- Vốn bằng tiền gồm:
+ Tiền mặt, TK 111.
+ Tiền gửi ngân hàng, TK 112.
+ Tiền đang chuyển, TK 113.
- Chính sách cụ thể:
+ Sử dụng đồng tiền: Việt Nam đồng
+ Quy chế thanh toán độc lập
+ Quy ước: nếu số tiền thanh toán với khách hàng lớn hơn 20 triệu đồng thì sẽ phải thanh toán bằng chuyển khoản hoặc séc.
+ Theo quy tắc “bất khiêm nhiệm”: Kế toán và thủ quỹ là 2 người riêng biệt. Thủ kho và người nhận hàng, xuất kho là riêng biệt, tách rời.
2.2.1.2. Quy trình hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
• Quy trình hạch toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
1) Bộ phận tiếp nhận đề nghị thu – chi có thể là kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng.
• Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (PC, UNC) có thể là: Giấy đề nghị
thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, …
• Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (PT, UNT) có thể là: Giấy thanh toán
tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn, …
2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi
• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán tiền mặt lập và in phiếu thu –
chi
• Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập
uỷ nhiệm thu (UNT)/ uỷ nhiệm chi (UNC) Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào PT/UNT hoặc PC/UNC 7) Thực hiện thu – chi tiền:
• Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu hoặc phiếu
chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:
- Kiểm tra số tiền trên PT (PC) với chứng từ gốc
- Kiểm tra nội dung ghi trên PT (PC) có phù hợp với chứng từ gốc
- Kiểm tra ngày , tháng lập PT (PC) và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
- Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào PT hoặc PC .
- Thủ quỹ ký vào PT hoặc PC và giao cho khách hàng 01 liên.
- Sau đó thủ quỹ căn cứ vào PT hoặc PC ghi vào Sổ Quỹ.
- Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của PT, PC cho kế toán. • Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập và nộp
UNT/UNC, séc, … cho ngân hàng. Quy trình hạch toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là khoản tiền mặt, tiền séc đã xuất khỏi quỹ của công ty đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước, đã gửi vào Bưu điện để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo của Ngân hàng. Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau:
- Thu tiền mặt hoặc séc gửi thẳng vào ngân hàng - Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác
- Các khoản tiền cấp phát, trích chuyển giữa đơn vị chính với đơn vị phụ thuộc, giao dịch qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo.
2.2.2. Thực trạng hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế Vàng Quốc tế
2.2.1.1. Hạch toán tiền mặt tại Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
∗ Hóa đơn giá trị gia tăng: do người bán lập thành 3 liên. Trong đó:
- Liên 1 (màu tím): lưu gốc
- Liên 2 (màu đỏ): đưa khách hàng
- Liên 3 (màu xanh): sử dụng nội bộ.
∗ Phiếu thu (mẫu 01 – TT): do kế toán lập thành 3 liên. Trong đó:
- Liên 1: lưu
- Liên 2: giao cho người nộp tiền
- Liên 3: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
∗ Phiếu chi (mẫu 02 – TT): do kế toán lập thành 3 liên. Trong đó:
- Liên 1: lưu
- Liên 2: giao cho người nộp tiền
- Liên 3: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
∗ Ngoài các chứng từ bắt buộc trên, kế toán còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn sau:
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán
- Biên lai thu tiền
- Bảng kiêm kê quỹ
- Bảng kê chi tiền
Tài khoản sử dụng: TK 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. Kết cấu:
Bên Nợ:
• Các khoản tiền mặt nhập quỹ.
• Số tiền mặt thừa ở quỹ khi phát hiện kiểm kê.
Bên Có:
• Các khoản tiền mặt xuất quỹ.
• Số tiền mặt phát hiện thiếu hụt ở quỹ khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn tại quỹ tiền mặt.
Một số nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại Công ty Cổ phần Én
Vàng Quốc tế
• Kế toán thu tiền mặt VNĐ tại Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Các nguồn thu chủ yếu của công ty bao gồm:
+ Thu từ hoạt động dịch vụ
+ Thu tạm ứng
+ Thu lai từ tiền gửi ngân hàng
+ Các khoản thu nhập khác
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các chứng từ gốc có liên quan về thu tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền nhập thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi nhập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Trong tháng 12 năm 2013 Công ty CP Én Vàng Quốc tế có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan tới thu tiền mặt, sau đây là một số nghiệp vụ chủ yếu:
Ví dụ 1: Ngày 04/12/2013, thu tiền vận chuyển Taxi khách số tiền 16.500.000 đ
(cả VAT 10%) theo HĐ GTGT số 0004020, đã thu bằng tiền mặt. Kế toán ghi: Nợ TK 111: 16.500.000
Có TK 131: 16.500.000
ÉN VÀNG TAXI International En Vang JSC
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1:( Lưu File) Ngày 04 tháng 12 năm 2013
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu( Serial): AA/13P Số( Number): 0004020
Đơn vị bán hàng (Sale company): CÔNG TY CỔ PHẦN ÉN VÀNG QUỐC TẾ
Mã số thuế (Tax code): 0200563539
Địa chỉ (Address): Cụm Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến an, Hải Phòng. Số điện thoại (Tel): 031.3777.889 Fax: 031.3777.777
Số tài khoản (Account code): 12900888 Tại (at): NH TMCP Việt Nam Thịnh Vượng – VP bank Hải Phòng.
