1.2 .1Vai trị của kiểm tốn dự án
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kiểm tốn tại Cơng ty Hợp danh Kiểm toán vàTư
2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm tốn. Hồ sơ kiểm tốn bao gồm các thơng tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán được thực hiện theo đúng Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và RSM. Tài liệu trong hồ sơ kiểm tốn được trình bày trên giấy và kèm theo một bản lưu trữ trên máy tính. Hồ sơ kiểm tốn thường được phân làm hai loại chính: Hồ sơ kiểm tốn chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung là hồ sơ chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính. Cụ thể hồ sơ kiểm tốn chung bao gồm: Tên và số liệu hồ sơ; các thông tin chung về khách hàng; các tài liệu về thuế; các tài liệu về nhân sự; các tài liệu về kế toán; các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời gian dài và các tài liệu khác…Hồ sơ kiểm toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu trên.
Hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm tốn một năm tài chính. Hồ sơ kiểm tốn năm chia thành hai phần chính: Phần “ Front of the file” và phần “ Back of the file”.
Phần 1“ Front of the file” gồm:
A. Những bằng chứng về cơng tác quản lý kiểm tốn
Thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét hồ sơ kiểm toán
Bảng câu hỏi kiểm soát kiểm toán.
Các quyết định của kiểm toán viên về các vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thường cùng với những thủ tục mà kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó
Danh sách các điều chỉnh
Phân tích của kiểm tốn viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số dư tài khoản.
Những phân tích về các tỷ lệ, xu hướng quan trọng đối với tình hình hoạt động của khách hàng.
Bản giải trình của Ban giám đốc
Thư quản lý
Biên bản Hội đồng quản trị
B. Báo cáo tài chính của khách hàng C. Thư từ liên lạc
Hợp đồng kiểm toán
Thư hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…
D. Tài liệu phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch kiểm tốn
Những tài liệu thu thập về lĩnh vực kinh doanh của kháchh hàng, hệ thống kiểm sốt nội bộ, hệ thống kế tốn, hệ thống thơng tin …
Những ước tính ban đầu của kiểm toán viên về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, và các đánh giá trọng yếu khác.
Những bằng chứng về kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm tốn chi tiết, chương trình làm việc…
E. Chương trình kiểm tốn chuẩn:
Đánh giá về “hoạt động liên tục”
Các giao dịch giữa khách hàng với bên có liên quan
Cân nhắc các hành vi có thể là phạm pháp thông qua việc đối chiếu với các quy định và pháp luật có liên quan
Các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán.
Đánh giá rủi ro gian lận
Danh sách kiểm tra liên quan đến thuế
F. Hệ thống chú thích (system note)
Lưu đồ chức năng của các chu trình, đưa ra đánh giá về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát…
Các bằng chứng thu thập và đánh giá về công việc kiểm soát nội bộ, đưa ra đối với từng chu trình chính như: chu trình bán hàng thu tiền, mua hàng và thanh toán, hàng tồn kho, tiền lương-nhân viên, tài sản cố định, đầu tư, tiền, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh...
Phần 2:“Back of the file”
Các bằng chứng thu thập được thông qua các trắc nghiệm độ vững chãi qua từng chu trình: chu trình bán hàng thu tiền, mua hàng và thanh toán, hàng tồn kho, tiền lương-nhân viên, tài sản cố định, đầu tư, tiền, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…
Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với qui định chung của pháp luật về bảo quản,
lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng công ty kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán được sắp xếp, lưu giữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ, quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của công ty. Trường hợp cơng ty có các chi nhánh, hồ sơ kiểm tốn được lưu tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán.