Sơ đồ 3 .2 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ tiền lƣơng
2.2 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
19
Phịng tƣ vấn kế tốn và thuế: Cung cấp dịch vụ tƣ vấn kế tốn-thuế, tính lƣơng,
tổng vụ.
+ Kế toán – thuế (Lập báo cáo, duyệt báo cáo, báo cáo hang tháng, PIT cho ngƣời Nhật, VAT, CIT, FCT, Thuế quốc tế, Chuyển giá).
+ Báo cáo hợp nhất (Hỗ trợ hàng tháng, quý theo phƣơng thức Nhật Bản).
+ Kế toán quản trị (Cắt giảm giá thành, lập sổ sách theo mẫu của Nhật, Báo cáo cổ đông).
+ Duyệt và sắp xếp kiểm tốn theo quy định.
+ Lƣơng: tính lƣơng, bảo hiểm xã hội.
+ Hỗ trợ hành chính – nhân sự: Hỗ trợ và quản lý chi phí các loạt, giấy nợ...
Phòng Thành Lập: Hỗ trợ cung cấp thông tin, làm thủ tục các bƣớc thành lập
doanh nghiệp tại Việt Nam.
Phịng Kết Nối doanh nghiệp:
+ Tìm kiếm các doanh nghiệp Việt Nam tiềm năng, đặt cuộc hẹn và cùng đi hỗ trợ, ký kết hợp đồng.
+ Điều tra đối tác chiến lƣợc là các doanh nghiệp tại Việt Nam.
+ Hỗ trợ thơng dịch chun nghiệp, bố trí xe đi lại.
+ Hỗ trợ điều tra và thu thập thơng tin.
Phịng tƣ vấn nhân sự: BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH GIÁM ĐỐC CHI NHÁNH PHỊNG TƢ VẤN KẾ TỐN VÀ THUẾ PHỊNG THÀNH LẬP PHỊNG KINH DOANH PHÒNG KẾ NỐI DOANH NGHIỆP PHÒNG TƢ VẤN LUẬT PHÒNG TƢ VẤN NHÂN SỰ PHÒNG QUẢN TRỊ - NHÂN SỰ BỘ PHẬN NHÂN SỰ PHỊNG KẾ TỐN
20
+ Tƣ vấn tuyển dụng nhân sự: hợp đồng lao động, nội quy lao động, Bảo hiểm xã hội.
Phòng pháp luât: Tƣ vấn – Thảo luận pháp luật, Cung cấp thông tin, Hợp đồng
(đƣợc hỗ trợ bởi ngƣời am hiểu luật Việt Nam và Nhật Bản).
+ Luật chung về doanh nghiệp-hợp đồng.
+ Tài chính.
+ Mua bán và sát nhập.
+ Tài sản trí tuệ.
+ Dự án hợp tác đối ngoại.
Ban lãnh đạo cơng ty đều là những ngƣời có năng lực, kinh nghiệm và tuổi nghề cao trong lĩnh vựa cung cấp dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó, cơng ty cũng có đội ngũ cán bộ cơng nhân viên có trình độ và giỏi về chun mơn, nghiệp vụ.
Giám đốc chi nhánh: Là ngƣời do tổng công ty đề cử, trực tiếp quản lý và chỉ đạo
các phòng ban của chi nhánh cơng ty.
Phịng tƣ vấn kế tốn và thuế:
+ Gồm 3 bộ phận do các quản lý Nhật đứng đầu với quyền hành ngang nhau. Mỗi bộ phận sẽ có 1, 2 nhóm nhỏ (tùy bộ phận). Trong mỗi nhóm nhỏ sẽ có từ 5-10 ngƣời tùy theo quy mơ và tính chất của từng bộ phận.
+ Trƣởng bộ phận: là những nhân viên ngƣời Nhật Bản có trình độ chun mơn cao, có bằng CPA Nhật với hơn 3-4 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán và thuế của Việt Nam. Chịu trách nhiệm phân công công việc, giám sát, kiểm tra tiến độ hồn thành cơng việc, chất lƣợng sản phẩm cuối cùng, quản lý các nhóm nhỏ của mình. Đồng thời, có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động của phòng ban đến giám đốc chi nhánh.
