CÔNG TY.
1. Hạch toán chi tiết tồn kho.
Trong các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung nói riêng hàng hoá dự trữ là lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên và liên tục. Vốn hàng hoá dự trữ chiếm tỷ trọng lớn trong số vốn lưu động của doanh nghiệp. Do vậy xác định dự trữ ở kho hàng một cách hợp lý là một trong những nhiệm vụ của công ty, việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho tại công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song.
1.1.Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng tồn kho.
Phiếu nhập kho
Sổ chi tiết vật tư Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Thẻ kho
Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Đối chiếu.
1.2.Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho. + Trình tự ghi chép ở kho.
Tại kho thủ quỹ lập thẻ kho cho từng loại hàng hoá cụ thể, hàng ngày từ các phiếu nhập kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất cuối ngày tính ra số tiền kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng trên thẻ kho với hàng hoá con trong kho. Hàng nhày hoặc tính định kỳ 3 – 5 ngày thủ kho chuyển tonà bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán công ty.
+ Trình tự ghi chép ở bộ phận kế toán.
Phòng kế toán mở sổ chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho để phản ánh cả số lượng và giá trị của hàng hoá. Căn cứ vào các chứng từ thủ kho chuyển lên kế toán tiến hàng kiểm tra chứng từ đối chiếu vào chứng từ nhập - xuất kho với các chứng từ liên quan và kế toán tiến hành ghi vào các nghiệp vụ nhập xuất , vào các sổ chi tiết của từng mặt hàng cụ thể. Cuối tháng, sau khi tính tổng số nhập - xuất, tồn kho cho từng mặt hàng trên cơ sở chi tiết kế toán tiến hành đối chiếu với thẻ kho và lập bảng tổng hợp nhập - xuất tồn của văn phòng công ty. Sau đó căn cứ vào bảng nhập - xuất - tồn hàng hoá của đơn vị trực thuộc gửi lên kết
hợp với bảng nhập - xuất - tồn của công ty. Kế toán tiến hành lập bảng nhập – xuất - tồn của toàn công ty. Để phản ánh tình hình hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho ta lấy một số nghiệp vụ phát sinh minh hoạ sau:
Sổ chi tiết mặt hàng thép tròn đốt D12 VPS.3850
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003
Kho K01 kho nước mặn
Tồn đầu kỳ: 146.815.500 Chứng từ Diễn giải SL nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhậ p Tiền xuất D12VPS3850 Thép tròn đốt D12VPS3850 Tồn đầu kỳ Tồn trong kỳ Tồn cuối kỳ 37.645 23.045 14.600 5/1 1771 Xuất bán kèm hoá đơn NB6930 5.965 3.900 23.263.000
11/1 1772 20/1 1727 Xuất bán kèm hoá đơn NB6936 Xuất bán kèm hoá đơn NB8563 1.230 4.940 3.900 3.900 4.797.000 19.266.000 SL nhập SL xuất Tồn cuối 14.600 56.940.000 89.875.000
Kế toán trưởng Ngày……tháng….năm
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/1/2003 Kho K01 kho nước mặn
Tồn đầu kỳ Mã vật tư Vật tư ĐVT SL Giá trị XD385 D32VP385 T6VP3930 43381 ……….. Thép tròn đốt D12 Thép tròn đốt D32 Thép tròn trơn D6 Thép tấm 4 ly ……….. Kg Kg Kg Kg …. 37.645 22.680 2.875 4.960 ……… 146.815.500 87.329.935 11.301.501 16.772.240 ……… Tổng Có TKộng 3.299.215.290
Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị
18.040 13.425 4.804 ……. 69.454.000 52.760.250 16.242.324 ………. 14.600 19.715 8.475 6.790 ……. 56.940.000 75.902.750 33.306.750 22.956.990 …………. 23.045 21.005 7.825 2.974 ………. 89.875.500 80.881.185 30.755.001 10.057.574 ………… 3.480.559.100 5.781.190.688 998.583.707
2. Hạch toán kết quả kiểm kê hàng hoá tại công ty.
2.1. Tổ chức kiểm kê hàng hoá tại công ty.
Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là kim khí. Đây là những mặt hàng có giá trị lớn, lại mang tính thời sự do đó lượng dự trữ các mặt hàng này tại các kho để phục vụ cho hoạt động kinh doanh được liên tục vào các mùa trong năm là tương đối nhiều. Hàng hoá trong kho vẫn được bảo quản và đảm bảo về số lượng, vậy công tác kiểm kê là việc làm rất cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số lượng hiện còn tại kho với thẻ kho hàng hoá cũng như phát hiện ta hàng hoá thiếu hụt, hư hỏng để dễ xử lý kịp thời.
