Câu hỏi 2: Làm thế nào để động viên nhân viên hiệu quả? hãy xác định các yếu tố

II. Áp dụng trả lời câu hỏi

2) Câu hỏi 2: Làm thế nào để động viên nhân viên hiệu quả? hãy xác định các yếu tố

định các yếu tố động viên nhân viên và các điều kiện cần thiêt để động viên hiệu quả đối với một doanh nghiệp sản xuất? Đối với một doanh nghiệp dịch vụ?

Trả lời:

1. Các yếu tố động viên nhân viên hiệu quả

Khi được tạo cơ hội và nhận được sự khuyến khích đúng lúc, nhân viên sẽ nhiệt tình và tích cực hơn. Công ty phải nhận biết được sự khuyến khích hay “sức mạnh động viên” này. Dựa vào các thuyết về tạo động lực vừa nghiên cứu, ta có thể đưa ra các yếu tố động viên nhân viên hiệu quả:

1.1 Công việc thú vị

Bản chất công việc xem như là việc thực hiện công việc và loại hình của công việc đó. Một công việc có thể được lặp đi lặp lại hoặc thay đổi, sáng tạo hoặc đơn điệu, dễ dàng hoặc khó khăn. Một công việc có tính động viên nếu công việc đó có sự đa dạng về kỹ năng, sự đồng nhất về nhiệm vụ, sự quan trọng của nhiệm vụ, sự tự chủ và thông tin phản hồi. Nghiên cứu của Analoui (2000) đã xác định rằng “bản chất của công việc” là nguồn gốc chủ yếu tạo nên sự thỏa mãn cho các nhà quản lý có thâm niên đặc biệt là nếu công việc đó đầy thử thách và thể hiện được quyền lực đối với nhân viên. Tương tự, Pearson (1991) cho rằng “những thách thức công việc liên tục sẽ tạo nên sự động viên trong công việc”. Cũng có nhiều ý kiến đồng thuận rằng loại hình công việc của nhân viên cũng làm ảnh hưởng đến sự động viên của họ. Theo họ thì “người quản lý phải tạo ra nội dung công việc thú vị để xây dựng động lực làm việc ở các mức độ cao hơn”. Bản chất công việc nên được nhìn nhận như sự thách thức và sự thú vị trong công việc. Do đó, tính đa dạng và linh hoạt trong công việc của nhân viên cũng rất quan trọng.

1.2 Sự thừa nhận đầy đủ trong công việc

Sự thừa nhận là sự công nhận, ghi nhận về công lao đóng góp của một cá nhân, thể hiện qua sự đánh giá cao và khen thưởng cá nhân đó về việc họ đã hoàn thành nhiệm vụ hoặc sự thừa nhận một thành tích tốt. Khi các cá nhân được khen thưởng về thành tích tốt, thì yếu tố sự thừa nhận phải được hiện diện.

Trong khi một số nhà nghiên cứu đã khám phá rằng nhân viên mong muốn được người lãnh đạo và những người cùng địa vị thừa nhận hoàn thành tốt công việc, thì Analoui (2000) cho rằng công việc tốt và thực hiện công việc với chất lượng cao thường không được thừa nhận. Điều này có thể là do các phong cách quản trị truyền thống, bộ máy tổ chức quan liêu, sự thiếu các kỹ năng cư xử giữa người với người trong quản lý.

1.3 Sự tự chủ trong công việc

Sự tự chủ trong công việc thể hiện nhân viên được quyền kiểm soát và chịu trách nhiệm với công việc, được khuyến khích tham gia vào các quyết định liên quan đến công việc và được khuyến khích đưa ra những ý tưởng sáng tạo, sáng kiến. Khi nhân viên có được quyền tự chủ trong công việc sẽ kích thích, động viên họ làm việc để đạt đến những thành công trong công việc.

1.4 Sự bảo đảm công việc

Công việc lâu dài thể hiện công việc ổn định, không phải lo lắng để giữ việc làm. Khi nhân viên cảm nhận được công việc của mình không bị đe dọa bởi việc mất việc làm hay việc đảm bảo công việc ổn định lâu dài, hay cảm nhận niềm tin của về viễn cảnh tốt đẹp của công ty trong tương lai cũng sẽ tác động đến sự động viên của họ.

