3.1.1 .Vài nét sơ lược về Công ty
3.1.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý của Công ty
3.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xuất Nhập Khẩu An Giang được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng bao gồm: Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc và các phòng ban.
Thuận lợi của việc tổ chức theo cơ cấu này là lãnh đạo có thể dễ dàng cho ra quyết định, ít tốn thời gian để ra quyết định, nhóm các hoạt động theo chức năng, giúp nhân viên có sự hợp tác trong từng chức năng, nó cịn tạo dễ dàng trong việc tuyển dụng và duy trì tài năng trong tổ chức.
Ngồi những thuận lợi vừa nêu trên thì cơ cấu tổ chức trên cịn có những khó khăn trong việc hợp tác giữa các bộ phận do chun mơn khác nhau, khơng có tiêu chuẩn chung để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng chức năng.
GVHD: Ong Quốc Cường 24 SVTH: Lê Hải Giang
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức cơng ty
(Nguồn: Phịng Nhân sự- Hành chánh) ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Tổng Giám đốc Phó Tổng Giám đốc Giám đốc Các dự án Trưởng phịng Kiểm sốt
Nội bộ Trưởng phịng Đầu tư
Phát triển Trưởng phịng Tài chính-
Kế tốn
Trưởng phịng Marketing Phát triển Kinh doanh Trưởng phòng Nhân sự- Hành chánh Giám đốc Chi nhánh TP.HCM Trưởng phòng Kinh doanh Lương thực Chánh Văn phòng
Quản đốc Phân xưởng
Châu Đốc
Quản đốc Phân xưởng Châu Phú Quản đốc Phân xưởng
Đồng Lợi
Quản đốc Phân
xưởng Cống Vong
Quản đốc Phân
xưởng Thoại Sơn
Giám đốc Chi nhánh Lương thực ANGIMEX 2 Giám đốc Chi nhánh Lương thực ANGIMEX 1 Giám đốc Trung tâm Kinh
doanh Honda- Angimex Giám đốc Xí nghiệp Sản xuất và Kinh doanh Gạo An tồn Quản đốc Phân xưởng Hịa An Quản đốc Phân xưởng Chợ Mới Quản đốc Phân xưởng Hòa Lạc Quản đốc Phân xưởng Bình Khánh Cửa hàng trưởng Honda ANGIMEX 1 Cửa hàng trưởng Honda ANGIMEX 2 Cửa hàng trưởng Honda ANGIMEX 3 Cửa hàng trưởng Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Angimex Thoại Sơn Quản đốc Phân xưởng
Long Xuyên
Quản đốc Phân xưởng Ba Thê
Cửa hàng trưởng Cửa hàng Vật tư Nơng nghiệp
Ban kiểm sốt
Giám đốc Chi nhánh Lương thực ANGIMEX 3
3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Hội đồng Quản trị (HĐQT) là bộ phận cao nhất của Công ty, đại diện cho các chủ sở hữu có vốn góp tại Cơng ty. Chủ tịch HĐQT là người được HĐQT bầu ra chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của HĐQT. Giúp việc cho HĐQT có Thư ký HĐQT. Có chức năng nhiệm vụ là quản lý về công tác và định hướng phát triển của Công ty.
BAN KIỂM SỐT
Ban Kiểm sốt là những người thay mặt cổ đông thực hiện việc giám sát HĐQT, Tổng Giám đốc trong việc điều hành và quản lý Cơng ty. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và lập báo cáo tài chính và trình lên Đại hội đồng cổ đơng tại cuộc họp thường niên hay khi có u cầu.
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Tổng Giám đốc
Là người đứng đầu Công ty điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty, chủ động, linh hoạt có hiệu quả các nguồn vốn và không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Phó Tổng Giám đốc
Có nhiệm vụ giúp đỡ Tổng Giám đốc những vấn đề thuộc lĩnh vực của mình. Đồng thời chỉ đạo phịng ban thuộc mình quản lý, giải quyết những công việc do Tổng Giám đốc ủy quyền khi đi vắng.
Ngoài các bộ phận trên thì Cơng ty cịn có các Giám đốc Chi nhánh
cho từng ngành hàng kinh doanh, chịu trách nhiệm quản lý bộ phận, ngành hàng của mình và báo cáo về trụ sở chính.
