(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, 2021)
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.2.2.1. Hội đồng thành viên
Bao gồm tất cả các thành viên của công ty. Là cơ quan cao nhất, không hoạt động thường xuyên và chỉ tồn tại trong thời gian họp. Mỗi năm Hội đồng thành viên họp ít nhất một lần.
Hội đồng thành viên có quyền bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng với Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác theo Điều lệ công ty.
Xem xét và quyết định những vấn đề quan trọng và chủ yếu nhất của công ty như: Tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; Chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty: thành lập cơng ty con, chi nhánh, văn phịng đại diện, tổ chức lại công ty, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; Mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
2.2.2.2. Chủ tịch Hội đồng thành viên
Chủ tịch Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ: Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, tài liệu họp hoặc lấy ý kiến của thành viên; Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, thay mặt Hội đồng thành viên ký các nghị quyết.
2.2.2.3. Giám đốc
Điều hành hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định chủ tịch Hội đồng thành viên là đại diện theo pháp luật của công ty.
Giám đốc sẽ bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; Ban hành quy chế quản lý nội bộ của cơng ty...
2.2.2.4. Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ triển khai chào bán các chương trình sự kiện của cơng ty, phát triển tập khách hàng tiềm năng cho công ty. Lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh, báo cáo từng tuần, tháng, quý, năm. Nắm bắt xu hướng thị trường, theo dõi và chăm sóc khách hàng. Ngồi ra phịng kinh doanh cịn tham gia các hoạt động tổ chức sự kiện của cơng ty.
2.2.2.5. Phịng Marketing
Phịng Marketing cung cấp thơng tin dịch vụ của công ty đến với khách hàng và tìm kiếm khách hàng thơng qua Google Adwords (tìm kiếm khách hàng trên mạng hiển thị Google), tiếp thị qua mạng xã hội – Social marketing (quản lý fanpage trên Facebook), Facebook marketing (tìm kiếm khách hàng trên Facebook).
Chạy quảng cáo Google Adwords, quảng cáo Facebook Ads, thiết kế landing page, video, sáng tạo nội dung quảng bá sản phẩm, dịch vụ tại công ty. Đảm nhận công việc triển khai dự án được giao và hỗ trợ kỹ thuật.
Lên kế hoạch chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy hoạt động bán hàng, hỗ trợ phòng kinh doanh tiếp cận các khách hàng lớn có hợp đồng giá trị cao.
2.2.2.6. Phịng thiết kế
Thiết kế website theo yêu cầu của khách hàng, tối ưu website chuẩn hóa quảng cáo Google. Hỗ trợ thiết kế banner, logo cho khách hàng.
Tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về các công tác thiết kế, hoàn thiện mỗi sản phẩm hay mỗi dự án hay mỗi sản phẩm hợp tác. Lập kế hoạch về công việc được giao bao gồm: lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và thực hiện. Thống nhất phương án thiết kế theo yêu cầu của khách hàng và cấp trên. Phối hợp với các phịng ban có liên quan dự trù kinh phí, báo cáo tài chính...
2.2.2.7. Phịng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật là bộ phận xử lý các yêu cầu kỹ thuật trong và ngồi cơng ty. Đối với khách hàng: Đảm nhận lập trình website theo thiết kế của khách hàng; Hỗ trợ theo dõi tình hình, phát hiện và sửa lỗi, nâng cấp website theo yêu cầu; Hỗ trợ giải quyết kỹ thuật cho khách hàng miễn phí. Đối với các hoạt động trong cơng ty: Đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt; Thực hiện các hoạt động tối ưu hóa sự tự động của hệ thống; Xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ các phịng ban.
2.2.2.8. Phịng chăm sóc khách hàng
Liên hệ khách hàng, gửi mail phản hồi, hỗ trợ giải đáp thắc mắc khách hàng. Thông báo gia hạn hợp đồng, trích xuất hóa đơn, chứng từ gửi khách hàng.
2.2.2.9. Phịng hành chính nhân sự
Quản lý hồ sơ, chứng từ quan trọng, sổ sách của công ty. Đảm nhận lưu trữ thông tin nguồn lực.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy nhân sự của công ty. Tổng hợp kế hoạch nhân sự của từng bộ phận trong công ty. Thực hiện công việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân viên tại cơng ty. Tổ chức các hoạt động phúc lợi định kỳ hàng tháng, quý, năm.