1.5 Thu nhập cao

Có rất nhiều nghiên cứu khẳng định rõ ràng rằng tiền lương cao sẽ là yếu tố tạo đông viên nhân viên nhiều nhất. Thực tế của các tập đoàn lớn hiện nay, các nhà quản lý cấp cao thúc đẩy mạnh mẽ bằng các phần thưởng về tài chính. Cũng có nhiều nghiên cứu khẳng định rằng thu nhập cho nhân viên cao có liên quan đến động lực làm việc, điều đó làm thỏa mãn nhu cầu phát triển và nhu cầu tự khẳng định của nhân viên, ví dụ như: liên kết việc tăng lương và các khoản tiền thưởng thành tích khi thực hiện thành công các nhiệm vụ khó khăn và thách thức.

Tiền lương hầu như luôn luôn gây ra sự bất mãn lớn và hơn nữa, hầu hết nhân viên không bao giờ hài lòng với tiền công mà họ nhân được. Analoui (2000) đã khám phá rằng các nhà quản lý cấp cao của chính quyền đề cập quá mức tới tiền công thù lao mà họ nhân được, có thể nói rằng nhân tố động lực bên trong càng lớn thì nhân viên càng kiên trì với công việc của họ.

Như vậy, yếu tố tiền lương cao là không thể thiếu trong các thành phần tác động đến sự động viên của nhân viên tại doanh nghiệp đang nghiên cứu. Tuy nhiên trong nghiên cứu này sẽ thay đổi tên biến “tiền lương cao” thành “thu

nhập cao” để phù hợp với tính chất trả lương của doanh nghiệp. Thu nhập bao gồm lương và các khoản tiền thưởng khác.

1.6 Sự thăng tiến và phát triển nghề nghiệp

Sự thăng tiến trong công việc được hiểu như sự phát triển, nó là một nhân tố tạo động lực làm việc, và do đó nhân tố này nên được xem là yếu tố tạo nên sự động viên ở cấp độ cao. Nhân tố này kết hợp một cách có ý nghĩa với sự bất mãn của nhân viên. Sự thỏa mãn với vị trí công việc, có cơ hội thăng tiến đều có ảnh hưởng dương đến việc thực hiện công việc của nhân viên, đặc biệt đối với trường hợp các nhà quản lý cấp cao.

1.7 Điều kiện/môi trường làm việc

Các giá trị của tổ chức, phong cách lãnh đạo và các điều kiện vật chất là những yếu tố có mối quan hệ với môi trường làm việc. Không chỉ có vậy, các điều kiện vật chất làm việc gắn liền với số lượng công việc, tính hữu dụng của các nguồn lực như máy móc và công cụ, sự thông thoáng, ánh sáng, không gian làm việc và điều hoà không khí, điều kiện khí hậu cũng có vai trò ảnh hưởng khác nhau đến hành vi công việc. Mặt khác, mối quan hệ giữa các đồng nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo môi trường làm việc cho nhân viên. Điều kiện, môi trường làm việc tốt sẽ tạo sự động viên, kích thích người lao động làm việc tốt hơn.

1.8 Sự gắn bó của cấp trên với nhân viên

Sự gắn bó của cấp trên với nhân viên thể hiện qua việc nhân viên công ty luôn được tôn trọng và tin cậy, là một thành viên quan trọng của công ty. Lãnh đạo cấp trên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự động viên để kích thích nhân viên làm việc. Những lời nói, những hành động của lãnh đạo cấp trên phù hợp với từng loại nhân viên, tức là phong cách lãnh đạo của người quản lý các cấp phù hợp với tính chất và trình độ của nhân viên, sẽ tác động trực tiếp đến sự nổ lực làm việc của họ. Ngược lại, nếu những hành động của lãnh đạo cấp trên không phù hợp sẽ tạo cho nhân viên sự bất mãn trong công việc và tước bỏ sự động viên.

1.9 Xử lý kỷ luật khéo léo và tế nhị

Hình thức xử lý kỷ luật cũng rất quan trọng trong việc tạo sự kích thích và động viên nhân viên làm việc. Xử lý kỷ luật khéo léo và tế nhị thể hiện sự khéo léo, tế nhị của cấp trên trong việc góp ý và phê bình nhân viên. Nhân viên là con người, nên ai cũng có lỗi lầm, điều quan trọng nhất là lãnh đạo doanh nghiệp phải có những chính sách ngăn ngừa lỗi và khắc phục lỗi. Việc

xử lý kỷ luật khéo léo và tế nhị của cấp trên trong việc góp ý và phê bình nhân viên khi nhân viên bị phạm lỗi lầm sẽ giúp nhân viên có sự động viên, giúp họ sửa chữa sai lầm để tiếp tục làm việc tốt hơn.

