Với quy trình giải quyết vấn đề bao gồm 6 bước ở trên, mỗi bước đều bao hàm những khó khăn cho người thực hiện. Nếu khơng suy nghĩ và kiểm sốt, chúng ta có thể gặp những trở ngại và lớn nhất là không giải quyết được vấn đề.
- Trong giai đoạn xác định vấn đề, có những trở ngại như sau: • Khơng thu thập đầy đủ thơng tin
• Suy luận chủ quan • Khơng thừa nhận vấn đề
• Khơng đánh giá được năng lực của bản thân hoặc của nhóm khi tham gia giải quyết vấn đề
- Trong giai đoạn phân tích ngun nhân, có những trở ngại cần lưu ý sau đây
• Khơng đánh giá được tồn diện các ngun nhân của vấn đề trên mọi lĩnh vực liên quan.
• Khơng triển khai được cách thức tư duy để tìm kiếm những nguyên nhân cốt lõi của từng lĩnh vực
• Khơng thừa nhận những ngun nhân chính yếu dẫn đến vấn đề.
- Trong giai đoạn tìm kiếm các giải pháp, người thực hiện có thể gặp những trở ngại như sau:
• Định kiến với một số ý kiến được nêu ra từ một vài thành viên • Suy luận chủ quan, chủ yếu dựa trên kinh nghiệm
• Ít hoặc khơng có sự tham khảo ý kiến của người khác hoặc nhóm của mình • Thiếu tự tin và vội vàng tự hạn chế những giải pháp có thể có
- Trong giai đoạn lựa chọn giải pháp tối ưu, cần chú ý những trở ngại xảy ra:
• Suy luận chủ quan, dựa trên kinh nghiệm, thường gặp ở những người lãnh đạo • Khơng tổ chức những buổi trao đổi, phân tích với sự đóng góp của những người
có liên quan
• Gặp trở ngại trong việc ra quyết định và không tạo ra được cách thức ra quyết định hiệu quả.
- Trong giai đoạn triển khai hành động, những trở ngại xảy ra có thể khiến vấn đề khơng được giải quyết như sau:
• Thiếu tính hợp tác trong làm việc nhóm
• Khơng duy trì được tính cam kết giữa các thành viên
• Khơng theo dõi tiến trình diễn ra của việc triển khai, sau khi đã thống nhất được giải pháp tối ưu.
• Những vấn đề nảy sinh không được báo cáo, ghi nhận và hỗ trợ kịp thời
- Trong giai đoạn kiểm tra và đánh giá, đây là thời điểm nhìn thấy được sự thành công hoặc thất bại của quá trình giải quyết vấn đề qua 5 bước trước đó. Nếu vấn đề chưa được giải quyết như mong đợi, thì bước cuối cùng kiểm tra và đánh giá khách quan vẫn mang lại những lợi ích cho q trình trải nghiệm lại lần sau. Do đó, những trở ngại sau đây khiến chúng ta không đạt được hiệu quả, đó là:
• Thu thập thơng tin khơng chính xác, khơng đầy đủ để nhận diện những thành công và thất bại
• Cách thức đánh giá gây thất vọng, nhụt chí ở những người tham gia
• Chủ yếu chỉ trích mà khơng tìm ra những sơ hở, thiếu kinh nghiệm của toàn bộ quá trình giải quyết.
TĨM TẮT
Thực trạng, hiện tượng và vấn đề có thể là đồng nhất. Tuy nhiên ta không thể mặc nhiên xem rằng thực trạng mà ta phải quyết chính là vấn đề cần giải quyết. Ta cần phải dành đủ thời gian cần thiết để tìm hiểu kỹ về thực trạng, hiện tượng đó nhằm phát hiện ra những nguyên nhân sâu xa trước khi thực sự bắt tay vào giải quyết chúng. Phương pháp “5 Tại Sao” là phương pháp đơn giản giúp bạn truy tìm nguyên nhân sâu xa của vấn đề một cách nhanh chóng. 2 phương pháp khác là “5W và 2H” và “Biểu đồ xương cá” là những
Để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất, ta cần thực hiện theo từng bước trong quy trình 6 bước giải quyết vấn đề và không nên bỏ qua hay làm qua loa đại khái bất kỳ bước nào trong quy trình. Làm việc theo quy trình là phương pháp làm việc giúp chúng ta khơng bỏ sót những sự việc quan trọng, từ đó đạt được những kết quả tốt hơn so với làm theo kinh nghiệm, thói quen.
BÀI TẬP
1. Quy trình giải quyết vấn đề bao gồm bao nhiêu bước? Tóm tắt cách thức triển khai của từng bước.
2. Tóm tắt cách thức thực hiện của các công cụ tư duy hỗ trợ giải quyết vấn đề. 3. Phân tích một số trở ngại khi giải quyết vấn đề.
4. Thực hiện quy trình giải quyết vấn đề để giải quyết một vấn đề liên quan đến bản thân bạn.
5. Thực hiện quy trình giải quyết vấn đề để giải quyết một vấn đề tại địa phương của bạn.