Hình 2.2 Quy trình thanh tốn bằng phương thức tín dụng chứng từ tại SHB2.2.3.
Nội dung thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ tại SHB
2.2.3.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ xin phát hành L/C:
1. Phịng Tín dụng tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C từ khách hàng đối với các nguồn vốn thanh tốn:
- Vốn tự có ký quỹ dưới 100% trị giá L/C - Vốn vay theo món hoặc bảo lãnh
- Nguồn vốn khác(Vốn hỗn hợp,vốn đối ứng,vốn bảo lãnh bên thứ 3 2. Phòng/bộ phận TTQT tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C:
- Từ khách hàng ký quỹ 100% trị giá L/C
- Từ phịng Tín dụng đối với các nguồn vốn trên. 3. Hồ sơ xin mở L/C của khách hàng bao gồm :
- Bản sao có cơng chứng hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (quyết định thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, đăng ký mã số xuất nhập khẩu) - đối với khách hàng giao dịch lần đầu.
- Yêu cầu phát hành L/C – bản gốc ( Phụ lục số 5)
- Bản gốc Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng (nếu có). Trường hợp hợp đồng ký qua fax, đơn vị phải ký, đóng dấu vào bản photo hợp đồng fax để xác nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hồn tồn chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng đó.
- Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thương Mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện) – bản sao y kèm bản gốc để đối chiếu.
- Bản gốc Giấy đề nghị bán ngoại tệ (Phụ lục số 02) - trường hợp đơn vị mua ngoại tệ của ngân hàng để ký quỹ mở L/C.
- Cam kết thanh toán – bản gốc ( Phụ lục số 6) 4. Cán bộ SHB khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C phải:
- Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ của các chứng từ được xuất trình. - Kiểm tra nội dung Yêu cầu phát hành thư tín dụng. Nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẫn, phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh bổ sung trước khi phát hành L/C. Thanh tốn viên khơng tự động sửa chữa hoặc bổ sung các chi tiết thay khách hàng. Thư yêu cầu phát hành L/C phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của Kế tốn trưởng (nếu có). Mọi sửa chữa trên Thư yêu cầu phát hành L/C phải có chữ ký xác nhận của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản uỷ quyền yêu cầu phát hành L/C.
- Lưu ý khách hàng nếu phát hiện có sự khác biệt giữa nội dung Thư yêu cầu phát hành L/C với các điều kiện liên quan trong hợp đồng.
5. Nếu người xin mở L/C tự mua bảo hiểm (mua hàng theo điều kiện FOB, CFR, CPT..) hàng hoá phải được mua bảo hiểm bằng loại tiền tệ của L/C ở mức tối thiểu là 100% giá trị của hố đơn. Người xin mở phải xuất trình hợp đồng bảo hiểm/ Giấy chứng nhận bảo hiểm cùng với hồ sơ mở L/C.
2.2.3.2. Thẩm định nguồn vốn thanh tốn và lập Trình duyệt mở L/C:
Phòng TTQT/Bộ phận TTQT đánh giá tư cách pháp nhân của khách hàng, thẩm định phương án nhập khẩu và lập Trình duyệt mở L/C trình Tổng Giám đốc/Giám đốc Chi nhánh phê duyệt.
2. L/C ký quỹ dưới 100% trị giá
Căn cứ hồ sơ xin mở L/C và ý kiến đề xuất của Phịng TTQT/Bộ phận TTQT (nếu có), Phịng Tín dụng/Bộ phận Tín dụng đánh giá tư cách pháp nhân và năng lực tài chính của khách hàng, thẩm định phương án nhập khẩu, khả năng đảm bảo thanh toán khi L/C đến hạn, tính tốn xác định hạn mức thường xun hay từng lần, đề nghị mức ký quỹ và lập Trình duyệt mở L/C.
L/C thanh toán bằng vốn vay của SHB
1. Hồ sơ mở L/C thanh tốn bằng vốn vay SHB phải có quyết định phê duyệt phương án vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng ký với khách hàng xin mở L/C trong đó nêu rõ chi tiết giao dịch và các điều khoản chủ yếu của Thư tín dụng.
2. Thủ tục xét duyệt hồ sơ cho vay theo chế độ tín dụng hiện hành của SHB (SHB không cho vay để ký quỹ).
3. Ngày SHB thanh toán bộ chứng từ là ngày hạch toán nhận nợ vay (điều khoản này ghi sẵn vào hợp đồng tín dụng hoặc giấy nhận nợ).
