: quan hệ phối hợp : Quan hệ trực tuyến
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH TM DV Lộc Thọ
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Là người đại diện cho cơng ty, có quyền hạn cao nhất trong công ty, được hội đồng quản trị bầu lên, có chức năng điều hành mọi hoạt động của cơng ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của cơng ty.
- Phịng kế tốn tài chính: là bộ phận có nhiệm vụ hạch tốn tài chính, theo dõi sổ sách và cung cấp đầy đủ thông tin, tham mưu cho Giám đốc về cơng tác tài chính của cơng ty, Tổ chức ghi chép các nhiệm vụ kinh tế phát sinh một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Quản lý kiểm sốt tài chính, tình hình sử dụng vốn của cơng ty, theo dõi tình hình cơng nợ, kiểm tra đơn đốc các đơn vị trực thuộc về cơng tác kế tốn tài chính, lập kế hoạch tín dụng với ngân hàng, định kỳ phải lập báo cáo kế tốn, phân tích đánh giá hoạt động tài chính của cơng ty mình.
- Phịng kế hoạch kinh doanh: do giám đốc trực tiếp chỉ đạo. Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch dài hạn, lập phương án kinh doanh, soản thảo hợp đồng kinh tế , thực hiện theo hợp đồng kinh tế.
Bên cạnh đó, phịng kế hoạch kinh doanh cịn phải theo dõi hoạt động tiêu thụ, tham mưu cho giám đốc về giá cả thị trường và đề xuất ý kiến trong hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả cao.
2.1.5. Cơ cấu tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phịng kế tốn thực hiện việc thu thập, xử lý thơng tin kế tốn, phối hợp chặt chẽ trong việc luân chuyển và lưu trữ chứng từ. Bộ máy kế toán được tổ chức theo
Giám đốc
Phịng kế hoạch
hình thức tập trung, dưới sự điều hành của kế toán trưởng, mọi hoạt động đều có sự tuân thủ thống nhất từ kế toán trưởng đến ccá nhân viên trong phịng kế tốn, thể hiện qua sơ đồ sau:
: quan hệ chỉ đạo : quan hệ phối hợp
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty Lộc Thọ
- Kế tốn trưởng: là người trực tiếp lãnh đạo phịng kế toán, tham mưu cho giám đốc về tài chính. Kế tốn trưởng là người nắm chắc mọi chế độ chính sách của Nhà Nước liên quan đến hạch toán kế tốn tài chính và thực hiện chức năng giám sát tài chính của cơng ty.
- Kế tốn vật tư hàng hóa tiêu thụ: theo dõi tình hình nhập, xuất các loại vật tư hàng hóa trong kỳ, đồng thời vào sổ chi tiết vật tư hàng hóa. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên sổ chi tiếtlập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa vật tư. Bên cạnh đó, cịn theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa của cơng ty lên Bảng kê Tổng doanh thu của công ty và chuyển chứng từ cho các bộ phận liên quan.
- Kế toán mua hàng, cơng nợ phải thu, phải trả: có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ mua hàng, mở sổ theo dõi tình hình nhập ,xuất hàng hóa phát sinh trong ngày, và theo dõi các khoản phải thu, phải trả.
- Thủ quỹ: là người quản lý sổ quỹ tiền mặt tại cơng ty. Có nhiệm vụ thu- chi tiền căn cứ vào phiếu thu- chi từ kế toán hạch toán hạch toán các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh của cơng ty.Theo dõi tình hình thu- chi tiền mặt, tình hình nộp tiền vào ngân hàng và ghi chép sổ quỹ.Cuối ngày, phải kiểm tra tiền mặt tại quỹ cuả cơng ty.
Với hình thức này bộ máy kế tốn của cơng ty đã tinh giảm gọn nhẹ, nhưng vẫn nâng cao chất lượng kế toán. Bộ phận kế toán này chịu trách nhiệm kiểm tra chỉ
Kế tốn trưởng
Kế tốn vật tư, hàng hóa tiêu thụ
Kế tốn mua hàng, cơng nợ phải thu, phải trả
đạo của ban giám đốc cơng ty, đồng thời cung cấp nhanh chóng những thơng tin kế tốn quản trị nhằm giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế. Ngồi ra, định kỳ phịng kế toán lập những báo cáo kế tốn bắt buụoc, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh và định hướng chiến lược kinh doanh cho đơn vị trong thời kỳ tới.
