Phân tích hệ thống

D. Bảng chấm công

4.2. Phân tích hệ thống

Sau đây ta sẽ mơ tả một số U-Case chính ở trên về các mặt như: tác nhân sử dụng, các dịng chính, dịng thay thế, các điều kiện để thực hiện …

4.2.1. Chọn cách tìm kiếm

- Để người dùng tìm kiếm các thơng tin cần thiết - Tác nhân: người dùng hệ thống

- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập vào Portal - Dịng chính:

• Người dùng chọn một cách để tìm kiếm thơng tin, có thể là:

 Tìm kiếm tất cả

 Tìm kiếm Lists

 Tìm kiếm List Items

 Tìm kiếm Documents

 Tìm kiếm theo từ khóa - Dịng thay thế:

 Mặc định là tìm kiếm tất cả

4.2.2. Chọn miền tìm kiếm

- Để người dùng tìm kiếm trong một phạm vi nào đó - Tác nhân: người dùng Portal

- Tiền điều kiện: người dùng đã vào dịch vụ tìm kiếm - Dịng chính:

• Người dùng lựa chọn vùng tìm kiếm, có thể là:

 Tìm kiếm trong tất cả các vùng

 Tìm kiếm trong Sub Sites

 Tìm kiếm trong Top Level sites - Dịng thay thế:

• Người dùng khơng lựa chọn vùng tìm kiếm:

 Mặc định là tìm kiếm mọi vùng

4.2.3. Xem kết quả tìm kiếm

- Để người dùng thu nhận các thơng tin mà họ cần - Tác nhân: người dùng hệ thống

- Tiền điều kiện: người dùng vào dịch vụ tìm kiếm - Dịng chính:

• Người dùng chọn một cách để xem kết quả, có thể là:

 By site

 By Author

 By Date

 By Areal

 Simple List

• Nhấn nút thực hiện tìm kiếm để xem kết quả - Dịng thay thế:

• Nếu người dùng khơng chọn cách để xem thì hiển thị kết quả theo site

- Uses case này ứng với trường hợp người dùng đăng nhập vào hệ thống

- Các tác nhân: văn thư, cán bộ chuyên trách, trưởng bộ phận, tổng giám đốc và người dùng trong công ty

- Tiền điều kiện: người dùng phải có một tài khoản Windows và đã được WSS lưu trong cơ sở dữ liệu cấu hình của nó.

- Dịng chính:

• Bước 1: người dùng nhập tên và mật khẩu • Bước 2: người dùng nhấn đăng nhập

• Bước 3: hệ thống kiểm tra tên và mật khẩu trong CSDL

 Nếu đã có tài khoản này thì chuyển sang bước 4

 Nếu khơng có tài khoản này thì chuyển sang bước 5 • Bước 4: người dùng đăng nhập vào hệ thống

• Bước 5: thơng báo sai tài khoản - Dịng thay thế: khơng

4.2.5. Nhập mã công văn đến vào Portal

- Uses case này cho phép văn thư nhập mã công văn đến, nơi gửi, người nhận vào phần lưu trữ công văn trên Portal

- Tác nhân: văn thư - Tiền điều kiện:

• Người dùng phải truy nhập thành cơng vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dịng chính:

• Bước 1: văn thư vào phần lưu trữ thông tin công văn đến trên Portal

• Bước 2: thêm một dịng mới vào danh sách các cơng văn đến

• Bước 3: thêm các thông tin cần thiết (mã công văn, nơi gửi, người nhận… vào dịng thơng tin vừa tạo ra ở bước 3

 ghi nhận các thay đổi

 nếu có nhu cầu nhập tiếp bản ghi thì về bước 1

 nếu muốn thốt thì quay về bước 5 • Bước 5: quay về trang cơng văn đến - Dịng thay thế:

• Khi văn thư nhập mã công văn trùng với mã cơng văn đã có trước đó:

 Đưa ra thơng báo lỗi

 Sửa lỗi:

• Xóa dịng lưu trữ thơng tin • Sửa đổi mã cơng văn

4.2.6. Thơng báo cho người có thẩm quyền giải quyết cơng văn đến

- Use case này áp dụng cho văn thư để thơng báo cho người có thẩm quyền giải quyết công văn đến

