6300 Các khoản đóng góp
6301 Bảo hiểm xã hội 6302 Bảo hiểm y tế 6303 Kinh phí cơng đồn 6304 Bảo hiểm thất nghiệp
0130 Chi hàng hóa dịch vụ
6500 Thanh tốn dịch vụ cơng cộng 6501 Thanh tốn tiền điện
6550 Vật tư văn phịng
6551 Văn phịng phẩm
6552 Mua sắm cơng cụ, dụng cụ văn phòng6599 Vật tư văn phòng khác 6599 Vật tư văn phòng khác
6600 Thơng tin, tun truyền, liên lạc 6601 Cước phí điện thoại trong nước 6617 Cước phí Internet, thư điện tử
6649 Khác
6700 Cơng tác phí
6702 Phụ cấp cơng tác phí 6703 Tiền thuê phịng nghỉ 6704 Khốn cơng tác phí
6750 Chi th mướn
6757 Th lao động trong nước
6799 Khác
6900 Sữa chữa thường xuyên TSCĐ 6912 Thiết bị tin học
6913 Máy potocopy
7000 Chi phí VNCM của từng ngành 7006 Sách, tài liệu dùng cho công tác CM 7049 Chi phí khác
0135 Chi hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp, các quỹ, đầu tư tài sản
9000 Mua, đầu tư tài sản vơ hình 9003 Mua phần mềm máy tính
9049 Khác
9050 Mua sắm tái sản dùng cho chuyên môn 9052 Ơtơ con, ơ tô tải
9055 Trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng 9063 Máy phôtcopy
9064 Máy fax 9099 Tài sản khác
0132 Các khoản chi khác
7750 Chi khác
7756 Chi các khoản phí và lệ phí của các đơn vị dự toán
7761 Chi tiếp khách
490 Giáo dục và đào tạo
504 Đào tạo lại và bồi dưỡng nghiệp vụ khác
cho cán bộ, công nhân viên
6750 Chi phí thuê mướn
6751 Thuê phương tiện vận chuyển 6757 Thuê lao động trong nước 6758 Thuê đào tạo lại cán bộ 6799 Chi phí thuê mướn khác
- Chi thường xuyên là các nguồn mà hàng năm phịng đều được giao dự tốn, bao gồm chi hoạt động và chi đầu tư phát triển, được lấy từ nguồn kinh phí tự chủ.
I. Chi hoạt động là các khoản chi nhằm duy trì hoạt động thường xun của phịng, bao gồm:
A. Chi thanh tốn cá nhân (như: tiền lương, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản phải trả theo lương, các khoản phải thanh tốn khác cho cá nhân….)
B. Chi hàng hóa dịch vụ ( như: chi thanh tốn dịch vụ cơng cộng, vật tư văn phịng, thơng tin tun truyền, liên lạc, cơng tác phí, chi phí th mướn..)
II. Chi đầu tư phát triển: gồm các khoản chi khác như chi hỗ trợ khác, chi các khoản phí, lệ phí của đơn vị dự tốn.
- Chi khơng thường xun là những khoản chi mà đơn vị khi cần mới được giao dự tốn, được lấy từ nguồn kinh phí thực hiện không tự chủ. Bao gồm:
- Chi cho hoạt động (như chi thanh toán dịch vụ cơng cộng, vật tư văn phịng, chi phí th mướn và chi khác..)
b) Quy trình chi:
Dựa vào dự toán chi NSNN được duyệt, nhu cầu và kế hoạch hoạt động chi cụ thể, khi phát sinh các khoản chi kế toán lập các chứng từ liên quan, giấy rút dự tốn có ghi rõ nội dung chi theo mục lục ngân sách NN, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi kho bạc NN để rút dự toán thực hiện việc chi trả. KBNN tiến hành kiểm tra hồ sơ thanh toán, giấy rút dự toán để tiến hành chi trả cho đơn vị. Dự tốn được thanh tốn có thể bằng tiền mặt về nhập quỹ để chi hoặc chuyển khoản trực tiếp qua tài khoản của đơn
vị tại kho bạc. Nếu dự toán được rút bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu chi để thực hiện việc chi trả theo số thực chi.
Kho bạc tiến hành chi trả, thanh toán cho đơn vị khi đủ các điều kiện sau: đã có trong dự tốn chi NSNN được giao (trừ một số trường hợp đặc biệt ); đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; đã được thủ trưởng đơn vị quyết định chi (giấy rút dự toán ngân sách mẫu số C2 – 02/NS ); có đủ hồ sơ, chứng từ thanh tốn.
Sau khi các nghiệp vụ chi phát sinh đã hồn thành, Kế tốn xác định lại nguồn thực chi đã sử dụng để phản ánh đến cuối kỳ kết chuyển, lập báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán, làm cơ sở để phục vụ cho cơng tác quyết tốn với cơ quan cấp trên.