CÁC PHỊNG BAN
Phịng Nhân sự- Hành chánh
Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Cơng ty, có chức năng tổ chức công tác lao động, tiền lương, bảo vệ, văn thư, bảo hiểm… Trong đó, quan trọng là tổ chức việc tuyển dụng nhân viên, điều động công nhân viên
trong nội bộ Công ty, thi hành kỷ luật, khen thưởng và các định mức về lao động, tiền lương…
Phòng Đầu tư Phát triển
Trực thuộc Tổng Giám đốc, có chức năng tham mưu và đề xuất chiến lược kinh doanh, ý tưởng kinh doanh, dự báo các rủi ro có liên quan đến hoạt động của Cơng ty. Bên cạnh đó, phòng còn xây dựng, tổng hợp kế hoạch kinh doanh, thực hiện các dự án chiến lược của Công ty. Tham gia xây dựng các quy trình, quy chế sản xuất kinh doanh nhằm cải tiến hệ thống quản trị Cơng ty. Ngồi ra, phịng có nhiệm vụ quản trị thương hiệu Angimex, hệ thống thơng tin, trang web, máy tính tồn cơng ty.
Phịng tài chính kế toán
Là một bộ phận không thể thiếu ở hầu hết các doanh nghiệp, có chức năng thực hiện nhiệm vụ về kế toán tài chính, hạch tốn kinh doanh, quản lý tài sản, nguồn vốn của Cơng ty, quản lý tài chính hàng năm đảm bảo an toàn, hiệu quả và đúng nguyên tắc của chế độ kế toán tại Việt Nam, giải quyết kịp thời các nguồn phục vụ sản xuất, theo dõi các khoản thu chi, các sổ sách, chứng từ, quan hệ với các tổ chức tín dụng, báo cáo kết quả kinh doanh của Cơng ty. Có trách nhiệm cập nhật thường xun những chính sách pháp luật của Nhà nước và quản lý sổ cổ đơng.
Phịng Marketing Phát triển Kinh doanh
Trên cơ sở ký kết hợp đồng giao dịch với khách hàng và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của công ty, chức năng của phòng là xây dựng và thực hiện lập kế hoạch mua bán hàng hố, thống kê phân tích các hoạt động kinh tế, tiếp thị và điều hành kinh doanh. Cụ thể là, thường xuyên báo cáo với Ban Tổng Giám đốc về việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh để có những quyết định kịp thời. Đồng thời, phòng Marketing Phát triển Kinh doanh còn đi đầu trong chiến lược giá để thu hút khối lượng hàng hoá mua vào hay đẩy mạnh khối lượng hàng hoá bán ra.
Phòng Kinh doanh Lương thực
Trực thuộc Giám đốc ngành Lương thực, có chức năng xuất khẩu và kinh doanh các mặt hàng lương thực nội địa, quản lý, chăm sóc khách hàng. Lập bộ chứng từ hàng xuất và theo dõi thanh toán, thuê tàu vận chuyển hàng đến cảng theo hợp đồng.
Phòng Kiểm soát Nội bộ
Là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho Tổng Giám đốc Công ty, giám sát mọi hoạt động trong Công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của Cơng ty. Ngồi ra, bộ phận này cịn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
Chi nhánh lương thực
Có nhiệm vụ thơng tin nhanh, liên tục diễn biến của gạo hàng ngày và lập kế hoạch thu mua, chế biến đúng theo qui định của Công ty, cải tiến thiết bị, quản trị chi phí sản xuất có giá thành thấp hơn qui định.
Các Trung tâm
- Trung tâm Kinh doanh Honda- Angimex: Lập kế hoạch kinh doanh và điều hành hoạt động kinh doanh ngành hàng Honda theo qui chế, kế hoạch của Công ty.
- Trung tâm kinh doanh tổng hợp Angimex: Lập kế hoạch kinh doanh và điều hành hoạt động kinh doanh ngành hàng phân bón, điện thoại di động, thức ăn chăn nuôi theo qui chế, kế hoạch của Công ty. Đề xuất việc kinh doanh các mặt hàng khác theo phân tích tình hình thị trường.
3.1.4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Công ty 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty tổ chức bộ máy theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Với mơ hình này, phịng kế tốn đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng và sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc. Bộ máy kế tốn của Cơng ty có nhiệm vụ quản lí và thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính, kế tốn thống kê trong tồn Cơng ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Tổng Giám đốc và các cơ quan chức năng.
