Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện đợc toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trớc hết phải bằng phơng pháp chứng từ kế
toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu.
Nhằm tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần Sơn Tây, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phơng pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phơng pháp này ở công ty đợc tiến hành nh sau:
+ ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Mỗi loại vật liệu đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý đợc thuận lợi.
Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lợng. Mẫu thẻ kho nh sau:
Biểu số 10: Thẻ kho
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Thẻ kho Mẫu số 06VT.
Tên kho: Vật t (ban hành theo QĐ số
1141- TC/ CĐKT ngày 1/11/ 1995 của BTC) Ngày lập thẻ: 01/ 12/ 2012
Tờ số: 03
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28
Đơn vị tính: kg Mã số:
Ngày tháng
Chứng từ
Diễn giải Số lợng Ghichú Số phiếu Ngày
tháng Nhập Xuất Tồn
N X
Tồn cuối tháng 11 200
10/12 12 Nhập kho vật t 1003,2 1203,2
16 16/12 Xuất cho phân xởng I 304 899,2
Cộng phát sinh 1003,2 304
Tồn kho cuối tháng 12 899,2
Kế toán trởng Ngời lập thẻ
+ ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Đồng thời kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật t theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu đợc tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã đợc phân bổ.
- Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật t đợc xác định theo đơn giá bình quân gia quyền.
- Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
- Sổ chi tiết vật t đợc mở cho từng loại vật liệu.
Biểu số 11: Sổ chi tiết vật t
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật t
TK: 152 ( 1521) Tên vật t: Thép tròn trơn CT3TN φ 28 Tại kho vật t Ngày tháng Chứng từ
Diễn giải Đơn giá
N X Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Số l- ợng Số tiền Tồn đầu tháng 12 200 810.000 10/12 12 Nhập trong tháng 4.000 1.003,2 4.012.800 16/12 16 Xuất cho PXI 4.008,3 304 1.218.52 3 Cộng phát sinh 1.003,2 4.012.800 304 1.218.52 3 Tồn cuối tháng 899,2 3.604.277 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngời lập Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật t
Công ty cổ phần Sơn Tây Sổ chi tiết vật t
Tài khoản: 152 ( 1521)
Tên vật t: Gang đúc Cao Bằng Tại kho: Vật t
Ngày tháng
Chứng
từ Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
N X Số l-ợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền Tồn đầu tháng 12 3500 7.490.000 16/12 15 Nhập trong tháng 2.140 8.000 17.120.000 18 Xuất cho tổ đúc 10.990 23.518.600 Cộng phát sinh 8.000 17.120.000 10.990 23.518.600 Tồn cuối tháng 510 1.091.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Cuối kỳ, sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật t. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật t, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu ( biểu số 13).
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn đợc lập cho tất cả các loại vật t, mỗi loại vật t đợc ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật t, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật t để đa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ.
Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lợng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sơn Tây cũng đợc thực hiện rất đầy đủ và khoa học.
Biểu số 13: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật t
Tháng 12 năm 2012
TT Tên vật t Đơnvị SLTồn đầu kỳThành tiền SLNhập trong kỳThành tiền SLXuất trong kỳThành tiền Số lợng Thành tiềnTồn cuốikỳ
1 Thép tròn CT3TN Kg 200 810.000 1003.2 4.012.800 304 1218523 899,2 3.604.277 2 Thép tấm Kg 806 3.385.200 500 2.100.000 306,0 1.205.200 3 Gang đúc cao Bằng Kg 3.500 7.490.000 8000,0 17.120.000 10.990 23.518.600 510,0 1.091.400 4 Thép 9XCφ30 Kg 1.500 4.560.000 500,0 3.450.000 800 3.769.600 900,0 4.240.400 5 Fêrôsilic Kg 300 3.300.000 100 1.100.000 200,0 2.200.000 6 CO2 Kg 75,0 277.500 25 92.500 50,0 185.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 20.250.000 108.245.500 111.798.626 16.696.874
đó kế toán tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu đợc và rất có ảnh hởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.
