2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Phịng kế tốn có vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty Vĩnh Thành Đạt, là phòng chức năng tham mƣu cho giám đốc các lĩnh vực:
- Cơng tác tài chính.
- Cơng tác kế tốn tài vụ.
- Cơng tác kiểm tốn nội bộ.
- Công tác quản lý tài sản.
- Cơng tác thanh tốn, quyết tốn các hợp đồng kinh tế.
- Kiểm soát chi phí hoạt động của cơng ty.
- Quản lý vốn, tài sản của công ty, tổ chức lãnh đạo cơng tác kế tốn trong tồn công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trƣởng Kế toán thanh Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng:
- Là ngƣời hƣớng dẫn, tổ chức các thành viên trong phịng kế tốn hạch tốn đúng quy định về chế độ kế toán hiện hành.
- Kiểm tra, giám sát việc ghi chép các nghiệp vụ xảy ra một cách trung thực và hợp lý.
- Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán theo quy định.
- Tổ chức bảo quản, lƣu trữ tài liệu kế toán.
- Tham mƣu cho giám đốc về hoạt dộng kinh doanh tài chính.
- Đôn đốc các khoản công nợ, các khoản phải thu, phải trả để đảm bảo và phát triển nguồn vốn.
Kế toán tổng hợp:
- Quản lý dữ liệu, xuất hóa đơn.
- Lập báo cáo lƣợng hàng hóa mua vào, bán ra.
- Cuối tháng, tập hợp số liệu trong bảng phân bổ chi phí, trích khấu hao tài sản, trích các khoản theo lƣơng, tính doanh thu và xác định kết quả kinh doanh,…. trình kế tốn trƣởng xét duyệt và trình giám đốc ký duyệt.
Kế toán thanh toán:
- Mở sổ theo dõi, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ của từng khách hàng.
- Kiểm tra, xác nhận về tiền thanh toán cho khách khi có u cầu.
- Giải trình về sổ sách và chứng từ có liên quan khi có u cầu kiểm tra cơng nợ và thanh tốn quyết tốn cơng nợ.
- Định kỳ, lập bảng đối chiếu cơng nợ với khách hàng.
Kế tốn bán hàng:
- Theo dõi, phản ánh, giám sát tình hình tiêu thụ.
- Ghi chép, phân loại kịp thời các hóa đơn bán hàng.
Thủ quỹ:
- Kiểm tra chứng từ thu chi tền mặt theo đúng quy định.
- Nộp tiền vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty để đảm bảo mức tồn quỹ an toàn.
- Lập báo cáo quỹ hằng ngày, kiểm kê định kỳ theo quy định.
2.1.3.2. Chính sách và hình thức kế tốn tại cơng ty:
Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty:
- Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam Đồng.
- Hàng tồn kho đƣợc xác định trên cơ sở giá gốc.
- Xác định trị giá hàng tồn kho bằng phƣơng pháp bình quân cuối kỳ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
- Tài sản cố định đƣợc thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế, đƣợc khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ƣớc tính.
- Công cụ dụng cụ đã đƣa vào sử dụng đƣợc phân bổ vào chi phí trong kỳ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng với thời gian phân bổ không quá 3 năm.
- Nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Nộp thuế TNDN với thuế suất 25% trên tổng thu nhập chịu thuế.
- Công ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Mỗi hình thức kế tốn đều có những ƣu, nhƣợc điểm khác nhau. Do đó, từng doanh nghiệp phải tổ chức, lựa chọn hình thức kế tốn cho hợp lý. Đối với cơng ty cổ phần thực phẩm Vĩnh Thành Đạt, doanh nghiệp đã sử dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ để áp dụng tại công ty.
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trƣớc khi ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, thuận tiện cho việc phân cơng và chun mơn hóa kế tốn. Tuy nhiên, do số lƣợng ghi chép nhiều, công việc kiểm tra, đối chiếu lại dồn vào cuối kỳ nên ảnh hƣởng đến thời gian lập báo cáo
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Ghi chú: ghi hằng ngày ghi định kỳ
quan hệ đối chiếu.
Chứng từ gốc
(Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho)
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Quy trình xử lý số liệu:
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán mua – bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết bán hàng. Cuối ngày, trên cơ sở sổ chi tiết, dữ liệu đƣợc máy tính tổng hợp vào bảng tổng hợp chi tiết bán hàng, từ chứng từ ghi sổ sẽ đƣợc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản liên quan. Cuối tháng, từ sổ cái tài khoản sẽ vào bảng cân đối tài khoản và từ bảng cân đối tài khoản và sổ tổng hợp chi tiết ghi vào hệ thống báo cáo tài chính.
Đặc biệt, do cơng ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng với sự trợ giúp của máy tính và phần mềm kế tốn nên cơng việc kế tốn hết sức đơn giản, ngƣời làm kế toán chỉ việc kiểm tra chứng từ và nhập chứng từ vào máy là máy sẽ tự động xử lý và ghi sổ kế tốn. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu vào máy tính. Ghi nợ và có các tài khoản liên quan chi tiết cho từng loại hàng hóa, từng khách hàng bằng cách vào mã hàng hóa, mã khách hàng mà cơng ty đã đặt trƣớc. Từ đó, máy sẽ tự dộng vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Cuối kỳ, kế toán chỉ cần vào phần hành Nghiệp vụ tổng hợp kết chuyển lãi, lỗ và in ra các sổ sách chứng từ
Hệ thống báo cáo, sổ sách, chứng từ
Báo cáo
- Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01-DNN
- Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: mẫu số B02-DNN
- Bảng thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09-DNN
- Bảng cân đối tài khoản: mẫu số F01-DNN
- Bảng lƣu chuyển tiền tệ: mẫu số B03-DNN
Sổ sách: gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết - Sổ kế toán tổng hợp: sổ cái
- Sổ kế toán chi tiết: sổ và thẻ kế toán chi tiết
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ
- Phiếu thu: mẫu số 01-TT
- Phiếu nhập kho: mẫu số 01-VT
- Phiếu xuất kho: mẫu số 02-VT
- Hóa đơn GTGT: mẫu số 01GTKL 3LL-01 ( hóa đơn đặt in)
- Bảng kê thu mua hàng nông sản, Chứng từ mua hàng
2.1.4. Tình hình kinh doanh cơng ty
Tình hình kinh doanh gần đây của công ty đƣợc thể hiện qua một số chỉ tiêu nhƣ sau:
Bảng 2.1: Tình hình kinh doanh cơng ty năm 2011-2012
Chỉ tiêu 2011 2012 So sánh Chênh lệch TL Doanh thu 229.834.755.312 232.060.581.466 2.225.826.154 0,97 CP 226.019.956.742 228.862.327.499 2.842.370.757 1,26 LN trƣớc thuế 3.814.798.570 3.198.253.967 (616.544.603) (16,16) Thuế TNDN 667.589.750 559.694.444 (107.895.306) (16,16) LN sau thuế 3.147.208.820 2.638.559.523 (508.649.297) (16,16)
(Nguồn số liệu từ phịng kế tốn)
Khi so sánh các chỉ tiêu năm 2011 và 2012 ta thấy doanh thu tuy có tăng nhƣng vẫn thấp hơn so với mức tăng của chi phí ( DT tăng 0,97 % trong khi CP tăng 1,26 % chênh lệch 0.29 %). Điều này dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm từ 3.147.208.820 xuống còn 2.638.559.523 tƣơng đƣơng với mức giảm 16,16 %.
Từ những số liệu trên ta thấy đƣợc cơng ty gặp khó khăn trong quản lý chi phí dẫn đến lợi nhuận kinh doanh giảm. Do đó, để có kết quả kinh doanh tốt hơn cơng ty cần có biện pháp cắt giảm chi phí để có thể nâng cao lợi nhuận. Trong tình hình kinh tế khó khăn, dịch bệnh gây ảnh hƣởng đến tâm lý ngƣời tiêu dùng, doanh nghiệp đã xây dựng một thƣơng hiệu trứng sạch và đảm bảo chất lƣợng, nguồn cung cấp trứng an toàn, đồng thời đã đƣa đƣợc thƣơng hiệu vào lòng ngƣời tiêu dùng.
2.2. Thức trạng công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
2.2.1. Các mặt hàng kinh doanh, phƣơng pháp bán hàng và hình thức
thanh tốn tại cơng ty
Là một trong những DN đi đầu trong cung cấp trứng sạch, công ty đã đa dạng hóa các sản phẩm kinh doanh để dáp ứng nhu cầu ngƣời tiêu dùng.
