Giải pháp 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lu trữ chứng từ

Một phần của tài liệu kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty truyền tải điện 1 (Trang 62 - 63)

V. Giá trị thanh toán

1. Giải pháp 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lu trữ chứng từ

chứng từ

Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp nên công việc thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bớc quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đ- ợc chuyển sang lu trữ để đảm bảo an tồn, khơng bị mất.

Chỉ lấy ví dụ điển hình: khơng xuất đủ hố đơn bán hàng, điều này làm ảnh h- ởng đến doanh thu bởi tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hố đơn bán

hàng. Vì thế cơng việc này địi hỏi nhân viên kế tốn phải có trách nhiệm hơn trong mỗi lần hạch tốn. Trởng phịng và phó phịng có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc để phần hành kế tốn đợc hạch tốn chính xác hơn.

Cơng tác lu trữ chứng từ cha đợc thực hiện hợp lý và khoa học. Các loại chứng từ có khối lợng lớn, gây khó khăn cho cơng tác bảo quản và khó khăn cho việc tìm kiếm. Ngày nay, máy vi tính đã trở thành một cơng cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc lu trữ chứng từ trên giấy tờ, văn phịng kế tốn nên sử dụng tin học vào việc lu trữ chứng từ.

Mỗi loại chứng từ đợc lu trữ vào một th mục trong máy. Trong mỗi th mục có các file quản lý chứng từ. Ví dụ nh:

- Các loại biên bản giao nhận, biên bản thanh lý... đợc lu trữ trong một file riêng. Các chứng từ này sẽ đợc đánh số hiệu hoặc dùng số hiệu có sẵn để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.

- Hố đơn giao hàng, hóa đơn thanh tốn tiền điện, nớc, phiếu thu, chi... nên đ- ợc phân thành từng loại và lu trữ vào các file khác nhau.

Việc lu trữ bằng máy rất nhanh gọn và dễ tìm, khi cần dùng đến bất cứ loại chứng từ nào thì chỉ việc tra cứu trong th mục. áp dụng cách lu trữ này, các chứng từ gốc sẽ luôn đợc đảm bảo an toàn.

Một phần của tài liệu kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty truyền tải điện 1 (Trang 62 - 63)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(82 trang)
w