I. HẠCH TỐN TIỀN MẶT TẠI QUỸ
3. Kế tốn tiền gửi ngân hàng
+ Kế tốn tiền gửi ngân hàng phản ánh số hiện cĩ và tình hình biến động các khoản tiền gửi Ngân hàng của Xí nghiệp.
Cõng ty xãy d ùng va SXVL 75 Cõ ng ho a xa ho i chu
nhgia Vie t Nam
X nghie p xãy d ùng 759 o c la p – T ù do – Hánh
phu c
------ ------
GIẤY Ề NGH TA M ÙNG
K nh g i:- Gia m o c X nghie p xãy d ùng 759
- Pho ng ta i ch nh – ke toa n Tõi tẽn la :... a ch :... ề ngh tám ng:... ồng. Ba ng ch :... Ly do tám ng:... Th i hán thanh toa n :...
Pleiku, nga y…..tha ng…..na m
2005
+ Tại Xí nghiệp hàng ngày khách hàng cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi Ngân hàng như giấy báo cĩ, ủy nhiêm chi
+ Căn cứ vào các chứng từ này kế tốn phản ánh được tình hình tăng giảm tiền gửi vào ngân hàng của Xí nghiệp.
+ Uỷ nhiệm chi Xí nghiệp uỷ nhiệm chi đến ngân hàng yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của Xí nghiệp chuyển trả tiền cho đơn vị cung cấp. Lúc đĩ kế tốn lập 4 liên uỷ nhiệm chi trong đĩ
+ 1 liên giao cho ngân hàng + 1 liên giao cho bên mua
+ 1 liên giao cho đơn vị ngân hàng + 1 liên giao cho đơn vị bán hàng
+Ví dụ : Lập uỷ nhiệm chi chuyển tiền bảo hành cơng trình Trưịng quân sự địa phương sang tiền gửi là 14.400.000 đồng .
+ Sổ sách sử dụng:
+Bảng kê nộp séc:
+ Đối với Xí nghiệp khi nhân séc của đơn vị mua hàng, lãnh đạo đĩng dấu và nộp ngay vào Ngân hàng. Khi nhận được giấy báo của ngân hàng về khoản tiền này kế tốn ghi tăng tài khoản tiền gửi ngân hàng.
UỶ NHIỆM CHI so :...
La p .../ ... Phần do NH ghi
Tẽn n v tra tiền:... Ta i khoa n n ù
So ta i khoa n:... Tái ngãn ha ng:...T nh/TP...
Tẽn n v nha n tiền:... ... Ta i khoa n co So ta i khoa n:... ... Tái ngãn ha ng:...T nh/TP... So tiền ba ng ch :... ... So tiền ba ng so ... ... No i dung thanh toa n:... ...
n v tra tiền Ngãn ha ng A Ngãn
+Kế tốn ghi
Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng Cĩ TK 131 Phải thu khách hàng
NGÂN HA NG ẦU T & PHÁT NGÂN HA NG ẦU T VA PHÁT TRIỂN
VIỆT NAM
TRIỂN VIỆT NAM Chi nha nh: ...
AH 192095 SÉC (CHECK) AH 192095
So tiền:... Yẽu cầu tra cho:... ... So CMT: ... Tra cho:... a ch : ...
... So hie u ta i khoa n: ... So CMT:... Tái:...
Nga y:../ ... /19... So tiền ba ng ch :... N i ca p:.... ... ...
a ch :.... ... Nga y pha t ha nh:... ... ... a ch :...
Tái: ... ... So hie u ta i khoa n:... BẢO CHI Nga y ... tha ng ... na m ...
Nga y...tha ng na m Nga y...tha ng....na m.... Da u Ke toa n
tr ng Ng i pha t ha nh Ng i pha t ha nh Ky tẽn, o ng da u Phần da nh choNH ghi TK N ù:... TK Co :...
So tiền (ba ng so )
PHẦN BA
THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CONG VIỆC THU CHI TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG 759
CHƯƠNG I
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
I. THƠNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA 1. Thơng tin đầu vào:
+ Thơng tin đầu vào gồm các bảng danh mục: + Danh mục tài khoản
+ Danh mục loại chứng từ
+ Các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo cĩ, ủy nhiệm chi được nhập vào bảng Chứng từ và Chứng từ chi tiết.
