PHẦN I I : THUYẾT MINH ĐỒ ÁN
2. Quy trình quản trị rủi ro dự án
2.3. Kiểm soát rủi ro dự án đầu tư
Kiểm sốt rủi ro là những kỹ thuật, những cơng cụ, những chiến lược và những quá trình nhằm biến đổi rủi ro của tổ chức thông qua việc né tránh, ngăn ngừa, giảm thiểu bằng cách kiểm soát tần suất và mức độ rủi ro và tổn thất hoặc lợi ích.
Tiến hành các hoạt động kiểm sốt, hạn chế tác động xấu của rủi ro để đảm bảo hiệu quả đầu tư đặt ra của dự án. Kế hoạch kiểm soát rủi ro được thực hiện đồng thời với nhiều biện pháp từ việc chủ động dự phịng các nguồn lực bất hợp lý để đối phó với những rủi ro, chủ động né tránh đến chia sẻ trách nhiệm gánh chịu rủi ro, ứng phó tích cực, kịp thời khi rủi ro xảy ra…
Một số biện pháp thường áp dụng trong dự án như: các biện pháp trong hợp đồng kinh tế, bảo hiểm, xây dựng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, đa dạng hoá theo dịch vụ, sản phẩm dự án, thiết lập hệ thống cảnh báo sớm rủi ro và xử lý rủi ro…
Các trường hợp sử dụng kiểm sốt rủi ro:
- Chi phí tài trợ rủi ro thường lớn hơn chi phí tổn thất;
- Tổn thất phát sinh gián tiếp hay những chi phí ẩn không được phát hiện trong thời gian dài;
- Tổn thất gây nên những tác động bên ngoài ảnh hưởng khơng tốt đến cửa hàng.
2.3.1. Kiểm sốt rủi ro trong giai đoạn Chuẩn bị đầu tư
Rủi ro Cơng cụ kiểm sốt Kế hoạch ứng phó Quy trình lập
và thẩm định Ngăn ngừa tổn thất
- Nâng cao trình độ tổ công tác thẩm định dự án. Trang bị và khuyến khích họ hiểu rõ vai trị quan trọng của cơng tác
29
dự án khơng đạt chuẩn
thẩm định cũng như việc vận dụng các phương pháp thẩm định trong việc xem xét, đánh giá dự án đầu tư
- Có những quy định rõ ràng ngay từ ban đầu về quyền lợi và trách nhiệm của cán bộ làm công tác thẩm định
Cán bộ thẩm định khơng có
đạo đức Ngẵn ngừa tổn thất
- Cán bộ thẩm định phải bố trí sao cho hợp lý, tránh sự chồng chéo, đảm bảo sắp xếp cán bộ có đủ trình độ, năng lực, chun mơn, trách nhiệm làm công tác này. Phân công cán bộ thẩm định cũng phải căn cứ vào trình độ, kinh nghiệm, thế mạnh của từng người.
- Phân định trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng công việc, từng người, các nhiệm vụ chức năng cần có sự độc lập tương đối, các ý kiến sẽ khách quan hơn và trong một chừng mực nào đó, quy định rõ được trách nhiệm của từng cá nhân. Đồng thời cũng cần đảm bảo trách nhiệm của mỗi cán bộ thẩm định không chỉ dừng lại ở việc đưa ra được một bản báo cáo thẩm định chính xác mà cịn phải có trách nhiệm trong suốt q trình đưa dự án vào hoạt động.
30 Quá trình thu thập dữ liệu về cung cầu thị trường và đối thủ cạnh tranh khơng chính xác qua loa Ngăn ngừa tổn thất
- Sử dụng biện pháp nghiên cứu vi hành kết hợp với phương pháp thử nghiệp. Việc quan sát hành vi mua hàng của khách hàng qua camera của cửa hàng hoặc hóa đơn mua hàng từ đó việc họ mua và sử dụng sản phẩm cũng như biết được các loại sản phẩm họ quan tâm đến từ đó điều chỉnh sản phẩm của cửa hàng cho phù hợp hơn. Phương pháp thử nghiệm dưa các sản phẩm mới vào cửa hàng với số lượng vừa phải để thử phản ứng của khách hàng nhằm đa dạng hóa sản phẩm và điều chình giá cả để phù hợp hơn.
