3. Bảng thống kê từ sổ đăng ký Công văn đi của Trường Tiểu học Quang Minh A các tên loại văn bản quản lý được ban hành từ năm 2000 đến năm
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Thời gian thực tập tại Tổ Hành chính của Trường Tiểu học Quang Minh A chưa phải là nhiều nhưng đó là quãng thời gian rất quý báu, nó giúp em trưởng thành hơn. Với thời gian đó đã cho em có cách nhìn nhận về văn phịng được đầy đủ, rõ nét và chân thực hơn.
Như chúng ta được biết, trong mỗi sự vật, sự việc ln ln có hai mặt của nó và khơng nằm ngồi quy luật đó, Trường Tiểu học Quang Minh A cũng tồn tại song song mặt mạnh và mặt yếu. Thẳng thắn nhìn nhận để thấy được mặt mạnh, cái ưu, cái tích cực để phát huy và mặt yếu, cái nhược, cái hạn chế để khắc phục, cải thiện với thái độ đấu tranh tiêu cực bằng một thái độ tích cực. Thực tế:
* Về ưu điểm:
- Về Công tác Văn thư: Tiến độ giải quyết công việc tương đối nhanh chóng, hiệu quả;
- Về thủ tục chuyển giao, văn thư trường đã tiến hành chuyển giao đúng đối tượng. Ngoài ra, trong q trình thực hiện, giải quyết cơng việc của văn phịng trường có lập quy trình khắc phục, phịng ngừa nhằm sớm đưa ra kịp thời các biện pháp xử lý, chỉ đạo thực hiện;
- Về Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản : nội dung ban hành văn bản đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, không trái với văn bản cấp trên có thẩm quyền;
- Về Cơng tác Lưu trữ: văn phịng trường bảo quản đầy đủ tài liệu.
- Về Công tác Văn thư: Việc lập hồ sơ hiện hành có tiến hành nhưng khơng đúng, văn thư mới chỉ thực hiện đại khái, chưa rõ.
Về Công tác Soạn thảo văn bản: chưa có bộ phận chuyên trách nên việc soạn thảo trong văn phòng Trường chưa được đồng nhất, một số nhân viên chưa được đào tạo nghiệp vụ soạn thảo văn bản nên khi tiến hành soạn thảo thường lúng túng, mất nhiều thời gian, phần nào ảnh hưởng tới tiến độ giải quyết công việc.
Trong thời gian thực tập, em đã được trực tiếp thực hiện một số nghiệp vụ về hành chính văn phịng, văn thư - lưu trữ. Việc được tiếp cận với công tác văn thư, lưu trữ ở Trường Tiểu học Quang Minh A là cơ hội để em học hỏi kinh nghiệm và vận dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn và ngược lại đối chiếu giữa thực tiễn với lý luận mà em đã học ở trường. Nhờ đó, em đã tìm tịi học hỏi, nâng cao sự hiểu biết của mình, rút được nhiều kinh nghiệm về nghiệp vụ chuyên môn cũng như nhận thức rõ phẩm chất, đạo đức, vị trí, vai trị, trách nhiệm của người cán bộ văn phịng trong cơ quan.
Trong q trình thực tập, em đã được làm các công việc cụ thể sau: * Về Công tác văn thư:
+ Tiếp nhận văn bản đến, phân loại, đóng dấu đến và vào sổ đăng ký văn bản đến . Sau đó, chuyển tới lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo, xử lý văn bản. Các văn bản sau khi đã được cấp lãnh đạo xem xét, cho ý kiến chỉ đạo sẽ chuyển về cho văn thư để lưu hoặc chuyển tới các tổ, cá nhân có trách nhiệm giải quyết;
+ Đăng ký văn bản đi: gồm các bước kiểm tra văn bản trước khi được đóng dấu, đăng ký số và vào sổ. Văn bản có thể gửi qua đường mạng, đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp .
+ Chuyển giao văn bản + Tập Soạn thảo văn bản .
* Về Công tác lưu trữ:
Vì cơng tác lưu ở trường lại nằm chung trong bộ phận văn thư, chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức nên bước đầu mới tiến hành phân loại theo tên loại văn bản, tài liệu.
Ngoài ra, em cịn được tham gia vào các cơng tác khác như : tiếp khách, trực điện thoại, phân chia báo chí, thư từ, tham gia chuẩn bị hội nghị, cuộc họp ………..
Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em thấy cơng tác hành chính văn phịng của Trường Tiểu học Quang Minh A đã thực sự đi vào nề nếp, trình tự các bước chính xác đúng theo Quy định.
Do có sự phân cơng trách nhiệm cụ thể, rõ ràng nên từng bộ phận chức năng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình ổn định.Bên cạnh, ưu điểm vẫn cịn tồn tại những nhược điểm cần khắc phục.
Trước thực trạng trên, em xin được mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến sau, em hy vọng sẽ góp phần nào trong cơng tác văn phịng của trường ngày càng được tốt và hoàn thiện hơn:
1. Lãnh đạo nhà trường nên tăng cường giám sát trong việc tổ chức, bảo quản, phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu. Bên cạnh đó, lãnh đạo trường cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư được nâng cao trình độ nghiệp vụ. Cụ thể:
- Cần chú trọng hơn tới công tác lưu trữ về cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ như: tủ, giá đựng tài liệu, kho bảo quản…vì tài liệu lưu trữ là nguồn có giá trị phục vụ rất lớn cho công tác của nhà trường;
- Cần có sự chun sâu hơn về chun mơn nghiệp vụ lưu trữ và sắp xếp, phân loại, chỉnh lý tài liệu.
- Xây dựng Quy chế và triển khai thực hiện nghiêm túc công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường để công tác văn thư lưu trữ được thống nhất và hiệu quả;
- Nhanh chóng triển khai việc hướng dẫn, đôn đốc mọi cán bộ, giáo viên, nhân viên lập Danh mục hồ sơ cho các hồ sơ, tài liệu của tổ mình quản lý;
-Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư lưu trữ như: phần mềm quản lý văn bản, phàn mềm quản lý tài liệu lưu trữ giúp việc tra tìm, quản lý tài liệu được nhanh, tiện lợi, chính xác, hiệu quả cao;
- Đầu tư các trang thiết bị như: máy fax, máy photo,máy scan….
2. Văn phịng trường nên có bộ phận chun trách soạn thảo văn bản để việc soạn thảo có tính đồng nhất, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trên đây là những ý kiến và kết luận của em về cơng tác văn phịng trong thời gian thực tập tại Tổ Hành chính của Trường Tiểu học Quang Minh A.
Có được kết quả này cũng là nhờ Trong thời gian thực tập em đã nhận được sự dạy bảo của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của các cán bộ Tổ Hành chính, đặc biệt là chị Lê Thị Phương Thảo – người trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình thực tập và hồn thành báo cáo này.
Một lần nữa, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Quý Trường, thầy cô giáo và chị Lê Thị Phương Thảo đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Quang Minh, ngày 20 tháng 05 năm2011
Sinh viên:
Phụ lục số 01:
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Tiểu học Quang Minh A:
Ban Giám Hiệu Hiệu trưởng Hiệu Phó Tổ 1: Khối lớp 1 Tổ 2: Khối lớp 2 và khối lớp 3 Tổ 3: Khối lớp 4 và khối lớp 5 Tổ 5: Tổ Hành chính Gồm: Văn thư, Kế tốn, Thủ quỹ, và Y tế học đường Tổ 4: Tổ chuyên biệt, gồm: Âm nhạc, Mỹ thuật
Phụ lục số: 02
Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ của trường Phụ lục: 02a)
Chương trình cơng tác năm
Đăng ký công tác năm của trường
CTCT năm của trường Tiểu học
Quang Minh A
Dự thảo CTCT năm của Hiệu trưởng
Phiếu đăng ký Chương trình cơng
tác năm
Nghị quyết của Đảng ủy, phòng làm việc.
Lãnh dạo duyệt Ban Giám Hiệu Hiệu trưởng
Phụ lục: 02b) Chương trình cơng tác tháng Đăng ký CTCT tháng của các đơn vị, tổ Dự thảo CTCT tháng
của trường, ý kiến chỉ đạo, thông báo KL của HT, PHT
Ban Giám Hiệu Hiệu trưởng
Hiệu Phó
Dự thảo Chương trình cơng tác tháng
của Tổ Hành chính
Lãnh đạo duyệt Chương trình cơng tác tháng
Phụ lục: 02c)
Chương trình cơng tác tuần
Đăng ký lịch cơng tác tuần của các tổ trong
trường Chương trình cơng
tác tuần của Trường Tiểu học Quang
Minh A
Chương trình cơng tác tháng, ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng
Dự thảo Chương trình cơng tác tuần của Phó Hiệu trưởng