ở Công ty cổ phần Sơn Tây hiện nay, tổ chức công tác kế toán vật liệu đợc thực hiện theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Cùng với việc kế toán chi tiết vật liệu, kế toán cũng đồng thời phải ghi sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu nh giá trị thực tế vật liệu nhập kho, giá trị xuất kho theo từng đối tợng sử dụng...nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế cũng nh phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với ngời bán...
2.3.6.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.
Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau.
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu tiền của ngời bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu.
- Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản.
Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau:
- Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”.
Và mở các tài khoản cấp 2: 1521 nguyên vật liệu chính. 1522 vật liệu phụ
1523 nhiên liệu.
1524 phụ tùng thay thế. 1528 vật liệu khác.
- TK 331 “ phải trả cho ngời bán” và đợc mở chi tiết cho từng ngời bán. - TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- TK 133 ( 1331) thuế GTGT đợc khấu trừ.
Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty đợc tiến hành nh sau:
Căn cứ vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của ngời bán, phiếu nhập kho, kế toán vào bảng kê chi tiết chứng từ gốc, từ đó lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của ngời bán ở ví dụ 1 và ví dụ 2 ở trên sau khi viết phiếu nhập kho, kế toán bảng kê chi tiết chứng từ gốc:
Bảng kê chi tiết chứng từ gốc
(Thanh toán cho ngời bán) số: 01 BK 5051
Tháng 12 năm 2012 Chứng từ Diễn giải Tổng cộngcó TK 331 Nợ các TK đối ứng Ngày SH 152 153 1331 ... 10/12 PN12 Cửa hàng KD thép và vật t HN 8.137.800 7.398.000 739.800 16/ 12 PN15 HTX vật t Thắng Lợi 22.627.000 20.570.000 2.057.000 Cộng 30.764.800 27.968.000 2.796.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Ngời lập Kế toán trởng Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Chứng từ ghi sổ
Số 13 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Đơn vị: Đồng
Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
31/12 Thanh toán với ngời bán 152 27.968.000
1331 2.796.800
331 30.764.800
Cộng 30.764.800 30.764.800
Kèm theo: 02 hoá đơn GTGT
Ngời lập Kế toán trởng
Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán với từng ngời bán, công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331, sổ này đợc mở cho từng ngời bán và theo dõi cho từng tháng. Định kỳ vào đầu mỗi tháng kế toán theo dõi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tài khoản 331 lấy số d cuối tháng trớc của từng ngời bán theo từng loại vật liệu để ghi vào cột số d đầu tháng này theo 2 cột, số d nợ và số d có.
Trong tháng khi nhận đợc hoá đơn và phiếu nhập kho, căn cứ vào chứng từ gốc tên của đơn vị bán từng loại vật liệu ghi trên phiếu nhập vật t, kế toán ghi vào sổ chi tiết tài khoản 331 của đơn vị đó vào các cột tơng ứng. Mỗi phiếu nhập vật t đợc ghi trên một dòng trong sổ chi tiết.
Việc ghi có TK 331, ghi nợ TK liên quan đợc tiến hành nh sau:
Nếu vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu chính nh sắt, gang, thép...kế toán phản ánh giá mua thực tế ghi nợ TK 152 (1521) theo giá mua cha có thuế GTGT.
Phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ: Kế toán ghi nợ TK 133 ( 1331). Theo nh ví dụ trên ta có sổ chi tiết thanh toán với ngời bán hàng tháng 12/ 2012 nh sau:
Biểu số 16: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331 - Phải trả ngời bán
Tên ngời bán: Công ty kinh doanh thép và vật t Hà Nội
Tháng 12 năm 2012
Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số d
SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng 5 680 000 PN12 10/12 Mua thép tròn trơn CT3TN φ 28 1494 10/12 152,1331 4.414.080 PN12 10/12 Mua thép tấm 1494 10/12 152,1331 3.723.720 Cộng phát sinh 8.137.80 0 D cuối kỳ 13.817.800
Biểu số 17: Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
TK 331 - Phải trả ngời bán
Tháng 12 năm 2012
Tên ngời bán: HTX vật t Thắng Lợi
Đơn vị: Đồng
Chứng từ
Diễn giải
Hoá đơn TK đối ứng Số phát sinh Số d SH Ngày Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số d đầu tháng PN15 16/12 Gang đúc Cao Bằng 18051 16/12 152,1331 18.832.000 Thép 9XCφ30 18051 16/12 152,1331 3.795.000 Cộng phát sinh 18051 16/12 152,133 1 22.627.000 D cuối tháng 22.627.000
2.3.6.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.
Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trớc khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu đợc xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tợng sử dụng.
Tại công ty cổ phần Sơn Tây, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất các loại sản phẩm của công ty, các chi tiết sản phẩm cho nhà máy xi măng, các thiết bị điện ( cột đèn cao áp) nên kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp
thời, chính xác vật liệu xuất kho dùng cho từng đối tợng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho, theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Căn cứ vào phiếu xuất kho và sổ chi tiết vật liệu kế toán lập tờ kê chi tiết xuất vật liệu theo từng đối tợng sử dụng, sau đó kế toán lên bảng kê chi tiết và lên chứng từ ghi sổ.
Ví dụ: Trong tháng 12 xuất vật liệu chinh cho phân xởng I để sản xuất sản phẩm đợc phản ánh nh sau:
Nợ TK 621 83.687.123
Có TK 152 (1) 83.687.123
Xuất xăng phục vụ cho quản lý chung của doanh nghiệp đợc phản ánh nh sau:
Nợ TK 642 1 050 000
Có TK 152 (3) 1 050 000
Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật liệu trong tháng đến cuối tháng kế toán tiến hành lập tờ kê chi tiết cho từng đối tợng sử dụng nh sau:
Biểu số 18: Tờ kê chi tiết
Tờ kê chi tiết
Số: 01
Tháng 12 năm 2012
Dùng cho: Phân xởng I
Đơn vị: đồng
STT Nội dung Ghi nợ TK Ghi có TK
621 ... 152 ...
1 Xuất thép tròn trơn CT3TNφ28(PX16)
1. 218. 523 1. 218. 523
2 Xuất gang đúc Cao Bằng (PX16) 23.518.600 23.518.600 3 Xuất thép tấm (PX17) 2.100.000 2.100.000 4 Xuất thép 9XCφ30 (PX17) 3.769.600 3.769.600
5 Xuất than cho tổ đúc (PX19)
2.450.000 2.450.000
……… …. …. … …
Cộng 83.687.123 83.687.123
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Biểu số 19: Tờ kê chi tiết
Tờ kê chi tiết
Số 02
Dùng cho: Quản lý doanh nghiệp
Đơn vị: Đồng STT Nội dung 642Ghi nợ TK... 152Ghi có TK... 01 Xuất xăng dùng cho
quản lý doanh nghiệp
1.050.000 1.050.000
Cộng 1.050.000 1.050.000
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Căn cứ vào các tờ kê chi tiết, kế toán tiến hành lập bảng kê chi tiết
Biểu số 20: Bảng kê chi tiết
Bảng kê chi tiết
Ghi có TK 152
Đơn vị: Đồng Ngày Số hiệu
chứng từ Diễn giải Số tiền
Ghi nợ các TK
621 … 642
31/12 Tờ kê chi tiết số 01
Xuất vật liệu cho SX ở phân xởng I
83.687.123 83.687.123 31/12 Tờ kê chi
tiết số 02
Xuất vật liệu cho quản lý doanh nghiệp 1.050.000 1.050.000 …… … … … … Cộng 111.798.626 103.687.123 1.050.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Ngời lập biểu Kế toán trởng
Tiếp đó kế toán lập chứng từ ghi sổ
Biểu số 21: Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Chứng từ ghi sổ
Số: 14 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Đơn vị: Đồng
Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền
SH Ngày Nợ Có Nợ Có
PX16 31/12 Xuất NVL vào sản xuất 621 24.737.123
1521 24.737.123 PX17 31/12 Xuất NVL phục vụ sản xuất PXI 621 5.869.600 1521 5.869.600 …….. … … … … Cộng 85.187.123 85.187.12 3
Ngời lập Kế toán trởng
Biểu số 22: Chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty cổ phần Sơn Tây Chứng từ ghi sổ Số: 15 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Đơn vị: Đồng
Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền
SH Ngày Nợ Có Nợ Có