1.5 .Các hình thức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền
2.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Là một đơn vị kinh doanh được thành lập theo Luật Doanh nghiệp, Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải, thực hiện chế độ hạch tốn tồn diện, nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ chính sách của Nhà nước về cung ứng vật tư,máy móc thiết bị điện, vật liệu xây dựng.
Trong giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty kinh doanh rất nhiều ngành nghề khác nhau cho nên tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty bị phân tán, không tập trung. Với đặc thù kinh doanh của mình Cơng ty buộc phải chia thành nhiều bộ phận để thuận tiện trong việc bố trí cơng việc và điều hành, mỗi bộ phận và mỗi người trong doanh nghiệp có chức năng và nhiệm vụ riêng đảm bảo tính khoa học và hợp lý.
2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Xây lắp Điện Dun Hải được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là Ban giám đốc, chỉ đạo công việc trực tuyến xuống từng phịng ban, ngồi ra các phịng ban có chức năng tham mưu cho Giám đốc điều hành công việc của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KỸ THUẬT PHÕNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH CÁC ĐỘI XÂY LẮP
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Xây lắp Điện Duyên Hải
Ghi chú: Mối quan hệ chức năng.
Mối quan hệ trực tuyến.
(Nguồn tài liệu Phịng tổ chức hành chính Cơng ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải) 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban
Các phịng ban trong Cơng ty có mối quan hệ chặt chẽ cùng nhau phối hợp hoạt động để bộ máy làm việc có hiệu quả và đưa công ty ngày càng phát triển vững mạnh.
- Giám đốc: là người đaị diện pháp nhân của Cơng ty, có trách nhiệm pháp
lí cao nhất của Cơng ty, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật và Công ty trong việc điều hành, quản lí của Cơng ty.
- Phó Giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền khi giám đốc đi vắng, thay mặt giám đốc theo dõi trực tiếp các đơn vị sản xuất của cơng ty.
- Phịng Kế tốn: Ghi chép phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày. Theo dõi tồn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp đơng thời cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.
Phản ánh tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ và kết quả thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tìm ra những biện pháp tối ưu nhằm đưa doanh nghiệp phát triển lành mạnh, đúng hướng đạt hiệu quả cao với chi phí thấp nhất nhưng thu được kết quả cao nhất. Tăng tích lũy tái đầu tư cho doanh nghiệp, thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà nước.
Tổ chức chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, tin học, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo pháp lệnh kế tốn.
- Phịng Kỹ thuật - vật tư: Tiếp nhận quản lí hồ sơ, tài liệu, dự tốn, bãng vẽ thiết kế cơng trình.
Phân cơng cán bộ giám sát, theo dõi tình hình thực hiện cơng trình. Khi cơng trình hồn thành, cán bộ kỹ thuật xác định khối lượng thực hiện và chuyển cho phịng kế tốn đối chiếu, kiểm tra và quyết toán đầu tư. Theo dõi tình hình xuất, nhập vật tư. Cung cấp vật tư theo kế hoạch và tiến độ thi công. Báo cáo vật tư theo quy định.
- Phòng tổ chức - hành chính: Đảm nhận cơng tác tổ chức quản l hành chính của Công ty như: sắp xếp tổ chức sản xuất, bố trí nhân sự, tổ chức hoạt động khoa học, quy chế trả lương, chế độ BHXH, cơng tác an tồn lao động...
- Các đội xây dựng: Có nhiệm vụ thi cơng xây lắp các cơng trình do cơng ty giao.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại công ty Cổ phần Xây lắp Điện Duyên Hải
2.1.5.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Cơng ty Cổ phần Xây lắp Điện Duyên Hải có tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ghi chép lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo đều được thực hiện tại phòng kế tốn tài chính của cơng ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải được thể hiện qua sơ đồ sau:
KẾ TỐN TRƢỞNG Thủ quỹ Kế tốn tiền lƣơng Kế tốn vật tƣ, tài sản cố định Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành Kế tốn vốn bằng tiền, cơng nợ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ máy kế tốn của Cơng ty CP Xây lắp Điện Dun Hải
(Nguồn tài liệu Phịng tổ chức hành chính Cơng ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải)
❖ Chức năng, nhiệm vụ của từng người
-Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về thơng tin kế tốn cung cấp, tổ chức điều hành cơng tác kế tốn của Công ty theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán và quy định pháp luật.
