Khơng chỉ nâng cao, cải tiến máy móc về quy trình sản xuất, cải tổ bộ máy quản lý và kế hoạch mới trong kinh doanh với bộ phận CSKH cũng nên chú trọng, trang bị đầy đủ về cơ sở kỹ thuật như một số gợi ý sau:
Lắp đặt đầy đủ hệ thống máy tính có cấu hình cao, mạng lan, máy điện thoại, máy fax, công thêm hệ thống quản trị CRM (customer relationship management)…để tiện cho công tác CSKH như: thu thập thông tin khách hàng, gửi phiếu thăm dò ý kiến khách hàng, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.
Bộ phận CSKH nên trang bị đồng phục, yêu cầu NV đeo thẻ khi giải quyết khiếu nại, thắc mắc từ phía KH….
Ưu tiên trong quá trình cung cấp dịch vụ, đáp ứng ngay khi khách hàng có u cầu.
Các thơng tin về khách hàng lớn, KH trung thành của công ty phải được
phân loại, quản lý, cặp nhật một cách thường xuyên. Thông tin thu thập lưu trữ càng chi tiết sẽ càng thuận lợi cho cơng tác chăm sóc nhưng nếu chi tiết q sẽ địi hỏi chi phí thu thập tốn kém. Ngồi thơng tin thơng thường, với khách hàng các đơn vị cần lưu giữ thêm các thông tin liên quan khác như: Điện thoại liên hệ, ngày sinh (với khách hàng là tư nhân), ngày truyền thống, ngày kỷ niệm (với khách hàng là các cơ quan, tổ chức…), tình hình khiếu nại và giải quyết khiếu nại, thông tin về người tham mưu, quyết định, thanh toán việc sử dụng dịch vụ, đặc điểm ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh. Dưới đây cơng ty có thể tham khảo mẫu lưu trữ thông tin KH lớn, đặc biệt và trung thành của công ty:
TT Họ và tên KH Địa chỉ Ngày sinh Tên DN và ngày thành lập
Một số sự kiện, ngày đặc biệt
1 Nguyễn Văn A 32-Tôn Đức
Thắng –HN 23/01/1975 Công ty CP May mặc Phát Lộc- 27/12/2000 2 … 3 …