Đối với cụng ty thường sử dụng cõch thức giao hăng nguyớn container. Với
cõch thức năy, cụng ty rất khú chủ động trong việc giao hăng cũng như cần cú số lượng hăng lớn để giao một lần. Tuy nhiớn việc giao nhận hăng nguyớn container lại
tiết kiệm được chi phớ do khụng phải gởi nhiều lần vă việc giõm sõt quõ trỡnh đúng
hăng văo cũng khụng bị hạn chế do phđn tõn nhiều lần.
2.4.2..Trỡnh tự thực hiện hoạt động giao hăng theo cõc điều kiện cơ sở giao hăng:
2.4.2.1.Khi cụng ty xuất theo điều kiện CFR:
Phương thức năy thường được sử dụng khi giao dịch với cõc đối tõc Chđu Â. Đđy lă phương phõp tớch cực trong việc tăng thớm thu ngoại tệ vă trỡnh độ nghiệp vụ
của cõc cõn bộ thực hiện cụng tõc giao nhận hăng că phớ xuất khẩu của cụng ty.
Trỡnh tự thực hiện hoạt động vận tải vă giao nhận hăng theo điều kiện CFR được tiến hănh như sau:
a. Chuẩn bị hăng hoõ:
Để đảm bảo hăng hoõ được chuẩn bị đỳng theo yớu cầu của hợp đồng, cụng ty
sẽ triển khai thu mua nguyớn liệu theo size, cỡ của hợp đồng vă tổ chức chế biến. Đđy lă khđu đầu tiớn vă cũng rất quan trọng vỡ nú sẽ quyết định hoạt động xuất khẩu cú tiến
hănh tốt hay khụng, giao hăng cú đỳng hạn khụng vă điều quan trọng hơn cả lă nú quyết định đến phần lợi nhuận mă cụng ty cú thể đạt được. Cụng ty cũng cú thể đặt gia
cụng từ cõc đơn vị khõc để đảm bảo tiến độ giao hăng theo hợp đồng trong trường hợp
số lượng đặt hăng lớn trong thời gian ngắn. Cụng tõc chuẩn bị hăng luụn được tiến
hănh khẩn trương nhưng cũng khụng kĩm phần cẩn trọng để vừa đảm bảo thời hạn
giao hăng vừa thoả mờn được cõc yớu cầu mă hợp đồng đề ra. Đối với cụng ty, chưa
thực sự cú được chỗ đứng vững chắc trớn thương trường, do đú cụng tõc chuẩn bị hăng xuất khẩu rất được cụng ty chỳ trọng vỡ ngoăi mục tiớu lợi nhuận cụng ty cũn coi trọng uy tớn để tạo được niềm tin nơi bạn hăng.
b. Tổ chức chuyớn chở hăng vă kớ hợp đồng vận tải:
Đi đụi với việc tớch cực chuẩn bị hăng hoõ, cụng ty đồng thời tiến hănh liớn hệ
vă tỡm hiểu thụng tin để lựa chọn hờng tău cú lịch trỡnh vă cước phớ phự hợp nhất để kớ
hợp đồng vận tải. Khi lựa chọn thường dựa văo những yếu tố: thiết bị của hờng tău, dịch vụ, lịch trỡnh, giõ cước thuớ tău vă cõc yếu tố khõc. Đđy lă cụng tõc quan trọng nú khụng những quyết định đến kết quả xuất khẩu mă cũn quyết định đến uy tớn của cụng ty. Sau khi hăng đờ chuẩn bị xong, nếu cụng ty đúng hăng tại kho riớng của mỡnh thỡ yớu cầu hờng tău cung cấp vỏ Container vă đến nhận vỏ Container rỗng tại bời Container khi được hờng tău thụng bõo. Địa điểm nhận Container lă kho Container của
hờng tău. Khi nhận vỏ Container rỗng, nhđn viớn cụng ty kiểm tra một cõch kĩ lưỡng
Container. Nếu Container khụng đảm bảo cõc thụng số kĩ thuật vă an toăn vệ sinh cho
việc vận chuyển chuyớn chở hăng hoõ thỡ bõo ngay với hờng tău để xin đổi vỏ
Container khõc. Chi phớ vận chuyển Container rỗng về cụng ty lă do cụng ty thanh
toõn. Trong trường hợp cụng ty giao hăng tại cõc cảng khõc thỡ phải thuớ xe chuyớn dung chở hăng vă bời Container ở cảng để giao hăng.