- Kế toán tổng hợp: Là người có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp các số liệu từ bộ phận kế toán khác chuyển sang, thực hiện các bút tốn kết chuyển khóa sổ kế tốn cuối kỳ và lập các Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
- Kế toán vốn bằng tiền kiêm kế tốn cơng nợ: có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, viết phiếu thu chi hàng tháng lập bảng kê tổng hợp séc, uỷ nhiệm chi và sổ chi tiết rồi đối chiếu với thủ quỹ, sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng có quan hệ giao dịch. Đồng thời, phụ trách các cơng việc thanh tốn, giao dịch của công ty với các ngân hàng mà công ty mở tài khoản (vay vốn, rút tiền, gửi tiền). Theo dõi và ghi sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp.
- Kế toán vật tư, tài sản cố định: Thực hiện phân loại tài sản cố định hiện có của cơng ty, theo dõi tình hình tăng giảm, tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính, theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của cơng ty. Đồng thời, có nhiệm vụ hạch tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song
song. Cuối tháng kế toán vật tư tổng hợp số liệu, lập bảng kê theo dõi nhập, xuất, tồn.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ hạch tốn chi tiết các chi phí liên quan đến sản xuất sản phẩm, và tập hợp các chi phí này để tính giá thành sản phẩm.
- Kế tốn tiền lương: hàng tháng căn cứ bảng tính lương do phịng hành chính gửi sang, kế tốn tiến hành tập hợp số liệu, lập bảng tính và phân bổ tiền lương, tổng hợp thanh tốn lương của cơng ty.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ, ghi sổ quỹ, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán vốn bằng tiền. Lập bảng kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định.
2.1.5.2. Chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
❖ Chính sách, chế độ kế tốn
Chế độ kế tốn áp dụng: Cơng ty Cổ phần Xây lắp Điện Duyên Hải áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Niên độ kế tốn: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ
Cơng ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Cơng ty tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích ước tính của từng loại tài sản. Tỷ lệ khấu hao được tính phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT -BTC ngày 25 /04/2013 của Bộ Tài chính.
Cơng ty ghi nhận hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, và tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (còn gọi là phương pháp FIFO). Hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, với hàng hố mua ngồi:
Giá gốc ghi sổ = giá mua ghi trên hóa đơn + chi phí thu mua + các khoản
thuế khơng được hồn lại – (các khoản chiết khấu thương mại + giảm giá hàng
mua được hưởng)
Nguyên tắc và phương pháp quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
❖ Tổ chức hệ thống chứng từ
Công ty Cổ phần Xây lắp Điện Duyên Hải sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán và Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và tuân thủ về biểu mẫu, nội dung cũng như phương pháp lập bao gồm các chứng từ cơ bản sau:
- Chứng từ về lao động tiền lương - Chứng từ về hàng tồn kho
- Chứng từ về bán hàng - Chứng từ về tiền tệ
- Chứng từ về tài sản cố định.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều được lập các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ này là căn cứ để kế toán hạch toán chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết…hàng kỳ các chứng từ được đóng lại và lưu giữ cẩn thận.
❖ Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Hiện nay, Cơng ty cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính.
Ngồi hệ thống tài khoản vận hành theo quy định của Bộ Tài chính, cơng ty còn sử dụng thêm một số tài khoản chi tiết cấp 2, 3 theo dõi cho cùng nội dung kinh tế nhưng cho các đối tượng khác nhau.
❖ Tổ chức hệ thống sổ kế tốn
Hiện nay cơng ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ bao gồm: Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, các Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, các loại sổ tổng hợp và các loại sổ chi tiết.
