2.2.1 Chứng từ sử dụng
Với phương thức bỏn buụn, kế toỏn bỏn hàng tại cụng ty TNHH Linh Huy Hoàng sử dụng cỏc chứng từ:
- Hợp đồng kinh tế - Phiếu xuất kho
- Húa đơn GTGT
- Bảng kờ hàng húa bỏn ra kốm húa đơn GTGT - Biờn bản bàn giao hàng húa
-Biờn bản đối chiếu cụng nợ
- Phiếu thu/ Giấy bỏo cú của ngõn hàng - Phiếu chi/Uỷ nhiệm chi
- Bảng kờ nhập – xuất – tồn
Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ như sau: - Khỏch hàng gửi yờu cầu bỏo giỏ.
- Phũng kinh doanh nhận yờu cầu bỏo giỏ, lập bỏo giỏ và gửi tới khỏch hàng. - Khỏch hàng nhận bỏo giỏ, đồng ý mua hàng. Hai bờn ký kết hợp đồng kinh tế.
- Phũng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khỏch hàng và kiểm tra tớn dụng khỏch hàng nếu khỏch hàng đủ điều kiện mua hàng chịu thỡ duyệt đơn đặt hàng và gửi đến bộ phận kho và phũng kế toỏn.
- Bộ phận kho kiểm tra tồn kho, nếu hàng húa cú sẵn trong kho thỡ căn cứ đơn đặt hàng lập phiếu xuất kho.
- Bộ phận kho gửi phiếu xuất kho đến phũng kế toỏn. Kế toỏn căn cứ phiếu xuất kho và đơn đặt hàng lập húa đơn GTGT và gửi cho bộ phận kho. Đồng thời lập bảng kờ hàng húa kốm húa đơn GTGT.
- Bộ phận kho gửi hàng húa cựng húa đơn GTGT đến khỏch hàng. Hai bờn xỏc nhận vào biờn bản bàn giao hàng húa.
- Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền :
+ Nếu thanh toỏn bằng tiền mặt, kế toỏn lập phiếu thu. Biểu số 07: Phiếu thu
+ Nếu thanh toỏn qua ngõn hàng, kế toỏn lập giấy bỏo cú khi nhận được thụng tin về tài khoản.
- Kế toỏn chuyển phiếu thu qua thủ quỹ để thu tiền.
2.2.2 Kế toỏn chi tiết quỏ trỡnh bỏn hàng
Khi bỏn hàng, kế toỏn căn cứ vào húa đơn đầu ra và húa đơn đầu vào ( để bỏn được hàng cú thể phỏt sinh chi phớ: vận chuyển, bục xếp, hoa hồng,…) vào Sổ Nhật ký chung và Sổ Nhật ký bỏn hàng.
Khi giao- nhận hàng húa, kế toỏn căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kờ hàng húa bỏn ra kốm húa đơn GTGT và biờn bản bàn giao hàng húa vào Sổ chi tiết vật tư, hàng húa TK 156 và bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
2.2.3 Kế toỏn tổng hợp quỏ trỡnh bỏn hàng Tài khoản sử dụng
Cụng ty TNHH Linh Huy Hoàng sử dụng tài khoản 511 – “ Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” và tài khoản 632 – “ Giỏ vốn hàng bỏn” để kế toỏn tổng hợp quỏ trỡnh bỏn hàng.
Tài khoản 511 – “ Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” đựng để phản ỏnh
doanh thu bỏn hàng của cụng ty trong một kỳ kế toỏn của hoạt động kinh doanh từ cỏc giao dịch và cỏc nghiệp vụ bỏn hàng húa.
Tài khoản 511
Bờn nợ Bờn cú
- Cỏc khoản thuế giỏn thu phải nộp -Cỏc khoản giảm trừ doanh thu. -Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xỏc định kết quả kinh doanh”.
Doanh thu bỏn hàng húa của Đơn vị thực hiện trong kỳ kế toỏn.
Tài khoản 511 khụng cú số dư cuối kỳ
Cụng ty đang sử dụng 2 trong 4 tài khoản cấp 2 của tài khoản 511 – “ Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ” để hạch toỏn:
+ Tài khoản 5111 – Doanh thu bỏn hàng húa: Tài khoản này dựng để phản ỏnh doanh thu và doanh thu thuần của khối lượng hàng húa được xỏc định là đó bỏn trong một kỳ kế toỏn của cụng ty.
+Tài khoản 5118 – Doanh thu khỏc: Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản doanh thu ngoài doanh thu bỏn hàng hoỏ như doanh thu nhượng bỏn, thanh lý bất động sản đầu tư, doanh thu bỏn phế liệu, nhượng bỏn cụng cụ, dụng cụ và cỏc khoản doanh thu khỏc
Tài khoản 632 – “ Giỏ vốn hàng bỏn”
Tài khoản 632
Bờn nợ Bờn cú
- Trị giỏ vốn của hàng húa đó bỏn trong kỳ.