- Cần phân tích cẩn thận, tỉ mỉ về đối thủ cạnh tranh ngay từ ban đầu. Xây dựng ngân hàng dữ liệu thông tin về các đối thủ cạnh tranh. Nghiên cứu thông tin về đối thủ cạnh tranh từ các trang web, trang mạng xã hội của đối thủ, ngồi ra có thể thơng qua kênh tiếp thị, hội nghị, hội thảo chun ngành. Bên cạnh đó tìm hiểu đối thủ qua việc thử trải nghiệm các sản phẩm và dịch vụ của đối thủ để có cái nhìn khách quan về đối thủ hơn.
Sử dụng sai phương pháp thẩm định với quy mô dự án Ngăn ngừa tổn thất - Khi sử dụng phương pháp thẩm định với quy mô dự án cần cân nhắc xem phương pháp thẩm định đang chọn để các sai sót được phát hiện cịn có thể
31 được điều chỉnh kịp thời cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn phương pháp thẩm định cịn cần phải được cân nhắc, tính tốn ngay trong khi lập kế hoạch để có thể đem lại hiệu quả, hiệu lực cho dự án.
2.3.2. Kiểm soát rủi ro trong giai đoạn Thực hiện đầu tư
Rủi ro Cơng cụ kiểm sốt Kế hoạch ứng phó
Chậm tiến độ thi cơng xây
dựng dự án Giảm thiểu rủi ro
- Ban quản lý dự án lập kế hoạch cụ thể các vật tư, thiết bị cần có tại cơng trường nhằm kiểm sốt tránh tiến độ thi cơng bị chậm do thiếu vật tư thiết bị, đặc biệt là các vật tư, thiết bị không đại trà, phi tiêu chuẩn, phải đặt sản xuất trước. Căn cứ vào nội dung hợp đồng ký với nhà cung cấp, tiến độ thi công thực tế và năng lực của nhà cung cấp, lập kế hoạch nhập vật tư, thiết bị. Việc này cần kiểm tra và cập nhật thường xuyên.
- Ủng hộ, khuyến khích, tạo điều kiện để nhà thầu áp dụng các công nghệ thi công, vật liệu mới nhằm đẩy nhanh tiến độ thi cơng cơng trình.
- Cần quán triệt với nhà thầu và tư vấn giám sát thực hiện các công việc trên công trường tuân thủ theo nội dung hợp đồng đã ký.
32 - Yêu cầu các đơn vị tư vấn giám sát bố trí đủ người, đúng chun mơn với trang thiết bị đầy đủ và nghiệm thu đúng thời điểm nhà thầu mời trong phiếu yêu cầu nghiệm thu, tránh tình trạng trì hỗn gây chậm tiến độ.
- Ban quản lý dự án cần thành lập một tổ có nhiệm vụ xử lý nhanh nhất các sự cố kỹ thuật thi công phát sinh, các trường hợp điều kiện thi cơng khó khăn hơn dự tính, tránh tình trạng loay hoay xử lý kéo dài làm chậm tiến độ thi công dự án. Thành viên của tổ bao gồm các kỹ sư giỏi của các bên ban quản lý dự án, nhà thầu thi công và tư vấn giám sát.
Rủi ro lựa chọn nhà thầu sai khơng có đạo đức Ngăn ngừa tổn thất - Từng cán bộ ban quản lý dự án cần có thái độ làm việc chuyên nghiệp: thực hiện công tác giám sát tiến độ trong phạm vi cơng việc của mình chủ động, thường xuyên, chặt chẽ để kịp thời phát hiện ra các nguyên nhân gây ra chậm tiến độ và cùng các bên tư vấn giám sát và nhà thầu đưa ra các giải pháp khắc phục kịp thời nhằm đảm bảo tiến độ được phê duyệt. - Tìm hiểu các nhà thầu thật kỹ trước khi đưa ra quyết định nhà thầu chính.
Lạm phát
Giảm thiểu rủi ro
- Khi lạm phát làm cho hàng hóa trở nên
khan hiếm cần nhanh chóng tìm các sản phẩm có thể thay thế cho mặt hàng đó.
33
- Trong trường hợp các sản phẩm nhập ngoại, cần quan tâm tới những ảnh hưởng bên ngoài đến giá nhập khẩu và có xu hướng tìm ngun liệu thay thế nếu giá tăng quá cao.
Rủi ro về cung cấp nguyên vật liệu xây dựng
Ngăn ngừa tổn thất
- Cần phải tìm hiểu kỹ trước khi lựa chọn
nhà cung cấp, nhà cung cấp nguyên vật liệu xây dựng cần phải đảm bảo đáp ứng đủ số lượng yêu cầu trong hợp đồng, đồng thời chất formaldehyde có trong gỗ phải có tỷ lệ đúng với quy định của bộ y tế đưa ra.