Để theo dõi có bao nhiêu hàng xuất bán trong tháng, công ty quy định cứ 15 ngày thì thủ kho sẽ kiểm kê kho hàng và viết báo cáo kho hàng để công ty có thể theo dõi hàng tồn kho và tiến độ bán hàng, đồng thời giúp cho ban lãnh đạo công ty có thể đưa ra quyết định sẽ nhập bao nhiêu mặt hàng trong tháng tới. Việc kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành vào cuối quý, ban kiểm kê do giám đốc công ty cử mỗi phòng ban 1 người. Sau khi kiểm kê hàng hoá thủ kho sẽ lập bảng kiểm kê hàng hoá tồn kho, biên bản này được lập thành 2 bản, thủ kho giữ 1 bản và thủ kho giữ 1 bản. Các tổ kiểm kê phải có nhiệm vụ xác nhận số lượng hàng hoá thực tế so với sổ sách để xác định hàng hoá thiếu hụt ghi vào các biên bản kiểm kê này.
2.2. Hạch toán kiểm kê tại công ty.
Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Số liệu được thực hiện > số liệu trên sổ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê nếu hội đồng kiểm kê chưa kịp thời xử lý thì kế toán hạch toán.
Nợ TK 156 ( 1561 )
Có TK 3381
Nếu hội đồng kiểm kê xử lý thì hạch toán giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi. Nợ TK 156 (1561)
Có TK 641
Trường hợp kiểm kê phát hiện hàng thiếu> Số kiệu trên thực tế kiểm kê < số liệu trên sổ sách kế toán thì ghi như sau:
Nếu lỗi do khách quan thì hạch toán. Nợ TK 641 “giá trị hàng thiếu”
Có TK 156 (1561)
Nếu lỗi do cố ý thì bắt bồi thường, kế toán ghi. Nợ TK 1388 “số tiền phải bồi thường” Có TK 156 (1561) giá vốn hàng thiếu.
PHẦN III
MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG
I. NHẬN XÉT VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NÓI CHUNG TẠI CÔNG TY
KIM KHÍ & VẬT TƯ TỔNG HỢP MIỀN TRUNG.
Công Ty Kim Khí & Vật Tư Tổng Hợp Miền Trung là một doanh nghiệp nhà nước. Để thống nhất trong việc chỉ đạo quản lý kinh doanh công ty đã áp dụng cơ chế quản lý về tài chính, về vấn đề cấp vốn cho các chi nhánh trực thuộc, công ty căn cứ vào phạm vi hoạt động và quy mô kinh doanh của các chi nhánh đó để cấp vốn. Mặt khác, để mỗi chi nhánh có thể chủ động trong việc kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về hoạt động tài chính nên tại các chi nhánh trực thuộc có tổ chức kế toán riêng. Mỗi khi chi nhánh có tổ chức kế toán làm nhiệm vụ ghi chép, hạch toán ban đầu, thu nhập kiểm tra và hạch toán kết quả tiêu thụ tại chi nhánh. Cuối tháng, các chi nhánh gửi toàn bộ các chứng từ mua bán và các giấy tờ có kiên quan đến quá trình lưu chuyển hàng hoá cho công ty làm cơ sở để công ty xác định kết quả
eieu thụ, hàng tồn kho còn lại trong kỳ và lập báo cáo hoạt động kinh doanh. Đây là hình thức kế toán nữa tập trung nữa phân tán mà ci đang áp dụng với hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các chi nhánh chủ động trong quá trình kinh doanh của mình , hơn nữa giữa các công ty và chi nhánh vào cuối tháng, cuối quý đều kiểm tra đối chiếu sổ sách với nhau nên dể phát hiện trong quá trình hạch toán có bút toán sai.