Để đáp ứng nhu cầu xã hội ngày càng phát triển, ban lãnh đạo công ty thường xuyên cử cán bộ cơng nhân viên ở bộ phậnh kế tốn đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để từng bước nâng cao trình độ chuyên mơn.
2.1.5.2 Các chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty TNHH TM & DV Lộc Thọ là công ty có quy mơ nhỏ. Do đó, để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh, khối lượng cơng tác kế tốn kết hợp với yêu cầu quản lý, cơng ty Lộc Thọ áp dụng hình thức sổ kế tốn: Chứng từ ghi sổ. Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các chứng từ chủ yếu sau:
- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê
- Hóa đơn GTGT - Hóa đơn bán hàng
- Hiện nay, cơng ty vẫn cịn áp dụng kế tốn thủ cơng nên việc theo dõi, đối chiếu số liệu mất nhiều thời gian nên hiệu quả công việc chưa cao.
- Chế độ kế toán áp dụng theo quy đinh 15/2006/QĐBTC ngày 20 tháng 03 năm 2006
- Niên độ kế tốn: Theo năm tài chính ( 01/01 – 31/12)
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương phấp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức ghi sổ
2.2. Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH TM & DV Lộc Thọ
2.2.1.Tổ chức tiêu thụ hàng hóa tại cơng ty TNHH TM & DV Lộc Thọ
2.2.1.1. Các loại sản phẩm, hàng hóa tại cơng ty
Cơng ty TNHH TM & DV Lộc Thọ là một trong những nhà cung cấp nhơm kính và các sản phẩm đồ nội thất uy tín, chất lượng trên thị trường hiênh nay. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nười tiêu dùng, cơng ty ln có nhiều mẫu mã và chủng loại sản phẩm cho khách hàng lựa chọn. Hiện nay, công ty Lộc Thọ chuyên thiết kế, sản xuất, mua bán, lắp ráp các sản phẩm chun về nhơm kính bao gồm:
- Nhận đặt các loai cửa đi, cửa sổ, cửa bếp, vách ngăn, cửa bản lề sàn, các loại tủ nhơm, cửa nhơm kính.
- Các cơng trình như: Cầu thang, lan can, mặt dựng kính, cửa bản lề kẹp, kính ghép an tồn
- Ngồi ra, cơng ty cịn sản xuất các laọi sản phẩm khác chuyên về kính như kính bàn, kính tủ… vàg các sản phẩm khác về gương
Các sản phẩm do công ty Lộc Thọ cung cấp được thiết kế từ đội ngũ thiết kế giỏi, công nhân lành nghề, có nhiều năm kinh nghiệm thiết kế, lắp đặt các cơng trình lớn nên đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, do nguồn vật liệu được cung cấp từ các nhà sản xuất uy tín trong nước đảm bảo chất lượng thẩm mỹcho các cơng trình xây dựng. Đến với công ty Lộc Thọ khách hàng sẽ lựa chọn cho mình những sản phẩm với chất lượng được đảm bảo tuyệt đối mang đến cho khách hàng sự hài lịng.Cơng ty ln phấn đấu với mục tiêu chất lượng và uy tín lên hàng đầu nhằm cunbg cấp đến khách hàng những sản phẩm đảm bảo về chất lượng, thẩm mỹ với giá cả hợp lý.
2.2.1.2. Các phương pháp tiêu thụ, chính sách bán hàng tại cơng ty
Khách hàng chủ yếu của công ty là các đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng các loại nhơm ,kính xây dựng, các phụ kiện về nhơm và các sản phẩm lau chùi kính .Vì vậy , cơng ty áp dụng phương thức bán hàng là bán lẻ , bán buôn và bán hàng qua điện thoại.
