4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý kho tại công ty Cổ phần nông dược
4.2. Biểu đồ luồng dữ liệu
• Mô tả chi tiết các chức năng
- Nhận phiếu yêu cầu mua: thủ kho nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận yêu cầu gởi tới.
- Kiểm tra hàng: thủ kho sẽ kiểm tra hàng xem có phù hợp với phiếu yêu cầu không và có khớp với hóa đơn không và nhận hàng.
- Lập phiếu nhập kho: hàng sau khi đã kiểm tra, được nhập vào kho thì thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho.
- Kiểm tra hàng trong kho: khi các bộ phận có nhu cầu lấy hàng trong kho thì thủ kho sẽ kiểm tra xem trong kho còn hàng, dùng được nữa hay không và báo lại. - Lập bản tường trình: khi hàng trong kho bị hỏng, thủ kho sẽ làm bản tường trình
lý do hỏng để báo hủy.
- Lập phiếu xuất kho: Khi các bộ phận yêu cầu chuyển thong tin xuất kho, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho, yêu cầu người nhận kí xác nhận.
- Báo cáo hàng xuất: cuối tháng thủ kho làm báo cáo về lượng hàng xuất kho trong tháng.
- Thẻ kho: dựa vào lượng hàng nhập và lượng hàng xuất để lập các thẻ kho cho biết lượng hàng tồn kho trong ngày.
- Báo cáo tồn kho: dựa vào các thẻ kho để xem tất cả các mặt hàng trong tháng nhập bao nhiêu, xuất bao nhiêu, tồn bao nhiêu.
- Báo cáo quyết toán: báo cáo về hoạt động kiểm kê số liệu tồn kho thực tế và số liệu sổ sách và giải trình các số liệu chênh lệch.
4.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
KẾT LUẬN
Như vậy, hệ thống thông tin quản lý không những chỉ đóng vai trò là người cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, mà hơn thế nữa, các hệ thống thông tin quản lý đã thực sự trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để các doanh nghiệp dành được ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh sẵn có. Những ảnh hưởng quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giúp các doanh nghiệp có được những ưu thế cạnh tranh mà họ mong muốn:
1) Đầu tư vào công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Thông qua đó, doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm và hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình. 2) Xây dựng hệ thống thông tin sẽ giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh bằng cách xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người mua hàng và những người cung cấp nguyên vật liệu.
3) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ góp phần khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp.
4) Đầu tư vào hệ thống thông tin sẽ tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc người cung cấp nó.
5) Đầu tư vào công nghệ thông tin còn có khả năng tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp: Tổ chức ảo, tổ chức theo thoả thuận, các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu thành điện tử, liên kết tổ chức.