Bảng 2.2 : BẢNG KÊ MẶT HÀNG KINH DOANH CÔNG TY CP VĨNH THÀNH ĐẠT STT TÊN SẢN PHẨM 1 Trứng cút 2 Trứng gà 3 Trứng vịt 4 Trứng vịt bắc thảo 5 Trứng vịt lộn 6 Trứng vịt muối 7 Trứng gà so 8 Trứng vịt so 9 Trứng gà ta 10 Trứng gà ác 11 Trứng gà gộc 12 Trứng vịt gộc (Nguồn phịng kế tốn)
Các sản phẩm đƣợc đóng gói theo số lƣợng khác nhau phù hợp nhu cầu của khách hàng nhƣ hộp 4, hộp 6, hộp10, hộp 30, giỏ 30, …
Bên cạnh đa dạng các sản phẩm, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống phân phối ở các siêu thị và có những đối tác kinh doanh lâu dài trong nhiều năm. Sau khi ký hợp đồng cung cấp, công ty căn cứ theo hợp đồng xuất bán hàng hóa, bên mua nhận hàng chấp nhận thanh tốn, kế tốn xác nhận doanh thu. Cơng ty chủ yếu sử dụng hình thức thanh tốn chuyển khoản và tiền mặt.
Khi DN xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng và đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán phản ánh:
Doanh thu bán hàng
TK 511, 512 TK 111, 112, 331.. Doanh thu tính theo giá chƣa thuế
TK 333(1)
Thuế GTGT đầu ra
Hàng gửi đi bán
Xuất kho hàng hóa gửi đi bán
TK 156(1) TK 157 Trị giá thực tế xuất kho hàng gửi đi bán
Khi hàng hóa đã xác định tiêu thụ: phản ánh doanh thu bán hàng tương tự như trường hợp tiêu thụ trực tiếp, đồng thời kết chuyển giá vốn hàng gửi đi bán đã xác định tiêu thụ:
TK 157 TK 632 Trị giá thực tế hàng gửi đi bán
Chi phí vận chuyển liên quan đến q trình bán hàng:
TK 111,112,331… TK 641
Tổng tiền thanh toán Chi phí vận chuyển Thuế GTGT TK 133
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
- Chứng từ hạch tốn: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu thu, Phiếu xuất kho Giấy báo có
Các hợp đồng bán hàng
- Nghiệp vụ phát sinh:
Ngày 11/10/2013 Công ty TNHH TMDV Quốc Tế Big C Đồng Nai mua 15 hộp trứng gà so (hộp 10) đơn giá 21.500 đ, 9 hộp trứng vịt (hộp 6) đơn giá 18.600 đ, 10 hộp trứng gà loại 2 (hộp 10) đơn giá 23.000 đ, 19 hộp trứng vịt so (hộp 10) đơn giá 27.000đ, 8 hộp trứng cút ( hộp 30) đơn giá 20.400 đ, 15 hộp trứng gà ( hộp 6) đơn giá 14.400đ, 40 giỏ trứng gà ác ( giỏ 10 quả) đơn giá 26.000 đ, 35 hộp trứng gà ta ( hộp 10) đơn giá 29.500 đ, VAT 5%, chƣa thanh tốn.
Nợ TK 131 3.868.830
Có TK 5111 3.684.600 Có TK 3331 184.230
Ngày 18/10/2013 Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản Vissan mua 10 hộp trứng vịt (hộp 10) đơn giá 30.000 đ, 15 hộp trứng vịt (hộp 6) đơn giá 18.000 đ, 30 hộp trứng gà (hộp 6) đơn giá 13.500đ, 30 hộp trứng gà ( hộp 10) đơn giá 22.500 đ, 5 hộp trứng vịt muối ( hộp 4) đơn giá 15.400đ, 5 hộp trứng cút ( hộp 30) đơn giá 18.900 đ, 5 giỏ trứng gà ta ( giỏ 10 quả) đơn giá 29.500 đ, VAT 5%, chƣa thanh toán, chiết khấu 59.070 đ.
