C P NH T KẾẾTOÁN Ậ
TRÁCH NHIỆM TRONG VIỆC CHUYỂN TIỀN
TÁCH BIỆT TRÁCH NHIỆM GIỮA NGƯỜI THỰC HIỆN VỚI NGƯỜI KIỂM SOÁT
26
AVINAA
Kiểm toán hoạt động chi tiền mặt
4
Đảm bảo tính hiệu lực
của các thủ tục trong chi tiêu Cần phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với hoạt động chi
Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp
Đảm bảo hiệu lực trong quản lí séc Phân cấp và phân cơng trách nhiệm
27
AVINAA
Tính hiệu lực của thủ tục chi tiêu trước hết liên quan trực tiếp đến q trình kiểm sốt, đặc biệt là kiểm soát lẫn nhau giữa các bước kế tiếp nhau;
Tính hiệu lực cịn liên quan tới quan hệ trực tiếp giữa thủ tục chi tiêu với quyết định xử lí của người có thẩm quyền, đặc biệt là khi có dấu hiệu khơng bình thường như vượt định mức, sai qui tắc v.v.
Đảm bảo tính hiệu lực
28
AVINAA
Sự phân cách này nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch trong việc thực hiện các mục tiêu riêng biệt của mỗi khoản chi cũng như tính rõ ràng về nguồn tiền dùng cho các khoản chi.
Thiếu tính rõ ràng, minh bạch này sẽ hạn chế khả năng kiểm soát chi, làm tăng thêm rủi ro vốn đã tiềm tàng trong hoạt động chi.
u cầu đó địi hỏi thực hiện một nguyên tắc rất cơ bản và thông dụng:
Mọi khoản thu phải được chuyển tới nơi cất trữ tập trung
Mỗi khoản chi tiêu cần được quản lí và kiểm sốt riêng biệt;
Phân cách rõ ràng giữa hoạt động thu với chi cũng như giữa các hoạt động chi
29
AVINAA
Ngoài các khoản chi tiêu lớn, tiền mặt được chi cho những nhu cầu với lượng tiền không lớn như chi mua văn phịng phẩm, cơng tác phí..v.
Các khoản chi này thường được thanh toán trực tiếp giữa bộ phận tài chính với người chi tiêu và thường trên cơ sở các chứng từ ngoài hệ thống.
Kiểm tốn hoạt động khơng thể bỏ qua các trình tự ít có tính kiểm sốt này để:
Đánh giá các trình tự quản lí chi tiêu (kể cả quản lí chứng từ chi trực tiếp)
Khi thấy cần thiết nên hướng sang những trình tự có hàm lượng kiểm sốt cao hơn
Hoặc sử dụng kết hợp thủ tục bổ sung có hiệu lực cao hơn (như kiểm tra thực tế);
Không bỏ qua các khoản chi tiêu nhỏ lẻ trực tiếp
30
AVINAA
Séc được phát hành với mục đích chính là thanh tốn cho nhà cung cấp.
Tuy nhiên cần tránh việc giao séc cho các nhân viên giao dịch mua hàng hóa dịch vụ và tránh việc chuyển séc sang tiền để phòng ngừa việc sử dụng sai mục đích;
Đồng thời cần duy trì thủ tục hai chữ kí để tăng cường kiểm soát, tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng séc.
31
AVINAA
Các chi nhánh cần được phân cấp rõ ràng, đặc biệt trong việc phát hành séc và tạm ứng cho chi tiêu cũng như trong quản lí các tài liệu và quĩ tại chi nhánh;
Cùng với phân cấp, việc phân công trách nhiệm cũng cần chú ý tới đặc thù của hoạt động chi tiêu.
Đặc biệt, trong từng khoản chi tiêu, cần tách biệt trách nhiệm giữa các cá nhân trong thực thi các bước của mỗi trình tự điều hành.
Phân cấp và phân cơng trách nhiệm rõ ràng, hợp lí trong quản lí chi
32
AVINAA