- Bán lẻ: khi khách hàng muốn mua vật liệu với số lượng ít sẽ đến liên hệ với nhân viên bán hàng tại cửa hàng của công ty. Khi bán hàng, nhân viên bán hàng, quản lý kho sẽ viết phiếu thu, phiếu xuất kho theo quy định. Sau khi lượng hàng đã xác định tiêu thụ, nhân viên bán hàng lập bảng kê chi tiết bán lẻ hàng hóa và viết hóa đơn GTGT sau đó chuyển cho phịng kế tốn tiến hành hạch tốn vào sổ có liên quan.
- Bán bn:
+ Theo hình thức giao hàng trực tiếp: khách hàng muốn mua hàng sẽ đến và liên hệ trực tiếp với nhân viên bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của công ty và thực hiện đầy đủ các thủ tục như bán lẻ.
+ Theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký hoặc đơn hàng mà cơng ty tiến hành xuất kho hàng hóa chuyển đến kho hay địa điểm giao hàng được quy định cho bên mua hàng.Khi giao hàng, nhân viên vẫn chuyển giao hóa đơn GTGT cho khách hàng, khách hàng kiểm kê nhận đủ hàng và xác nhận vào hóa đơn GTGT. Sau đó hóa đơn được chuyển cho phịng kế tốn để hạch tốn.
- Bán hàng qua điện thoại: là hình thức người bán sử dụng điện thoại để thu hút khachs hàng mới, tiếp xúc với khách hàng hiện tại để xác định mức độ thỏa mãn hoặc để nhận các đơn đặt hàng. Trường hợp bán hàng qua điện thoại khi lập hóa đơn, người bán hoặc người mua không phải ký tên theo quy định của Bộ Tài Chính
mà chỉ cần ghi ở phần chữ ký của người mua là “ bán hàng qua điện thoại”. Tiền hàng có thể trả qua ngân hàng hoặc ghi vào công nợ.
2.2.1.3. Phương thức thanh tốn
Cơng ty Lộc Thọ áp dụng phương thức thanh toán ngay và bán chịu:
- Thanh toán ngay: áp dụng cho những khách hàng mua với số lượng ít, những khách hàng khơng thường xun
- Bán chịu: Áp dụng cho những khách hàng thường xun, mua hàng với số lượng lớn. Cơng ty có thể bán chịu cho người mua trong vịng 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày tùy theo từng loại hàng hóa. Đến hạn thanh tốn khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt hay thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.Ngồi ra các đơn vị cũng có thể đặt trước tiền hàng và chờ một thời gian sau mới lấy hàng.
2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1. Sổ sách chứng từ
- Hóa đơn GTGT : mẫu sổ 01GTKT3/002 - Phiếu thu, phiếu chi : mẫu sổ 01- TT
- Sổ chi tiết bán hàng : mẫu sổ S35-DN - Bảng tổng hợp : mẫu sổ S11- DN - Sổ cái : S02c2-DN
2.2.2.2. Phương pháp hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế
Cơng ty TNHH TM & DV Lộc Thọ trong mọi trường hợp xuất bán hàng hóa đều được xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, có nghĩa là khách hàng đó thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn.
Cơng ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tồn bộ hàng hóa của cơng ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và với cùng một mức chịu thuế suất là 19% cho mọi hàng hóa. Vì vậy, doanh thu bán hàng của cơng ty chính là tồn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT.