L/C thanh tốn bằng vốn tự có
Trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng, Tổng Giám đốc/Giám đốc đơn vị quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ (theo mẫu đơn xin vay và giấy nhận nợ đang áp dụng) cho phần giá trị chưa được ký quỹ của L/C.
L/C trả ngay (At sight L/C):
* Tại Đơn vị được phép
1. Sau khi hồ sơ mở L/C đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Thanh toán viên đăng ký giao dịch (số tham chiếu, tỷ lệ ký quỹ, tài sản đảm bảo...), hạch toán nội bảng đối với số tiền ký quỹ, hạch tốn ngoại bảng và thu phí thực hiện giao dịch.
2. Thanh tốn viên chọn Ngân hàng Thơng báo/ Ngân hàng Thương lượng nếu khách hàng không chỉ định, đưa dữ liệu vào máy tính để phát hành L/C theo yêu cầu của Khách hàng.
- Phát hành bằng SWIFT : sử dụng mẫu điện MT 700, MT 701.
- Trường hợp phát hành bản tóm tắt L/C, cịn chi tiết đầy đủ gửi sau sử dụng mẫu điện MT 705.
3. Sau khi soạn xong, Thanh toán viên chuyển bức điện cho Kiểm soát viên hoặc Phụ trách phòng phê duyệt đồng thời in bức điện vừa lập, chuyển tồn bộ hồ sơ trình Kiểm sốt viên hoặc phụ trách phòng ký duyệt.
4. Phụ trách phịng hoặc Kiểm sốt viên kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ với bức điện nhận được trên hệ thống, kiểm tra tiêu chuẩn điện. Nếu bức điện sai thì phải trả lại cho thanh toán viên sửa lại. Nếu hợp lệ, khớp đúng thì duyệt điện và ký vào bức điện lưu.
* Tại Hội sở
1. Nhận được bức điện trên hệ thống, căn cứ hồ sơ gốc (hoặc hồ sơ qua fax/scan có tính ký hiệu mật) do chi nhánh được phép chuyển lên, người được uỷ quyền kiểm soát điện kiểm tra các nội dung sau:
- Kiểm tra tiêu chuẩn điện SWIFT,
- Kiểm tra các điều khoản của L/C nhằm hạn chế các rủi ro có thể xảy ra cho Ngân hàng phát hành và người mở L/C,
- Kiểm tra Ngân hàng thơng báo/Ngân hàng xác nhận (nếu có)
2. Sau khi kiểm tra, nếu L/C đủ điều kiện, trưởng phòng TTQT Hội sở hoặc người được uỷ quyền duyệt để chuyển tiếp bức điện sang hệ thống SWIFT gửi đi nước ngoài. Nếu L/C sai chuẩn điện hoặc nội dung có những điều khoản chưa hợp lý, Hội sở gửi trả lại bức điện để đơn vị sửa lại cho đúng.
3. Sau đó, Hội sở gửi điện thơng báo kết quả xử lý điện cho chi nhánh. L/C trả chậm:
1. Doanh nghiệp muốn mở L/C trả chậm phải có đủ điều kiện sau:
* Đối với L/C trả chậm ngắn hạn
- Được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp
- Có khả năng tài chính đảm bảo thanh tốn L/C trong thời hạn cam kết theo quy định của SHB. Phương án sản xuất kinh doanh khả thi.
- Có cam kết bằng văn bản về lịch chuyển tiền cho SHB để SHB thanh tốn cho nước ngồi. Lịch chuyển tiền này phải phù hợp với nghĩa vụ thanh toán của ngân hàng cho nước ngoài đối với L/C sẽ mở.
- Phải ký quỹ và/hoặc có tài sản cầm cố, thế chấp, hoặc được ngân hàng, doanh nghiệp khác bảo lãnh.
- Kỳ hạn thanh toán L/C trả chậm nhập nguyên, nhiên vật liệu phục vụ sản xuất và hàng tiêu dùng tối đa là 01 năm.
* Đối với L/C trả chậm trung, dài hạn (thời hạn trên 1 năm) - Đáp ứng được các điều kiện trên.
- Có văn bản của NHNN xác nhận đã đăng ký vay, trả nợ nước ngồi.