2.2.2.10. Phịng kế tốn
Thực hiện các công tác kế tốn – tài chính, các nghiệp vụ kiểm tốn nội bộ, quản lý tài sản, thanh quyết hợp đồng kinh tế, kiểm sốt các chi phí trong q trình hoạt động của công ty. Quản lý vốn, tài sản. Tổ chức, chỉ đạo cơng tác kế tốn tồn cơng ty.
Nhận xét: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH VinaHost là bộ máy đúng
tiêu chuẩn của công ty hoạt động theo hình thức trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Nhìn chung bộ máy cơng ty vận hành đơn giản, phịng ban phân chia rõ ràng theo từng nhiệm vụ và trách nhiệm. Ngồi ra, cách bố trí các phịng ban gần nhau giúp các bộ phận dễ trao đổi và hỗ trợ nhau trong cơng việc.
2.3. ĐẶC ĐIỂM CƠNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VINAHOST 2.3.1. Các yếu tố nguồn lực 2.3.1. Các yếu tố nguồn lực
2.3.1.1. Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Văn phịng cơng ty nằm tại nội thành thành phố Hồ Chí Minh, thuận tiện cho việc tìm kiếm địa chỉ và đi lại.
Tịa nhà văn phòng làm việc được trang bị bãi giữ xe riêng, hệ thống kiểm tra dấu vân tay nhân viên, nhà vệ sinh mỗi tầng, mọi tiện nghi đề có bộ phận của tòa nhà phụ trách nên đảm bảo trật tự, vệ sinh và an ninh.
Về cơ sở vật chất bên trong văn phịng, bàn ghế làm việc được bố trí theo nhóm tạo mơi trường làm việc thoải mái để nhân viên dễ trao đổi, thảo luận trong cơng việc. Phịng họp riêng được trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ, cách âm với bên ngoài. Tùy vào mỗi bộ phận, cơng ty sẽ có bố trí cung cấp thiết bị riêng: máy tính bàn cho bộ phận kỹ thuật, điện thoại cố định cho phịng chăm sóc khách hàng,…
Nhìn chung, cơng ty trang bị đầy đủ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, tạo tinh thần phấn chấn để công việc luôn đạt hiểu quả cao.
2.3.1.2. Nhân sự
Công ty TNHH VinaHost chú trọng đến việc đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực và xem đây là sự ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển cơng ty. Tính đến nay, cơng ty có đội ngũ nhân viên khoảng 50 nhân viên chính thức.
Bảng 2.1: Tình hình nhân sự Cơng ty TNHH VinaHost STT Phịng ban Số lượng Tỷ lệ nhân viên (%)
1 Ban giám đốc 1 1,89% 2 Phòng kinh doanh 25 47,17% 3 Phòng marketing 3 5,66% 4 Phòng thiết kế 4 7,55% 5 Phòng kỹ thuật 11 20,75% 6 Phòng CSKH 3 5,66% 7 Phòng HCNS 3 5,66% 8 Phịng kế tốn 3 5,66% Tổng cộng 53 (Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, 2021)
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự Công ty TNHH VinaHost STT Tuổi bình qn Số lượng nhân viên
Giới tính Trình độ văn hóa/ Trình độ chun mơn Nam Nữ TNPT Đại học/ Cao đẳng Sau đại học 1 18-25 24 9 15 2 22 2 25-35 24 13 11 3 21 3 36-45 4 4 3 1 4 46-60 1 1 1 Tổng cộng 53 26 27 5 46 2 (Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, 2021) Nhận xét:
Cơng ty có 53 nhân viên, trong đó có 26 nam và 27 nữ, được bố trí làm việc ở các phịng ban, bộ phận khác nhau. Đa số nhân viên ở độ tuổi từ 18-35 tuổi. Trình độ nhân viên từ tốt nghiệp phổ thơng trở lên, đa số nhân viên tại cơng ty có trình độ đại học, cao đẳng. Nhân viên mỗi bộ phận đều có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực làm việc, phù hợp với nhu cầu của công ty. Trình độ của nhân viên trong cơng ty tương đối cao, tỷ lệ nhân viên có trình độ từ tốt nghiệp phổ thông chiếm 9,43%, đảm bảo đủ những yêu cầu cần thiết trong cơng việc. Nhân viên từ trình độ cao đẳng, đại học chiếm tỷ lệ cao nhất, chiếm 86,79%, có kiến thức nền tảng và kiến thức chuyên ngành hồn chỉnh để đáp ứng nhu cầu cơng việc của công ty đề ra. Hệ sau đại học chiếm tỷ lệ thấp nhất, chỉ 3,77% là nhân vật chủ chốt đảm nhận vai trò nghiên cứu sản phẩm và lãnh đạo cơng ty.