NV1: Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000351, công ty TNHH TM & DV Lộc Thọ- Huế xuất bán cho DNTN Quang Phúc 242,4kg nhôm thanh. Số tiền bán hàng đã có thuế 10% là 19.598.040 đồng Kế tốn tiến hành hạch toán :
Nợ TK 1111 : 19.589.040 đồng Có TK 511 : 17.816.400 đồng
Có TK 3331 : 1.791.195 đồng
NV2: Căn cứ HĐ GTGT số 0000352 , công ty TNHH TM & DV Lộc Thọ- Huế xuất bán cho DN Bửu Thạnh 243,7 kg nhôm thanh. Số tiền bán hàng đã có thuế GTGT 10% là 19.703.145 đồng. Kế toán tiến hành hạch toán:
Nợ TK 1111 : 19.703.145 đồng Có TK 511 : 17.911.950 đồng Có TK 3331 : 1.791.195 đồng
NV3: Căn cứ vào HĐ GTGT số 0000353, công ty TNHH TM & DV Lộc Thọ- Huế xuất bán cho Phan Hữu Hiệp 132,3 m2 kính màu đen 4 ly. Số tiền bán hàng đã có thuế 10% là 15.004.143 đồng . Kế toán tiến hành hạch toán:
Nợ TK 1111 : 15.004.143 đồng Có TK 511 : 13.640.013 đồng Có TK 3331 : 1.364.013 đồng
2.2.2.3. Trình tự ln chuyển chứng từ
Khi bán hàng hóa, bộ phận kế tốn của cơng ty hạch tốn doanh thu bán hàng theo trình tự sau: Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế tốn viết hóa đơn GTGT để xuất bán hàng hóa, sau đó cuối ngày tiến hành ghi sổ chi tiết bán hàng TK 511.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, cuối tháng kế tốn lập bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra và bảng tổng hợp chứng từ gốc theo từng loại, từ bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ ( sau khi đã ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ), kế toán ghi vào sổ cái TK 511 để theo dõi doanh thu.
- Liên 1: Lưu ( Nguồn: phịng kế tốn) - Liên 2: Giao người mua
- Liên 3:.....
Căn cứ vào HĐ GTGT, kế toán viết phiếu thu ngày 10 tháng 12 năm 2013
Đơn vị:Công ty Lộc Thọ..... Mẫu số 01 – TT
Địa chỉ:69 Chi Lăng ... (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC .. ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Mẫu số: 01GTKT3/002
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/12P Liên 1: Lưu Số: 0000351
Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM DV LỘC THỌ
Mã số thuế: 3300380608
Địa chỉ: 69 Chi Lăng – Huế Số tài khoản: 10810000024804 NH TMCP Nam Việt – CN Huế Điện thoại: 0543.522709
Họ tên người mua hàng................................................................................................... Tên đơn vị: DNTN Quang Phúc
Mã số thuế: 3301040208
Địa chỉ: 180 Tăng Bạt Hổ- TP Huế Số tài khoản: ................................ Hình thức thanh tốn: TM
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Nhôm thanh Kg 242,4 73.500 17.816.400
Cộng tiền hàng: 17.816.400 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 1.781.640 Tổng cộng tiền thanh toán 19.598.040
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu năm trăm chín mươi tám ngàn khơng trăm bốn
mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
PHIẾU THU Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Quyển số:12/T12 Số: PT 34 Nợ: 111 Có: 511, 3331 Họ và tên người nộp tiền: DNTN Quang Phúc
Địa chỉ: 180 Tăng Bạt Hổ - TP Huế Lý do nộp:Mua hàng
Số tiền: 19.598.040 (Viết bằng chữ):Mười chín triệu năm trăm chín mười tám ngàn không trăm bốn mươi đồng chẵn)
Kèm theo: Chứng từ gốc: HĐ GTGT 0000351 Ngày 10 . tháng 12 năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):............................................................................ + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):......................................................................... + Số tiền quy đổi:........................................................................................................
Kế tốn viết hóa đơn ngày 10 tháng 12 năm 2013
- Liên 1: Lưu
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/002
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/12P Liên 1: Lưu Số: 0000352
Ngày 10 tháng 12 năm 2013 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TM DV LỘC THỌ
Mã số thuế: 3300380608
Địa chỉ: 69 Chi Lăng – Huế Số tài khoản: 10810000024804 NH TMCP Nam Việt – CN Huế Điện thoại: 0543.522709
Họ tên người mua hàng................................................................................................... Tên đơn vị: DNTN Bữu Thạnh
Mã số thuế: 3301040208
Địa chỉ: 73 Trần Quốc Toản- TP Huế Số tài khoản: ................................ Hình thức thanh tốn: TM
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Nhôm thanh Kg 243,7 73.500 17.911.950
Cộng tiền hàng: 17.911.950 Thuế suất GTGT: 10 % , Tiền thuế GTGT: 1.791.195 Tổng cộng tiền thanh toán 19.703.145 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu bảy trăm lẻ ba ngàn một trăm bốn mươi lăm đồng chẵn.