Hình 5.7: Giao diện form “In mã vạch”
Form này hiển thị danh sách mã cá biệt của tài liệu vừa nhập chưa được xử lý in mã vạch. Người dùng click chọn và click chọn
Hình 5.8: Danh sách mã vạch tài liệu 5.4.3. Giao diện form “Thông tin phiếu nhập”
Yêu cầu đối với dữ liệu nhập:
− Thông tin bắt buộc: Mã tài liệu, số lượng và mã nhà cung cấp.
− Mã tài liệu: được chọn từ combobox “Mã tài liệu” hoặc nhập vào combobox, độ dài tối đa 10 ký tự, không chứa ký tự có dấu. Mã tài liệu phải tồn tại trong cơ sở dữ liệu.
− Số lượng: chỉ được nhập ký tự số và độ dài tối đa 4 ký tự.
− Mã nhà cung cấp: chọn từ combobox “Mã NCC” (mã nhà cung cấp).
Chức năng thực hiện: a. Thêm mới
− Để thêm phiếu nhập mới, người dùng click vào , các textbox và combobox được xóa trắng. Con nháy được đặt ở combobox “Mã tài liệu”, người dùng nhập mã tài liệu và số lượng và mã nhà cung cấp.
− Sau khi nhập đầy đủ các thông tin người dùng click vào hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào nếu hợp lệ thì lưu vào cơ sở dữ liệu và hiển thị bản ghi lên gridview “Danh sách phiếu nhập”. Nếu thông tin không hợp lệ thì hệ thống sẽ thông báo lỗi.
− Nếu chưa nhập mã tài liệu, hay số lượng mà click vào thì hệ thống thông báo lỗi: “Bạn chưa nhập mã tài liệu” hay “Bạn chưa nhập số
lượng”. Yêu cầu người dùng phải nhập lại. b. Sửa thông tin phiếu nhập
− Người dùng chọn và sửa thông tin trên bản ghi cần sửa. Sau đó click chọn thì hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin vừa sửa.
− Nếu người dùng không click chọn thì bản ghi đó không bị thay đổi.
c. Xóa phiếu nhập
− Người dùng chọn các bản ghi và click vào hệ thống sẽ hiển thị thông báo.
Nếu chắc chắn muốn xóa thì click vào “Yes”, bản ghi đó sẽ được xóa khỏi cơ sở dữ liệu, ngược lại click vào “No”.
− Người dùng chọn tất cả các bản ghi và click vào hệ thống sẽ hiển thị thông báo.
Nếu muốn xóa tất cả các bản ghi thì click vào “Yes”, ngược lại click vào nút “No”.
5.5. Menu “Hồ sơ độc giả”
Menu “Hồ sơ độc giả” gồm các chức năng: Đăng ký làm thẻ thư viện; In thẻ thư viện; Danh sách chưa nộp lệ phí; Thông tin độc giả (hiển thị thông tin về tình trạng độc giả); Tìm kiếm độc giả
Hình 5.10: Giao diện form “Đăng ký làm thẻ thư viện” Yêu cầu đối với dữ liệu nhập:
− Thông tin bắt buộc: mã cá nhân, họ tên, loại đăng ký, chức danh, đơn vị/khoa, lớp, khóa học, ảnh thẻ, giới tính, năm sinh.
− Thông tin bổ sung: email, điện thoại.
− Mã cá nhân: là mã học sinh, sinh viên hoặc mã cán bộ giáo viên; mã cá nhân có thể nhập số hoặc chữ, không được nhập các ký tự đặc biệt và ký tự có dấu. Độ dài mã cá nhân từ 3-10 ký tự.
− Họ tên: họ tên học sinh, sinh viên hoặc cán bộ giáo viên; nhập họ tên vào textbox với độ dài từ 3-40 ký tự.
− Loại đăng ký: click vào radiobutton “Loại đăng ký” chọn loại đăng ký là tạo mới hay làm lại.
− Chức danh: chọn chức danh là học sinh, sinh viên hay cán bộ giáo viên từ
radiobutton “Chức danh”
− Đơn vị/khoa: chọn từ combobox “Đơn vị/khoa”
− Lớp: nếu chức danh là học sinh, sinh viên thì bắt buộc chọn lớp từ combobox “Lớp” . Nếu chức danh là cán bộ giáo viên thì không phải chọn lớp và combobox này bị ẩn.
− Khóa học: nhập khóa học đúng định dạng như textbox “Khóa học” , chức danh là học sinh, sinh viên thì mới phải nhập khóa học.
