Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi những biến động bất thường như thiên tai, đình cơng, khách hàng của doanh nghiệp mất khả năng thanh toán. . . Những tác động trên có thể trực tiếp làm giảm các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp hay buộc doanh nghiệp phải chi những khoản chi bất thường. Vì vậy, doanh nghiệp phải dự trữ một khoản tiền nhất định để dự phòng cho những biến động bất thường đó. Chi phí cho việc dự phịng những biến động bất thường đó chính là khoản thu nhập mà doanh nghiệp có thể thu được nếu sử dụng khoản tồn quỹ đó vào kinh doanh.
Khi xảy ra những tổn thất, khoản được doanh nghiệp sử dụng ngay để thanh toán cho những tổn thất là ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không đủ tài trợ cho những tổn thất có nghĩa là thời điểm đó có thể doanh nghiệp đã mất khả năng thanh tốn. Vì vậy, cơng tác quản lý ngân quỹ đóng vai trị rất quan trọng đối với doanh nghiệp.
1.2.2. Nội dung quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp
Ngân quỹ của doanh nghiệp được xác định từ dòng tiền vào (thu ngân quỹ) và dòng tiền ra (chi ngân quỹ) của doanh nghiệp. Vì vậy, để quản lý ngân quỹ tốt, chúng ta phải nghiên cứu tìm hiểu và quản lý dịng tiền vào và dòng tiền ra hàng ngày của doanh nghiệp đồng thời phải dự báo được nhu cầu tiền và tính tốn được mức tồn quỹ tối ưu của doanh nghiệp trên cơ sở đó lập kế hoạch quản lý ngân quỹ một cách chi tiết. Quản lý ngân quỹ chính là việc quản lý các yếu tố cấu thành ngân quỹ được thể hiện dưới đây.
1.2.2.1. Thu ngân quỹ doanh nghiệp
Thu từ hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các khoản mục thu như sau:
• Thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh là khoản thu chủ yếu trong thu nhập của doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, thời điểm để xác định doanh
thu là khi người mua chấp nhận thanh tốn, khơng phụ thuộc tiền đã thu được hay chưa.
Đối với doanh nghiệp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động kinh doanh là tồn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hố, cung ứng dịch vụ sau khi trừ khoản giảm giá hàng bán (nếu có chứng từ hợp lệ) được khách hàng chấp nhận thanh tốn khơng phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Ngoài ra, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cịn bao gồm các khoản phí thu thêm ngồi giá bán nếu có, phụ thu theo quy
định của nhà nước mà doanh nghiệp được hưởng đối với dịch vụ cung cấp trong kỳ.
• Thu từ hoạt động tài chính
Thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm các khoản thu gốc, lãi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác, thu tiền lãi hoặc tiền bán chứng khốn ngắn hạn. Có thể tiền thu từ việc góp vốn của các chủ đầu tư, các khoản cho vay của ngân hàng, thu lãi hoặc gốc của các khoản doanh nghiệp cho vay từ tiền nhàn rỗi; thu lãi hoặc gốc của tiền gửi trong kỳ; thu tiền lãi từ chênh lệch tỷ giá hoặc từ việc thực hiện các nghiệp vu gia tăng ngân quỹ nhàn rỗi và các khoản thu khác có liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
• Thu từ hoạt động khác
Thu từ hoạt động khác hay còn gọi là thu từ hoạt động bất thường là các khoản thu bất thường không thường xun và có thể khơng có kế hoạch trước. Các khoản thu bất thường bao gồm: các khoản nợ khó địi nay địi được; tiền thu từ nhượng bán, thanh lý tài sản; tiền thu do khách hàng, đối tác vi phạm hợp đồng; hồn nhập dự phịng phải thu khó địi và giảm giá hàng tồn kho; tài sản thừa; các khoản nợ phải trả nhưng khơng cịn chủ nợ và các khoản thu nhập bất thường khác.
1.2.2.2. Chi ngân quỹ doanh nghiệp
Các khoản chi ngân quỹ bao gồm các khoản chi sau đây:
• Chi cho sản xuất kinh doanh
Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí như: Chi phí nguyên, nhiên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, tiền lương và các khoản chi phí có tính chất lương, chi phí dịch vụ mua ngồi. Các chi phí này phát sinh có tính chất thường xun và gắn liền với q trình sản xuất sản phẩm.