Nợ TK 131 2.005.427
Có TK 5111 1.909.930 Có TK 3331 95.497
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 3: nội bộ Ngày 18 tháng 10 năm 2013 Mẫu số: 01GTKT3/001 Kí hiệu: AA/13P Số: 0038655 Họ tên ngƣời mua hàng: Cửa hàng 342 Nguyễn Trãi, Quận 5
Tên đơn vị: Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản Vissan Địa chỉ:420 Nơ Trang Long, P. 13, Q. Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn : CK Mã số thuế: 0300105356
STT Tên hh, dv Đvt Số lƣợng Đơn gía Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 1 trứng vịt (hộp 10) hộp 10 30.000 300.000 2 trứng vịt (hộp 6) hộp 15 18.000 270.000 3 trứng gà (hộp 6) hộp 30 13.500 405.000 4 trứng gà ( hộp 10) hộp 30 22.500 675.000 5 trứng vịt muối ( hộp 4) hộp 5 15.400 77.000 6 trứng cút ( hộp 30)) hộp 5 18.900 94.500
7 trứng gà ta (giỏ 10 quả) giỏ 5 29.500 147.500
8 Chiết khấu 59.070
Cộng tiền hàng : ……1.909.930….. Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: ……..….. .95.497…. Tổng cộng tiền thanh toán ……. 2.005.427…. Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu, năm ngàn, bốn trăm hai mƣơi bảy đồng chẵn Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng (Đã ký) (Đã ký)
Ngày 31/10/2013 Trung tâm phân phối TPTS/LTK mua 30 hộp trứng gà (hộp 6) đơn giá 13.428 đ, 20 hộp trứng vịt (hộp 6) đơn giá 17.724 đ, 50 hộp trứng vịt (hộp 10) đơn giá 29.540 đ, 20 hộp trứng cút (hộp 30) đơn giá 20.400 đ, 60 hộp trứng gà ta (hộp 10) đơn giá 29.500 đ, 20 hộp trứng gà gộc ( hộp 4) đơn giá 11.400 đ, 30 hộp trứng vịt gộc (hộp 4) đơn giá 15.000 đ, 150 trứng gà loại 2 ( H 10) đơn giá 21.400 đ, 300 trứng gà khuyến mãi khơng thu tiền, VAT 5%, chƣa thanh tốn.
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: nội bộ
Ngày 31 tháng 10 năm 2013
Mẫu số: 01GTKT3/001 Kí hiệu: AA/13P
Số: 0042024 Họ tên ngƣời mua hàng: Trung tâm phân phối TPTS/LTK Tên đơn vị: Liên Hiêp Hợp Tác Xã Thƣơng mại TP.HCM Địa chỉ:199-205 Nguyễn Thái Học, Q1, thành phố Hồ Chí Minh Số tài khoản:
Hình thức thanh tốn : CK Mã số thuế: 0301175691
STT Tên hh, dv Đvt Số lƣợng Đơn gía Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5 1 trứng gà (hộp 6) hộp 30 13.428 402.840 2 trứng vịt (hộp 6) hộp 20 17.724 354.480 3 trứng vịt (hộp 10) hộp 50 29.540 1.477.000 4 trứng cút ( hộp 30) hộp 20 20.400 408.000 5 trứng gà ta (giỏ 10 quả) hộp 60 29.500 1.770.000 6 Trứng gà gộc ( hộp 4) hộp 20 11.400 228.000 7 Trứng vịt gộc ( hộp 4) Hộp 30 15.000 450.000 8 Trứng gà loại 2 ( hộp 10) Hộp 150 21.400 3.210.000 9 Trứng gà KM Quả 300 0 Cộng tiền hàng : ……8.300.320….. Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: ……..….. 415.016…. Tổng cộng tiền thanh toán ……. 8.715.336….
Nợ TK 131 8.715.336
Có TK 5111 8.300.320 Có TK 3331 415.016
- Sổ kế toán Sổ cái tài khoản 5111
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: DT bán hàng Tháng 10/2013 Số hiệu: 5111
Ngày Diễn giải TKĐƢ Nợ Có
Số dƣ ngày 1/10/2013 - - 31/10/2013 Doanh thu bán hàng 1311 - 19.580.393.265 31/10/2013 Doanh thu bán hàng 1111 - 684.770.000 31/10/2013 Kc doanh thu hàng bán bị trả lại 531 3.503.250 -
31/10/2013 Kc doanh thu thuần 911 20.261.660.015 -
Phát sinh tháng 10/2013 20.265.163.265 20.265.163.265 Số dƣ ngày 31/10/2013 - - Ngày 31 tháng 10 năm 2013 Lập biểu Kế toán trƣởng Giám đốc
2.2.2.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
- Chứng từ hạch tốn: Giấy báo có, Phiếu thu,… - Nghiệp vụ phát sinh
Ngày 31/10/2013 nhập lãi tháng 10 vào TK ngân hàng VCB-CNQ5 số tiền 406.884đ.
Nợ TK 1121 406.884
Có TK 515 406.884
- Sổ kế toán
Sổ cái tài khoản 515
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: DT hoạt động tài chính
Tháng 10/2013 Số hiệu: 515
Ngày Diễn giải TKĐƢ Nợ Có
Số dƣ ngày 1/10/2013 - - 31/10/2013 Lãi TGNH tháng 10/2013 VCB-CNQ5 1121 - 406.884 31/10/2013 Lãi TGNH tháng 10/2013 NH ACB 1121 - 2.790 31/10/2013 DT hoạt động tài chính 911 409.674 - Phát sinh tháng 10/2013 409.674 409.674