Khi sử dụng dự toán đã rút, kế toán đơn vị chi theo đúng mục lục ngân sách.
Hình 4.4. Lưu Đồ Luân Chuyển Chứng Từ Quá Trình Chi
Bộ phận sử dụng Thủ trưởng đơn vị Kế toán Kho bạc
Giấy rút dự toán Chứng từ Giấy ĐN TT Phiếu chi Bắt đầu Lập giấy ĐN TT Chứng từ Chứng từ Giấy ĐN TT A A Chứng từ Giấy ĐN TT Xét duyệt Chứng từ Giấy ĐN TT Chứng từ Giấy ĐN TT Lập giấy rút dự toán Giấy ĐN TT Chứng từ B B Xét duyệt, giao dự toán Chứng từ Giấy ĐN TT Lập phiếu chi 2 Giấy rút dự toán 2 Giấy rút dự toán N 47
4.2.3. Phương pháp hạch toán I. Chi thường xyên
a) Chi thanh toán cho cá nhân
Tại đơn vị, chi thanh toán cho cá nhân gồm các khoản chi trả tiền lương cho cán bộ, công chức, chi tiền cơng, phụ cấp lương, các khoản đóng góp theo lương căn cứ vào hệ số lương, ngạch bậc, các khoản phụ cấp lương và ngày công lao động thực tế của CBCC theo quy định… Chi thanh tốn cho cá nhân cịn có các khoản chi cơng tác phí, chi tiền thưởng, chi phúc lợi…Đây là những khoản chi thường xuyên của đơn vị 1) Chi lương và phụ cấp lương:
Chứng từ sử dụng:
Bảng thanh toán tiền lương, giấy rút dự toán ngân sách, phếu thu, phiếu chi…. Thủ tục luân chuyển:
Đầu tháng, căn cứ vào thực tế của cán bộ làm việc tại phịng, kế tốn lập bảng thanh tốn tiền lương.
Mục đích lập bảng thanh toán lương: bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho CBCC, đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho CBCC trong đơn vị.
- Sau khi lập bảng thanh toán tiền lương, kế toán lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân rồi đưa hết cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Kế toán tiến hành lập giấy rút dự toán ngân sách.
Kế toán đem bảng thanh toán lương kèm giấy rút dự toán ngân sách, danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân gửi cho KBNN.
KBNN căn cứ vào các chứng từ trên tiến hành thanh toán tiền lương cho CBCC của đơn vị qua tài khoản cá nhân, còn 7% BHXH, 1,5% BHYT phần cá nhân phải nộp KBNN thanh toán thẳng qua cơ quan bảo hiểm.
Cách tính lương
Trong đó:
- Hệ số lương của CBCC giao động từ 2.00 đến 4.98
- Hệ số các khoản phụ cấp = Hệ số phụ cấp chức vụ + Hệ số phụ cấp công vụ + Hệ số phụ cấp trách nhiệm + Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung + Hệ số phụ cấp khu vực
Hệ số phụ cấp chức vụ giao động từ 0.1 đến 0.3
Hệ số phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp khu vực giao động từ 0.1 đến 0.3 tùy vào ngạch lương.
Hệ số phụ cấp thâm niên vượt khung giao động từ 0.2187 đến 0.6556. Hệ số phụ cấp công vụ: = (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp chức vụ + Hệ số thâm niên vượt khung) x 25%
- Đơn vị, hàng năm căn cứ vào các thông tư, văn bản quy định về việc nâng bậc lương như: thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc lương thường xuyên và nâng bậc lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức để xét nâng lương cho CBCC trong đơn vị.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng thanh tốn tiền lương, kế tốn tính số tiền lương thực tế chi trả, để phản ánh vào TK 661 “Chi hoạt động”, TK 334 “Phải trả công chức viên chức” và TK 332 “Các khoản phải nộp theo lương” trừ 8.5% lương được nhận được tính như sau:
Tiền Hệ Hệ số Mức
lương = số + các khoản x lương (1.050.000 đ) CBCC lương phụ cấp tối thiểu
Các khoản Tiền
⇒ Các khoản trừ vào lương là phần BHXH (7%) và phần BHYT (1.5%) của tiền lương CBCC phải nộp.
Khoảng ngày 18 đến ngày 20 hàng tháng, CBCC của đơn vị sẽ nhận tiền lương thông qua hệ thống ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Cư Kuin, CBCC của đơn vị rút tiền lương trực tiếp tại các trạm rút tiền ATM.