Cụng tõc thuớ tău chuyớn chở mặt hăng că phớ xuất khẩu a. Phương thức thuớ tău õp dụng tại cụng ty:
Đối với những hợp đồng xuất khẩu ký kết theo điều kiện giao hăng lă C&F thỡ quyền thuớ tău vận tải thuộc về cụng ty. Để thực hiện cụng tõc năy một cõch thuận lợi
vă hiệu quả, cụng ty đờ lựa chọn phương thức thuớ tău chợ.
Phương thức thuớ tău chợ khụng đũi hỏi hai bớn phải tiến hănh kớ kết hợp đồng
chuyớn chở mă chỉ tuđn theo những điều khoản đờ quy định sẵn trong B/L của hờng tău nớn khụng yớu cầu cao về trỡnh độ nghiệp vụ của nhđn viớn thực hiện cụng tõc
thuớ tău.
Hơn nữa trong phương thức thuớ tău chợ, do sự cạnh tranh giữa cõc hờng tău trớn thị trường thuớ tău nớn cụng ty thường xuyớn nhận được lịch trỡnh tău chạy, biểu cước
của cõc hờng tău, giỳp cho cụng ty chủ động trong việc thuớ tău, thủ tục thuớ tău đơn
giản nhanh chúng. Cụng ty cú thể định trước thời gian giao hăng cũng như cú thể tớnh toõn được chi phớ vận tải trước khi kớ kết cõc điều khoản của hợp đồng mua bõn dựa
theobiểu cước đờ quy định sẵn của cõc hờng tău.
Đồng thời cụng ty cũng thấy được nhược điểm của thuớ tău chuyến lă giõ cước trớn thị trường thường xuyớn biến động, nếu khụng nắm vững tỡnh hỡnh thị trường thuớ tău cụng ty rất dễ bị động hoặc buộc phải thuớ với giõ cước đắt, vă nghiệp vụ thuớ tău chuyến lại khõ phức tạp, đũi hỏi nhiều thời gian giao dịch, đăm phõn.
Vỡ vậy sau khi xem xĩt cõc ưu điểm vă nhược điểm cuả hai phương thức thuớ tău lă thuớ tău chợ vă thuớ tău chuyến mă cụng ty đờ quyết định chọn phương thức thuớ tău chợ để õp dụng trong hầu hết cõc hợp đồng xuất khẩu của cụng ty.
b. Trỡnh tự thực hiện cụng tõc thuớ tău chuyớn chở hăng că phớ xuất khẩu tại cụng
ty:
Việc thuớ tău được thực hiện theo trỡnh tự cõc cụng việc sau:
Cõn bộ thực hiện nghiệp vụ thuớ tău tiến hănh tỡm hiểu cõc hờng tău thụng qua cõc tạp chớ, bõo kinh tế vă cõc phương tiện thụng tin đại chỳng khõc. Liớn hệ với hờng tău cú lịch trỡnh chạy qua cõc cảng giao hăng theo hợp đồng xuất khẩu của cụng ty. Sau đú hờng tău sẽ gởi cho cụng ty lịch trỡnh vă biểu cước mới.
Sau khi tỡm hiểu về lịch trỡnh tău chạy, giõ cước mă cõc hờng tău cung cấp,
cụng ty tiến hănh lựa chọn vă quyết định thuớ tău của hờng tău thớch hợp.