Đối với doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các chi phí từ khi mua hàng cho đến khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng và bảo hành cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Nói cách khác, chi phí kinh doanh dịch vụ bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí quản lý,
chi phí bằng tiền khác.
• Chi cho hoạt động tài chính
n tư, tiền lỗ kinh doanh, tiền mua bán chuyển nhượng các loại chứng khoán; chi trả vốn gốc vay ngân hàng; lỗ do chênh lệch tỷ giá; chi phí góp vốn liên doanh và lỗ do góp vốn liên doanh; các chi phí khác của hoạt động tài chính.
• Chi cho hoạt động đầu tư
Chi cho đầu tư là hoạt động chi khơng thường xun nhưng mỗi khoản chi đều có giá trị lớn. Các khoản chi có giá trị lớn địi hỏi phải có kế hoạch chi trước để bộ
phận ngân quỹ có kế hoạch thu xếp ngồn tài trợ, tránh tình trạng mất cân đối ngân quỹ. • Chi hoạt động bất thường
Các khoản chi bất thường của doanh nghiệp bao gồm các khoản sau đây: Chi phí thanh lý nhượng bán tài sản cố định kể cả giá trị còn lại; tiền doanh nghiệp phải trả do vi phạm hợp đồng; tiền phải trả do truy thu thuế; các khoản mất tài sản doanh nghiệp chịu.
Trên đây là các nội dung chính của quản lý ngân quỹ mà bất kỳ người quản lý nào cũng phải nắm bắt được. Tuy nhiên, một nội dung khá phức tạp và quyết định đến hiệu quả của quản lý ngân quỹ đó là việc dự báo nhu cầu tiền như thế nào cho phù hợp.
1.2.2.3. Dự báo nhu cầu tiền
Trên cơ sở thu nhập và chi phí được dự tính cho kỳ sau, nhà quản lý tài chính cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp. Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu được trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trước cịn việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ.
Việc dự tính này nhằm hai mục đích: thứ nhất, giúp các nhà quản lý nắm được nhu cầu tiền trong tương lai; thứ hai, cho biết khả năng thu được tiền để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu. Việc dự tính các khoản thu chi là khơng dễ song doanh nghiệp có thể căn cứ vào thu chi của kỳ trước, kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh kỳ này để ước lượng một cách tương đối thời điểm, chu kỳ, khối lượng các dịng tiền vào, ra. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định mức cân đối tiền mặt khi có nhu cầu thu chi phát sinh.
Trước hết, doanh nghiệp cần phải dự toán tiền thu ngân quỹ. Các khoản thực thu ngân quỹ bao gồm: Thu tiền bán hàng trong kỳ; Thu tiền nợ kỳ trước của khách hàng; Thu từ hoạt động tài chính; Thu từ hoạt động bất thường. Doanh nghiệp phải xác định thời gian trả tiền trung bình của các khoản phải thu khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được tỷ lệ phần trăm doanh thu được chuyển thành
tiền trong kỳ.
Sau khi dự tính các khoản thu vào ngân quỹ, nhiệm vụ tiếp theo là cần dự toán các khoản chi ra từ ngân quỹ như: Thanh toán các khoản phải trả; Chi tiền lương cho công nhân viên, nhà quản lý và chi khác; Thanh toán thuế, lợi tức, lãi cổ phần.
Qua việc dự toán nhu cầu tiền nhà quản lý sẽ thấy được ngân quỹ dự toán của doanh nghiệp sẽ thặng dư hay thâm hụt so với mức tồn quỹ tối ưu để ra quyết định doanh nghiệp có nên vay thêm hay khơng? nếu có vay thì sẽ vay bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu tiền trong từng tháng, quý, năm.
Việc dự toán nhu cầu tiền trong doanh nghiệp ít nhiều cịn có những yếu tố khơng chắc chắn, vì nội dung vẫn mang tính dự tốn. Do vậy, khó có thể dự tốn nhu cầu tiền một cách chính xác. Tuy nhiên nó cũng giúp cho các nhà tài chính chủ động bố trí và xắp xếp các khoản thu chi trong từng thời kỳ hoạt động.