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đã đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dịng chính:

• Bước 1: văn thư chọn một hoặc nhiều dịng thơng tin cơng văn đến

• Bước 2: chọn người có thẩm quyền phù hợp để gửi thơng báo

• Bước 3: Gửi thơng báo

• Bước 4: Quay về trang cơng văn đến - Dịng thay thế:

• Khi chọn nhầm một dịng thơng tin

 Cho phép chọn lại • Khi chọn nhầm người để gửi:

- Hậu điều kiện: thông tin phải đến được người có thẩm quyền giải quyết

4.2.7. Văn thư nhận thơng báo từ nơi khác gửi đến

- Để nhận các thông báo từ các nơi khác gửi tới, chẳng hạn từ lãnh đạo công ty, từ cán bộ chuyên trách…

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của văn thư

- Dịng chính:

• Bước 1: mở hịm thư cá nhân

• Bước 2: duyệt nội dung các thơng báo

4.2.8. Người có thẩm quyền duyệt nội dung công văn

- use case này áp dụng cho cán bộ có đặc quyền giải quyết các cơng văn đến thuộc về trách nhiệm của mình

- Tác nhân: cán bộ chuyên trách, trưởng các bộ phận, giám đốc - Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal

và có quyền truy nhập đến phần cơng văn đến - Dịng chính:

• Người dùng mở phần cơng văn đến

• Duyệt nội dung cơng văn đến, có thể là theo ngày, theo vần, theo mã code…

4.2.9. Trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên trách dự thảo công văn: - use case này áp dụng cho trưởng bộ phận chỉ định cán bộ chuyên

trách dự thảo một bản công văn để gửi đi - Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dịng chính:

• Lựa chọn một trong số những cán bộ chuyên trách để giao cho họ nhiệm vụ dự thảo một bản công văn để chuyển đi, nội dung cơng văn có thể là thư mời, quyết định, chỉ thị, thơng báo…

• Gửi thơng báo cho cán bộ chuyên trách

4.2.10. Nhận bản dự thảo từ cán bộ chuyên trách

- Use case này áp dụng cho trưởng các bộ phận để nhận bản dự thảo công văn từ cán bộ chuyên trách được giao nhiệm vụ

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng các bộ phận.

- Dịng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần nhận bản thảo trong phần công văn đi

• Lựa chọn một hoặc nhiều dịng để lấy bản thảo • Nhấn nút lưu để nhận các bản thảo

4.2.11. Trình tổng giám đốc ký duyệt

- Use case này để các trưởng bộ phận trình lên tổng giám đốc các bản dự thảo công văn để gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: phải đăng nhập thành công vào Portal với đặc quyền của trưởng bộ phận

- Dịng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần trình bản dự thảo lên tổng giám đốc phê duyệt

• Chọn một hoặc nhiều file cần gửi đi • Thêm vào các chú thích nếu cần thiết • Gửi các file lên tổng giám đốc

• Người dùng chọn nhầm file:

 Cho phép chọn lại

- Hậu điều kiện: các bản thảo phải đến được tổng giám đốc

4.2.12. Thơng báo cho văn thư có cơng văn cần gửi đi

- Use case này để trưởng các bộ phận thơng báo cho văn thư biết có cơng văn cần được gửi đi

- Tác nhân: trưởng các bộ phận

- Tiền điều kiện: sau khi bản thảo đã được tổng giám đốc phê duyệt và người dùng phải đăng nhập thành cơng vào Portal.