1.10 Sự giúp đỡ của cấp trên

Sự giúp đỡ của cấp trên thể hiện qua việc quan tâm, hỗ trợ của cấp trên trong việc giải quyết các vấn đề khó khăn của nhân viên. Mối quan tâm của nhân viên đối với những công việc khó khăn mà họ không giải quyết được là sự hỗ trợ, sự hướng dẫn của lãnh đạo cấp trên. Điều này cũng thể hiện ở vai trò của người lãnh đạo trong việc giúp đỡ và hướng dẫn nhân viên của mình hoàn thành nhiệm vụ. Khi sự giúp đỡ này được người lãnh đạo cấp trên thể hiện tốt giúp cho người lao động nhanh chóng hoàn thành công việc, đạt được thành tích trong công việc, điều này giúp họ không ngại khó khăn trong công việc và thúc đẩy họ hàn thành công việc tốt hơn.

1.11 Phúc lợi công ty

Trong mười yếu tố động viên liên quan đến thuộc tính công việc tác động đến sự động viên của nhân viên của Kenneth A. Kovach không có yếu tố phúc lợi công ty. Tuy nhiên, đối với thực tế ngày nay, yếu tố phúc lợi của công ty cũng rất quan trọng trong việc tạo sự động viên cho nhân viên. Vì phúc lợi công ty cũng mang lại lợi ích cho nhân viên khi họ làm việc tại công ty. Phúc lợi công ty bao gồm các khoản trợ cấp, các khoản bảo hiểm, khám chữa bệnh, du lịch, kỳ nghỉ…Khi nhân viên cảm nhận phúc lợi công ty tốt cũng là yếu tố động viên giúp họ làm việc tốt hơn.

2. Các các yếu tố và điều kiện cần thiết để động viên hiệu quả với doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp dịch vụ

Sự khác biệt về nhân lực trong doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp dịch vụ

Doanh nghiệp sản xuât Doanh nghiệp dịch vụ

- Người lao động là công nhân - Số lượng người lao động nhiều - Sản xuất trực tiếp ra sản phẩm (lao

động chân tay)

- Môi trường làm việc thường không được tốt

- Công nhân dễ gặp mệt mỏi về thể chất

- Thu nhập thấp

- Người lao động là nhân viên - Số lượng người lao động ít

- Hoạt động cung ứng dịch vụ (lao động trí óc)

- Môi trường làm việc thường tốt hơn - Nhân viên thường gặp vấn đề về tinh

thần (stress) - Thu nhập cao

- Phản ứng trước công việc chậm, làm việc theo lịch kì rõ ràng theo như chỉ đạo của cấp trên

…

tình huống, nhiều vấn đề phải tự quyết định không kịp thông qua ý kiến cấp trên

…

Về cơ bản, khi động viên nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất cũng như trong doanh nghiệp dịch vụ đều phải phù hợp với những yếu tố và điều kiện như đã nêu. Tuy nhiên, do đặc thù về nhân lực mà có sự khác biệt nên khi động viên nhân viên, mỗi loại doanh nghiệp cần phải tập trung mạnh hơn vào một số yếu tố nhất định như sau:

2.1 Với doanh nghiệp sản xuất

Chủ yếu động viên dựa vào các nhu cầu cơ bản và nhu cầu an toàn như: - Sự bảo đảm công việc và thu nhập cao

Hai yếu tố bảo đảm công việc và thu nhập cao luôn được khuyến khích áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp sản xuất. Người lao động trong doanh nghiệp sản xuất hầu hết đều có trình độ thấp, khi đi làm họ mong muốn trước hết đến sự bảo đảm lâu dài ổn định của công việc, kèm theo với đó là mức lương đủ để họ có thể đảm bảo cho cuộc sống.

- Điều kiện/môi trường làm việc

Hoạt động sản xuất trực tiếp làm ra sản phẩm, người lao động phải lao động chân tay nhiều, thường có xu hướng mệt mỏi về thể chất và gây ra sự chán nản, không còn hứng thú với công việc. Vì vậy, yếu tố điều kiện và môi trường làm việc cũng rất cần thiết để động viên nhân viên doanh nghiệp sản xuất hiệu quả. Để họ có thể có điều kiện sức khỏe tốt nhất khi sản xuất.

