọn Flash Movie… → chọn file muốn đưa vào bài và nhấn Insert.
kéo các nút điều chỉnh.
Chèn biểu thức toán học
Trường hợp đơn giản thường dùng:
Chỉ số dưới (Ctrl + “=”). Ví dụ: H2O, …
Chỉ số trên (Ctrl + Shift + “=”). Ví dụ: x2 + 3y, … Có nhiều cách để chèn biểu thức toán học.
Cách 1: Dùng MS EQ 3.0
Cài đặt: Nếu bộ office 2003 được cài đặt đầy đủ thì sẽ có phần này. Nếu không thấy mục này trong hộp thoại Object, bạn bỏ đĩa Office 2003 vào và chạy file setup.exe.