2. Quy trình nghiệp vụ đối với L/C trả chậm
Thực hiện như L/C trả ngay. Nhưng sau khi kiểm tra chứng từ:
- Nếu chứng từ phù hợp, thanh toán viên yêu cầu khách hàng cam kết chấp nhận thanh toán vào ngày đáo hạn trước khi giao chứng từ (cam kết bằng văn bản hoặc ký chấp nhận trên hối phiếu nếu có). Lập Điện/ Thư chấp nhận thanh tốn vào ngày đáo hạn, trình Phụ trách phòng ký duyệt hoặc ký chấp nhận hối phiếu gửi Ngân hàng nước ngồi.
- Nếu chứng từ khơng phù hợp: xử lý như trường hợp bộ chứng từ có sai sót trên đây.
Phòng/bộ phận TTQT theo dõi chi tiết việc phát hành, chấp nhận nợ và thanh tốn L/C, thu phí phát hành L/C, sửa đổi L/C, phí chấp nhận thanh tốn, phí thanh tốn theo biểu phí dịch vụ hiện hành của SHB. Trước ngày đáo hạn 10 ngày làm việc, phải lập Thư thông báo cho khách hàng về các L/C sắp đến hạn.
2.2.3.4. L/C chỉ định ngân hàng hoàn trả/ Cho phép tự động ghi Nợ:
1. Điều kiện thực hiện Chỉ định Ngân hàng Hoàn trả/Cho phép tự động ghi Nợ - Chi nhánh phát hành L/C chỉ định Ngân hàng hoàn trả/ cho phép tự động ghi nợ phải thông báo trước và được sự chấp thuận của Phòng TTQT H.O cho từng L/C cụ thể.
- L/C hạn chế thanh toán tại một Ngân hàng Thương lượng (Negotiating Bank) có tín nhiệm với SHB.
- Ngân hàng được chỉ định hoàn trả phải là Ngân hàng giữ tài khoản và là Ngân hàng đại lý chính của SHB.
2. Các thông tin cần nêu trong L/C - Chỉ định tên Ngân hàng hoàn trả
- Uỷ quyền cho Ngân hàng Địi tiền được địi tiền từ Ngân hàng Hồn trả khi chứng từ phù hợp
3. Sau khi phát hành L/C, Thanh tốn viên phát hành Uỷ quyền hồn trả gửi ngân hàng hoàn trả. Uỷ quyền hoàn trả được lập bằng SWIFT MT 740 yêu cầu Ngân hàng Hoàn trả khi nhận được lệnh địi tiền từ Ngân hàng địi tiền phải thơng báo cho SHB trước khi ghi Nợ 02 ngày làm việc (việc thông báo ghi nợ phải được nêu trong L/C tại trường 78 nếu bằng SWIFT MT 700; trong uỷ quyền hoàn trả ở trường 72 nếu bằng SWIFT MT 740).
4. Trường hợp Uỷ quyền hồn trả có sự sửa đổi, Thanh tốn viên lập thơng báo gửi Ngân hàng Hoàn trả bằng SWIFT MT 747. Sau khi phát hành L/C, lập uỷ quyền hoàn trả, sửa đổi Uỷ quyền hoàn trả, THANH TỐN VIÊN chuyển tồn bộ hồ sơ cùng điện phát hành trình Kiểm sốt viên hoặc Phụ trách phòng phê duyệt và làm căn cứ duyệt bức điện trên hệ thống.
2.2.3.5. Hoàn tất và lưu hồ sơ phát hành L/C:
1. Sau khi phòng TTQT H.O duyệt điện xong, Chi nhánh sẽ nhận được điện báo kết quả giao dịch (MT070). TTQT cập nhật trạng thái L/C vào chương trình quản lý hoặc sửa lại điện phát hành L/C theo nội dung thông báo.
2. Thanh tốn viên in điện trình Giám đốc/người được uỷ quyền ký, đóng dấu, giao cho Khách hàng.
3. Điện phát hành L/C cùng các phiếu hạch tốn nội, ngoại bảng, hạch tốn thu phí với đầy đủ chữ ký của thanh tốn viên, phụ trách phịng, Giám đốc đơn vị lưu hồ sơ L/C.
2.2.3.6. Thanh tốn L/C:
* Thanh tốn L/C dựa trên thư địi tiền gửi kèm bộ chứng từ
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
1. Nhận được bộ chứng từ cùng Thư địi tiền từ nước ngồi gửi về, thanh tốn viên đóng dấu “RECEIVED” ghi ngày giờ nhận lên chứng từ. Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận bộ chứng từ, SHB phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ.
2. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra số lượng của từng loại chứng từ theo quy định của L/C và sửa đổi L/C (nếu có)
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với các điều kiện của L/C và sửa đổi L/C (nếu có)
- Kiểm tra sự nhất quán thể hiện trên bề mặt của các chứng từ
- Kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP600 của ICC (trong trường hợp L/C dẫn chiếu UCP600)
4. Sau khi kiểm tra, thanh toán viên lập Phiếu kiểm tra chứng từ (Phụ lục số 08) có chữ ký của cán bộ kiểm tra đồng thời chuyển toàn bộ hồ sơ cùng Phiếu kiểm tra cho Kiểm sốt viên hoặc Phụ trách phịng.
5. Kiểm sốt viên hoặc Phụ trách phịng sau khi kiểm tra hồ sơ, ghi ý kiến của mình lên Phiếu kiểm tra chứng từ hàng nhập (đồng ý hay không đồng ý với ý kiến của thanh toán viên) và chuyển lại cho thanh toán viên xử lý.
Đăng ký giao dịch
Căn cứ ý kiến phê duyệt của Kiểm soát viên hoặc Phụ trách phịng, thanh tốn viên nhập dữ liệu vào chương trình theo dõi để đăng ký bộ chứng từ nhập khẩu, cập nhật trạng thái bộ chứng từ (hợp lệ hay bất hợp lệ)
Xử lý chứng từ
a) Bộ chứng từ phù hợp
1. Thanh tốn viên lập thơng báo ngay cho khách hàng theo mẫu (Phụ lục số 09) đồng thời gửi phịng/bộ phận Tín dụng (trường hợp thanh tốn bằng vốn vay hoặc thanh tốn bằng vốn tự có ký quỹ dưới 100% trị giá) về việc Ngân hàng nước ngồi địi tiền. Thanh tốn viên gửi cho Khách hàng kèm bộ chứng từ (bản copy) (nếu cần thiết), yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thanh toán hoặc làm các thủ tục nhận nợ số tiền thanh toán.
2. Thanh toán viên ký hậu Vận đơn và giao chứng từ cho khách hàng đồng thời hạch tốn các bút tốn liên quan: trích ký quỹ, tiền gửi, tiền vay, xuất ngoại bảng trị giá thanh tốn, thu phí theo quy định của SHB. Lưu ý: khi giao chứng từ, thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng ký nhận (ghi rõ ngày, giờ nhận và tên người ký nhận). Việc giao chứng từ chỉ được thực hiện khi khách hàng có đủ tiền để thanh tốn bộ chứng từ và các chi phí liên quan.
3. Khi khách hàng đã hồn tất các thủ tục thanh tốn, thanh tốn viên lập điện thanh toán (MT202) theo chỉ dẫn của Ngân hàng nước ngoài, chuyển cho Kiểm sốt hoặc Phụ trách phịng duyệt.
4. Cuối cùng, thanh toán viên in bức điện vừa lập, chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kiểm sốt viên hoặc Phụ trách phịng ký duyệt và làm căn cứ duyệt bức điện nhận được trên hệ thống.
b) Bộ chứng từ bất đồng (hoặc gửi đến nhờ thu theo L/C)
1. Nếu chứng từ khơng phù hợp, có sai sót về số lượng hoặc nội dung chứng từ thì phải lập tức thơng báo ngay cho khách hàng theo mẫu, yêu cầu khách hàng trả lời trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của SHB. Đồng thời thơng báo ngay cho Ngân hàng nước ngồi và chỉ ra những điểm không hợp lệ, ghi rõ: “We are holding the documents at your disposal" (MT 734). Việc kiểm tra chứng từ, thông báo chứng từ không phù hợp phải được thực hiện trong vòng 04 ngày làm việc kể từ ngày nhận được chứng từ.
2. Nếu khách hàng chấp nhận sai sót và đồng ý thanh tốn: Thanh tốn viên thực hiện như trường hợp (a).
3. Nếu khách hàng chấp nhận thanh tốn một phần hoặc từ chối tồn bộ: Lập điện từ chối thanh toán/thanh toán một phần gửi ngân hàng nước ngoài ghi rõ “We are holding the documents at your disposal" (Sử dụng mẫu điện MT 734, MT
799). Lưu ý: các sai sót của bộ chứng từ phải được thông báo đầy đủ ngay lần thông báo đầu tiên, không được phép thơng báo bổ sung. Khoản phí thơng báo từ chối thanh toán phải được ghi rõ cho ngân hàng nước ngồi biết. Khoản phí này sẽ bị trừ khi thanh toán L/C (nếu khách hàng chấp nhận chứng từ sai sót).