− Ngày sinh, giới tính: chọn từ radiobutton “Giới tính” , “Ngày sinh” tương ứng, đối với ngày sinh phải nhỏ hơn ngày hiện tại.
− Đóng lệ phí: check vào nút để đánh dấu đã đóng lệ phí. Ngược lại là chưa đóng lệ phí.
− Chọn ảnh: chọn ảnh thẻ của người đăng ký
− Email: phải nhập đúng định dạng x@x.x, email không được quá 100 ký tự.
− Điện thoại: phải nhập số, độ dài từ 10-11 ký tự.
Chức năng thực hiện: a. Thêm người đăng ký
− Để thêm người đăng ký mới, click vào các textbox được xóa trắng và mã cá nhân được focus. Người dùng nhập thông tin vào các textbox và combobox tương ứng.
− Nếu người dùng chưa nhập: mã cá nhân, họ tên, khoa, lớp, khóa học, ảnh thẻ mà click vào thì hệ thống sẽ thông báo lỗi: “Bạn phải nhập mã
đăng ký!”, “Bạn chưa nhập họ tên độc giả”, “Bạn chưa chọn khoa”,
“Bạn chưa chọn lớp”, “Bạn chưa nhập khóa học”, “Bạn chưa chọn ảnh
thẻ”. Yêu cầu người dùng phải nhập đủ các thông tin đó.
− Nếu người dùng đã nhập đủ các thông tin bắt buộc và click thì hệ thống kiểm tra. Nếu dữ liệu hợp lệ thì lưu bản ghi mới vào cơ sở dữ liệu và hiển thị lên gridview “Danh sách đăng ký làm thẻ thư viện”. Nếu dữ liệu không hợp lệ thì hệ thống sẽ thông báo lỗi.
b. Sửa thông tin người đăng ký
− Người dùng click vào bản ghi cần sửa và sửa lại thông tin cho đúng. Sau đó,
người dùng click vào thì hệ thống sẽ cập nhật lại
bản ghi đó.
− Nếu người dùng không click vào “Câp nhật” thì bản ghi đó không được sửa đổi.
c. Xóa người đăng ký
− Người dùng chọn các bản ghi và click vào hệ thống sẽ hiển thị thông báo.
Nếu chắc chắn muốn xóa thì click vào “Yes”, bản ghi đó sẽ được xóa khỏi cơ sở dữ liệu, ngược lại click vào “No”.
− Người dùng chọn tất cả các bản ghi và click vào hệ thống sẽ hiển thị thông báo.
Nếu muốn xóa tất cả các bản ghi thì click vào “Yes”, ngược lại click vào nút “No”.
5.5.2. Giao diện form “In thẻ thư viện”
Người dùng click chọn hệ thống sẽ hiển thị danh sách thẻ thư viện chưa được xử lý.
5.6. Menu “Quản lý mượn trả”
Menu “Quản lý mượn trả” gồm các chức năng: Mượn tài liệu; Trả tài liệu; Mượn trả trong ngày (tình hình mượn trả trong ngày); Xử lý vi phạm; Độc giả mượn quá hạn (hiển thị danh sách độc giả mượn quá hạn).
5.6.1. Giao diện form “Mượn tài liệu”
Hình 5.12: Giao diện form “Mượn tài liệu” Yêu cầu đối với dữ liệu nhập:
− Hình thức mượn: lựa chọn từ radiobutton hình thức mượn đọc hoặc mượn về.
− Số thẻ và mã cá biệt: không được nhập các ký tự đặc biệt và các chữ có dấu, độ dài tối đa của số thẻ là 20 ký tự.
− Hạn trả tài liệu: nếu là hình thức mượn về thì phải chọn hạn trả, còn là hình thức mượn đọc thì không phải nhập hạn trả. Hạn trả không được nhỏ hơn ngày hiện tại.
Chức năng thực hiện: a. Thêm phiếu mượn
− Để thêm phiếu mượn người dùng click vào các textbox được xóa trắng. Người dùng lựa chọn hình thức mượn, nhập số thẻ, mã cá biệt và hạn trả nếu là mượn về.
− Nếu chưa nhập số thẻ hoặc mã cá biệt mà chọn thi hệ thống sẽ thông báo lỗi: “Bạn chưa nhập số thẻ”, “Bạn chưa nhập mã cá biệt”.
− Khi nhập số thẻ hay mã cá biệt xong và ấn Enter thì sẽ hiển thông tin về độc giả và tài liệu có số thẻ và mã cá biệt đó.