Họ tên người mua hàng (Customer’s name): Cao Vân Anh Tên đơn vị (Organization):
Mã số thuế (Tax code):
Địa chỉ (Adress): 153 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng.
STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN
GIÁ THÀNH TIỀN
1 2 3 4 5 6=4*5
Cước vận chuyển Taxi khách 15.000.000
Cộng tiền hàng (Total): 15.000.000
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 1.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán( Grand total): 16.500.000
Số tiền viết bằng chữ (In words):Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ví dụ 2: Ngày 25 tháng 12 năm 2013, Đặng Sao Chi – Phòng Kế toán tài chính,
rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, số tiền 3.000.000.000 VNĐ Kế toán ghi: Nợ TK 111: 3.000.000.000
Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Địa chỉ: Khu Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến An,TP Hải Phòng
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 củaBộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Quyển số: 12
Ngày 04 tháng 12 năm 2013 Nợ: 1311
Số hiệu: PT12/0014 Có: 1111
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Phương Thoa Địa chỉ: Phòng Quản lý phương tiện.
Lý do nộp: Thu tiền hoạt động – Vận chuyển Taxi khách.
Số tiền:16.500.000đ (Viết bằng chữ):Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.
Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: HĐ GTGT
Ngày 04 tháng 12 năm 2013
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) Người nộp tiền
(Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):Mười sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.
+ Tỷ giá ngoại tệ( vàng bạc, đá quý):………
Có TK 112: 3.000.000.000
31 Chi nhánh VP Bank – CN Hải Phòng
Mã số thuế: 0100233583-004 Ngày 25 tháng 12 năm 2013
GIẤY BÁO NỢ
Số tài khoản: 12900888 Loại tài khoản:
Khách hàng:CONG TY CO PHAN EN VANG QUOC TE
Loại tiền tệ: VNĐ Số CIF khách hàng: 34521 Sốchứngtừ:FT1331256428\BHK Chúng tôi xin thông báo đã ghi nợ tài khoản của quý khách số tiền như sau:
Nội dung Số tiền
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ 3.000.000.000 Số tiền bằng chữ:Ba tỉ đồng chẵn./.
Phiếu này được in tự động từ hệ thống ngân hàng lõi và không yêu cầu chữ ký từ phía ngân hàng.
Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Địa chỉ: Khu Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến An,TP Hải Phòng
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 củaBộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: 12
Ngày 25 tháng12 năm 2013 Nợ: 1111
Số hiệu: PT12/0105 Có: 1211 Họ và tên người nộp tiền: Đặng Sao Chi
Địa chỉ: Phòng Kế toán tài vụ
Lý do nộp: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ.
Số tiền:3.000.000.000đ (Viết bằng chữ):Ba tỉ đồng chẵn./.
Kèm theo: 1 Chứng từ gốc: GBN
Ngày 25 tháng 12 năm 2013
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người nộp tiền (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):Ba tỉ đồng chẵn./.
Ví dụ 3: Ngày 31tháng 12 năm 2013, thu hồi tiền tạm ứng từ anh Hoàng Văn
Sinh xe 16M – 5693, tạm ứng sửa xe ngày 29 tháng 12 năm 2013. Kế toán ghi: Nợ TK 111: 1.040.000
Có TK 141: 1.040.000
CÔNG TY TNHH MAI ANH
Địa chỉ: Số 280 Nguyễn Văn Linh,Q. Lê Chân, TP. Hải Phòng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 29 tháng 12 năm 2013 Mẫu số 01 – GTKT2/002 Ký hiệu: AB/13P Số: 0002465
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MAI ANH
Địa chỉ: Số 280 Nguyễn Văn Linh, P. Dư Hàng Kênh, Q. Lê Chân, TP. Hải Phòng Số điện thoại: 031.3740.590
Mã số thuế: 0200431902
Họ tên đơn vị người mua hàng: Hoàng Văn Sinh Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Địa chỉ: Cụm Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến an, Hải Phòng. Số điện thoại (Tel): 031.3777.889 Fax: 031.3777.777 Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT TÊN HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐV T SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
1 2 3 4 5 6=4*5
Thay dầu + rửa xe 760.000
Thay lốp cái 2 1.420.000 2.840.000
Cộng tiền hàng (Total): 3.600.000
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT ( VAT amountl): 360.000
Tổng cộng tiền thanh toán (Grand total): 3.960.000 Số tiền viết bằng chữ ( In words): Ba triệu chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Bộ phận: Quản lý phương tiện
Mẫu số: 05 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG
Ngày 31 tháng 12 năm 2013 - Họ và tên người thanh toán: Hoàng Văn Sinh
- Bộ phận: Quản lý phương tiện
Diễn giải Số tiền
I.Số tiền tạm ứng 5.000.000
1.Số tạm ứng kỳ trước chi không hết 2.Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số 00125734 ngày 29 tháng 12 năm 2013
5.000.000
5.000.000 II.Số tiền đã chi
- HĐ GTGT số 0002465 của Công ty TNHH Mai Anh ngày 29 tháng 12 năm 2013
3.960.000
3.960.000 III.Chênh lệch
1.Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2.Chi quá số tạm ứng (II – I)
1.040.000
1.040.000
33
Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Địa chỉ: Khu Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến An,TP Hải Phòng
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Quyển số: 12
Ngày 31 tháng12 năm 2013 Nợ: 1111
Số hiệu: PT12/0211 Có: 141
Họ và tên người nộp tiền: Hoàng Văn Sinh Địa chỉ: Phòng quản lý phương tiện
Lý do nộp: Thu hồi tạm ứng thừa
Số tiền:1.040.000đ (Viết bằng chữ):Một triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.