Tuy trình độ nhân viên trong cơng ty không đồng đều, nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu cơng việc đối với từng bộ phận, phịng ban khác nhau, đây là điều kiện thuận lợi để công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra. Công ty cũng ln quan tâm và thực hiện các chính sách giúp nhân viên có điều kiện tiếp cận và học hỏi những kiến thức mới nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nghề nghiệp cá nhân. Đồng thời cơng ty cịn có những chính sách đãi ngộ, khen thưởng nhân viên có thành tích xuất sắc, thưởng lương tháng 13 vào cuối năm...
Có thể thấy cơ cấu nhân sự tại cơng ty tương đối trẻ, từ cơ cấu nhân sự như trên cũng sẽ có những ưu điểm và nhược điểm như sau:
Ưu điểm: nhân viên trẻ sẽ khơng ngừng sáng tạo, ln năng động, có tinh thần
cầu tiến, là lực lượng đầy năng lượng, mong muốn được phát triển bản thân, chuyên nghiệp và tinh thần làm việc cao.
Nhược điểm: khơng có nhiều kinh nghiệm, khơng thích những cơng việc nhàm
chán, lặp đi lặp lại.
2.3.1.3. Tài chính
Vốn điều lệ: 20.000.000 Việt Nam đồng.
Với số vốn này, cơng ty có đủ nguồn lực về vốn để cạnh tranh và kinh doanh tốt trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ và giải pháp cơng nghệ như hiện tại. Bên cạnh đó, với số vốn điều lệ này, công ty sẽ tạo được sự yên tâm ở các đối tác, khách hàng và đủ sức cạnh tranh với các đối thủ.
2.3.2. Các sản phẩm của công ty
Công ty VinaHost chuyên cung cấp các dịch vụ website, thiết kế website, cung cấp bản quyền, chứng chỉ bảo mật số SSL, ngăn ngừa DDos. Các sản phẩm của công ty bao gồm: máy chủ (server), lưu trữ website (hosting), máy chủ ảo (VPS), tên miền (domain), và các dịch vụ hỗ trợ đi kèm.
2.3.3. Thị trường và khách hàng của công ty
Hiện nay, trên thị trường có nhiều cơng ty cung cấp dịch vụ website, trong đó có những công ty đứng đầu thị trường với mức độ tin tưởng cao từ khách hàng như Bigweb, Harava, Megaweb... Đây chính là thách thức mà cơng ty phải đối mặt, công ty phải tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc tạo dấu ấn, tạo sự khác biệt, xây dựng thương hiệu cũng như chi phí cho việc đào tạo nguồn nhân lực đủ tốt để nắm bắt xu hướng thị trường.
2.3.3.2. Khách hàng của công ty
Công ty hướng tới khách hàng có nhu cầu về các dịch vụ website, thiết kế website, tạo dựng một trang web phù hợp với nhu cầu, tối ưu website và các sản phẩm máy chủ, lưu trữ web...
VinaHost liên kết với các đối tác để cung cấp những giải pháp về website cho các khách hàng cá nhân cũng như khách hàng doanh nghiệp trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ. Một số đối tác của VinaHost: Viettel IDC, VNPT, IBM, CPanel, CloudLinux...
Trong những năm qua, VinaHost đã cung cấp và hỗ trợ dịch vụ website cho hơn 1.000 khách hàng trong và ngoài nước. Những khách hàng tiêu biểu của VinaHost: Nguyenkim, EXIMBANK, Thiên Hòa, VN ZOOM, THAIHABOOKS, TNCC...