Ví dụ: Trong hoạt động sản xuất của các công ty của Nhật. Ngay bên cạnh những nhà xưởng làm việc mệt mỏi. Người ta luôn bố trí nhà nghỉ ngơi cho người lao động nghỉ trong giờ giải lao. Nhà nghỉ này được bố trí khá nhiều những dụng cụ thường thấy trọng một gia đình như: ti vi, tủ lạnh, quạt, các vật dụng thường gặp... và có cả cây xanh, bể cá… Chính những điều kiện như vậy làm cho công nhân cảm thấy thư thái, thoải mái sau nhiều giờ lao động sản xuất mệt mỏi. Khi đó, họ sẽ có sức khỏe ổn định để tiếp tục tham gia sản xuất.

Tuy nhiên, sự ảnh hưởng của môi trường làm việc chủ yếu được tác động từ những điều kiện máy móc và công cụ, sự thông thoáng, ánh sáng, không gian làm việc và điều hoà không khí, điều kiện khí hậu… Còn vấn đề quan hệ giữa người lao động với nhau không quá cần thiết trong trường hợp của doanh nghiệp sản xuất. Yếu tố này được yêu cầu nhiều hơn với trường hợp doanh nghiệp dịch vụ.

- Sự tự chủ trong công việc

Yếu tố động viên này luôn được khuyến khích trong mọi loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đặc thù số lượng người lao động thường rất cao trong một doanh nghiệp sản xuất. Nên khi tham gia hoạt động sản xuất, để đảm bảo cho công việc được liên tục thì người lao động bắt buộc phải chịu sự bó buộc sản xuất theo một quy trình nhất định. Vì thế, yếu tố tự chủ trong công việc tuy cần thiết nhưng lại không được đề cao quá nhiều trong doanh nghiệp sản xuất.

- Phúc lợi công ty

Tuy là một yếu tố mới xuất hiện trong giai đoạn hiện nay, nhưng trong thực tế hoạt động của nhiều doanh nghiệp cho thấy. Phúc lợi công ty cũng là một yếu tố cần thiết để động viên lao động sản xuất có đạt hiệu quả cao.

2.2 Với doanh nghiệp dịch vụ

Người lao động trong doanh nghiệp dịch vụ thường là những nhân viên có trình độ cao, được đào tạo bài bản kĩ càng. Ngoài những nhu cầu cơ bản thì họ còn đòi hỏi được đáp ứng nhiều nhu cầu hơn. Do vậy, để động viên nhân viên trong doanh nghiệp dịch vụ có hiệu quả thì ngoài yếu tố cơ bản và an toàn như trong doanh nghiệp sản xuất, cần phải có thêm những yếu tố sau:

- Công việc thú vị và sự tự chủ trong công việc

Do trình độ của nhân viên trong doanh nghiệp dịch vụ khá cao nên họ thường cảm thấy chán nản khi phải làm một công việc được lặp đi lặp lại hoặc thay đổi, sáng tạo hoặc đơn điệu, dễ dàng hoặc khó khăn. Một công việc có tính động viên nếu công việc đó có sự đa dạng về kỹ năng, sự đồng nhất về nhiệm vụ, sự quan trọng của nhiệm vụ, sự tự chủ và thông tin phản hồi thường có khả năng động viên rất mạnh với nhân viên doanh nghiệp dịch vụ.

- Thu nhập cao

Nhu nhiều nghiên cứu đã khẳng định thì đây là yếu tố rất cần thiết để động viên nhân viên hiệu quả trong mọi loại hình doanh nghiệp hiện nay, và đương nhiên đó cũng là yếu tố không thể thiếu khi động viên nhân viên trong doanh nghiệp dịch vụ.

- Sự thăng tiến và phát triển nghề nghiệp

Trước khi tham gia vào làm việc. Những nhân viên có trình độ cao của doanh nghiệp dịch vụ đã phải bỏ nhiều thời gian và tiền bạc cho giai đoạn học kiến thức trong nhà trường. Họ mong muốn sau này khi đi làm việc, sẽ có nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển mạnh về nghành nghề mà họ đã được học tập.

- Điều kiện/môi trường làm việc

Do đặc thù hoạt động trí óc cao trong doanh nghiệp dịch vụ mà yếu tố điều kiện, môi trường làm việc có vai trò quan trọng đến khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên. Các giá trị của tổ chức, phong cách lãnh đạo và các điều kiện vật chất là những yếu tố có mối quan hệ với môi trường làm việc.