Quy trình hạch tốn kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Cơng ty cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải được mô tả theo sơ đồ:
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 2.3. Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức CTGS
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn tài liệu Phòng kế tốn Cơng ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải)
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, kế toán lập Bảng Tổng hợp chứng từ cùng nội dung, và ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, kế tốn căn cứ vào các Bảng Tổng hợp chứng từ cùng nội dung để lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tiếp theo, kế toán tổng hợp số liệu từ các Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào Sổ Cái các tài khoản tổng hợp. Sau đó, kế tốn phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi đối chiếu khớp đúng,
số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), kế toán căn cứ vào Sổ Cái để lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(3) Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào Bảng Cân đối số phát sinh, Sổ cái các tài khoản tổng hợp và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ được sử dụng tại Doanh nghiệp đã vận đúng quy định hiện hành của kế toán và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của Doanh nghiệp nói chung và của phịng kế tốn nói riêng.
❖ Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Sau khi các bộ phận kế toán tổng hợp giữa bảng kê, sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái kế toán tổng hợp rút ra số liệu và lên Báo cáo tài chính. Định kỳ phịng kế tốn phải lập Báo cáo tài chính trình Ban Giám đốc duyệt và gửi các cơ quan ban ngành theo quy định của Nhà nước.
Hệ thống Báo cáo tài chính tại Cơng ty cổ phần Xây lắp điện Duyên Hải bao gồm các biểu sau:
-Mẫu số B-01/DNN: Bảng cân đối kế toán
-Mẫu số B-02/DNN: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh -Mẫu số B-03/DNN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-Mẫu số B-09/DNN: Bản thuyết minh báo cáo tài chính
(Báo cáo lưu chuyển tiền tệ công ty lập theo phương pháp trực tiếp).
Hệ thống báo cáo quản trị được phịng kế tốn lập theo u cầu của Ban Giám đốc, bao gồm về các báo cáo tình hình cơng nợ, báo cáo doanh thu, báo cáo về chi phí, báo cáo kết quả theo từng bộ phận kinh doanh. Từ đó, Ban Giám đốc sẽ có những quyết định điều chỉnh phù hợp hoạt động kinh doanh của công ty trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi và phức tạp.
2.2.Thực trạng tổ chức công tác kế vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
Vốn bằng tiền của Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng.
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dòng tiền thu của cơng ty chủ yếu là thu từ các cơng trình xây dựng ở trong nước đã hoàn thành bàn giao mà cơng ty nhận thầu. Cịn dịng tiền chi chủ yếu của công ty là các khoản chi để mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho xây dựng các cơng trình nhận thầu. Các hoạt động kinh doanh này đều xảy ra ở trong nước nên công ty không phát sinh các phát
Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là VNĐ. Trường hợp cơng ty có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng thì đều được quy đổi ngoại tệ ra VNĐ theo tỉ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
2.2.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ của Công ty cổ phần xây lắp điện Duyên Hải
2.2.1.1. Đặc điểm tiền mặt tại quỹ của cơng ty
Như tính chất vốn bằng tiền thì tiền mặt tại quỹ của Công ty cổ phần xây lắp điện Dun Hải có tính thanh khoản cao dùng cho các công việc, chi phát sinh trực tiếp cần thanh tốn ngay mà khơng thể thanh toán bằng TGNH.
Hàng ngày, tiền mặt được thủ quỹ quản lý và cất giữ trong két sắt tại doanh nghiệp. Mọi nghiệp vụ thu, chi chỉ được thủ quỹ thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thu tiền mặt chủ yếu là khách hàng ứng trước một phần giá trị cơng trình, một hạng mục cơng trình, hoặc các khoản thu có giá trị dưới 20.000.000 đồng,…
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi tiền mặt chủ yếu là chi mua nguyên vật vật liệu, công cụ dụng cụ, thuê máy thi công, tạm ứng, tiền điện, tiền nước… Tuy nhiên, tồn quỹ tại công ty không nhiều, chỉ đủ đáp ứng cho các khoản chi phí phát sinh hàng ngày.
2.2.1.2. Chứng từ, tài khoản, sổ sách kế tốn sử dụng tại cơng ty
❖ Chứng từ sử dụng
Mọi nghiệp vụ thu, chi tại công ty đều căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu thu (Mã số 01 – TT) và phiếu chi (Mã số 02 – TT) hợp lệ. Ngồi ra cịn có các