Sau khi đờ lựa chọn được hờng tău thớch hợp, cụng ty vă hờng tău thống nhất
với nhau về cõc điều khoản thuớ, cho thuớ vă cõc điều khoản khõc, thường lă một số điều khoản chủ yếu trong xếp dỡ vă vận chuyển, cụng việc năy thường được thực hiện
bằng diện thoại. Cõc điều khoản cú thể được õp dụng theo những thỏa thuận trong cõc
hợp đồng vận tải trước nếu hợp đồng xuất khẩu khụng cú gỡ thay đổi về điều kiện vận
tải. Sau đú, cụng ty tiến hănh kớ Booking note với đại lý hờng tău. Việc kớ Booking note được tiến hănh trước ngăy bốc hăng lớn tău từ 5-7 ngăy.
Thụng qua cụng tõc lựa chọn hờng tău tại cụng ty ta thấy được những cõi ưu vă
những mặt hạn chế cần khắc phục. Việc cụng ty đưa ra cõc tiớu thức để đõnh giõ lựa
chọn hờng tău lă hoăn toăn hợp lớ, vỡ như vậy sẽ giỳp cho việc lựa chọn hờng tău diễn
ra nhanh chúng vă cú những căn cứ để đõnh giõ chớnh xõc về hờng tău mă mỡnh đờ lựa
chọn, từ đú cú thể hạn chế được những khoản chi phớ phõt sinh trong quõ trỡnh chuyớn chở. Bớn cạnh đú cũn cú mặt hạn chế, đú lă quan hệ của cụng ty với cõc hờng tău chưa được thường xuyớn lắm, do đú, cụng ty vẫn chưa được hưởng những ưu đời đặc biệt
của cõc hờng tău dănh cho những khõch hăng truyền thống. Ngoăi ra cũng vỡ lớ do năy mă cụng tõc thuớ tău cũn chiếm nhiều thời gian, lăm giảm hiệu quả của việc giao hăng.
c. Lăm thủ tục hải quan vă cõc chứng từ xuất khẩu:
Đđy lă cụng việc rất quan trọng, khõ phức tạp vă khú khăn, đũi hỏi phải tiến hănh một cõch cẩn thận để trõnh sai sút. Cụng ty thường cố gắng tiến hănh cụng việc năy sớm để chủ động bảo đảm được tiến độ giao hăng xuất khẩu phũng khi cú khú khăn
nảy sinh. Lựa chọn hờng tău Kớ Booking note Liớn hệ với cõc hờng tău
Bộ tờ khai đăng kớ hải quan gồm cú:
-3 tờ khai hải quan.
-1 bảng kớ hăng hoõ. -Hợp đồng thương mại.
-Giấy phĩp xuất khẩu (nếu cú).
-Đơn xin đăng kiểm hăng xuất khẩu nếu muốn lăm đăng kiểm hăng ngoăi giờ. Đđy lă cõc chứng từ rất quan trọng vă cần thiết phục vụ cho việc giao hăng. Nếu
cõc chứng từ năy được lập chớnh xõc, đỳng theo yớu cầu của hợp đồng thỡ việc giao
hăng sẽ thuận lợi. Tuy nhiớn, trong việc lập cõc chứng từ núi trớn lỗi mă cụng ty
thường mắc phải lă cú sự thiếu xút, hồ sơ xuất xuất khụng đỳng cơ cấu, vỡ vậy cụng ty
cần cố gắng khắc phục để việc giao hăng được thực hiện đỳng tiến đụ. Song song lă cụng việc kiểm hoõ hăng xem cú đỳng về số lượng vă kiểm tra chất lượng bớn ngoăi của hăng cú phự hợp với mờ hăng như cụng ty đờ khai bõo hay khụng.
d. Đúng hăng văo Container:
Sau khi kiểm tra Container, cụng ty sẽ tổ chức xếp hăng văo Container. Việc đúng
hăng văo Container theo cõch thức năo lă phụ thuộc văo loại hăng được vận chuyển. Thụng thường, hăng hoõ của cụng ty được đúng văo thựng carton, răng dđy buộc cẩn
thận, bớn ngoăi thựng cú ghi loại hăng, chất lượng, số lượng, qui cõch cấp đụng. Việc
bốc xếp hăng văo Container ở kho của cụng ty thỡ do nhđn viớn của cụng ty thực hiện.