GVHD: Ong Quốc Cường 28 SVTH: Lê Hải Giang Tổng Giám đốc Kế tốn trưởng Phó phịng phụ trách Thương mại Phó phịng phụ trách Lương thực Kế toán Tổng hợp Kế toán Thuế Kế tốn Cơng nợ Kế tốn Tài sản cố định, Cơng cụ dụng cụ Kế toán Chuyên quản các Trung tâm Thủ quỹ Kế tốn Tiền mặt, Chi phí Kế tốn Ngân hàng Kế toán Chuyên quản các Chi nhánh Kế toán các Đơn vị cơ sở
Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức kế tốn cơng ty
Kế toán trưởng
Có nhiệm vụ giúp đỡ Tổng Giám đốc Cơng ty quản lý và điều hành tổ chức tài chính kế tốn tồn Cơng ty, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát, hướng dẫn, chỉ đạo cán bộ kế tốn dưới quyền thực hiện tốt cơng tác kế tốn được giao, đồng thời có trách nhiệm về các kết quả kế tốn của cơng ty, có trách nhiệm lập sổ báo cáo với ban lãnh đạo, cơ quan thuế.
Phó phịng phụ trách Thương mại và Phó phịng phụ trách Lương thực
Có nhiệm vụ giúp đỡ Kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán theo phân quyền của Kế toán trưởng.
Kế toán Tổng hợp
Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu, xác định lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập báo cáo quyết toán và các báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các kế toán khác, giúp Kế tốn trưởng tổ chức cơng tác thông tin trong nội bộ Công ty và phân tích các hoạt động kế tốn.
Kế tốn Thuế
Theo dõi tình hình nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước, làm thủ tục khấu trừ thuế…
Kế toán Cơng nợ
Có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, quản lý, hạch tốn tình hình thanh tốn giữa nội bộ Cơng ty, giữa Cơng ty với đối tác kinh doanh và Nhà nước. Đây là phần phức tạp và dễ gây thiếu sót nên bộ phận kế toán này hạch tốn cơng nợ dưới sự chỉ đạo chặt chẽ của Kế toán trưởng và chịu trách nhiệm về số liệu đã cung cấp cho Kế tốn trưởng.
Kế tốn Tài sản cố định (TSCĐ), Cơng cụ dụng cụ (CCDC)
Theo dõi và lập chứng từ tăng giảm hiện hữu của TSCĐ, sửa chữa và chi phí sửa chữa TSCĐ trong phạm vi được giao. Tính tốn khấu hao theo chế độ hiện hành. Phát hiện tình trạng, mức độ hư hỏng (nếu có), đề xuất và mua sắm mới, sửa chữa khi cần thiết.
Kế toán Chuyên quản các Trung tâm
Theo dõi chung về tình hình kinh doanh của Cửa hàng, Trung tâm... thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các số liệu hạch toán trên máy với các
chứng từ thực tế phát sinh từ các trung tâm gửi về, lưu trữ các chứng từ của các Cửa hàng, Trung tâm gửi đến.
Kế toán Chuyên quản các Chi nhánh
Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa ở các đơn vị, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu hạch toán trên máy với các chứng từ thực tế phát sinh, lưu trữ các chứng từ của các đơn vị gửi đến.
Kế toán Ngân hàng
Phản ánh các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty khi nhận chứng từ thu chi của ngân hàng, đối chiếu chứng từ gốc kèm theo, ghi sổ kế toán theo dõi tình hình sử dụng tiền của các đơn vị trực thuộc và đôn đốc các xí nghiệp, cửa hàng nộp tiền cho Cơng ty.
Kế tốn Tiền mặt, Chi phí
Theo dõi tình hình thu chi hằng ngày, ghi sổ quỹ tiền mặt, ngoại tệ, chịu trách nhiệm của khâu thanh tốn, chứng từ báo cáo xí nghiệp trực thuộc báo về.
Kế tốn Hàng hóa
Quản lý sổ sách, chứng từ về hàng hóa của Cơng ty, hạch toán các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong kỳ có liên quan đến hàng hóa bằng các tài khoản, sổ sách, phương pháp hạch toán do Kế toán trưởng hướng dẫn. Kế tốn hàng hóa lập các biểu bảng, báo cáo về tình hình quản lý hàng hóa của mình lên Kế toán trưởng vào cuối kỳ và chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về kết quả báo cáo đó.
Thủ quỹ
Chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập tiền mặt tại quỹ của Công ty, hàng ngày kiểm tra số tồn quỹ, đối chiếu số liệu của sổ quỹ và sổ kế toán.