Trong quá trình thực hiện công tác kế toán, công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản, các sổ sách chứng từ theo quy định của bộ tài chính. Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản mới vào thực tế, không rập khuôn theo lý thuyết và có những cải tiến về sổ sách, vận dụng tài khoản phù hợp với thình hình thực tế của đơn vị mình.
Như đã trình bày ở phần trước, hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức NKCT nó phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty là một doanh nghiệp thương mại buôn bán lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều. Đội ngũ kế toán tại công ty nhìn chung có trình độ tương đối cao đồng đều và công ty luôn có những khoá học bồi dưỡng nhằm nâng cao nghiệp vụ. Hiện nay, phòng kế toán của công ty gồm 15 người, một đội ngũ kế toán khá hùng mạnh, mỗi kế toán viên được phân công trách nhiệm theo dõi một sổ tài khoản nhất định, thường xuyên theo dõi lẫn nhau. Ngoài ta mỗi kế toán viên phải kiêm nhiệm một số phần hành khác chẳng hạn như kế toán mua hàng kiêm kế toán hang tồn kho và công nợ phải trả. Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ phải thu…với cách bố trí này công việc kế toán đã tương đối ổn định, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty.
Đỗi với công tác kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá, công ty đã dựa vào tình hình thực tế trên thị trường và thực lực hiện có của mình để tổ chức xông tác
này một cách rất khoa học. Việc theo dõi hàng mua, hàng bán và hàng tồn kho được các kế toán viên phụ trách các phân hành khác nhau dảm nhận và kiêm nhiệm , thường xuyên đối chiếu lẫn nhau. Điều này giúp cho ban lãnh đạo công ty dễ theo dõi số kiệu chính xác về lượng hàng hoá luân chuyển trong kỳ khi yêu cầu.
Đối với hàng bán, kế toán theo dõi lượng hàng bán ra và cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh. Kế toán kho hàng cũng ghi vào thẻ kho khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Cuối kỳ căn cứ vào lượng hàng hoá còn tồn đầu kỳ, hàng mua trong kỳ và hàng bán ra kế toán sẽ xác định được lượng hàng hoá còn tồn kho. Cuối mỗi quý, công ty sẽ tiến hành kiểm kê kho hàng vào số liệu trên sổ sách để kiểm kê hàng hoá thực tế trong kho. Phương pháp theo dõi sự lưu chuyển hàng hoá của công ty như vậy rất chặt chẽ và khoa học. Các kế toán viên có thể đối chiếu số liệu với nhau một cách khớp đúng và dể dàng. Bên cạnh đó phòng kế toán cũng kết với phòng kinh doanh để theo dõi hàng hoá lưu chuyển trong kỳ để có thể lập kế hoạch cho kỳ sau.
Ngày nay, với sự phát triể của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin, việc trang bị máy vi tính trong việc xử lý trông tinh kế toán giảm nhẹ phần việc tính toán, ghi chép thủ công. Hiện nay, phòng kế toán của công ty đã áp dụng kế toán bằng máy do đó việc xử lý thông tinh rất nhanh, việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Điều này tương ứng với khả năng của công ty là một doanh nghiệp buôn bán lớn. Tuy nhiên bên cạnh ưu điểm trên công ty còn một số nhược điểm sau: Trong việc quản lý chi phí mua hàng công ty còn hàng hoá chi phí mua của tất cả các mặt hàng. Điều này gây trở ngại cho việc trích nguồn vốn hàng xuất bán và quản lý chi phí của từng loại mặt hàng.
Công ty có các đơn vị phụ thuộc thực hiện hạch toán kế toán độc lập. Cuối quý các đơn vị gửi báo cáo kế toán kên phòng kế toán công ty để kế toán công ty tổng hợp số kiệu. Vì vậy, đôi lúc việc lập báo cáo kế toán của công ty diễn ra chậm, trễ nãi, thiếu sót do các đơn vị trực thuộc gửi báo cáp kế toán không đúng thời hạn quy định.
II. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ CỦA CÔNG TY.
Trong doanh nghiệp thương mại, mua bán hàng hoá vấn đề miếm dụng vốn lẫn nhau là một yếu tố khách quan.Thông thường những đơn vị thiếu vốn thường đi chiệm dụng của đơn vị khác để hoạt động, tuy nhiên không hẳn đơn vị nào cũng vậy. Đối với các đơn vị có đủ vốn kinh doanh vẩn xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau. Trong quan hệ mua bán không phải lúc nào bên mua cũng sẵn tiền để thanh toán cho bên cung cấp, do đó các bên mua thường mua bán chịu lẫn nhau trong thời hạn nhất định. Từ đó đối với công ty tồn tại các khoản phải thu, phải trả là tất yếu. Căn cứ vào sô liệu trong bảng CĐKT ngày 31/12/2002 ta có bảng phân tích tình hình công nợ như sau:
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch
Các khoản phải thu Các khoản phải trả Nợ dài hạn Nợ ngắn hạn 89.444.252.759 112.668.556.474 5.580.000.000 107.088.556.474 113.714.552.210 196.526.536.112 4.620.000.000 191.906.536.112 24.270.299.451 83.857.979.638 96.000.000 83.953.979.638
Qua số liệu ở bảng phân tích trên cho ta thấy các khoản phải thu của công ty cuối năm tăng so với đầu năm là:24.270.299.451 đ. Điều này chứng tỏ công ty đã bị bên ngoài chiếm dụng vốn tăng lên và tình hình các khoản phải thu của công ty vào cuối năm vẫn còn cao. Như vậy, để giảm bớt các khoản phải thu tránh bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn thi công ty nên thanh toán sớm như chiết khấu, giảm giám, khuyến mãi…Đối với các khoản phải trả của công ty bao gồm nợ dài hạn và nhắn hạn, khoản phải trả của công ty vào cuối năm cũng đã tăng lên là: 83.857.979.638 đ. Điều này cho thấy công ty đã làm ăn có phần giảm hiệu quả nên đã làm tăng khoản nợ của mình nhưng công ty cũng đã cố gắng làm giảm được khoản nợ dài hạn. Do đó cũng có phần làm giảm lãi đối với khoản nợ này. So với các khoản vay dài hạn thì khoản vay ngắn hạn của công ty rất lớn, cho thấy công ty đã phát triển vốn bằng nguồn vay ngắn hạn để mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, các khoản nựo này của công ty khoong có khoản nào là quá hạn, do đó việc công ty đi chiếm dụng vốn của công ty là hợp lý, hợp pháp. Phân tích tình hình công nợ chỉ giúp cho người sử dụng thông tin biết được các khoản phải thu và phải trả của công ty chứ không thể kết luận tình hình tài chính của công ty thì chúng ta phải xem xét ở nhiều khía cạnh như khả năng thanh toán nhanh, hệ số nợ, hệ số tự tài trợ, tốc độ lưu chuyển vốn lưu động.
III. MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LƯU CHUYỂN
Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty và phù hợp với cái chung nhất của các doanh nghiệp thương mại kết hợp với những kiến thức cơ bản trong thực tập, theo em cần hoàn thiện một số vấn đề hạch toán lưu chuyển hàng hoá như sau:
1. Tăng cường công tác hạch toán ở đơn vị cơ sở.
Chúng ta đã biết một quy chế chi phí phát huy tác dụng khi nó được thực hiện một cách nghiêm túc. Do đó mà việc kiểm tra giám sát, theo dõi quá trình ghi chép hạch toán phản ánh tình hình lưu chuyển hàng hoá ở các đơn vị phụ thuộc để báo cáo tình hình lưu chuyển hàng hoá cũng như tình hình hoạt động kinh doanh được nhanh chóng, kịp thời vào cuối kỳ. Đồng thời vào mỗi quý, định kỳ mỗi đơn vị trực thuộc cũng nên gửi báo cáo phản ánh hoạt động kinh doanh của mình, nhưng trong báo cáo phải trình bày những khó khăn, vưỡng mắc mà đơn vị đang gặp phải để cùng lãnh đạo công ty tìm ra phương hướng giải quyết tốt nhất nhằm giúp cho các đơn vị phụ thuộc hoạt động kinh doanh tốt hơn.
Để đảm bảo tốt quy chế tài chính, như quy chế quản lý hàng tồn kho cũng như có thể quản lý chặt chẽ hơn tình hình hoạt động của các đơn vị cơ sở, phòng kế toán công ty phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ, sát sao tình hình tồn kho và công nợ của các đơn vị cơ sở không những trên sổ sách mà cả trên thực tế, đặc biệt là tình