CÔNG TÁC KẾ TỐN CƠNG NỢ PHẢI THU PHẢI TRẢ TẠI CƠNG TY TNHH MAI LINH THANH HĨA
3.1. Nhận xét về thực tr ng kế tốn cơng nợ phải thu, phải trả t i cơng ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa
3.1.1 . Ưu diểm
3.1.2.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của c ng ty đƣợc tổ chức chặt chẽ, khóa học và kh ng ngừng đổi mới và hoàn thiện để kịp thời đáp ứng yêu cầu của Ban quản trị c ng ty, đáp ứng nhu cầu thị trƣờng, cung cấp th ng tin một cách kịp thời nhất.
Việc phân c ng, phân nhiệm vụ cho từng cá nhân trong c ng ty rõ ràng, cụ thể tạo sự nỗ lực trong c ng việc. Các nhân viên kế tốn có trình độ nghiệp vụ, năng lực, nhiệt tình, đƣợc bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong c ng việc đƣợc giao, góp phần tích cực vào hiệu quả c ng tác tài chính kế tốn của cơng ty. cơng ty sử dụng Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS
3.1.1.2 ề chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Mai Linh sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc ytheo quy định của bộ tài chính ban hành.các chúng từ trong qus trình sử dụng đƣợc kiểm tra liên tục , c ng việc luân chuyển chứng từ giữ kế toán và các bộ phận liên quan đƣợc phối hợp chặt chẽ,giúp cho c ng tác hạch tốn đƣợc chính xác.
Về chứng từ kế tốn , c ng ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ,do đó phù hợp với đặc điểm của c ng ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán c ng nợ tại c ng ty tƣơng đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản c ng nợ theo từng đối tƣợng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trƣớc, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, nhƣ vậy giảm đƣợc rất nhiều việc ghi chép vào sổ cái, vì vậy nhìn sổ cacis kh ng bị rối.
3.1.1.3. ề kế tốn các khoản phải thu khách hàng
Cơng tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Mai Linh đã đƣơc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.c ng ty đã thƣc hiện đƣơic những điếu sau:
C ng ty phải thƣờng xuyên kiểm tra đ n đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dƣa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thƣờng xun hợăc có số dƣ lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số c n nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trƣờng hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan nhƣ biên bản đối chiếu c ng nợ, biên bản bù trừ c ng nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dƣ nợ.
- C ng ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh tốn từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải đƣợc phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tƣ, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tƣợng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
tình hình tài chính của doanh nghiệp.
3.1.1.4. ề kế toán các khoản phải trả
- Công ty TNHH Mai Linh đã phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh tốn từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối nămVề việc quản lý c ng nợ, do đặc điểm hoạt động của c ng ty là sản xuất và thƣơng mại dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tƣơng đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì c ng ty cũng cần một lƣợng vốn lớn mà nguồn vốn c ng ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song c ng ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì đƣợc khả năng chi trả nợ. Thực tế c ng ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay v ng vốn nhanh bằng các hình thức nhƣ bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh tốn 50% doanh thu hợp đồ
- Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- Kế toán nợ phải trả ngƣời bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
3.1.2. Những mặt h n chế
Dƣới đây chỉ là một và đánh giá mang tính khách quan so với lý thuyết đã đƣợc học. Những tồn tại trong c ng tác kế toán c ng nợ ở c ng ty là các sổ chi tiết chƣa thể hiện rõ đƣợc thời hạn thanh toán, chiết khấu,…và c n chƣa theo dõi chi tiết cụ thể các khoản phải trả. Với mong muốn góp phần làm cho c ng tác kế tốn c ng nợ của c ng ty có hiệu quả hơn, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả một các chính xác về thời gian và giá trị, đề tài đƣa ra một số hoàn thiện.sau đây là chi tiêt những hạn chế trong c ng nợ của Công ty TNHH Mai Linh.
3.1.2.1. Cơng tác kế tốn nợ phải thu
Trên sổ chi tiết tạm ứng chƣa có thời hạn thanh toán. C ng ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân kh ng phù hợp với c ng dụng TK 141
thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh tốn, thời hạn chiết khấu.
Chƣa có sổ theo dõi riêng cho TK 3387 – doanh thu chƣa thực hiện
Đối với khách hàng là ngƣời bán nƣớc ngoài c ng ty kh ng sử dụng sổ theo dõi ngƣời bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi nhƣ khách hàng trong nƣớc.
Các khoản phải thu phải trả phải c ng ty kh ng phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC.
Trên thực tế kh ng phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khoản nợ phải thu khó đ i hoặc kh ng đ i đƣợc là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống. Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, Kế tốn ghi nhận trƣớc khoản nợ kh ng có khả năng thu hồi bằng cách lập dự ph ng phải thu khó đ i. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dƣ trên tài khoản qua các năm lớn mà c ng ty kh ng lập dự ph ng nợ phải thu khó đ i
3.1.2.2 ế tốn cơng nợ phải trả
Về việc trích lập các khoản bảo hiểm theo quy định áp dụng từ ngày 01/01/2009 là 27% ( BHXH 20%, BHYT 3%, KPCĐ 2%, BHTN 2%) nhƣng trên thực tế c ng ty chỉ trích 25%.