+ Trƣởng nhóm: là những nhân viên có bằng CPA Việt Nam hoặc có hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và thuế. Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các thành viên, phân công công việc cho từng thành viên, giám sát kiểm tra và đánh giá công việc của các thành viên trong nhóm. Đồng thời báo cáo tiến độ công việc, giải đáp thắc mắc, gửi kết quả công việc đến quản lý bộ phận.
+ Thành viên trong nhóm gồm những nhân viên có bằng trình độ đại học chuyên ngành kinh tế, đƣợc phân chia theo các cấp tùy thuộc vào số năm kinh nghiệm làm việc. Các nhân viên có ở cấp cao hơn sẽ trực tiếp hƣớng dẫn công việc cho các nhân viên cấp thấp và giám sát công việc, và đảm nhận công việc đƣợc giao từ trƣởng nhóm.
Phịng thành lập, phịng kinh doanh, kết nối doanh nghiệp, tƣ vấn nhân sự, tƣ
vấn luật: Chịu sự quản lý trực tiếp từ giám đốc chi nhánh. Mỗi phòng ban do nhân
viên ngƣời Nhật Bản đứng đầu có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực liên quan trực tiếp chỉ đạo, giám sát, phân công công việc cho các nhân viên khác đồng thời báo cáo kết quả công việc đến giám đốc chi nhánh.
21
Phịng kế tốn: Gồm các nhân viên có kinh nghiệm trong kế toán. Đứng đầu bộ
phận là kế tốn trƣởng có trách nhiệm thực hiện các cơng việc liên quan đến kế tốn và thực hiện các chỉ dẫn từ Giám đốc chi nhánh. Các nhân viên cịn lại có trách nhiệm thực hiện công việc theo từng phần hành của mình dƣới sự giám sát của kế tốn trƣởng.
Phòng quản trị-nhân sự: Chịu sự quản lý từ giám đốc chi nhánh. Trong phòng
Quản trị - nhân sự chia ra 2 bộ phận chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ trƣởng phòng quản lý – nhân sự đó là bộ phận hành chính và nhân sự.
+ Bộ phận hành chính: Gồm các nhân viên thông thạo tiếng Nhật nhận lệnh trực
tiếp từ trƣởng phòng Quản trị - nhân sự. Có trách nhiệm ban hành quy định, quy chế của công ty, theo dõi quản lý công cụ dụng cụ đồ dùng văn phịng của cơng ty, quản lý các cơng việc hành chính liên quan.
+ Bộ phận nhân sự: Chịu sự trực tiếp từ quản lý của trƣởng phòng Quản trị - nhân
sự, quản lý nguời lao động, tuyển dụng nhân sự cho công ty, làm hợp đồng lao động.
2.3 TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY 2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán của Cơng ty theo hình thức tập chung chuyên sâu mỗi ngƣời trong phòng kế tốn đƣợc phân cơng phụ trách một cơng việc nhất định, do vậy công tác kế tốn Phịng kế tốn tại chi nhánh Cơng ty là tƣơng đối hồn chỉnh, hoạt động khơng bị chồng chéo lên nhau. Bộ phận kế toán của cơng ty có 5 ngƣời trong đó có 1 kế tốn trƣởng, 3 kế tốn viên và 1 thủ quỹ.
Kế toán trƣởng:
+ Tổ chức công tác kế tốn, cơng tác thống kê phù hợp với hoạt động của công ty.
+ Lập kế hoạch thu chi tài chính, tổ chức thanh tốn, trích lập và sử dụng các quỹ của cơng ty, báo cáo tài chính.
KẾ TỐN TRƢỞNG THỦ QUỸ KẾ TỐN TIỀN KẾ TỐN CƠNG NỢ KẾ TỐN LƢƠNG
22
+ Chịch trách nhiệm quan hệ trực tiếp với các phịng ban cơng ty.
+ Chịu trách nhiệm về báo cáo kê tốn và báo cáo tài chính.
Kế tốn cơng nợ:
+ Chịu trách nhiệm lập hóa đơn, phiếu nợ, liên hệ khách hàng.
+ Theo dõi các khoản nợ phải thu, nợ phải trả đối với khách hàng và nhà cung cấp.
Kế toán lƣơng:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lƣợng và chất lƣợng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
+ Tính tốn chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp phải trả cho ngƣời lao động.
+ Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lƣơng, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
+ Tính tốn và phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng các khoản tiền lƣơng, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Lập báo cáo về lao động, tiền lƣơng , BHXH, BHYT, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lƣơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kế toán tiền:
+ Hạch toán các nghiệp vụ liên đế thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
+ Hạch tốn các chi phí hoạt động kinh doanh.
+ Kiểm tra chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.
+ Cuối tháng đối chiếu với sỗ quỹ và ký xác nhận.
+ Vay nợ ngân hàng.
Thủ quỹ:
+ Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thƣờng những mất mát này. Đảm bảo số dƣ tiền mặt tại quỹ luôn luôn khớp với số dƣ trên tài khoản sổ quỹ.
+ Thực hiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng nhƣ: rút tiền về quỹ, nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng, lấy sổ phụ, nộp thuế vào ngân sách nhà nƣớc.
+ Chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ, văn bản kèm theo và có phê duyệt của ngƣời có thẩm quyền là giám đốc chi nhánh, ngƣời đƣợc uỷ quyền và kế toán trƣởng.
+ Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản thu chi từ quỹ tiền mặt vào sổ quỹ tiền mặt.
+ Thực hiện kiểm quỹ hàng ngày và đảm bảo số dƣ tiền mặt tại quỹ khớp với số dƣ trên sổ quỹ.
23 + Có trách nhiệm chuyển cho kế toán viên phiếu chi/phiếu thu và các chứng từ đi kèm cho các nghiệp vụ thanh toán từ quỹ (ngay khi phát sinh) để kế tốn viên kịp thời hạch tốn các khoản chi phí đó vào sổ cái một cách đầy đủ và chính xác.
+ Hỗ trợ kế tốn viên trong việc in ấn, đóng sổ.
2.3.2 Một số chính sách kế toán:
Chế độ kế toán: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo thông tƣ 200/2014/TT-
BTC ban hành vào ngày 22/12/2014.
Chi nhánh cơng ty hạch tốn độc lập.
Chính sách kế tốn áp dụng:
+ Kỳ kế toán: theo năm dƣơng lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ hạch tốn: Việt Nam Đồng.
+ Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, thuế suất 10%.
+ Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
+ Hình thức kế tốn áp dụng: Hình thức kế tốn trên máy tính.
+ Sổ kế toán sử dụng: sổ tổng hợp (nhật ký chung, sổ cái), sổ chi tiết tài khoản và chi tiết theo doanh thu.
HÌNH 2.1 HÌNH THỨC KẾ TỐN TẠI CÔNG TY
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Công việc hàng ngày:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP KẾ TOÁN CHỨNG TỪ CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
24 Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp Sổ Cái và các sổ kế tốn chi tiết liên quan.
Cơng việc cuối tháng:
Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) trên phần mềm Zeal và lập báo cáo tài chính bằng phần mềm Excel theo mẫu riêng của công ty. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trong kế tốn các khoản phải trả và các khoản trích theo lƣơng, kế tốn tính các khoản phải trả ngƣời lao động và khoản trích theo lƣơng bằng phần mềm excel. Về hạch toán, kế toán nhờ phần mềm Zeal hỗ trợ hạch toán bút toán tổng hợp vào phần mềm.
25
CHƢƠNG 3: CƠNG TÁC KẾ TỐN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƢỜI LAO ĐỘNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CƠNG TY ĐỐI TÁC MẶT TRỜI
TỒN CẦU A.I – CHI NHÁNH TP. HỒ CHÍ MINH
3.1 TỔNG QUAN VỀ LAO ĐỘNG, TIỀN LƢƠNG 3.1.1 Lao động, tiền lƣơng: 3.1.1 Lao động, tiền lƣơng:
3.1.1.1 Tình hình lao động:
Số lƣợng nhân viên:
Ngày 31 tháng 10 năm 2015, tại cơng ty có 98 ngƣời bao gồm cả nhân viên Việt Nam và nhân viên Nhật Bản.