− Người dùng click vào hệ thống sẽ kiểm tra, nếu dữ liệu hợp lệ thì lưu phiếu mượn vào hệ thốn và hiển thị lên layoutview, nếu dữ liệu không hợp lệ thì sẽ thông báo lỗi và người dùng phải nhập lại dữ liệu.
Người dùng click vào phiếu cần sửa và sửa lại thông tin cho đúng. Sau đó click vào hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin thay đổi vào cơ sở dữ liệu. Nếu không click vào “Cập nhật” thì bản ghi đó không bị thay đổi.
c. Xóa phiếu mượn
Người dùng click chọn phiếu mượn cần xóa và chọn thì hệ thống hiển thị thông báo.
Nếu chắc chắn muốn xóa thì click vào nút “Yes”, ngược lại click vào nút “No”.
d. In phiếu mượn
Người dùng click vào thì hệ thống sẽ hiển thị thông tin phiếu mượn.
5.6.2. Giao diện form “Trả tài liệu”
Hình 5.13: Giao diện form “Trả tài liệu” Yêu cầu đối với dữ liệu nhập:
− Thông tin bắt buộc: số thẻ, mã cá biệt, tình trạng tài liệu.
− Số thẻ và mã cá biệt: không được nhập các ký tự đặc biệt và các chữ có dấu, độ dài tối đa của số thẻ là 20 ký tự.
− Tình trạng tài liệu: độ dài tối đa là 50 ký tự.
Trả tài liệu:
Để trả tài liệu, người dùng click vào các textbox được xóa trắng. Người dùng nhập số thẻ và ấn Enter thì sẽ hiển thị ra tất cả các phiếu mượn của độc giả đó.
Người dùng nhập đủ các thông tin vào các textbox tương ứng và click vào hoặc click chuột phải chọn hệ thống sẽ đánh dấu tài liệu được trả và xóa khỏi danh sách tài liệu đang mượn.
5.6.3. Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm”
Hình 5.14: Giao diện form “Xử lý độc giả vi phạm” Yêu cầu đối với dữ liệu nhập:
− Thông tin bắt buộc: số thẻ, lý do vi phạm, hình thức xử lý.
− Thông tin bổ sung: ngày mở thẻ được nhập khi hình thức xử lý là khóa thẻ.
− Số thẻ: phải tồn tại trong cơ sở dữ liệu, số thẻ có dài tối đa 20 ký tự, không được nhập các ký tự đặc biệt và ký tự có dấu.
− Lý do vi phạm: độ dài tối đa 100 ký tự.
− Ngày mở thẻ: không được nhỏ hơn ngày hiện tại.
Chức năng thực hiện: thực hiện như các form khác. 5.6.4. Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn”
Hình 5.15: Giao diện form “Độc giả mượn quá hạn”
Form này hiển thị danh sách độc giả mượn quá hạn. Người dùng click chọn thì dữ liệu sẽ được kết xuất ra file Excel.
5.7. Tìm kiếm thông tin
5.7.1. Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu”
Tìm kiếm đơn giản: tìm theo mã tài liệu và tên tài liệu. Người dùng nhập vào mã
tài liệu hoặc tên tài liệu vào các textbox tương ứng và click vào . Hệ thống kiểm tra tiêu chí tìm kiếm nếu tồn tại dữ liệu thì hiển thị lên gridview “Kết quả tìm kiếm”, ngược lại không hiển thị dữ liệu lên gridview.
Hình 5.16: Giao diện form “Tìm kiếm tài liệu – tìm đơn giản”
Tìm kiếm nâng cao: tìm kết hợp nhiều tiêu chí như mã tài liệu, tên tài liệu, ngành,
tên tác giả, tên nhà xuất bản, nhà xuất bản và số phát hành. Người dùng có thể nhập vào một trong các tiêu chí đó vào các textbox tương ứng và click vào hệ thống kiểm tra tiêu chí tìm kiếm nếu tồn tại dữ liệu thì hiển thị lên gridview “Kết quả tìm kiếm”, ngược lại không hiển thị dữ liệu lên gridview.
5.7.2. Giao diện form “Tìm kiếm độc giả”
Hình 5.18: Giao diện form “Tìm kiếm độc giả”
Người dùng có thể nhập một trong số các thông tin sau: số thể, họ tên độc giả, đơn vị/khoa, lớp vào các textbox và combobox tương ứng. Sau đó click vào
hệ thống kiểm tra tiêu chí tìm kiếm nếu tồn tại dữ liệu thì hiển thị lên gridview “Kết quả tìm kiếm”, ngược lại không hiển thị dữ liệu lên gridview.