- Dịng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần gửi thơng báo • Chọn người gửi thơng báo là văn thư

• Ghi nội dung thơng báo • Gửi thông báo đến văn thư

4.2.13. Yêu cầu bản mềm từ cán bộ được ủy quyền

- Use case này áp dụng khi văn thư yêu cầu cán bộ chuyên trách chuyển đến một bản mềm công văn cần gửi đi

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: văn thư đã đăng nhập thành cơng vào hệ thống - Dịng chính:

• Văn thư di chuyển đến phần xử lý cơng văn đi

• Chọn một người trong danh sách cán bộ được ủy quyền dự thảo cơng văn đi

• Ghi thơng báo • Gửi đi

4.2.14. Nhận bản mềm từ cán bộ ủy quyền

- Use này áp dụng khi văn thư nhận một bản mềm của công văn cần gửi đi từ cán bộ chuyên trách

- Tác nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập thành cơng vào hệ thống - Dịng chính:

• Người dùng di chuyển đến phần gửi cơng văn đi • Duyệt nội dung các thơng báo gửi đến

• Nhấn nút để lưu file lên đĩa

4.2.15. Ghi số công văn đi vào Portal

- Use case này áp dụng khi văn thư lưu công văn đi vào portal - Tac nhân: văn thư

- Tiền điều kiện: người dùng phải đăng nhập thành công vào hệ thống

- Tiền điều kiện: đã nhận được bản mềm từ cán bộ chun trách - Dịng chính:

• Văn thư di chuyển đến phần gửi cơng văn đi • Vào phần lưu trữ cơng văn

• Thêm một dịng mới vào phần lưu trữ

• Điền các thơng tin vào dịng mới bao gồm: mã công văn gửi đi, ngày tháng, nội dung cơ bản …

• Lưu lại bản mềm của cơng văn gửi đi - Dịng thay thế:

• Khi nhập mã cơng văn trùng với một mã đã có trước đó:

 Cho phép xóa dịng cơng văn hoặc cho phép nhập lại - Hậu điều kiện: các thông tin cần thiết phải được cập nhật vào

trong CSDL

4.2.16. Tạo thư mục

- Use case này sử dụng để tạo ra các thư mục ảnh để tham gia bình chọn ảnh

- Tiền điều kiện: người dùng đăng nhập vào Portal với đặc quyền của người quản trị Portal hoặc là người quản trị nội dung

- Dịng chính:

• Người dùng vào phần bình chọn ảnh

• Tạo ra một thư mục mới để tham gia bình chọn ảnh

4.2.17. Chọn thư mục

- Dùng để lựa chọn thư mục ảnh trong hệ thống để xem hoặc bình chọn

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung

4.2.18. Chỉnh sửa ảnh

- Use case này dùng để chỉnh sửa ảnh và chỉnh thuộc tính của ảnh - Tác nhân: quản trị portal, quản trị nội dung

- Tiền điều kiện: đăng nhập vào hệ thống với vai trò của quản trị Portal hoặc quản trị nội dung

- Dịng chính:

• Người dùng vào mục chỉnh sửa ảnh • Chọn một ảnh

• Thay đổi các thông số ảnh như: tên ảnh, chiều cao, mô tả, ngày chỉnh sửa …

- Hậu điều kiện: các thay đổi phải được cập nhật trong CSDL

4.2.19. Tải ảnh:

- Dùng để tải ảnh lên hệ thống

- Tác nhân: quản trị Portal hoặc quản trị nội dung - Tiền điều kiện: đăng nhập thành cơng vào hệ thống - Dịng chính:

• Vào mục tải ảnh

• Chọn một hoặc nhiều ảnh • Tải ảnh lên hệ thống

4.2.20. Hiển thị ảnh:

- Dùng để hiển thị ảnh của hệ thống - Tác nhân: người dùng hệ thống

4.2.21. Bình chọn ảnh:

- Dùng để bình chọn các ảnh theo một sự kiện nào đó mà người quản trị đưa ra

- Tác nhân: người dùng hệ thống 4.2.22. Đặt cơm trưa

- U-Case này để đăng ký cơm trưa - Tác nhân: người dùng hệ thống - Tiền điều kiện:

• Người dùng đã đăng nhập vào hệ thớng - Hậu điều kiện:

• Sự đăng ký của người dùng phải được cập nhật - Dòng chính:

• Người dùng vào phần đang ký cơm trưa

• Điền các thơng tin vào Web Part (bao gờm giá tiền)

• Nếu sự thay đổi diễn ra trước 11h thì cập nhật vào cơ sở dữ liệu

- Dòng thay thay thế:

• Nếu đăng ký diễn ra sau 11h thì đưa ra thông báo đã hết hạn đang ký cơm