Kế toán kh ng mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn sổ chi tiết các khoản phải thu chƣa theo dõi đƣợc các khoản nợ đó c n trong thời hạn thanh tốn hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
3.2. Các đề xuất kiến nghị nhằm ho n thiện cơng tác kế tốn cơng nợ phải thu t i công t TNHH Mai Linh Thanh Hóa
3.2.1. Đối với nợ phải thu
Cơ sở và mẫu sổ hồn thiện kế tốn tạm ứng
Đối với khoản tạm ứng cần phải theo dõi thời hạn thanh toán để tránh việc lạm dụng vốn c ng ty, dùng vốn sai mục đích. Nhƣ vậy trên sổ chi tiết cần có thêm cột thời hạn thanh tốn. Khi c ng việc tạm ứng hồn thành thì ngƣời nhận
Nếu nhân viên nào thực hiện kh ng đúng quy định thì có thể khiển trách hoặc phạt tiền.
Về tài khoản kế toán: C ng ty sử dụng TK 1411 - Tạm ứng cá nhân là kh ng phù hợp với c ng dụng tài khoản. Khi c ng nhân viên tạm ứng lƣơng thì kh ng theo dõi vào TK 141 mà phải theo dõi trên TK 334 sẽ thế hiện trên bảng thanh toán lƣơng
C ng ty nên có bảng tạm ứng tùy theo mục đích tạm ứng để quy định thời hạn tạm ứng đối với các lần tạm ứng
STT hoản t m ứng Thời h n thanh toán
1 Tạm ứng mua vật tƣ, hàng hóa 10 ngày
2 Tạm ứng đi c ng tác 5 ngày
3 Tạm ứng các c ng việc khác … ngày
Mẫu sổ: Sổ chi tiết Tạm ứng Tên nhân viên: nguyễn thị thức
Đơn vi:C ng ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời h n thanh toán Ghi chú Số Ngày Nợ Có 098765 16/05 Tạm ứng mua vật tƣ 1412 15.000.000 5 ngày
3.2.1. Cơ sở và mẫu sổ hồn thiện kế tốn phải thu khách hàng
Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn đƣợc chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
Hiện nay c ng nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2012 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); năm 2012 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ).
Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhƣng c ng ty kh ng xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chƣa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện đƣợc số tiền mà khách hàng c n phải trả nợ c ng ty mà chƣa biết đƣợc khi nào khách hàng sẽ thanh tốn
C ng ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín nhƣ nếu khách hàng quen biết lâu năm thì c ng ty cho thời hạn tín dụng dài, c n khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhƣng điều này lại kh ng thể hiện lên sổ chi tiết c ng nợ mà chỉ lƣu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng nhƣ các khoản nợ kh ng có khả năng đ i để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng nhƣ đối với c ng ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tƣợng: Khách hàng
Đơn vi:C ng ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hƣng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC) Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Thời h n đƣợc chiết khấu Tình tr ng thanh tốn Ngày đến h n Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đƣa ra biện pháp quản lý c ng nợ phải thu nhƣ sau:
Thƣờng xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp th ng tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu c ng nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng đƣợc phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thƣờng xuyên hay kh ng thƣờng xuyên.
Cần phải trích lập các khoản dự ph ng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thƣ nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.
3.2. Cơ sở kế toán dự ph ng nợ phải thu khó đ i
niên độ kế tốn c ng ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đ i để ƣớc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế tốn. Số ƣớc tính trƣớc đƣợc gọi là khoản dự ph ng nợ phải thu khó đ i.
Theo Th ng tƣ 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hƣớng dẫn lập dự ph ng nợ phải thu khó đ i. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền c n nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ƣớc vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu c ng nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản kh ng có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý nhƣ một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đ i
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ƣớc vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chƣa đến thời hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết.
* Phƣơng pháp lập dự ph ng
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự ph ng nhƣ sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dƣới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dƣới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dƣới 3 năm - Đối với nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; ngƣời nợ mất tích, bỏ trốn hoặc bị cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án,.. thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất kh ng thu hồi đƣợc để trích lập dự ph ng.
3.2.2. Cơ sở v mẫu sổ v các phƣơng pháp ho n thiện nợ phải trả
3.2. Đối với các khoản v y
C ng ty nên thiết kế lại sổ chi tiết các khoản vay ngắn hạn thêm mục thời hạn nợ trong hạn hay quá hạn để biết đƣợc các khoản nợ đã gần đến hạn, nợ quá hạn để có kế hoạch trả nợ kịp thời kh ng lâm vào tình trạng mất khả năng thanh tốn hoặc đối với các khoản vay ngắn hạn nếu quá hạn trả sẽ bị phạt theo hợp đồng quy định. Cuối niên độ phải theo dõi trên các khế ƣớc vay nợ vay xác định những khoản nợ đến hạn trả.
Mẫu sổ theo dõi TK311 – chi tiết theo từng Ngân hàng.
Ngân hàng phát triển Nhà TP. Hồ Chí Minh ( Khế ước 006/09)
Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền Tình tr ng thanh tốn Ngày đến h n Ghi chú Ngày Số Nợ Có 02/03 UNC- 001 Vay thanh tốn tiền hàng 331 120.000.000 Chƣa thanh toán 02/12 …
3.2. Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương
- Đối với kế tốn lƣơng thì thực tế tại c ng ty chỉ sử dụng TK3341 tập hợp lƣơng phải trả cho ngƣời lao động, c ng ty nên tách ra Tk3341- Phải trả c ng nhân viên; TK 3348 phải trả ngƣời lao động khác. Vì c ng ty lắp đặt các c ng trình ở xa nên việc th ngồi lao động là nhiều và khoản phải trả đó nên đƣợc theo dõi riêng trên TK 3348
- Đối với các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN thì c ng ty cần phải