1.2.2.4. Xác định mức tồn quỹ tối ưu
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải tính tốn mức tiền mặt dự trữ hợp lí và hiệu quả nhất sao cho chi phí cơ hội của doanh nghiệp là nhỏ nhất đồng thời doanh nghiệp gặp ít rủi ro thanh tốn nhất. Có rất nhiều phương pháp quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp, để tính tốn các mức tồn quỹ tối ưu, nhưng các doanh nghiệp chủ yếu lựa chọn hai phương pháp sau:
• Mơ hình Baumol
William Baumol là người đầu tiên đưa mơ hình quyết định kết hợp giữa chi phí cơ hội và chi phí giao dịch. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để thiết lập tồn quỹ tối ưu. Mơ hình này được ứng dụng nhằm thiết lập tồn quỹ mục tiêu.
Giả sử công ty K bắt đầu tuần lễ 0 với tồn quỹ là C và chi vượt quá số thu là C/2 một tuần. Như vậy tồn quỹ công ty sẽ bằng 0 sau 2 tuần lễ và tồn quỹ trung bình trong thời gian 2 tuần sẽ là C/2. Vậy đến cuối tuần lễ thứ 2 công ty K sẽ phải bán một số tài sản ngắn hạn như chứng khoán ngắn hạn hoặc vay ngân hàng để bù đắp lượng tiền mặt đã chi tiêu.
Tiền mặt đầu kỳ C
Tiền mặt bình quân C/2
Tiền mặt cuối kỳ C=0 tuần 0 1 2 3 4
Biểu đồ 1.1: Tình hình tồn quỹ của doanh nghiệp theo mơ hình Baumol
Tồn quỹ tiền mặt bình quân= (tồn quỹ tiền mặt đầu kì + tồn quỹ tiền mặt cuối kì)/2= (C+0)/2= C/2
Số lần bán chứng khoán ngắn hạn để bù đắp lượng tiền đã chi tiêu = T/C Vậy chi phí giao dịch = (T/C)F
Ta có, Tổng chi phí = chi phí cơ hội + chi phí giao dịch TC = (C/2)K + (T/C)F
Trong đó:
- C: mức dữ trữ tiền mặt
- K: chi phí cơ hội của việc giữ tiền mặt - T: tổng cầu về tiền mặt trong năm
- F: định phí chỗ mỗi lần bổ sung tiền mặt Tồn quỹ tiền mặt tối ưu khi TC tối thiểu, tức là: dTC/dC=0
Có: TC = (C/2)K + (T/C)F dTC/dC = K/2 – TF/C^2 = 0
C* là lượng tiền mặt dữ trữ làm cực tiểu tổng chi phí
C*
Khi ứng dụng mơ hình này, cơng ty phải: - Ước lượng tổng tiền mặt cần bù đắp mỗi năm
- Ước lượng chi phí giao dịch khi bán chứng khốn ngắn hạn - Ước lượng lãi suất ngắn hạn để xác định chi phí cơ hội
Ngồi ra, mơ hình Baumol chỉ ứng dụng được khi có thị trường tiền tệ phát triển, sẵn sàng cung cấp chứng khoán ngắn hạn và giải quyết thanh khoản khi cần thiết.
Mơ hình Baumol được xây dựng dựa trên những giả định: - Công ty áp dụng tỷ lệ bù đắp tiền mặt không đổi
- Không có số thu tiền mặt trong kì hoạch định - Khơng có dự trữ tiền mặt cho mục đích an tồn - Dịng tiền tệ rời rạc chứ khơng phải liên tục
Như vậy mơ hình Baumol giả định việc chi trả các hố đơn là đều đặn, chủ động mà khơng tính đến sự bất thường của các dịng tiền đi ra khỏi doanh nghiệp, hơn thế nữa khơng tính đến các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp cũng làm thay đổi mức dự trữ tiền mặt mà giả định khi thu về, tiền được dùng để chuyển hoá ln thành tín phiếu. Do đó, các nhà kinh tế học đã xây dựng mơ hình phù hợp hơn với thực tế, tức là mơ hình này có tính đến cả những khả năng tiền ra vào ngân quỹ.
• Mơ hình Miller-orr
Để khắc phục tình trạng biến động tiền mặt trong doanh nghiệp, Merton Miller và Daniel Orr đã đưa ra mơ hình kiểm sốt ngân quỹ căn cứ sự biến động của dòngtiền vào và dòng tiền ra với đơn vị thời gian là ngày có tên gọi là mơ hình Miller – Orr.