2. Thơng tin đầu ra:
+ Bảng báo cáo quỹ tiền mặt: + Bảng kê nợ TK 111
+ Bảng kê cĩ TK 111
+ Chứng từ ghi sổ Nợ TK 111 + Chứng từ ghi sổ Cĩ TK 111 + Sổ cái TK 111
+ Báo cáo quỹ tiền gửi ngân hàng: + Bảng kê nợ TK 112 + Bảng kê cĩ TK 112 + Chứng từ ghi sổ Nợ TK 112 + Chứng từ ghi sổ Cĩ TK 112 + Sổ cái TK 112
Sơ đồ khối của chương trình tiền mặt (1) (2) (3) (4) (5)
Sơ đồ khối của chương trình tiền gửi
(1)
(2)
Ch ng t ,
ch ng t chi tie t(phie u thu,
phie u chi) Danh múc ta i khoa nù , Danh múc loái ch ng t Ba o ca o quy Ba ng kẽ N ù, Co Ch ng t ghi so So ca i Ch ng t , ch ng t chi tie t(UNC,GBC) Danh múc loái ch ng t ,danh múc ta i khoa n
(3)
(4)
(5)
* Giải thích các bước trong sơ đồ khối:
(1) Các phiếu thu. Chi, UNC, GBC ta cĩ thể nhập vào chứng từ và chứng từ chi tiết và liệt kê ra các bảng danh mục tài khoản,danh mục loại chứng từ
(2) Từ chứng tù và chứng từ chi tiết ta lên báo cáo quỹ. (3) Từ báo cáo quỹ ta lên được bảng kê Nợ, Cĩ
(4) Từ bảng kê ta lên được chứng từ ghi sổ
(5) Từ bảng kê Cĩ và bảng kê Nợ người kế tốn cĩ thể đối chiếu các số liệu trên bảng kê và lên sổ cái
II. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
+ Như ta đã thấy trong cong tác qủn lý tại Xí nghiệp là phức tạp và mất nhiều cơng sức do: Ba o ca o quy Ba ng kẽ N ù, Co Ch ng t ghi so So ca i
+ Khối lượng nghiệp vụ phát sinh quá nhiều
+ Một chứng từ gốc phát sinh thì ghi vào rất nhiều sổ sách + Các số liệu trên sổ sách chưa chắc đã thống nhất với nhau + Do dĩ việc xây dựng cơng trình được thực hiện như sau:
1. Chứng từ và chứng từ chi tiết :
+ Dùng để nhập số liệu trong quá trình hạch tốn
a. Chứng từ :
* Bảng Chứng từ:
+ Khĩa chứng từ (KHOACT) : Đây là khĩa chính của bảng , chỉ dùng để liên kết.
- Kiếu dữ liệu: Autonumber( Bảng chứng từ)
+ Ngày chứng từ (NGAYCT): Dùng để ghi ngày thực tế phát sinh chứng từ. - Kiểu dữ liệu: Date/Time
+ Ngày hạch tốn (NGAYHT): Dùng để ghi ngày làm cơng tác hạch tốn - Kiểu dữ liệu: Date/Time
+ MACT: Mã chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, UNC, GBN,GBC) - Kiểu dữ liệu: Text
+ SOCT : Số chứng từ lưu trữ số chứng từ được lưu trên chứng từ gốc làm căn cứ để đối chiếu.
- Kiểu dữ liệu: Text
+ ONGBA: Họ và tên người liên quan đến chứng từ - Kiểu dữ liệu: Text
+ HDTC: Hĩa đơn tài chính - Kiểu dữ liệu : Text
+ MATHUE: đánh dấu loại thuế - Kiếu dữ liệu : Text
b. Bảng chứng từ chi tiết:
+ Khĩa chứng từ (KHOACT): Chỉ dùng để liên kết - Kiểu dữ liệu: Number
+ TKNO: Tài khoản nợ:định khoản của chứng từ chi tiết, phải cĩ trong danh mục tài khoản.
