2.1. Khỏi quỏt về cụng ty
2.1.3.2. Chức năng và mối liờn hệ giữa cỏc phũng ban
Ban giỏm đốc Phũng nhõn sự Phũng t ià chớnh kế toỏn Phũng kế hoạch Phũng quản lý chất lượng Phũng bỏn h ngà Bộ phận sản xuất Phũng kỹ thuật
Cụng ty gồm cú cỏc phũng ban với cỏc chức năng như sau :
Chức năng của Ban giỏm đốc : Đưa ra cỏc phương hướng và cỏc chớnh sỏch hoạt động của cụng ty. Giỏm sỏt bao quỏt cỏc hoạt động của cụng ty và lắng nghe cỏc ý kiến phản hồi. Phờ duyệt cỏc bỏo cỏo và chứng từ liờn quan đến hoạt động của cụng ty. Thường xuyờn bỏo cỏo tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty với tập đoàn.
Chức năng của phũng nhõn sự là quản lý toàn bộ nhõn sự trong cụng ty. Cú trỏch nhiệm bỏo cỏo với Ban giỏm đốc về những thay đổi trong vấn đề nhõn sự và tiến hành tuyển chọn thờm nhõn sự nếu cụng ty cú nhu cầu.
Chức năng của phũng Tài chớnh - kế toỏn là quản lý vấn đề tài chớnh của cụng ty, cỏc vấn đề thu chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty, trả lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong cụng ty. Sau mỗi giai đoạn hoạt động của cụng ty thỡ kế toỏn cú trỏch nhiệm bỏo cỏo tài chớnh, xỏc định mức doanh thu mà doanh nghiệp đạt được và mức lợi nhuận của doanh nghiệp sau cỏc năm tài chớnh.
Phũng Kế hoạch gồm cú cỏc bộ phận sau :
+ Bộ phận lập kế hoạch : Là bộ phận lập kế hoạch chung cho cỏc hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của cụng ty.
+ Bộ phận mua bỏn : Là bộ phận chuyờn trỏch về vấn đề mua, nhập khẩu cỏc thiết bị, mỏy múc, nguyờn vật liệu...phục vụ cho cỏc hoạt động của cụng ty.
+ Bộ phận giao nhận : Là bộ phận cú chức năng nhận nguyờn vật liệu đầu vào dựng cho sản xuất và chuẩn bị cỏc thủ tục xuất khẩu, lượng hàng hoỏ xuất khẩu và tiến hành xuất khẩu hàng hoỏ cho cụng ty.
Phũng quản lý chất lượng : Cú chức năng kiểm tra toàn bộ chất lượng hàng hoỏ được sản xuất ra trước khi tiờu thụ hoặc tiến hành xuất khẩu, đảm bảo cỏc hàng hoỏ đạt tiờu chuẩn ISO 9001 và ISO 14000 (đạt tiờu chuẩn quốc tế).
Phũng bỏn hàng : Cú chức năng tỡm kiếm khỏch hàng cho cụng ty trong việc tiờu thụ sản phẩm. Thực hiện ký kết cỏc hợp đồng với cỏc khỏch hàng để bỏn sản phẩm. Liờn tục tăng cường mối quan hệ với cỏc khỏch hàng và tỡm ra những
thiếu sút trong sản phẩm hoặc dịch vụ của cụng ty thụng qua cỏc thụng tin phản hồi từ khỏch hàng để cú sự điều chỉnh cho hợp lý. Mục tiờu là doanh số hàng bỏn liờn tục tăng lờn.
Bộ phận sản xuất : Đõy là bộ phận trực tiếp sản xuất ra cỏc sản phẩm truyền dẫn của cụng ty. Hoạt động sản xuất phải liờn tục để đảm bảo cho cỏc lụ hàng được giao đỳng hạn cho khỏch hàng và đảm bảo chất lượng.
Phũng kỹ thuật : Cú chức năng đảm bảo cho toàn bộ hệ thống mỏy múc của cụng ty hoạt động tốt để duy trỡ và nõng cao năng suất sản xuất của cụng ty. Đõy là bộ phận hết sức quan trọng trong cụng ty vỡ nếu hệ thống mỏy múc của cụng ty khụng hoạt động tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của cụng ty. Ngoài ra, bộ phận này cũng cú trỏch nhiệm đảm bảo cỏc thụng tin cho cụng ty được cập nhật liờn tục để cụng ty hoạt động cú hiệu quả. Đảm bảo liờn lạc giữa cỏc phũng ban được thụng suốt.
* Mối quan hệ giữa cỏc phũng ban : Cỏc phũng ban trong cụng ty được kết nối với nhau thụng qua mạng internet và mạng điện thoại trong nội bộ cụng ty. Giữa cỏc bộ phận cú thể liờn lạc với nhau nhanh chúng và thuận tiện bằng cỏch gửi email hoặc gọi điện. Mỗi nhõn viờn ở cỏc phũng ban đều cú 1 mỏy vi tớnh và 1 điện thoại bàn phục vụ cho quỏ trỡnh làm việc.
Tất cả cỏc phũng đều phải cú liờn lạc thường xuyờn với nhau, kết hợp với nhau trong cụng việc. Phũng Bỏn hàng sẽ tỡm kiếm khỏch hàng cho cụng ty, sau đú sẽ thụng bỏo với phũng Kế hoạch để kết hợp lờn kế hoạch nhập khẩu nguyờn liệu và sản xuất cho phự hợp. Tiếp đú, Bộ phận sản xuất sẽ tiến hành sản xuất cỏc sản phẩm, cỏc sản phẩm này khi hoàn thành sẽ được kiểm tra chất lượng thụng qua phũng Quản lý chất lượng của cụng ty để đảm bảo cho chất lượng hàng hoỏ đạt tiờu chuẩn quốc tế. Những hàng hoỏ đạt tiờu chuẩn sẽ được xuất khẩu, bỏn cho khỏch hàng hoặc lưu kho chờ tiờu thụ. Toàn bộ hoạt động này được Kế toỏn ghi bỳt toỏn để cuối mỗi giai đoạn hoạt động tổng kết và bỏo cỏo kết quả kinh
doanh cho Ban giỏm đốc. Từ đú, Ban giỏm đốc sẽ cú những điều chỉnh cụ thể trong kinh doanh hoặc đề ra phương hướng hoạt động cho giai đoạn tiếp theo.