2.2 Thực trạng về quy trình kiểm toán khoản mục nợ phải thu kháchhàng tạ
2.2.1.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
➢ Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng
Có thể là chấp nhận khách hàng mới và đánh giá rủi ro hợp đồng, hoặc chấp nhận duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng.
KTV sẽ tiến hành thu thập các thông tin cơ bản của khách hàng như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc; năm tài chính; các cổ đơng chính, hội đồng quản trị, ban giám đốc; Mơ tả quan hệ kinh doanh; Người đại diện pháp luật; Mơ tả ngành nghề kinh doanh của DN, hàng hóa, dịch vụ cung cấp; Các dịch vụ và báo cáo được yêu cầu là gì và ngày hồn thành; Mô tả tại sao DN muốn có BCTC được kiểm tốn và các bên liên quan cần sử dụng BCTC đó...
Đánh giá mức độ rủi ro hợp đồng: qua các mức cao, trung bình hay thấp. Kết luận: có chấp nhận bổ nhiệm hay khơng.
➢ Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động
- Đối với khách hàng kiểm tốn năm đầu tiên thì KTV tiến hành thu thập, nghiên cứu tài liệu nội bộ công ty như điều lệ công ty, giấy phép thành lập, biên bản họp hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban giám đốc hoặc các cam kết quan trọng, các báo cáo của kiểm toán năm trước, nội quy, chính sách áp dụng của khách hàng.
- Đối với khách hàng cũ thì KTV sẽ xét hồ sơ kiểm tốn năm trước bao gồm: các thông tin chung của khách hàng, các thay đổi năm nay nếu có, và hồ sơ kiểm toán năm trước.
Mục tiêu là thu thập hiểu biết về khách hàng và môi trường hoạt động để xác định và hiểu các sự kiện, giao dịch và thơng lệ kinh doanh của khách hàng có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC, qua đó giúp xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
Đây là những thông tin cơ bản nhất phải thu thập trong cuộc kiểm toán BCTC, tuy nhiên đối với mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau thì mức độ thu thập thông tin khác nhau. Thủ tục áp dụng để thu thập thơng tin về tình hình kinh doanh của khách hàng là phương pháp phỏng vấn và thu thập thông tin tài liệu tại công ty khách hàng. Nhóm kiểm tốn ghi các thơng tin thu thập được vào giấy làm việc và lưu vào hồ sơ kiểm tốn các trích đoạn văn bản hoặc sao chụp và gạch dưới các phần quan trọng. Ngoài ra đối với những khách hàng hoạt động trong lĩnh vực mới có rủi ro kinh doanh cao thì nhóm kiểm tốn cịn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để có được những hiểu biết chặt chẽ hơn.
➢ Tìm hiểu về chính sách kế tốn và chu trình bán hàng phải thu thu tiền
KTV của VDAC sẽ tiến hành tìm hiểu:
- Các khía cạnh chủ yếu liên quan đến bán hàng, phải thu, thu tiền dựa trên sản phẩm và các dịch vụ chủ yếu của doanh nghiệp, các khách hàng lớn của doanh nghiệp.
- Hiểu biết về chính sách kế tốn áp dụng.
- Mơ tả chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền ở công ty khách hàng. - Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính.
Qua đó KTV sẽ kết luận về hệ thống KSNB của chu trình:
- Hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được triển khai thực hiện hay chưa?
- Có thực hiện kiểm tra tính hoạt động hữu hiệu (kiểm tra hệ thống KSNB) đối với chu trình này khơng?
➢ Kiểm tra hệ thống KSNB đối với chu trình bán hàng của cơng ty khách hàng
- Tìm hiểu về KSNB đối với chu trình bán hàng có liên quan đến nợ phải thu
khách hàng
KSNB đối với nợ phải thu khách hàng chỉ là một bộ phận trong KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền. KSNB đối với khoản mục này KTV của VDAC sẽ thực hiện các thủ tục kiểm soát trong việc tổ chức bán hàng và theo dõi nợ phải thu khách hàng, tức từ khi nhận đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh toán, vận chuyển, lập hóa đơn, ghi chép doanh thu, nợ phải thu khách hàng, cho đến khi được khách hàng thanh toán tiền và ghi
- Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt đối với cơng ty khách hàng
Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, KTV đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Lưu ý rằng khi đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, KTV phải chứng minh điều này bằng các thử nghiệm kiểm soát.
- Thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt đối với cơng ty khách hàng
KTV thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt cho những thủ tục mà mình dự định sẽ giảm các thử nghiệm cơ bản. Dưới đây là một số thử nghiệm kiểm sốt thơng dụng mà KTV của VDAC sử dụng:
- Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký… nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn đã được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng thực sự xảy ra và quá trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.
- Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu hay không.
- Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn, so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm. Thử nghiệm này nhắm chứng minh rằng hóa đơn được tính giá chính xác và việc kiểm tra hóa đơn trước khi gửi đi được thực hiện một cách hữu hiệu.
- Sau khi xem xét về tính chính xác như trên, KTV sẽ lần theo các hóa đơn để kiểm tra việc ghi chép chúng trên sổ sách kế toán.
- Khi thử nghiệm, KTV thực hiện thêm các thủ tục kiểm soát đối với các khoản hàng ký gửi vì chúng có thể đã được ghi nhầm vào doanh thu bán hàng. Nếu đơn vị đã có những thủ tục kiểm sốt để ngăn chặn sai sót này như sử dụng biểu mẫu chứng từ riêng để phản ánh hàng gửi bán, KTV sẽ thử nghiệm trên thủ tục kiểm soát này để xem chúng có thực sự hiện hữu và được vận hành đúng hay khơng.
- Ngồi ra KTV cịn tìm hiểu chính sách chiết khấu hàng bán của đơn vị, vì một chính sách rõ ràng sẽ là biểu hiện của KSNB vững mạnh. KTV xem các sổ sách liên quan để kiểm tra việc thực hiện chính sách này.
➢ Trao đổi với Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về gian lận
KTV xem xét đánh giá các rủi ro sai sót trọng yếu do gian lận ở cấp độ tổng thể BCTC và ở cấp độ cơ sở dẫn liệu của các nghiệp vụ, số dư tài khoản và thuyết minh BCTC. KTV
xem xét các yếu tố dẫn đến gian lận như: Động cơ/Áp lực, Các cơ hội, Thái độ sự hợp lý hóa thành cơng.
➢ Xác định mức trọng yếu
Theo quy định Kiểm tốn của cơng ty, sau khi dựa vào kết quả của quá trình tìm hiểu DN, cụ thể là chu trình bán hàng và thu tiền, KTV tiến hành xác định mức trọng yếu.
- Mức trọng yếu tổngthể
Việc xác định mức trọng yếu là vấn đề phức tạp, đòi hỏi những phán xét nghề nghiệp được quyết định dựa trên sự hiểu biết của KTV về khách hàng, đánh giá, rủi ro hợp đồng và các yêu cầu của BCTC.
- Dựa trên những thông tin thu được từ việc tìm hiểu khách hàng, môi trường kinh doanh, các nhân tố tác động đến môi trường kinh doanh, thực trạng hoạt động kinh doanh tại đơn vị, đồng thời cùng với nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng, KTV tiến hành lựa chọn chỉ tiêu để ước tính mức trọng yếu và đưa ra lý do lựa chọn chỉ tiêu đó.
Bảng 2.2: Tỷ lệ xác lập mức trọng yếu ở cơng ty VDAC
Chỉ tiêu tài chính Tỷ lệ xác lập mức trọng yếu
Lợi nhuận sau thuế 5% - 10%
Tổng tài sản 2%
Tổng doanh thu 0.5% - 3%
(Nguồn: Tỷ lệ xác lập mức trọng yếu, Phòng nghiệp vụ VDAC, 2014) - Mức trọng yếu từng khoản mục (MP)
Theo như quy định Kiểm tốn tại cơng ty thì MP được xác định bằng 50% của mức trọng yếu kế hoạch và địi hỏi nhiều xét đốn nghề nghiệp của KTV.
- Ngưỡng sai sót điều chỉnh
Là căn cứ để KTV quyết định liệu có bỏ qua các sai sót, nếu sai sót đó khơng mang tính trọng yếu cho từng khoản mục hoặc tiến hành thủ tục kiểm toán khác chứng minh vì sao có sự khác biệt q lớn giữa số đã được kiểm toán với số theo sổ sách. Từ đó, KTV sẽ đề nghị các bút tốn điều chỉnh thích hợp.