- Kiểu dữ liệu: Text
+ TKCO: Tài khoản cĩ Tuơng tự như tài khoản nợ. - Kiểu dữ liệu:Text
+ SOTIEN: Số tiền giá trị của từng dịng chứng từ - Kiểu dữ liệu: Number
+ MACNNO: Mã cơng nợ nợ: Đối với các chứng từ chi tiết cơng nợ cần chi tiết đối tượng cơng nợ.
- Kiểu dữ liệu: Text
- Kiểu dữ liệu: Text
+ DIENGIAI: Nội dung của từng dịng chứng từ - Kiểu dữ liệu: Text
2.Hạch tốn tiền mặt (TK:111):
2.1. Báo cáo quỹ tiền mặt:
+ Thao tác dữ liệu:
- Tại Modul khai báo biến N1, N2
N1 : Là thời điểm đầu của chu kỳ hạch tốn N2 : Là thời điểm cuối của chu kỳ hạc tốn.
Tạo hàm fn1, fn2 để lấy lấy giá trị trả về cho N1, N2 Option compare database
Option Explicit Public N1, N2 Public Funtion fn1() fn1() = #1/10/2005# (N1) End Funtion Public Funtion fn1() fn2() = #1/31/2005# (N2) End Funtion
Vào Insert\Procedure\nhập vào tên thủ tuc\OK. +Tại Query ta tạo các query;
- qSDTMNO:
- Nguồn: Dah mục tài khoản
-Đưa trường SDNO, kích nút ( sau đĩ chọn hàm sum, đổi tên truờng thành TONDK.
-Đặt điều kiện MATK: Like “111*”,tại dịng total chọn Where. Tạo qCTTH
- Nguồn :chứng từ và chứng từ chi tiết - Đưa tất cả các trường vào lưới thiết kế Tạo qPSTMNON0N1:
- Nguồn: qCTTH
- Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là THU - Đặt điều kiện: + MACT: PT
+ NGAYCT: <fn1() Tạo qPSTMCON0N1
- Nguồn: qCTTH
- Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là CHI - Đặt điều kiện: + MACT: PC
+ TKCO: Like “111*”, NGAYCT: <fn1() Tạo qSDTMN1:
- Nguồn: qSDTMN1, qPSTMNON0N1,qPSTMCON0N1 - Tạo thêm trường TONCK theo cơng thức:
TONCK: nz([tondk]) + nz([thu]) – nz([chi]) Tạo qCHITIETPSTMN1N2
- Nguồn : Qctth
- Đưa các trường: NGAYCT, SOCT, DIENGIAI vào lưới thiết kế. - Đưa trường MACT, đặt điều kiện PT hoặc PC
- Tại trường NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() - ĐưaTKNO, đặt điiều kiện Like”111*” - Đưa TKCO, đặt điều kiện Like”111*” - Tính trường TKDU theo cơng thức:
TKDU:iif([tkno] like”111*”,[tkco],[tkno]) - Tính trường THU theo cơng thức:
THU: iif([tkno] like”111*”,[sotien],0) - Tính trường CHI theo cơng thức:
qTONGPSN1N2
- Nguồn: qCHITIETPSTMN1N2 - Kích nút (
- Đưa trường THU , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGTHU - Đưa trường CHI , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGCHI qSDTMN2
- Nguồn: qSDTMN1 và qTONGPSN1N2 - Đưa trường TONCK, đổi tên là TONDK - Tính thêm trường TONCK theo cơng thức:
TONCK: nz([tondk]) + nz([tongthu]) – nz([tongchi]) + Tại đối tượng Report ta tạo báo cáo quỹ:
- Nguồn: qCHITIETPSTMN1N2
- Vẽ một text box Từ ngày, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = fn1()
- Vẽ một text box Đến ngày, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = fn2()
- Vẽ một text box Tồn đầu kỳ, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qSDTMN1”)
- Vẽ một text box Tồn cuối kỳ, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qSDTMN2”)
- Vẽ một text box Tổng thu, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongthu]”,”qTONGPSN1N2”)
- Vẽ một text box Tổng chi, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongchi]”,”qTONGPSN1N2”)
- Trang trí cho báo cáo.