Phương pháp hạch toán
- Hàng tháng, kế tốn lập bảng thanh tốn tiền lương, sau đó phản ánh tiền lương, các khoản phụ cấp lương và các khoản phải trả cho CBCC vào chi hoạt động. Kế toán của đơn vị tiến hành ghi sổ chi tiết hoạt động các mục 6000 “tiền lương”, mục 6100 “phụ cấp lương”, và các tiểu mục tương ứng. Căn cứ vào bảng thanh toán lương ghi sổ Nhật ký – Sổ cái:
Nợ TK 6612.1 – Chi hoạt động thường xuyên Có TK 334 – Phải trả người lao động
Ví dụ 1:
Ngày 18/01/2013, kế toán tiến hàng lập bảng thanh tốn tiền lương tháng 01/2013. Trong đó ghi rõ các khoản, mục, tiểu mục như sau: (với các mục này kế toán hạch toán vào sổ chi tiết chi hoạt động của từng mục chi)
- Khoản 463, tiểu mục 6001 (lương ngạch bậc theo quỹ lương):31.647.105đ. - Khoản 463, tiểu mục 6101 (chức vụ): 960.750đ.
- Khoản 463, tiểu mục 6102 (khu vực): 3.150.000đ.
- Khoản 463, tiểu mục 6113 (Phụ cấp trách nhiệm): 210.000đ.
- Khoản 463, tiểu mục 6117 (Phụ cấp thâm niên vượt khung): 239.227 - Khoản 463, tiểu mục 6124 (Phụ cấp công vụ): 8.974.612đ.
- Khoản 463, tiểu mục 7756 (Chi các khoản phí và lệ phí của đơn vị dự tốn): 66.000đ. Đây là khoản phí chuyển tiền phải trả.
Tổng số Tiền Các khoản
Tiền lương = lương - trừ vào
Với tổng số tiền lương cịn phải thanh tốn cho CBCC là 45.181.694đ, đồng thời lập danh sách chi tiền lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân (trong đó có phát sinh phí chuyển tiền là 66.000đ), căn cứ vào chứng từ trên kế tốn tiến hành ghi vào sổ:
Nợ TK 6612.1 45.247.694 Có TK 334 45.247.694
Nhận xét:
Việc chi trả lương và các khoản phụ cấp tại đơn vị được hạch toán hàng tháng, đều được ghi chép đầy đủ.
Tuy nhiên, kế tốn khơng hạch tốn số tiền 7%BHXH và 1,5% BHYT phải trích từ lương của CBCC trả cơ quan Bảo hiểm vào lương CBCC nên làm giảm tổng lương thực tế phải trả cho CBCC, điều này là sai nguyên tắc.
Kiến nghị:
Dựa vào bảng thanh toán tiền lương tháng 1/2013 kế toán phải hạch tốn lương như sau:
Nợ TK 6612.1 48.233.063 Có TK 334 48.233.063
Khoản phí chuyển tiền lương thông qua thẻ ATM mà đơn vị phải trả là 66.000đ, kế toán cũng hạch toán vào lương:
Nợ TK 6612.1 66.000 Có TK 334 66.000
2) Chi các khoản phải nộp theo lương.
Bảo hiễm xã hội, Bảo hiểm y tế
Chứng từ sử dụng:
Bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT; giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản.
Thủ tục luân chuyển
Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, tổng cộng hệ số lương và phụ cấp; mức lương tối thiểu, kế toán lập bảng thanh tốn tiền BHXH, BHYT để trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định của Nhà nước (BHXH: 17%, BHYT: 3%). Đồng thời tính tốn phần cá nhân nộp (BHXH: 7%, BHYT: 1,5%).
Sau đó, lập giấy rút dự tốn ngân sách kiêm chuyển khoản trình KBNN để nộp cho cơ quan BHXH huyện Cư Kuin.
Phương pháp hạch toán
Kế toán lập bảng thanh toán tiền BHXH, BHYT và giấy rút dự toán ngân sách rồi trình thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi đem đến KBNN để tiến KBNN tiến hành kiểm tra và chi trả, căn cứ chứng từ này, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6612.1 – chi hoạt động thường xun
Có TK 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Ví dụ 2:
Ngày 30/01/2013, căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách số 03 ngày 30/01/2013 cùng bảng thanh tốn tiền BHXH, BHYT, trong đó ghi rõ:
- Tiểu mục 6001 (Lương ngạch bậc theo quỹ lương): 2.939.895đ. - Tiểu mục 6101(Phụ cấp chức vụ): 89.250đ.
- Tiểu mục 6117 (Phụ cấp thâm niên vượt khung): 22.223đ - Tiểu mục 6301 (BHXH): 6.102.737đ.
- Tiểu muc 6302 (BUYT): 1.076.953đ.
Kế toán ghi sổ chi tiết chi hoạt động, cịn trong sổ NK - SC kế tốn ghi: Nợ TK 6612.1 10.231.058
Có TK 332 10.231.058
3321 8.615.628
Nhận xét:
Đơn vị trích các khoản BHXH,BHYT theo đúng % quy định hiện hành.