Giả định: Lượng tiền mặt ở cơng ty bằng dịng tiền vào trừ dịng tiền ra. Lượng tiền mặt này có thể ở mức kỳ vọng (tối ưu nhất), mức cao nhất hoặc mức thấp nhất. Ta sẽ giả định dòng tiền ròng bằng 0, tức là dòng tiền vào đủ bù đắp dịng tiền ra
Biểu đồ 1. 2: Mơ hình Miller – Orr
Khi tồn quỹ biến động trong mức giữa giới hạn trên và giới hạn dưới thì cơng ty khơng cần thiết phải thực hiện các giao dịch mua hay bán chứng khoán ngắn hạn. Giả sử tại thời điểm X, khi tồn quỹ đụng giới hạn trên thì cơng ty sẽ mua (H-Z) đồng chứng khoán ngắn hạn để giảm tồn quỹ và đưa tồn quỹ trở về mức tồn quỹ mục tiêu. Ngược lại, tại thời điểm Y, khi tồn quỹ giảm đụng giới hạn dưới công ty sẽ bán (Z-L) đồng chứng khoán ngắn hạn để gia tăng tồn quỹ, đưa tồn quỹ về mức tồn quỹ thiết kế.
Trong mơ hình này:
- H (Giới hạn trên) là mức tồn quỹ tiền mặt tối đa được thiết lập dựa trên cơ sở sao cho chi phí cơ hơi giữ tiền là thấp nhất.
- L (Giới hạn dưới) là mức tồn quỹ tiền mặt tối thiểu được thiết lập dựa trên cơ sở chi phí tài chính và giảm thiểu rủi ro thiếu tiền mặt chi tiêu.
- Z (Tồn quỹ mục tiêu) là mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu.
Cũng giống như mơ hình Baumol, mơ hình Miller-orr xác định tồn quỹ dựa vào chi phí cơ hội và chi phí giao dịch. Trong đó chi phí giao dịch (F) liên quan đến
việc mua bán chứng khoán ngắn hạn để chuyển đổi tài sản đầu tư cho mục đích sinh lợi ra tiền mặt. Chi phí cơ hội do giữ tiền mặt (K), bằng lãi suất ngắn hạn
Khác với mơ hình Baumol, trong mơ hình Miller – Orr, số lần giao dịch của mỗi thời kỳ là số ngẫu nhiên thay đổi tùy thuộc vào sự biến động của dòng tiền vào và dịng tiền ra. Kết quả là chi phí giao dịch phụ thuộc vào số lần giao dịch chứng khốn ngắn hạn kỳ vọng cịn chi phí cơ hội phụ thuộc vào tồn quỹ kỳ vọng.
Ta có cơng thức sau:
- Tồn quỹ tiền mặt mục tiêu (Z)
Z* + L
- Tồn quỹ tiền mặt tối đa (H) H*= 3Z* - 2L
- Tồn quỹ tiền mặt trung bình (CTB) CTB=
Trong đó:
- Dấu * là chỉgiá trị tối ưu, 2là phương sai của lượng tiền tồn quỹ hàng ngày. - F là chi phí giao dịch
- K là chi phí cơ hội - L là tồn quỹ thấp nhất
2 được xác định bằng cách thu thập dữ liệu qua khứ về chệnh lệch giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra hàng ngày qua một thời kỳ như một quý hoặc một tháng.
Ngồi ra, có thể tính Khoảng dao động của mức cân đối tiền mặt trong mơ hình phụ thuộc các yếu tố: nếu như mức dao động của thu chi ngân quỹ hàng ngày rất lớn hoặc là chi phí cố định của việc đầu tư ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên quy định khoảng dao động tiền mặt lớn. Ngược lại, nếu như lợi tức khoản đầu tư ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên thu hẹp khoảng dao động tiền mặt. Khoảng dao
động tiền mặt được xác định theo cơng thức sau đây:
Trong đó: Lãi suất và chi phí giao dịch đã biết, Phương sai của thu chi ngân quỹ được xác định như sau:
- Lấy số liệu tổng hợp thu chi ngân quỹ trước đó, số liệu càng nhiều sai số càng nhỏ, cần đảm bảo số liệu này phản ánh thu chi thường xun của cơng ty.
- Tính phương sai theo công thức:
vớiX =
Trong đó: i =
Xi là khoản thu (chi) thứ i; Xi < 0 đó là khoản chi, >0 là khoản thu