2.2 Bảng kê Nợ, bảng kê Cĩ:
a. Bảng kê Nợ TK 111-Cĩ các tài khoản liên quan:
+ Thao tác dữ liệu: Tạo qLOCNO111:
- Nguồn : SOCT, NGAYCT, DIENGIAI, SOTIEN, TKNO,TKCO,MACT - Đặt điều kiện: NGAYCT:>=fn1() and <=fn2()
TKNO: Like “111*” MACT: PT
Tạo qBKNO111:
- Dạng :CrrossTab Query - Nguồn: qLOCNO111
- Tiêu đề hàng: SOCT,NGAYCT,DIENGAI - Tiêu đề cột: TKCO
- Trường cần thống kê :SOTIEN, hàm thống kê sum Tạo Report rBKNO111
- Nguồn: qBKNO111
- Tiêu đề cho bảng kê là: Chứng từ ghi Nợ TK 111- ghi cĩ các tài khoản liên quan.
b. Bảng kê cĩ TK 111- Nợ các tài khoản liên quan:
+ Thao tác dữ liệu: - Tương tự bảng kê nợ
- Tạo qLOCCO111 với điều kiện + TKCO: like “111*”
+ NGAYCT: >=fn1() and <=fn2() +MACT: PC
2.3 Chứng từ ghi sổ 01 Và 02:
Tạo qCTGSNO111
- Nguồn: qLOCNO111, Danh mục tài khoản - Kết nối mối quan hệ giữa MATK và TKCO - Kích nút ( Tạo trường SOCT:”01”
- Tạo trường NGAYCT:#31/01/2005#
- Đưa trường TENTK, đổi tên thành TRICHYEU - Đưa trường TKNO, đổi tên thành “NOù” - Đưa trường TKCO, đổi tên thành “CO”
- Đưa trường SOTIEN, đổi tên sotien chọn hàm Sum. Tao rCTGSNO111:
- Nguồn: qCTGSNO111
- Tạo thêm ngày thág năm , là ngày tháng tạo chứng tưg ghi sổ - Tạo text box ngày tháng năm:
= “Ngày” & day ([NGAYCT]) & “tháng” & month([NGAYCT]) & “năm” & year ([NGAYCT]).
+ Thao tác dữ liệu:
- Nguồn: qLOCCO111,danh mục tài khoản - Tương tự chứng từ ghi sổ số 01
2.4. Sổ Cái:
+ Thao tác dữ liệu: Tạo qSOCAI01
- Nguồn: qCTGSNO111
- Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. - Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI - Đưa trường CO đổi thành TKDU.
- Đưa trường SOTIEN đổi tên thành SOTIENNO,tính thêm trường SOTIENCO theo cơng thức: SOTIENCO:0
Tạo qSOCAI02
- Nguồn: qCTGSCO111
- Đưa trường SOCT, NGAYCT vào lưới thiết kế. - Đưa trường TRICHYEU đổi tên thành DIENGIAI - Đưa trường NO,đổi thành TKDU.
- Tính SOTIENNO theo cơng thức : SOTIENNO:0 - Đưa trường SOTIEN, đổi tên thành SOTIENCO. Tạo q SOCAI
- Copy câu lệnh SQL của qSOCAI01,qSOCAI02.
- Thêm vào giữa hai câu lệnh cặp từ khĩa : UNION... DISTINCT Tạo rSOCAI : lấy nguồn từ qSOCAI và trang trí cho sổ cái.
3. Hạch tốn tiền gửi:
3.1. Báo cáo quỹ tiền gửi (TK 112):
+Tại Query ta tạo các query; - qsdtgno:
- Nguồn: Danh mục tài khoản
-Đưa trường SDNO, kích nút (sau đĩ chọn hàm sum, đổi tên truờng thành TONDK.
-Đặt điều kiện MATK: Like “112*”,tại dịng total chọn Where. Tạo qCTTH
- Nguồn :chứng từ và chứng từ chi tiết - Đưa tất cả các trường vào lưới thiết kế Tạo qpstgnoN0N1:
- Nguồn: qCTTH
- Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là GUIVAO - Đặt điều kiện: + MACT:
+ TKNO: LIKE“112*” + NGAYCT: <=fn1()
Tạo qpstgcoN0N1 - Nguồn: qCTTH
- Kích nút ( , đưa trường SOTIEN , chọn hàm Sum, đổi tên là RUTRA - Đặt điều kiện: + MACT:
+ TKCO: Like “112*”, NGAYCT: <fn1() Tạo qsdtgN1:
- Nguồn: qsdtgN1, qpstgnoN0N1,qpstgcoN0N1 - Tạo thêm trường TONCK theo cơng thức:
TONCK: nz([tondk]) + nz([guivao]) – nz([rutra]) Tạo qchitietpstgN1N2
- Nguồn : qCTTH
- Đưa các trường: NGAYCT, SOCT, DIENGIAI vào lưới thiết kế. - Đưa trường MACT
- Tại trường NGAYCT:>=fn1() and <=fn2() - ĐưaTKNO, đặt điiều kiện Like”112*” - Đưa TKCO, đặt điều kiện Like”112*” - Tính trường TKDU theo cơng thức:
- Tính trường GUIVAO theo cơng thức: THU: iif([tkno] like”112*”,[sotien],0) - Tính trường RUTRA theo cơng thức:
CHI: iif([tkco] like”112*”,[sotien],0) qtonpstgN1N2
- Nguồn: qchitietpstgN1N2 - Kích nút (
- Đưa trường GUIVAO , chọn hàm Sum, đổi tên là TONGGUI - Đưa trường RUTRA, chọn hàm Sum, đổi tên là TONGRUT qsdtgN2
- Nguồn: qsdtgN1 và qtongpstgN1N2 - Đưa trường TONCK, đổi tên là TONDK - Tính thêm trường TONCK theo cơng thức:
TONCK: nz([tondk]) + nz([tonggui]) – nz([tongrut]) + Tại đối tượng Report ta tạo báo cáo quỹ:
- Nguồn: qchitietpstgN1N2
- Vẽ một text box Từ ngày, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = fn1()
- Vẽ một text box Đến ngày, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = fn2()
- Vẽ một text box Tồn đầu kỳ, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qsdtgN1”)
- Vẽ một text box Tồn cuối kỳ, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonck]”,”qsdtgN2”)
- Vẽ một text box Tổng gửi, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tonggui]”,”qtongpstgN1N2”)
- Vẽ một text box Tổng rút, nhập cơng thức tại thuộc tính Control Source: = Dlookup(“[tongrut]”,”qtongpstgN1N2”)
- Trang trí cho báo cáo.
3.2. Bảng kê Nợ, Cĩ TK 112:
a. Bảng kê Nợ TK 112-Ghi cĩ các tài khoản liên quan:
+ Thao tác dữ liệu: Tạo qlocno112:
- Nguồn : SOCT, NGAYCT, DIENGIAI, SOTIEN, TKNO,TKCO,MACT - Đặt điều kiện: NGAYCT:>=fn1() and <=fn2()
- Đưa trường MACT váo lưới thiết kế Tạo qbkno112: - Dạng :CrrossTab Query - Nguồn: qlocno112 - Tiêu đề hàng: SOCT,NGAYCT,DIENGAI - Tiêu đề cột: TKCO
- Trường cần thống kê :SOTIEN, hàm thống kê sum Tạo Report rbkno112
- Nguồn: qbkno112
- Tiêu đề cho bảng kê là: Chứng từ ghi Nợ TK 112- ghi cĩ các tài khoản liên quan.
b.Bảng kê cĩ TK 112- Ghi nợ các tài khoản liên quan:
+ Thao tác dữ liệu: - Tương tự bảng kê nợ
- Tạo qlocco112 với điều kiện + TKCO: like “112*”
+ NGAYCT: >=fn1() and <=fn2() + Đưa trường MACT vào lưới thiết kế.
1.3 . Chứng từ ghi sổ số 03 và 04:
Tạo qctgs112
- Nguồn: qlocno112, Danh mục tài khoản - Kết nối mối quan hệ giữa MATK và TKCO - Kích nút ( Tạo trường SOCT:”03”
- Tạo trường NGAYCT:#31/01/2005#
- Đưa trường TENTK, đổi tên thành TRICHYEU - Đưa trường TKNO, đổi tên thành “Nợ”
- Đưa trường TKCO, đổi tên thành “Cĩ”
- Đưa trường SOTIEN, đổi tên sotien chọn hàm Sum. Tao rctgsno112:
- Nguồn: qctgsno112
- Tạo thêm ngày thág năm , là ngày tháng tạo chứng từ ghi sổ