Chương 6 SỔ KẾ TỐN VÀ HÌNH THỨC KẾ TỐN
6.2. CÁC HÌNH THỨC KẾ TỐN
6.2.3. Hình thức nhật ký chứng từ
6.2.3.1. Đặc điểm
- Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại, hệ thống hố để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái các tài khoản.
- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
- Kết hợp sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
6.2.3.2. Sổ kế toán sử dụng
Bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ, sổ, thẻ kế toán chi tiết và sổ Cái.
- Sổ nhật ký chứng từ: Sổ được mở hàng tháng của một hoặc một số tài khoản có nội dụng kinh tế giống nhau và có liên quan đến nhau theo nhu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp – cân đối. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của các tài khoản đối ứng với phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết.
- Sổ Cái: Sổ cái mở cho các tài khoản và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh và số dư cuối kỳ. Sổ cái được ghi theo sổ phát sinh bên Nợ của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Có của các tài khoản liên quan, cịn phát sinh bên Có của từng tài khoản chi ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ có ghi Có tài khoản đó.
- Bảng kê: Được sử dụng cho số đối tượng cần bổ sung chi tiết như bảng kê ghi Nợ tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí phân xưởng … trên cơ sở đó cuối tháng ghi vào nhật ký chứng từ có liên quan.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp có thể mở sổ, thẻ chi tiết giống như hình thức kế tốn trên. Tuy nhiên, để làm căn cứ ghi vào các sổ nhật ký bảng kê và nhật ký chứng từ, bắt buộc các doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết sau: Sổ theo dõi thanh toán, sổ chi tiết tiêu thụ, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán, sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản.
Một số mẫu sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng ... Năm ... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 131 141 152 156 211 641 .... Cộng CóTK 111 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Cộng
BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi Nợ TK 111 – Tiền mặt Tháng ... năm ... Số dư đầu tháng ...... STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK
112 131 141 331 511 711 ... Cộng NợTK 111 Số dư cuốingày
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Cộng
Số dư cuối tháng .....
SỔ CÁI
Năm .......... Tên tài khoản ...........
Số hiệu .............
Ghi Nợ TK..., ghi Có các TK: Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 .... Tháng 12 Cộng cả năm 1. TK ... NKCT số ... 2. TK ... NKCT số ... Cộng SPS Nợ Cộng SPS Có NKCT số ... Số dư cuối tháng Dư Nợ Dư Có 6.2.3.3. Trình tự và phương pháp ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các loại chi phí sản xuất - kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ bảng phân bổ để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
- Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
- Cuối kỳ khoá sổ, cộng số liệu trên nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên nhật ký chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ Cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan.
- Cuối kỳ cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái.
- Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo kế toán.
1 1 1 1 Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ quỹ
Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
2 2 3 3 5 4 5 5 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 6.3. Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức kế tốn nhật ký chứng từ 6.2.3.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng
a. Ưu, nhược điểm
* Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng cơng việc ghi chép kế tốn, khắc phục được việc ghi sổ kế toán trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán.
* Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán phức tạp nên việc ghi sổ kế tốn địi hỏi cán bộ nhân viên kế tốn phải có trình độ chun mơn cao, khơng thuận lợi cho việc cơ giới hố cơng tác kế tốn.
b. Điều kiện áp dụng
Thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hố cán bộ kế tốn, trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao.