1 .3Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB
2.2.1 .1Thực trạng quy trình mua hàng-thanh tốn nội địa
2.2.1.2 Đối với hoạt động mua hàng nhập khẩu
Hoạt động yêu cầu nguyên vật liệu
Chứng từ sử dụng
Phiếu xin mua vật tư
Mô tả hoạt động
Trong từng quý, từng năm, từng tháng nếu công ty nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng hoặc căn cứ vào kế hoặch sản xuất của cơng ty mà có liên quan đến ngun vật liệu nhập khẩu, nếu trong kho không đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất sản phẩm thì bộ phận kinh doanh sẽ lập ra phiếu yêu cầu nguyên vật liệu rồi chuyển lên phòng giám đốc sản xuất kinh doanh, nếu được ký duyệt sẽ chuyển qua bộ phận vật tư thiết bị tiến hành hoạt động dặt hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp Chứng từ sử dụng
Bảng đánh giá nhà cung cấp
Mô tả hoạt động
Tương tự như hoạt động mua hàng nội địa,khi lựa chọn nhà cung cấp cũng lực chọn theo các tiêu chí mà cơng ty đã quy định, nhà sản xuất nào đáp ứng được nhu cầu mua hàng và thanh tốn của cơng ty sẽ được chọn lựa và được đưa vào danh sách các nhà cung cấp có triển vọng. Q trình lựa chọn nhà cung cấp là một trong những quá trình quan trọng, nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty.
Vì là một cơng ty liên doanh nước ngồi nên đối với việc nhập khẩu nguyên vật liệu khơng mấy khó khăn, cơng ty ln có các nhà cung cấp lâu năm ở nước ngoài bên cạnh những nhà cung cấp mới.
Hoạt động lập hợp đồng Chứng từ sử dụng
Phiếu xin mua Đơn đặt hàng
Hợp đồng ngoại thương
Mô tả hoạt động
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của cơng ty thì bộ phận vật tư tiến hành lập hợp đồng ngoại thương và chuyển cho nhà cung cấp.
Trong quá trình thỏa thuận, ký hợp đồng giữa hai bên công ty, giám đốc kinh doanh được quyền ký hợp đồng hoặc hủy hợp đồng đó nếu thấy nhà cung cấp thực sự chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu của công ty. Sauk hi hợp đồng này được ký kết sẽ được lập thành hai bản,một bản được lưu tại bộ phận xuất nhập khẩu, một bản được giao cho nhà cung cấp.
Hoạt động nhận hàng và nhập kho Chứng từ sử dụng
- 1B/L gốc, 1B/L copy
- 1 Invoice gốc, 1invoice copy (có sao y bản chính của cơng ty)
- 2 Packing Lists
- 1 Contract sao y bản chính
- 1 Certificate of Origin để được hưởng thuế ưu đãi
- 1 bộ tờ hải quan (nếu list có nhiều hơn 9 mặt hàng thì bổ sung them phụ lục tờ khai)
- 3 giấy giới thiệu
Mô tả hoạt động
Trước khi hàng về đến Việt Nam, công ty sẽ nhận được giấy báo đến thông báo cho công ty biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến Việt Nam kèm theo việc yêu cầu đến nhận hàng.
Khi bộ phận nhập khẩu của công tynhận được bộ chứng từ nhập khẩu từ phía nhà cung cấp, thì bộ phận này tiến hành kiểm tra bộ chứng từ có đúng với hợp đồng
khơng, sau đó tiến hành lên tờ hải quan đồng thời sử dụng bản chính của vận đơn đường biển để đến hãng tàu nhận lệnh giao hàng. Bộ phận nhập khẩu có nhiệm vụ chuẩn bị bộ hồ sơ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng và giấy đăng ký kiểm tra chất lượng, phòng xuất khẩu sẽ mở tờ khai hải quan tại cảng, đồng thời kiểm tra hàng hóa và vận chuyển hàng hóa về kho của cơng ty.
Sau khi hàng hóa vận chuyển về tới cơng ty, trước khi hàng hóa được nhập vào kho, bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận QC có nhiệm vụ tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách của hàng hóa, sau khi kiểm tra xong sẽ tiến hành lập biên bản nhận hàng và tiến hành nhập kho.
Sau khi hàng hóa đã được nhập vào kho, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra và tiến hành lập phiếu nhập kho.
Kết thúc quá trình nhập kho, tồn bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu hàng hóa sẽ được bộ phận xuất nhập khẩu chuyển về phịng kế tốn để tính tốn và cập nhập cơ sở dữ liệu.
Hoạt động ghi nhận hàng hóa, nợ phải trả nhà cung cấp Chứng từ sử dụng
Invoice
Tờ khai hải quan
Hợp đồng ngoại thương
Mô tả hoạt động
Khi nhận được các hồ sơ chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa từ bộ phận xuất nhập khẩu, phịng kế tốn tiến hành đối chiếu, kiểm tra quá trình nhập khẩu hàng hóa này để ghi nhận giá trị hàng hóa và các khoản thuế phải nộp vào nguồn cơ sở dữ liệu, đồng thời ghi nhận phải trả nhà cung cấp. Sau khi bộ phận kế toán nguyên vật liệu đã cập nhập các khoản phải trả vào nguồn cơ sở dữ liệu thì kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ theo dõi các khoản nợ phải trả. Kế tốn ngun vật liệu có nhiệm vụ lưu trữ bộ chứng từ nhập khẩu và bảng tính giá nhập kho ở phịng kế tốn ngun vật liệu.
Hoạt động thanh toán Chứng từ sử dụng
Bộ chúng từ TTR Invoice
Mơ tả hoạt động
Khi đã đến hạn thanh tốn cho nhà cung cấp, kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ thơng báo cho phòng nhập khẩu và phịng kế tốn ngun vật liệu về số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp, từ đó bộ phận nhập khẩu chuyển tờ khai hải quan (bản gốc), kế toán nguyên vật liệu sẽ chuyển hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, kế tốn cơng nợ sẽ tiến hành kiểm tra và xem xét bộ hồ sơ chứng từ nhập khẩu lưu để chuẩn bị tiến hành việc thanh toán. Sau khi lập phiếu thanh toán tiền, bộ phận lập phiếu sẽ chuyển cho ban giám đốc ký duyệt và thông qua. Sau khi đã được ký duyệt sẽ chuyển qua cho bộ phận kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được phiếu này, tiến hành lập lệnh chuyển tiền và Fax lệnh chuyển tiền đã được ký duyệt cùng với bộ hồ sơ chứng từ kèm theo để tiến hành thanh toán.Sau khi việc chi tiền thanh toán cho nhà cung cấp được xác nhận, bộ hồ sơ gốc sẽ được chuyển đến ngân hàng.
2.2.2 Kiểm sốt quy trình mua hàng và thanh tốn tại cơng ty TNHH gia cơng và dịch vụ thép sài gịn
2.2.2.1 Mục tiêu kiểm sốt
- Kiểm sốt quy trình mua hàng và thanh toán tiền là một phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ nên mục tiêu kiểm sốt của quy trình này cũng nhằm xây dựng một mơi trường kiểm sốt tốt, giúp cơng ty bảo vệ tài sản chung, đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của các thơng tin, giúp cho quy trình mua hàng và thanh tốn hoạt động có hiệu quả.
- Từ đó việc kiểm sốt một cách chặc chẽ các nghiệp vụ phát sinh trong quy trình mua hàng và thanh tốn tiền nhằm đảm bảo tính hợp lý về giá cả, chất lượng, giúp cho việc sử dụng nguyên vật liệu đúng với mục đích được u cầu tránh các tình trạng mua khơng đúng hàng không đúng số lượng, chất lượng…từ đó đảm bảo việc thanh tốn một cách chính xác
- Mục tiêu kiểm sốt quy trình mua hàng và thanh tốn tiền là:
+ Tính có thực: u cầu mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế của cơng ty, vật tư hàng hóa được ghi nhận là có thật.
+ Sự phê chuẩn: Nhu cầu mua hàng có được lập từ những người có thẩm quyền, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán đều được phê chuẩn hợp lệ.
+Sự đánh giá: Các hóa đơn chứng từ mua hàng và thanh tốn tiền được tính tốn, ghi sổ một cách chính xác và hợp lý.
+ Hàng nhập về đúng với quy cách, số lượng, chất lượng, chủng loại …
+ Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền dược phân loại rõ ràng, đúng đắn. + Tính chính xác: Các nghiệp vụ được ghi đúng đắn vào sổ chi tiết và tổng hợp chính xác.
+ Báo cáo đung thời hạn.
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro
- Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế của công ty dẫn đến việc thừa hàng làm tăng chi phí tồn kho,làm lãng phí nguồn vốn của cơng ty.
- Khi mua hàng mua không đúng hàng, không đúng số lượng, chất lượng, không đúng nhà cung cấp, mua với giá cao sẽ làm ảnh hưởng đến nhu cầu cần thiết hiện tại của công ty, ảnh hưởng đến năng suất sản xuất của cơng ty, mất uy tín đối với khách hàng, lãng phí nguồn vốn của cơng ty.
- Hàng về không đúng với thời gian đặt hàng,ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, làm lãng phí nguồn nhân lực ảnh hưởng đến doanh thu và quan hệ khách hàng, mất thị trường buôn bán.
- Khi hàng về, hàng hóa khơng đúng với đơn đặt hàng về quy cách, chất lượng, số lượng…làm uy tín chất lượng của công ty bị mất do sản phẩm sản xuất không đúng yêu cấu,dẫn công ty bị mất khách hàng.
- Thanh tốn nhầm lơ hàng như thanh tốn cho nhà cung cấp chưa đến hạn thanh tốn hoặc thanh tốn cho khỏan cơng nợ chưa thực hiện làm lãng phí nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Thanh tốn tiền hàng khơng đúng kỳ hạn sẽ phải chịu phí phạt do thanh tốn trễ hạn, không được hưởng chiếc khấu thanh toán từ nhà cung cấp làm cho mối quan hệ giữa công ty với nhà cung cấp không tốt ảnh hưởng đến việc mua hàng sau này.
- Báo cáo sai, lệch lạc, dài dòng…làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tại bộ phận công ty.
2.2.2.3 Thiết lập thủ tục kiểm sốt
XÂY DỰNG MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
Quy trình mua hàng và thanh tốn tiền tại cơng ty được thực hiện bởi rất nhiều bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận vật tư, bộ phận kiểm tra QC, bộ phận kho, bộ phận xuất nhập khẩu, bộ phận kế tốn cơng nợ. Mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhiệm vụ riêng như sau:
Bộ phận sản xuẩt
Phiếu xin mua sẽ được lập khi bộ phận có nhu về nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào nhu cầu sản xuất và đối chiếu với báo cáo nhập-xuất-tồn của bộ phận kho. Phiếu xin mua sẽ gửi cho bộ phận vật tư thiết bị để mua hàng nếu trong kho không đáp ứng đủ nhu cầu. Phiếu xin mua này sẽ được ký duyệt bởi trưởng bộ phận nhân viên kiểm nghiệm (QC), giám đốc kỹ thuật, giám đốc.
Phiếu xin mua gồm 3 liên
Liên 1: Được lưu ở bộ phận vật tư thiết bị
Liên 2: Được đối chiếu với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và được lưu ở bộ phận kế toán nguyên vật liệu
Liên 3: Được lưu ở bộ phận xin mua để theo dõi Bộ phận vật tƣ thiết bị
Căn cứ vào phiếu xin mua bộ phận vật tư thiết bị sẽ xem xét loại hàng hóa cần mua, đồng thời sẽ xem xét đánh giá các nhà cung cấp về giá cả chất lượng sản phẩm, phương thức thanh tốn... sau đó bộ phận vật tư sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
Bộ phận vật tư có nhiệm vụ soạn thảo đơn đặt hàng sao cho hạn chế tối đa các sai sót như viết sai nội dung quy cách cần mua sẽ dẫn đến các khoản nợ và tranh chấp sau này
Đơn đặt hàng được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở bộ phận vật tư thiết bị
Liên 2: Được đối chiếu với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và được lưu ở bộ phận kế toán nguyên vật liệu
Liên 3: Được chuyển cho nhà cung cấp
Khi hàng về hóa đơn được chuyển về cơng ty nhân viên kế tốn ngun vật liệu phải kiểm tra tất cả các hóa đơn chứng từ liên quan như: phiếu xin mua, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng... và tiến hành nhập dữ liệu để nhân viên kế tốn cơng nợ theo dõi kịp thời tranh sai sót.
Bộ phận kiểm tra QC (nhân viên xuất nhập khẩu)
Khi hoạt động đặt hàng được hoàn tất, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng mua về số lượng, chất lượng, quy cách, thời gian giao nhận... Khi nhận hàng và lập ra biên bảng nhận hàng.
Biên bảng nhận hàng gồm 2 liên:
Liên 1: Lưu tại bộ phận kiểm tra. Liển 2: Giao cho nhà cung cấp. Bộ phận kho
Bộ phận kho là bộ phận quản lý nguyên vật liệu của công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ phận kho có nhiệm vụ theo dõi và lập báo cáo số lượng nhập xuất tồn nguyên vật liệu, phân loại, sắp xếp nguyên vật liệu từng loại theo từng khu vực được quy định. Việc xuất nhập nguyên vật liệu phải được sự xét duyệt của giám đốc hoặc người được ủy quyền. Hoạt động nhập kho được thực hiện tại kho và lập phiếu nhập kho khi hoạt động nhận hàng hoàn tất.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở bộ phận kho
Liên 2: Lưu ở bộ phận vật tư thiết bị
Liên 3: Được đối chiếu với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và được lưu ở bộ phận kế toán nguyên vật liệu
Bộ phận xuất nhập khẩu
Bộ phận xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm về các thủ tục xuất nhập khẩu. Khi công ty có nhu cầu nhập khẩu nguyên vật liệu từ các nước khác, bộ phận xuất nhập khẩu sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục cần thiết khi nhận được đơn hàng đã ký duyệt từ ban giám đốc.
Khi hàng về tới cảng bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành lên tờ khai hải qua n, có nhiệm vụ kiểm tra lô hàng về quy cách, chất lượng, số lượng, thời gian giao nhận... Sau đó tiến hành đưa hàng về kho đồng thời lập biên bảng nhận hàng
Bộ phận kế tốn cơng nợ
Sau khi được bộ phận kế toán vật tư thiết bị chuyển bộ chứng từ thanh tốn, bộ phận kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ tiến hành đối chiếu công nợ với phần mềm và nhà cung cấp, đồng thời tiến hành lưu bộ chứng từ mua hàng. Cuối tháng đối chiếu sổ tổng hợp với sổ chi tiết công nợ.
Bộ phận kế toán tổng hợp
Bộ phận kế tốn tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp cơng nợ của tháng một cách chính xác sau đó tiến hành thanh tốn cho các nhà cung cấp. Tất cả các chứng từ phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục để dễ dàng kiểm sốt, trong đó phiếu chi và ủy nhiệm chi phải được đánh số trước.
* Chính sách tuyển dụng
Một cơng ty hoạt động tốt nếu có đội ngũ nhân viên giỏi, nên cần phải có chính sách tuyển dụng sao cho phù hợp với u cầu phát triển của cơng ty. Chính sách tuyển dụng tốt cũng là điều kiện rất quan trọng trong việc hình thành mơi trường kiểm sốt tốt. Khi có u cầu tuyển dụng, trưởng các phịng ban xác định yêu cầu tuyển nhân sự thông qua các cuộc họp hàng tuần.
Chính sách tuyển dụng của công ty được quy định rõ ràng, nghiêm ngặt như từng vị trí được quy định rõ trình độ chun mơn phù hợp với u cầu cơng việc của trí đó...
*Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự của cơng ty luôn hướng tới mục tiêu bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Tôn trọng và bình đẳng khơng có sự phân biệt trong giao tiếp, đối xử giữa cấp trên và cấp dưới, giữa nhân viên văn phịng và cơng nhân, giữa người ngoại quốc và người Việt Nam. Mọi quyền lợi của công nhân viên trong công ty đều như nhau. Luôn tạo môi trường thuận lợi để công nhân viên từ cấp trên đến công nhân phát huy hết năng lực làm việc. Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ tạo điều kiện cho mơi trường kiểm sốt tốt.
* Bảo vệ tài sản
Công tác bảo vệ
Công ty tuyển chọn các nhân viên bảo vệ có chuyên mơn và kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm cao, có tổ chức. Cơng ty ln có bảo vệ 24/24. Bộ phận bảo vệ được cung cấp đầy đủ các trang bị cần thiết như: đồng phục riêng, máy điện thoại nội