Cũn đối với trường hợp giao hăng tại bời Container của cảng, cụng việc năy cú thể do
nhđn viớn của cụng ty hoặc nhđn viớn của cảng thực hiện. Tuy nhiớn, cụng ty thường
sử dụng nhđn viớn của mỡnh trong hầu hết cõc trường hợp do sự khõc biệt về mức độ
trõch nhiệm vă sự am hiểu về hăng hoõ bốc xếp giữa nhđn viớn trong vă ngoăi cụng ty. Nhđn viớn của cụng ty thường thụng thạo về việc bốc xếp hăng hoõ của cụng ty hơn, đồng thời ý thức về bảo quản hăng trong bốc dỡ cũng cao hơn. Việc chất hăng được
tiến hănh lăm sao mă chiều cao của chồng thựng carton khụng vượt quõ vạch đỏ kẻ
gần trần Container. Đđy lă một qui định bắt buộc nhằm đảm bảo an toăn cho Container . Việc xếp hăng được giõm sõt bởi thủ kho, đại diện cụng ty, đại diện hờng tău, cõn bộ
hải quan vă nhđn viớn cảng vụ (nếu giao hăng tại cảng).
Nhỡn chung, cụng tõc đúng hăng văo Container được cụng ty thực hiện tương đối
tốt, cụng ty luụn tuđn thủ cõc nguyớn tắc khi xếp hăng văo Container để hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất. Tuy nhiớn, mức hư hỏng, tổn thất của cụng ty do lỗi đúng gúi hăng hoõ vẫn chiếm tỷ lệ trớn 1%. Vỡ vậy cụng ty cần quan tđm hơn nữa trong cụng tõc đúng gúi hăng hoõ chẳng hạn như thiết kế bao bỡ sao cho tận dụng tối đa khoảng trống
cho phĩp trong Container mă vẫn đảm bảo nguyớn tắc xếp hăng, cần thiết kế bao bỡ sao cho khi xếp hăng, hăng hoõ khụng bị dẹp. Ngoăi ra cụng ty phải nđng cao nghiệp
vụ xếp hăng văo Container để vừa tận dụng khoảng trống vừa hạn chế hăng hoõ va chạm đảm bảo chất lượng tốt khi đến tay của khõch hăng.
e. Giao nhận hăng với hờng tău vă lấy B/L:
Khi hăng hoõ đờ được đúng văo Container lỳc năy hải quan sẽ tiến hănh kẹp chỡ, niớm phong Container lại, đồng thời cụng ty cũng tiến hănh kẹp seal. Sau đú trớn cơ sở
số lượng hăng thực tế đúng văo Container, nhđn viớn hải quan sẽ ghi biớn bản tờ khai
vă kớ. Hăng sẽ được giao cho tău dưới sự giõm sõt của đại diện hải quan.
Sau khi hoăn tất cõc cụng việc trớn, cụng ty sẽ tiến hănh lăm thủ tụcvới cảng vă
đúng cõc loại phớ, đồng thời hoăn tất thủ tục với hờng tău để lấy Clean B/L (vận đơn
hoăn hảo) để hoăn thănh bộ chứng từ.
f. Thụng bõo cho người mua về kết quả giao hăng:
Sau khi hăng hoõ đờ được giao, cụng ty nhận được vận đơn từ hờng tău vă sẽ thụng
bõo tỡnh hỡnh hăng hoõ vă kết quả giao hăng cho người mua. Việc thụng bõo được thực
hiện bằng fax hoặc điện thoại với nội dung sau:
+Ngăy giao hăng. +Tớn tău chuyớn chở.
+Chi tiết, đặc điểm hăng được giao.
+Ngăy phõt hănh B/L.
+Ngăy dự kiến tău đến cảng đớch.
+Giõ trị lụ hăng.
g. Thanh toõn cước phớ vă chi phớ xếp dỡ:
Cụng ty thường sử dung 2 loại Container cú kớch thước như sau:
Loại 20 feet: 6m x 2,35m x 2,34m Loại 40 feet: 12,03m x 2,35m x 2,38m
Cước phớ Container sẽ được tớnh theo từng loại Container 20 feet hay 40 feet, bao
gồm cước phớ cho chặng vận tải chớnh vă cước vận chuyển nội địa. Trong đú, cước phớ
vận tải nội địa bao gồm chi phớ vận chuyển Container rỗng về nơi qui định (kho của
cụng ty...) vă chi phớ vận chuyển Container hăng từ cụng ty ra cảng. Nếu cụng ty giao
hăng tại kho thỡ chi phớ thanh toõn cho hờng tău bao gồm: Cước phớ chặng chớnh, chi
phớ nđng, hạ Container, lớn xuống xe, chi phớ kĩo Container từ bời về kho của cụng ty vă ngược lại.
Nếu cụng ty giao hăng tại bời Container thỡ chi phớ thanh toõn cho hờng tău chỉ bao
gồm cước phớ chặng chớnh, cũn nếu uỷ quyền cho hờng tău lăm luụn vận tải nội địa thỡ
thớm cước phớ vận tải nội địa. Cõc khoản chi phớ năy sẽ được thanh toõn cho hờng tău
sau khi tău đi bằng cõch chuyển khoản qua ngđn hăng hoặc cú thể trả trước khi tău chạy tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bớn.
Chi phớ xếp dỡ hăng được tớnh như sau:
-Nếu cụng ty giao hăng đủ nguyớn Container cụng ty sẽ trả chi phớ bốc xếp cho
nhđn viớn Container khi thực hiện cụng việc năy.
-Nếu cụng ty giao hăng với số lượng ớt, khụng đủ chứa đầy một Container thỡ phải
tiến hănh vận chuyển đến bời CFS để nhđn viớn cảng đúng văo Container vă cụng ty sẽ
thanh toõn chi phớ xếp dỡ cho nhđn viớn của cảng.
h. Giõm sõt quõ trỡnh vận chuyển vă ghi nhận tổn thất nếu cú --- → khiếu nại:
Việc giõm sõt quõ trỡnh vận chuyển vă ghi nhận tổn thất hầu như khụng cú xảy ra,
bởi vỡ cụng ty thường sử dụng phương thức thanh toõn bằng L/C khụng huỷ ngang do
vậy khi đờ hoăn thănh nghĩa vụ giao hăng của mỡnh với hờng tău lă đờ chắc chắn thu được tiền hăng nớn khđu năy hầu như khụng được cụng ty quan tđm trừ khi cú yớu cầu
của người mua hỗ trợ cho họ khiếu nại hờng tău.
i. Hoăn thănh bộ chứng từ thanh toõn:
Khi nhận được vận đơn hoăn hảo, cụng ty sẽ tiến hănh hoăn tất mọi thủ tục cú liớn
quan để thănh lập bộ chứng từ đầy đủ theo đỳng yớu cầu trong L/C vă gởi đến ngđn hăng để được thanh toõn.
Bộ chứng từ thanh toõn bao gồm cõc chứng từ sau: +Hoõ đơn thương mại.
+Hối phiếu.
+Bill of Lading.
+Giấy chứng nhận xuất xứ.
+Phiếu đúng gúi.
+Giấy chứng nhận kiểm dịch.
2.Giao hăng theo điều kiện FOB:
+ FOB: Giao hăng bao hoặc thổi văo container tại bời cảng hoặc tại kho riớng rồi đưa
container ra cảng để xếp lớn tău …Người mua lă khõch ngoại cú trõch nhiệm mua bảo
hiểm cho hăng húa sau khi người bõn giao hăng qua lan can tău ( người bõn miễn trõch