3.1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn tại Cơng ty
- Hình thức kế tốn: Nhật ký chung.
Cơng ty hạch tốn theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Các cơng cụ kế tốn thực hiện: Phân loại chứng từ, định khoản kế toán vào chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và lập các báo cáo kế toán.
- Công ty nộp thuế theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam đồng (VNĐ). Phương pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. - Tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung và các nhật ký đặc biệt
(nếu có)
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính Sổ kế tốn
chi tiết
Báo cáo quỹ hàng ngày
Bảng chi tiết sổ phát sinh
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hình 3: Sơ đồ tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn tại cơng ty
GVHD: Ong Quốc Cường 32 SVTH: Lê Hải Giang
3.2. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP TRONG GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2009 ĐẾN NĂM 2011
Bảng 1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CP XNK AN GIANG QUA 3 NĂM (2009- 2011) ĐVT: Triệu đồng CHÊNH LỆCH 2010 so với 2009 2011 so với 2010 CHỈ TIÊU 2009 2010 2011 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và CCDV 2.037.085,322 1.979.251,944 2.637.779,966 (57.833,378) (2,84) 658.528,022 33,27 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 10.713,065 7.750,865 168,968 (2.962,200) (27,65) (7.581,897) (97,82) 3. Doanh thu thuần về bán hàng và CCDV 2.026.372,257 1.971.501,079 2.637.610,998 (54.871,178) (2,71) 666.109,919 33,79 4. Giá vốn hàng bán 1.956.605,675 1.823.314,328 2.498.665,986 (133.291,347) (6,81) 675.351,658 37,04 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và CCDV 69.766,583 148.186,751 138.945,011 78.420,168 112,40 (9.241,740) (6,24) 6. Doanh thu hoạt động tài chính 137.880,631 114.990,910 135.608,414 (22.889,721) (16,60) 20.617,504 17,93
7. Chi phí tài chính 37.196,805 51.625,114 86.310,998 14.428,309 38,79 34.685,884 67,19
Trong đó: Chi phí lãi vay 33.682,073 49.565,114 74.782,625 15.883,041 47,16 25.217,511 50,88
8. Chi phí bán hàng 73.484,483 78.886,189 80.997,226 5.401,706 7,35 2.111,037 2,68
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22.158,978 29.555,927 28.147,146 7.396,949 33,38 (1.408,781) (4,77) 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 74.806,948 103.110,430 79.098,055 28.303,482 37,84 (24.012,375) (23,29)
11. Thu nhập khác 15.235,560 843,520 7.418,304 (14.392,040) (94,46) 6.574,784 779,45
12. Chi phí khác 256,952 47,891 381,405 (209,061) (81,36) 333,514 696,40
13. Lợi nhuận khác 14.978,608 795,629 7.036,899 (14.182,979) (94,69) 6.241,270 784,44
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 89.785,556 103.906,059 86.134,954 14.120,503 15,73 (17.771,105) (17,10) 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 15.297,245 25.372,260 15.732,054 10.075,015 65,86 (9.640,206) (38,00)
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - - - - - -
17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 74.488,311 78.533,801 70.402,900 4.045,490 5,43 (8.130,901) (10,35)
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 0,013 0,013 0,004 0,000 0,000 (0,009) (69,23)
Sau khi Việt Nam trở thành thành viên của WTO, nền kinh tế phát triển khá nhanh. Hòa nhập cùng xu thế đó, nền kinh tế của An Giang cũng phát triển và đạt nhiều thành tựu đóng góp khơng nhỏ vào q trình xây dựng đất nước. An Giang là tỉnh có nhiều điều kiện thuận lợi về giao thương và là nơi cung cấp nguồn lương thực lớn cho cả nước và xuất khẩu. Đó cũng là điều kiện cho ngành sản xuất, kinh doanh, xuất khẩu ngày càng phát triển dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt của các công ty xuất nhập khẩu. Vì vậy Cơng ty phải khơng ngừng nâng cao hồn thiện chất lượng hoạt động của mình. Với sự nỗ lực phấn đấu, Công ty đã đạt doanh thu rất cao vào năm 2009. Các chi phí trong năm 2009 có cao, nhưng đó là điều tất yếu. Vì để đạt doanh thu cao như vậy thì Cơng ty phải bỏ ra chi phí để sản xuất, kinh doanh. Nhưng so với doanh thu tăng trưởng cao thì chi phí bỏ ra như vậy là hợp lý. Ngoài ra Cơng