Kèm theo:1 Chứng từ gốc: HĐ GTGT.
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên) Người nộp tiền
(Ký, ghi rõ họ tên) Người lập phiếu
(Ký, ghi rõ họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):Một triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn./.
• Kế toán chi tiền mặt tại công ty
Các nguồn chi tiền mặt chủ yếu của Công ty bao gồm:
- Chi tạm ứng
- Chi mu vật tư, công cụ, tài sản cố định
- Chi thanh toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên
- Trả nợ cho người bán và ngân hàng
- Các khoản phải nộp ngân sách nhà nước
- Các khoản phải chi khác
• Sau đây là một số nghiệp vụ phát sinh đến chi tiền mặt của công ty CP Én Vàng Quốc tế
Ví dụ 1: Ngày 05 tháng 12 năm 2013, Nguyễn Tuấn Bình nhập 504,7 lít dầu
Diezen tại công ty Xăng dầu khu vực III TNHH – MTV. Đơn giá: 20.281,82đ/lít (chưa VAT 10%). Theo HĐ GTGT số 0077776, ký hiệu AB/13P. Thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán ghi: Nợ TK 1523: 10.236.235 Nợ TK 133: 1.023.624 Có TK 111: 11.259.859
TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU
KHU VỰC III – TNHH MTV HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
(Liên 2: giao người mua)
Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Mẫusố:01GTKT2/002 Ký hiệu: AB/13P Số: 0077776
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC III – TNHH MTV Mã số thuế: 0200120833
Địa chỉ: Số 01 Sở dầu. P. Sở dầu. Q Hồng Bàng, TP Hải Phòng Cửa hàng số: Cửa hàng xăng dầu Lạc Viên
Người mua hàng:
Đơn vị mua hàng: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế Mã số thuế: 0200563539 Địa chỉ: Cụm Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà. Q. Kiến An, TP. Hải Phòng
Phương thức thanh toán: Tiền mặt ST
T Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 DO 005S lít 504,70 20.281,8
2
10.236.233
Cộng tiền hàng (Total): 10.236.233
Thuế suất GTGT (VAT rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 1.023.624 Tổng cộng tiền thanh toán (Grand total): 11.259.857
Số tiền viết bằng chữ (In works): Mười một triệu hai trăm năm mươi chín nghìn tám
trăm năm mươi bảy đồng chẵn./.
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng(Ký, ghi rõ họ tên)
35
Đơn vị: Công ty Cổ phần Én Vàng Quốc tế
Địa chỉ: Khu Công nghiệp Cành Hầu, P. Lãm Hà, Q. Kiến An,TP Hải Phòng
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số: 12 Ngày 05 tháng12 năm 2013 Nợ: 1523, 1331 Số hiệu: PC12/0011 Có: 1111
Họ và tên người nhận tiền: Công ty xăng dầu khu vực III – TNHH MTV Địa chỉ: Số 01 Sở dầu. P. Sở dầu. Q. Hồng Bàng, TP Hải Phòng
Lý do nộp: Thanh toán tiền nhập dầu
Số tiền:11.259.857đ (Viết bằng chữ):Mười một triệu hai trăm năm mươi chín nghìn tám trăm năm mươi bảy đồng chẵn./.
Kèm theo:1 Chứng từ gốc: HĐ GTGT
Ngày 05 tháng 12 năm 2013
Giám đốc
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Người lập phiếu
(Ký, họ tên) Người nhận tiền
(Ký, họ tên) Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):Mười một triệu hai trăm năm mươi chín nghìn tám trăm