BẢNG 3.1 BẢNG THỐNG KÊ NHÂN VIÊN
STT Phòng Số lƣợng lao động Tổng số Việt Nam Nhật Bản 1 Giám Đốc 0 1 1 2 Tƣ vấn thuế và kế toán 44 4 48 3 Thành Lập 5 1 6 4 Kinh doanh 5 1 6
5 Kế nối doanh nghiệp 7 2 9
6 Tƣ vấn nhân sự 5 3 8
7 Tƣ vấn Luật 8 2 10
8 Quản trị - Nhân sự 10 0 10
Tổng cộng 84 14 98
(Nguồn: Phịng nhân sự cơng ty)
Loại hợp đồng lao động đƣợc kí kết tại đơn vị:
+ Hợp đồng không xác định kỳ hạn: giám đốc chi nhánh, nhân viên cấp cao.
+ Hợp đồng có kỳ hạn 27 tháng: nhân viên junior.
26
3.1.1.2 Trình độ năng lực của ngƣời lao động
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của chi nhánh công ty là cung cấp dịch vụ tƣ vấn về kế toán thuế, luật pháp, nhân sự... Do vậy chi nhánh cơng ty địi hỏi tất cả mọi ngƣời đều phải có trình độ đại học.
Riêng những nhân viên cấp cao trong mỗi bộ phận yêu cầu có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực mình cơng ty đồng thời có các chứng chỉ bằng cấp nghề nghiệp uy tín nhƣ CPA Việt Nam, CPA Nhật Bản, Kế toán trƣởng, ...
3.1.1.3 Thời gian chi trả lƣơng và hình thức trả lƣơng:
Thời gian chi trả lƣơng: cơng ty tính lƣơng vào cuối mỗi tháng, thanh tốn lƣơng
vào ngày 15 của tháng sau.
Hình thức trả lƣơng: Thanh tốn qua tài khoản Vietcombank. 3.1.1.4 Hình thức tiền lƣơng và phƣơng pháp tính lƣơng:
Hình thức tiền lƣơng: theo thời gian làm việc (tháng, ngày, giờ).
Phƣơng pháp tính lƣơng:
Tiền lƣơng thực nhận hàng tháng = Tiền lƣơng tháng + Tiền lƣơng làm thêm giờ + các khoản trợ cấp từ cơ quan BHXH – Các khoản trích theo lƣơng.
Tiền lƣơng tháng:
Trong đó:
+ Tiền lƣơng trên HĐLĐ = Lƣơng cơ bản + Phụ cấp vị trí + Thƣởng hàng tháng.
- Lƣơng cơ bản: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chuyên môn của mỗi nhân viên trong công ty và đƣợc quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên.
- Phụ cấp vị trí: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chun mơn của mỗi nhân viên trong công ty và đƣợc quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên.
- Thƣởng hàng tháng: Đƣợc chia theo nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên trong công ty và quy định rõ trên hợp đồng lao động của mỗi nhân viên. Sau một thời gian, khoản tiền thƣởng này sẽ đƣợc tăng lên.
+ Số ngày làm việc trong tháng: số ngày làm việc trong 1 tháng trừ đi thứ 7, chủ nhật, dao động từ 21 đến 23 ngày.
+ Số ngày làm việc thực tế trong tháng: số ngày nhân viên đi làm thực tế trong tháng.
27 Đối tƣợng đƣợc tính: nhân viên làm thêm giờ với khách hàng.
Thủ tục: đơn xác nhận làm thêm ngoài giờ có chữ kí ngƣời lập, quản lý nhóm hoặc trƣởng bộ phận.
+ Vào ngày thƣờng bằng 150% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng:
+ Vào ngày nghỉ hằng tuần bằng 200% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng:
+ Vào ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ có hƣởng lƣơng, bằng 300% tiền lƣơng giờ hay tiền lƣơng ngày tƣơng ứng chƣa kể tiền lƣơng ngày lễ, ngày nghỉ có hƣởng lƣơng đối với ngƣời lao động hƣởng lƣơng ngày.
Trong đó:
+ Tiền lƣơng một ngày: Là tiền lƣơng thực trả cho một ngày làm việc.
+ Tiền lƣơng một giờ: Là tiền lƣơng thực trả cho một giờ làm việc, 8 giờ/ngày
Các khoản trợ cấp từ cơ quan BHXH: Là các khoản trợ cấp ốm đau, thai sản, nghĩ dƣỡng sức mà ngƣời lao động đƣợc nhận từ cơ quan BHXH.
Các khoản trích theo lƣơng: gồm BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đƣợc trích