2.4. SƠ NÉT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN 2018-2020 ĐOẠN 2018-2020
Bảng 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH VinaHost giai đoạn năm 2018 – 2020
Chỉ tiêu Mã Thuyết
minh Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 IV.08 32.225.181.056 37.981.339.816 35.625.204.616 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 140.665.452 153.402.568 175.661.105 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 32.084.515.604 37.827.937.248 35.449.543.512 Giá vốn hàng bán 11 761.312.397 810.880.951 855.822.090 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 31.323.203.207 37.017.056.297 34.593.721.422 Doanh thu hoạt động tài chính 21 109.875.445 103.408.522 102.841.097 Chi phí tài chính 22 88.826.018 98.657.171 131.917.517 - Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0 0 0 Chi phí quản lý kinh doanh 24 207.260.708 230.200.065 307.807.540 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 30 31.136.991.926 36.791.607.584 34.256.837.461 Thu nhập khác 31 5.442.375 4.973.451 1.297.803 Chi phí khác 32 56.002.968 69.880.449 48.535.906 Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 -50.560.593 -64.906.998 -47.238.103
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 IV.09 31.086.431.333 36.726.700.586 34.209.599.358 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 6.227.398.385 7.358.321.517 6.851.367.492 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 - 51) 60 24.859.032.948 29.368.379.069 27.358.231.866 (Nguồn: Phịng Kế tốn, 2020) Nhận xét
Năm 2018: tổng doanh thu công ty đạt 32.340.498.876 đồng, tổng chi phí là 7.481.465.928 đồng, lợi nhuận đạt 24.859.032.948 đồng. Năm 2019: tổng doanh thu cơng ty đạt 38.089.721.789 đồng, tổng chi phí là 8.721.342.720 đồng, lợi nhuận đạt 29.368.379.069 đồng. Năm 2020: tổng doanh thu công ty đạt 35.729.343.516 đồng, tổng chi phí là 8.371.111.650 đồng, lợi nhuận đạt 27.358.231.866 đồng. Các số liệu cho thấy doanh thu, lợi nhuận, chi phí đều tăng ở năm 2019 so với năm 2018. Tuy nhiên, doanh thu và lợi nhuận, chi phí giảm ở năm 2020 so với năm 2019.
Từ năm 2018 – 2019, doanh thu công ty tăng trưởng do công ty bán được nhiều sản phẩm hơn, nhu cầu khách hàng cao hơn, đồng thời công ty lên kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh nhằm tăng sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho nhu cầu thị trường. Tuy nhiên, doanh thu 2020 sụt giảm so với năm trước đó do sự bùng phát của dịch bệnh COVID-19. Điều này chắc chắn sẽ gây áp lực khi chi phí tăng lên đáng kể. Mặc dù vậy, công ty vẫn vận hành với mức sụt giảm khơng q chênh lệch.
Để có được kết quả hoạt động kinh doanh như trên, công ty đã phải trải qua rất nhiều khó khăn. Với kinh nghiệm tích lũy trong quá trình làm việc cùng đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, năng động, ln sẵn sàng hỗ trợ khách hàng tận tình đã hỗ trợ cơng ty gia tăng doanh thu và lợi nhuận, phấn đấu vượt qua giai đoạn dịch bệnh khó khăn. Ngồi ra, cơng ty ln khơng ngừng cải tiến chất lượng dịch vụ, giúp cơng ty ln có được sự tin tưởng từ khách hàng và đặt niềm tin vào các sản phẩm, dịch vụ do cơng ty cung cấp.
TĨM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 giới thiệu về các đặc điểm của công ty, cơ cấu bộ máy tổ chức, sản phẩm cũng như thị trường hiện tại của cơng ty. Từ đó, hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến công ty. Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm vừa qua của công ty là cơ sở để phân tích rõ hơn các nội dung liên quan đến hoạt động bán hàng trong chương 3.
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG VIỆC VẬN DỤNG DIGITAL MARKETING TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY VINAHOST
3.1. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VIỆC VẬN DỤNG DIGITAL MARKETING TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY VINAHOST MARKETING TRONG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY VINAHOST
Cơng ty VinaHost đã có những định hướng cụ thể cho hoạt động bán hàng và vận dụng các công cụ Digital Marketing trong công tác bán hàng trong thời gian tới để đạt