5.7.3. Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả”
Người có thể nhập vào: mã tài liệu, số thẻ vào textbox tương ứng và click vào . Hệ thống kiểm tra nếu tồn tại phiếu mượn có số thẻ, mã tài liệu như vậy thì sẽ hiển thị phiếu mượn đó lên gridview “Kết quả tìm kiếm”.
Hình 5.19: Giao diện form “Tìm kiếm mượn trả” 5.8. Menu “Thống kê, báo cáo”
Menu “Báo cáo thống kê” gồm: báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo thống kê đột xuất.
Báo cáo thống kê định kỳ gồm: tài liệu nhập mới, tài liệu đang được mượn, tài liệu thủ thư cho mượn, tài liệu thanh lý, độc giả đang mượn tài liệu, độc giả vi phạm.
Báo cáo thống kê đột xuất gồm: độc giả đang mượn tài liệu, tài liệu còn trong thư viện, tài liệu đang được mượn.
5.8.1. Giao diện form “Tài liệu đang được mượn”
Người dùng chọn tiêu chí: thống kê theo biểu đồ hoặc xem báo cáo danh sách. Click vào thì sẽ hiển thị giao diện như dưới đây. Sau đó người dùng chọn khoảng thời gian cần thống kê và click vào thì hiển thị kết quả như dưới đây.
Người dùng click vào và nhập vào các tiêu chí báo cáo vào các textbox và combobox tương ứng. Sau đó click vào nút dữ liệu được hiển thị lên gridview.
5.8.2. Giao diện form “Tài liệu còn trong thư viện”
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
3.1. Kết luận
3.1.1. Kết quả đạt được
Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát quy trình nghiệp vụ quản lý thư viện tại trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi; trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu cùng với sự nỗ lực hết mình của các thành viên trong nhóm, chúng em đã hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định và đạt được một số kết quả sau:
− Hiểu được quy trình, nghiệp vụ quản lý thư viện. + Quy trình nhập tài liệu.
+ Quy trình mượn trả tài liệu.
+ Quy trình thống kê, báo cáo tài liệu.
− Phân tích được quy trình hoạt động và các chức năng của hệ thống biểu diễn qua các biểu đồ UML và xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 Express.
− Hoàn thiện phần mềm thông qua quá trình khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống, phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế và đặc tả giao diện.
− Thực hiện kiểm thử phần mềm ở mức độ chương trình và cài đặt chạy ứng dụng tại thư viện trường Cao đẳng Cơ Điện & Thủy Lợi và trường Trung cấp Kinh Tế Kỹ Thuật Tô Hiệu.
− Phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu của người dùng:
+ Phần mềm quản lý thư viện có giao diện thân thiện, hệ thống menu rõ ràng giúp cho người dùng sử dụng dễ dàng.
+ Hệ thống thực hiện việc phân quyền đến từng người dùng đảm bảo tính bảo mật và độc lập.
+ Phần mềm đáp ứng được đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý thư viện như: quản lý tài liệu (biên mục tài liệu, in mã vạch tài liệu, cập nhật phiếu nhập, xem tình trạng tài liệu, thanh lý tài liệu…), quản lý độc giả (cập nhật thông tin độc giả, in thẻ thư viện…), quản lý mượn trả (mượn tài liệu,
trả tài liệu, xử lý vi phạm, tình hình mượn trả trong ngày, độc giả mượn quá hạn), tìm kiếm thông tin (tìm tài liệu, tìm độc giả, tìm kiếm mượn trả), thống kê báo cáo và in ấn (tài liệu nhập mới, tài liệu thanh lý, tài liệu đang được mượn, tài liệu thủ thư cho mượn, độc giả vi phạm, độc giả đang mượn tài liệu…).
+ Có thể kết xuất các báo cáo ra file Excel, in phiếu mượn, phiếu đọc, in mã vạch và thẻ thư viện. Các tiêu chí thống kê còn được hiển thị dưới dạng biểu đồ.
3.1.2. Hạn chế
Phần mềm đã đáp ứng được yêu cầu của người dùng, xong vẫn còn một số mặt hạn chế.
Hệ thống chưa cho phép người dùng, bạn đọc tra cứu tài liệu của thư viện qua internet. Nhu cầu download tài liệu điện tử của độc giả chưa được đáp ứng. Bạn đọc không thể đăng ký tài liệu cần mượn, hay đăng ký làm thẻ online được. Chưa thực hiện gửi thông báo cho những độc giả sắp đến ngày trả tài liệu hay
quá hạn trả tài liệu qua email cũng như thông qua hệ thống SMS được.