Tuy nhiên, tại đơn vị chưa hạch tốn rõ các khoản trích BHXH, BHYT khi ghi sổ, BHXH, BHYT được trích từ lương chưa hạch tốn vào phần chi lương của CBCC,
Kiến nghị:
Kế toán nên hạch toán chi tiết các khoản trích để dể theo dõi: Có thể hạch tốn các khoản trích theo lương như sau:
(1) Trích nộp 17% BHXH, 3% BHYT cho cá nhân tính vào chi hoạt động: Nợ TK 6612.1 7.179.690
Có TK 332 7.179.690
3321 6.102.737
3322 1.076.953
(2) Trừ 7% BHXH, 1.5% BHYT vào lương để nộp ngay trên Bảng thanh tốn tiền lương:
Nợ TK 334 3.051.369
Có TK 332 3.051.369
3321 2.512.892
3322 538.477
(3) Nộp 24% BHXH, 4.5% BHYT cho cơ quan Bảo hiểm xã hội huyện: Nợ TK 332 10.231.058
3321 8.615.628
3322 1.615.430
Có TK 4612.1 10.231.058 Đồng thời, ghi đơn có TK 0081 10.231.058
b) Chi hàng hóa dịch vụ
1) Chi tiền khốn cơng tác phí Chứng từ sử dụng
Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, bảng kê chứng từ thanh toán, cùng các chứng từ có liên quan như danh sách tiền khốn cơng tác phí, danh sách nhận tiền khốn cơng tác phí qua tài khoản cá nhân….
Thủ tục luân chuyển
Căn cứ vào tình hình phát sinh cơng tác phí, kế tốn lập danh sách nhận tiền khốn cơng tác phí cùng với danh sách nhận tiền khốn cơng tác phí qua tài khoản cá nhân và giấy rút dự tốn ngân sách kiêm chuyển khoản trình lên thủ trưởng đơn vị xét duyệt và ký. Sau đó kế tốn mang tồn bộ chứng từ trên đem đến kho bạc, KBNN tiến hành kiểm tra và thực hiện việc chi trả.
Đối với đơn vị khốn chi hành chính, khoản chi này là cơ sở tính tốn phần thu nhập tăng thêm của cán bộ công chức trong cơ quan.
Hàng tháng, tùy tình hình thực tế phát sinh, kế tốn rút dự toán một khoản (tương đối) để chi tăng thu nhập cho CBCC.
Phương pháp hạch tốn
Ví dụ 3:
Ngày 18/01/2013 kế toán lên danh sách nhận tiền khốn cơng tác phí tháng 01/2013, bảng kê chứng từ thanh tốn trong đó ghi rõ:
-> Thanh tốn tiền khốn cơng tác phí tháng 01/2013 số tiền 2.000.000đ -> Phí chuyển tiền số tiền 66.000đ.
Tương ứng, với các mục, tiểu mục:
- Muc 6700, tiểu mục 6704 (khốn cơng tác phí): 2.000.000 - Mục 7750, tiểu mục 7756 (chi các khoản phí dự tốn): 66.000
Trình Thủ trưởng đơn vị duyệt, sau đó lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản số CK 02 ngày 18/01/2013 trình ký và đem KBNN thực hiện chi trả. Kế toán ghi vào sổ chi tiết chi hoạt động và hạch toán vào sổ NK-SC như sau:
Nợ TK 6612.1 2.066.000
2) Thông tin, tuyên truyền, liên lạc Chứng từ sử dụng
Các hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ: Hóa đơn dịch vụ viễn thơng (GTGT), điện thoại…, bảng kê chứng từ thanh toán, giấy rút dự tốn ngân sách….
Thủ tục ln chuyển.
Sau khi có giấy báo thanh tốn, hóa đơn dịch vụ… của nơi cung cấp dịch vụ chuyển đến, kế toán sẽ lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự tốn trình lãnh đạo ký duyệt.
Kế tốn đem tồn bộ chứng từ trên ra KBNN để KBNN kiểm tra và tiến hành chi trả.
Phương pháp hạch tốn
Ví dụ 4:
Ngày 9/3/2013, hóa đơn dịch vụ viễn thông (cước dịch vụ Internet) tháng 1/2013 của tập đồn viễn thơng qn đội được chuyển đến, ngày 11/3/2013 kế toán lập bảng kê chứng từ thanh toán cùng giấy rút dự tốn số CK 08 trình trưởng phịng ký duyệt.Sau đó mang đến kho bạc để được chi trả.
Căn cứ các chứng từ trên và giấy rút dự toán số CK 08 ghi chi tiết chi tiền internet tháng 01/2013 chi tiết Mục 6600, tiểu mục 6617 “Cước Internet” số tiền là: