3.1. Tổng quan về công ty TNHH Thương mại và đầu tư Xuân Anh
3.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, Cơng ty đã lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn như sơ đồ sau:
KẾ TỐN BÁN HÀNG KẾ TỐN TỔNG HỢP KẾ TỐN CƠNG NỢ - NGÂN HÀNG THỦ QUỸ (Nguồn: Phịng kế tốn)
Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành và quan hệ tương tác:
ü Kế tốn tổng hợp
Kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ:
- Xác định đối tượng kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành. Tổ chức tập hợp, kết chuyển, hoặc phân bổ chi phí sản xuất.
- Hạch tốn thu nhập, chi phí, khấu hao, TSCĐ, cơng nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và thuế thu nhập.
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Hướng dẫn và kiểm tra chi tiết nghiệp vụ kế toán, tập hợp và lập biểu mẫu kế tốn, báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo quy định hoặc khi có yêu cầu, trực tiếp cung cấp các thơng tin về tình hình tài chính của Cơng ty cho Giám đốc tài chính nói riêng và Ban giám đốc nói chung.
ü Kế tốn bán hàng
- Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng…
- Tính tốn và phản ánh chính xác tổng giá tính tốn của hàng bán ra bao gồm: doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng…)
- Theo dõi từng hợp đồng, tính tốn chiết khấu cho khách hàng đảm bảo cho việc thực hiện các chính sách kinh doanh được hiệu quả (Chính sách giảm giá, chính sách khuyến mại, chính sách đổi hàng…)
- Kiểm tra, đơn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ…
- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ, cho phép bán hàng cho hàng tiêu thụ làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh)
- Cung cấp thơng tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo và điều hành kinh doanh của doanh nghiệp
- Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng - Lập báo cáo bán hàng theo quy định: Báo cáo doanh số bán hàng theo nhân viên, phân tích doanh số theo mặt hàng, chủng loại, địa điểm, bộ phận… Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán hàng, báo cáo về đối soát với kế toán kho, kế tốn cơng nợ, kế tốn ngân hàng… và các báo cáo khác tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.
ü Kế tốn cơng nợ - ngân hàng
Kế tốn cơng nợ
- Lập chứng từ thu- chi cho các khoản thanh tốn của cơng ty đối với khách hàng và các khoản thanh toán nội bộ. Phản ánh vào các sổ sách liên quan đến phần hành kế toán hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ.
- Tiếp nhận các chứng từ thanh tốn và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chúng từ.
- Kiểm tra, tổng hợp quyết toán về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT.
- Kiểm tra tính đúng đắn các nội dung ghi trên séc và viết phiếu thu séc với những séc hợp lệ; Lập bảng kê nộp séc, trình ký, đóng dấu để nộp ra ngân hàng.
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh toán và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi và nộp ra ngân hàng.
- Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo qui định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay, chuyển hồ sơ cho chủ tài khoản ký; Chuyển giao hồ sơ cho ngân hàng và theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng.
- Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng; Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng; Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng.
- Thực hiện các nhiệm vụ do kế tốn tổng hợp phân cơng.
ü Thủ quỹ
- Thực hiện thu, chi tiền mặt, ngân phiếu thanh toán và các loại ngoại tệ. Kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trước khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thư nhân dân, số tiền…
- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quĩ.
- Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp.
- Quản lý toàn bộ tồn, khơng cho bất kỳ khố két.
tiền mặt trong két sắt. Quản lý chìa khố két sắt an người nào khơng có trách nhiệm giữ hay xem chìa
- Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế tốn tổng hợp.
- Thực hiện các cơng việc khác do Kế tốn tổng hợp và Giám đốc giao.