Các cấp quản lý của công ty cổ phần Vận tải Biển Bắc

Phần I Tổng quan về vận tải biển

2.3. Cơ cấu các phịng ban và chức năng cơ bản cơng ty cổ phần vận tải Biển Bắc

2.3.2. Các cấp quản lý của công ty cổ phần Vận tải Biển Bắc

 Đại hội đồng cổ đơng là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Nosco, quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Điều lệ Nosco và Pháp luật liên quan quy định. Đại hội đồng cổ đơng có các quyền: thơng qua, sửa đổi, bổ sung Điều lệ; thông qua kế hoạch phát triển Công ty, thông qua Báo cáo Tài chính hàng năm, báo cáo của HĐQT, Ban kiểm soát và của Kiểm toán viên; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Thành viên HĐQT, Ban kiểm soát và các quyền khác được quy định tại Điều lệ Công ty.

 Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Nosco, có tồn quyền nhân danh Nosco để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Nosco, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đơng. HĐQT có các quyền như: quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty; quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Công ty trên cơ sở các mục đích chiến lược do ĐHĐCĐ thơng qua; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng Giám đốc; kiến nghị sửa đổi bổ sung Điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm, Báo cáo tài chính, quyết tốn năm, phương án phân phối lợi nhuận và phương hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm trình ĐHĐCĐ; và các quyền khác được quy định tại Điều lệ.

 Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Ban kiểm sốt chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và Pháp luật về những công việc

thực hiện theo quyền và nghĩa vụ như: kiểm tra sổ sách kế tốn và các Báo cáo tài chính của Cơng ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Cơng ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT; trình ĐHĐCĐ báo cáo thẩm tra các báo cáo tài chính của Cơng ty, đồng thời có quyền trình bày ý kiến độc lập của mình về kết quả thẩm tra các vấn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh, hoạt động của HĐQT và Ban Tổng Giám đốc; và các quyền khác được quy định tại Điều lệ.

 Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc là người đại diện theo Pháp luật của Cơng ty có quyền: tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nghị quyết của ĐHĐCĐ, quyết định của HĐQT, Điều lệ Công ty và tuân thủ Pháp luật; xây dựng và trình HĐQT các quy chế quản lý điều hành nội bộ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty; đề nghị HĐQT quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với Phó Tổng giám đốc, Kế tốn trưởng; ký kết, thực hiện các hợp đồng theo quy định của Pháp luật; báo cáo HĐQT về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ, HĐQT và Pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty; thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua và

các nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ.

2.3.3. Các phòng ban chức năng

Hiện tại, Cơng ty có 10 phịng ban quản lý bao gồm: Văn phòng HĐQT; Văn phòng TGĐ; Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao Động; Phịng Kinh tế - Đối ngoại; Phịng Tài chính - Kế tốn; Phịng vật tư; Phịng Kỹ thuật; Phịng Đóng mới; Phịng An tồn và Văn phịng Đảng ủy – Cơng đồn. Các phịng ban quản lý đặt tại trụ sở chính của Cơng ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động kinh doanh của tồn Cơng ty và có các Trưởng, Phó phịng trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nhiệm vụ trên. Chức năng cụ thể của các phòng ban này như sau:

Văn phòng Hội đồng quản trị

Văn phòng Hội đồng quản trị có nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT và Ban TGĐ về những công việc liên quan đến cổ phần, như: quan hệ cổ đông, tập hợp tài liệu chuẩn bị ĐHCĐ, làm các thủ tục tăng vốn, phụ trách trang web của Công ty và quan hệ cơng chúng... Ngồi ra, Văn phịng HĐQT cịn thực hiện các cơng việc khác theo chỉ đạo của HĐQT và Tổng giám đốc.