- Cỏc khoản hao hụt, mất mỏt của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trỏch nhiệm cỏ nhõn gõy ra .
- Số trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho ( chờnh lệch giữa số dự
- Kết chuyển giỏ vốn của hàng húa đó bỏn trong kỳ sang tài khoản 911 – “ Xỏc định kết quả kinh doanh”. - Khoản hoàn nhập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho cuối năm tài chớnh (chờnh lệch giữa số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phũng đó lập năm
phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phũng đó lập năm trước chưa sử dụng hết).
trước).
- Trị giỏ hàng bỏn bị trả lại.
Tài khoản 632 khụng cú số dư cuối kỳ
Phương phỏp kế toỏn
Khi hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng với khỏch hàng, khỏch hàng đó nhận được hàng thỡ hàng húa được tiờu thụ
Phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn: + Bỏn hàng qua kho
Nợ TK 632: giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 156: trị giỏ hàng húa xuất kho + Bỏn hàng giao thẳng
Nợ TK 632: giỏ mua hàng húa
Nợ TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ
Cú cỏc TK 111,112,331: tổng giỏ thanh toỏn Ghi nhận doanh thu:
Nú cỏc TK 111,112,131: tổng giỏ hàng húa Cú TK 5111: giỏ bỏn
Cú TK 33311: thuế GTGT phải nộp
Hạch toỏn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
+ Trường hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn số dự phũng đó lập năm trước chưa sử dụng hết, kế toỏn trớch lập bổ sung phần chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 632 : Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 2294 : Dự phũng tổn thất tài sản
+ Trường hợp số dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phũng đó lập năm trước, kế toỏn hoàn nhập phần chờnh lệch, ghi:
Nợ TK 2294 : Dự phũng tổn thất tài sản Cú TK 632 : Giỏ vốn hàng bỏn Hàng bỏn bị trả lại nhập kho, ghi:
Nợ TK 156: Trị giỏ hàng bỏn bị trả lại Cú TK 632 : Giỏ vốn hàng bỏn
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn
Kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
Sơ đồ 2.1: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn giỏ vốn hàng bỏn
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, từ chứng từ gốc ban đầu là phiếu xuất kho (biểu số ), kế toỏn ghi Sổ nhật ký chung (biểu số ) và Sổ chi tiết vật tư, hàng húa (biểu số ). Căn cứ vào Sổ nhật ký chung (biểu số ) kế toỏn ghi Sổ cỏi TK 632 – Giỏ vốn hàng bỏn. Cuối kỳ, kế toỏn căn cứ vào Sổ chi tiết vật tư, hàng húa (biểu số ) để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn (biểu số ), bảng được dựng để đối chiếu với Sổ cỏi TK 632 – Giỏ vốn hàng bỏn.
Phiếu xuất kho
Sổ chi tiết vật tư, hàng húa Sổ nhật ký chung
Sổ cỏi TK 632 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Kế toỏn doanh thu
Sơ đồ 2.2: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn doanh thu
Khi hàng húa được tiờu thụ, kế toỏn căn cứ vào húa đơn GTGT (biểu số ) ghi Sổ nhật ký bỏn hàng (biểu số ), Sổ nhật ký chung (biểu số ); sau đú, ghi sổ cỏi TK 511 – Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ.
Húa đơn GTGT, phiếu thu/ giấy bỏo cú
Sổ nhật ký bỏn hàng Sổ nhật ký chung Sổ cỏi TK 511 Ghi chỳ: Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Kế toỏn cỏc khoản giảm trừ doanh thu
Cụng ty khụng phản ảnh cỏc khoản giảm trừ doanh thu trờn bỏo cỏo tài chớnh. Do cụng ty TNHH Linh Huy Hoàng là một doanh nghiệp xõy dựng và thương mại hạch toỏn theo Thụng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chớnh Kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng
sơ đồ 2.3: Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối thỏng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
- khi khỏch hàng thanh toỏn, kế toỏn căn cứ vào phiếu thu ( nếu khỏch hàng trả tiền mặt) ghi Sổ quỹ tiền mặt; căn cứ giấy bỏo cú (nếu khỏch hàng trả bằng chuyển khoản) ghi Sổ quỹ TGNH. Đồng thời, kế toỏn điều chỉnh cụng nợ trờn Sổ chi tiết cụng nợ TK 131 ( biểu số ) và ghi Sổ nhật ký chung. Căn cứ Sổ nhật ký chung và đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt/TGNH, kế toỏn ghi sổ cỏi TK 131 – Phải thu của khỏch hàng
Phiếu thu/ giấy bỏo cú Sổ chi tiết cụng nợ TK 131 Sổ quỹ tiền mặt/TGNH Sổ nhật ký chung Sổ cỏi TK 131