VII. sổ tay chất lợng
2. Sổ tay chất lợng có 4 chức năn g:
• Là một tài liệu hớng dẫn cho các nhân viên của đơn vị về hệ chất lợng.
• Là một tài liệu hớng dẫn cho việc tập huấn / đào tạo các nhân viên mới.
• Có thể đợc bên thứ hai hoặc bên thứ ba sử dụng nh một tài liệu thẩm định
• Có thể đợc sử dụng làm một tài liệu tiếp thị. Nó khơng chứa những thơng tin bí mật và có thể dùng để cung cấp cho khách hàng về công tác chất lợng của đơn vị.
Sổ tay chất lợng là một tài liệu mỏng đợc viết trên khổ giấy A4. Việc soạn sổ tay chất lợng là trách nhiệm của ngời QLHCL. Ngời QLHCL cần tham khảo ý kiến rộng rãi trong đơn vị trong quá trình soạn thảo và cần tranh thủ sự giúp đỡ của Ban điều hành chất lợng. Sổ tay chất lợng gồm những phần sau đây :
• Mục lục của sổ tay chất lợng.
• Chính sách chát lợng
• Một sơ đồ tổ chức
• Một bản tóm tắt trách nhiệm của tất cả những ngời nêu trong sơ đồ
• Một mục lục qui trình chất lợng.
Tất cả các tài liệu của Hệ chất lợng đều phải là những tài liệu có thể kiểm sốt đợc. Nghĩa là tài liệu phải có số ký hiệu riêng thống nhất, số hiệu sốt xét, ngày ban hành , và các số trang ( trang n trong tổng số trang m ). Phải có một sổ ghi chép bảo đảm ghi lại đầy đủ những bản sao đã phát đi. Những bản sao đã phân phát cho ai mà đợc ghi lại thì gọi là những tài liệu đã kiểm sốt. Cịn những bản sao phân phát cho ai mà khơng ghi lại thì gọi là những tài liệu cha đợc kiểm sốt. Cơng việc chuẩn bị, đánh số, ghi chép những tài liệu này phải đợc nêu thành một bớc của qui trình chất lợng.
Khi đã đợc hoàn tất, Sổ tay chất lợng cần đợc phân phát cho tất cả các nhân viên để bảo đảm họ nhận thức đợc Hệ chất lợng một cách tổng quát.
Các bản sao dùng để trả lời những yêu cầu của khách hàng phải đợc đánh dấu là “ Các bản sao cha đợc kiểm soát “.