Văn Phòng Tổng Giám Đốc

Văn phòng tổng giám đốc là bộ phận tham mưu, tư vấn cho tổng giám đốc ra quyết định, quyết sách. Thu thập thơng tin của tồn cơng ty để cùng ban giám đốc và các phòng ban khác, các chi nhánh xí nghiệp lập kế hoạch sản xuất, đồng thời giám sát quá trình thực hiện cơng việc của tồn cơng ty để báo cáo với ban

giám đốc.

Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động

Là bộ phận chức năng chuyên tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương sao cho hợp lý có hiệu quả cao nhất. Thừa lệnh Tổng giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các doanh nghiệp thành viên thực hiện chế độ chính sách, quy định của Nhà nước trong lĩnh vực công tác tổ chức, cán bộ và lao động.

Phịng Tài chính - Kế tốn

Là phịng có chức năng quản lý điều động nguồn vốn, tài sản cơng ty, giám sát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua báo cáo, số liệu tài chính, đồng thời lập bảng kế tốn, tài chính để tham mưu cho ban giám đốc ra quyết định và định hướng cho hoạt động của cơng ty góp phần vào lập kế hoạch hồn chỉnh của cơng ty trong tương lai.

Phịng Kinh tế – Đối ngoại

Là phòng tham mưu, giúp việc cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kế hoạch, thống kê, đầu tư phát triển của Công ty, lĩnh vực quan hệ với đối tác bên ngồi, tìm kiếm các nguồn đầu tư trong và ngồi nước phục vụ cho mục đích phát triển của Cơng ty; hướng dẫn các đơn vị trực thuộc triển khai các công tác nêu trên và chịu trách nhiệm đảm bảo công tác kế hoạch, đầu tư của Công ty được thực hiện theo đúng định hướng, chủ trương, chính sách của Nhà nước quy định.

Phịng Vật tư

liệu,...cho đội tàu của Công ty theo đúng định mức kỹ thuật; theo dõi cơng tác đóng mới đội tàu của Cơng ty theo đúng dự án được duyệt; tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong công tác quản lý, cấp phát vật tư và đóng mới.

Phịng Kỹ thuật

Là phịng phụ trách về kỹ thuật đội tàu và các phương tiện, thiết bị do Công ty quản lý; trực tiếp quản lý, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm về kỹ thuật, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa phục vụ khai thác kinh doanh vận tải đạt kết quả cao nhất.

Phịng Pháp chế - An tồn

Là phịng tham mưu về cơng tác An toàn cho HĐQT và Tổng giám đốc Công ty trong việc quản lý, tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh; bảo vệ an ninh trật tự, PCCC, PCBL, phòng chống tệ nạn xã hội. Đồng thời, hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về an toàn đối với các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng trong việc thực hiện các phần việc liên quan đến nhiệm vụ được giao.

Phịng Đóng mới

Phịng Đóng mới có chức năng tham mưu giúp HĐQT và Tổng giám đốc về cơng tác quản lý, đóng mới tàu biển theo đúng yêu cầu kỹ thuật và dự án được duyệt; chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác đóng mới và nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến phục vụ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty... và là đơn vị tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong cơng tác đóng mới.

Văn phịng Đảng ủy – Cơng đồn

Cơng ty chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, Cơng đồn và có nhiệm vụ: làm nghiệp vụ chun trách cơng tác Đảng và cơng tác Đồn Công ty; tham mưu, triển khai, chỉ đạo thực hiện công việc của Đảng ủy và Cơng đồn Cơng ty hoạt động theo đúng điều lệ Đảng, Luật Cơng đồn, Điều lệ Cơng đồn Việt Nam và các văn bản hướng dẫn của tổ chức Đảng và tổ chức Cơng đồn cấp trên. Ngồi ra, văn phịng Đảng ủy – Cơng đồn cịn thực hiện các công việc phát sinh khác do Đảng ủy và Cơng đồn Cơng ty giao.

2.4. M t s v trí làm vi c đi n hình và nhi m vộ ố ị ệ ể ệ ụ

2.4.1. Nhân viên bán hàng (Sale)

Trong bán hàng hoặc kinh doanh, Sale là một bộ phận cực kì quan trọng trong bất kì doanh nghiệp hay bất kì hoạt động kinh doanh nào. Để một sản phẩm đến tay khách hàng, ngoài nhu cầu và hành vi mua hàng cơ bản từ người mua, doanh nghiệp cũng cần phải sale (bán hàng) để thu về các giá trị lợi nhuận nhất định.

Sale là một cơng việc địi hỏi năng lực giao tiếp, đàm phán và thuyết phục của ứng viên. Với sự phát triển của cơng nghệ số và nhiều mơ hình kinh doanh ra đời hiện nay, nhu cầu tìm kiếm nhân viên Sale ở nhiều cơng ty, doanh nghiệp là cực kì cao. Tình trạng khan hiếm nhân lực ngành Sale chưa bao giờ giảm đi.

Bộ phận Sale hay các nhân viên Sale có đặc thù là ln tiếp xúc với khách hàng, luôn phải biết cách làm thể nào để tiếp cận và thúc đẩy hành vi mua hàng

nhiều nhất.

 Nhiệm vụ chính của nhân viên bán hàng

- Nắm vững các thơng tin về sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp như : các mã hàng sản phẩm, nguồn gốc, kiểu dáng, cách sử dụng…

- Quan sát, hướng dẫn tư vấn cho khách về dịch vụ khi cần thiết, giúp khách lựa chọn được các sản phẩm phù hợp. Theo dõi tốc độ tiêu thu hàng hóa và báo cáo

- Nghiên cứu thị trường / Tìm hiểu phân khúc thị trường: Tìm hiểu xem trên thị trường có những nhóm đối tượng nào nhiều khả năng sẽ trở thành khách hàng của mình, lên chiến lược chinh phục cũng như cách thu hút các nhóm đối tượng đó.

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Lên danh sách những cá nhân hay tổ chức dược cho là có khả năng sử dụng dịch vụ. Gặp gỡ hoặc gọi điện liên hệ giới thiệu cho khách hàng về công ty, chào bán sản phẩm dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn, giúp khách tiếp cận được các dịch vụ.

- Báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng.

- Kiểm kê hàng hố: Nộp hóa đơn bán hàng hằng ngày. Kiểm hàng, bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hỗ trợ kinh doanh.

- Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên. - Soạn thảo văn Ƅản, Hợp đồng vận chuyển;

- Tiếc xúc với các hãng tàu;

- Ƥhối hợp với các nhân viên nghiệp vụ khác để hồn tất cơng việc dưới sự chỉ đạo củɑ lãnh đạo đơn vị.

 Những vị trí sale phổ biến - Sales Forwarder/Sales hãng tàu

Forwarder chào bán cước (freight) và dịch vụ all in (trucking nội địa, hun trùng, kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép, dịch vụ chuyên ngành…) cho các công ty xuất (shipper hàng xuất) và nhập khẩu (consignee hàng nhập) và gửi báo giá, chốt đạt target đề ra.

- Sales Lines thì thường chào bán cho Forwarder hoặc NVOCC, cũng có thể chào trực tiếp Direct shipper/consignee (nhưng khơng nhiều, thường Lines chỉ chào cho Forwarder). Nhưng tùy lúc nếu không bán được hàng, Lines sẽ chào trực tiếp chủ hàng/consignee.

Làm việc với Lines/NVOCC check lịch tàu (frequency), giá cước (freight), phí (charges) và phụ phí (surcharges), space… để báo khách hàng, chịu áp lực phải cover đủ slots/chỉ tiêu doanh số với Lines thì mới có giá tốt. Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng (café, gặp tại cơng ty, giới thiệu…) Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để handle hàng trôi chảy, xử lý các vấn đề nếu có, cập nhật cho các chủ hàng/consignee.