Huy động vốn đầu tư không
đủ
Ngăn ngừa tổn thất
- Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về khả năng tài chính của các nguồn vay đó - Dự báo về khả năng tài chính của cửa hàng để tránh xảy ra những rủi ro do thiếu vốn.
- Cần có nhiều nguồn vốn dự phòng và thường xuyên theo dõi kiểm sốt tình hình tài chính từ các nguồn vốn để chủ động về mặt tài chính khơng làm gián đoạn dự án kinh doanh.
2.3.3. Kiểm soát rủi ro trong giai đoạn Vận hành kết quả đầu tư
Rủi ro Công cụ kiểm sốt Kế hoạch ứng phó Rủi ro về
cung ứng hàng hóa
Ngăn ngừa tổn thất
- Hợp đồng cung cấp thực phẩm dài hạn . - Đưa ra các nguyên tắc về giá.
- Tìm kiếm liên kết nhiều đơn vị cung cấp đầu vào.
34 - Đến trực tiếp các vườn rau ở quê để nhập số lượng lớn. Chọn giải pháp này không những đảm bảo chất lượng về nguồn rau mà còn đa dạng các loại rau với giá thu mua rẻ hơn nhiều.
- Cần kiểm tra quy trình trồng và chăm sóc cũng như bảo quản rau của họ bằng cách nào có sử dụng thuốc trừ sâu hay chất kích thích hay khơng.
Rủi ro về vệ sinh an toàn thực phẩm
Né tránh rủi ro
Khẳng định chất lượng rau sạch khi đưa đến cửa hàng. Mẫu được chuyển về phòng kiểm nghiệm, được mã hóa và chuyển sang bộ phận phân tích. Mỗi loại sản phẩm sẽ được chỉ định phân tích các chỉ tiêu riêng biệt dựa theo quy định của Việt Nam và nguy cơ an toàn thực phẩm tương ứng.
Giảm thiểu rủi ro
- Hàng ngày, các loại thực phẩm tươi sống của các Nhà cung cấp (NCC) sẽ được chuyển tới cửa hàng từ khoảng 4h30 sáng, bao gồm rau củ, hoa quả, ...
- Vận chuyển lúc sáng sớm giúp cho rau củ hạn chế tiếp xúc với ánh sáng mặt trời, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm. Cùng với đó là giúp bảo quản rau củ tươi xanh lâu hơn.
- Các sản phẩm rau sạch được đóng gói, dán tem 100% cẩn thận. Và được ghi rõ hạn sử dụng trên nhãn, nguồn gốc sản phẩm, nơi sản xuất và thẩm định chất lượng đạt
35 chuẩn VietGAP và GlobalGAP, đáp ứng tối đa các tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh thực phẩm và hàm lượng dinh dưỡng.
- Rau cuối ngày khơng bán được cịn thừa do ảnh hưởng của yếu tố thời tiết mà cầu rau có thể thay đổi đột ngột dẫn đến rau không bán hết trong ngày. Để khắc phục rủi ro này, cửa hàng dự định hàng ngày nhập rau vào hai lần vào buổi sáng và buổi chiều. Trên cơ sở lượng rau bán được vào buổi sáng và rau còn thừa đến trưa sẽ kiểm lại và nhận rau cho buổi chiều. Đối với các loại rau củ như là: ớt, chanh, tỏi, hành, su su, củ cải sẽ được bảo quản trong tủ lạnh.
Phân tán và chia sẻ rủi ro
- Mỗi mặt hàng khi nhập đều có sự kiểm tra của nhân viên ngành hàng, nhân viên an ninh và phụ trách kho để đong đếm số lượng hàng theo đúng hồ sơ giao nhận cũng như tiếp tục trực tiếp kiểm tra và loại bỏ các sản phẩm không đủ tiêu chuẩn về cảm quan.
- Tiến hành lấy mẫu ngẫu nhiên các sản phẩm dưới sự chứng kiến của nhà cung gấp, được niêm phong và ghi biên bản có xác nhận của các bên. Hành động này vừa có tác dụng giảm thiểu rủi ro về an tồn vệ sinh thực phẩm vừa có thể phân tán rủi ro cho các bên. Cũng như giúp xác định rõ nguyên nhân gây ra rủi ro.
36
Rủi ro về
khách hàng Quản trị thông tin
- Lựa chọn biện pháp marketing độc đáo, tác động trực tiếp đến tâm lý của khách hàng. Bước đầu tiên chính là quảng bá sản phẩm giúp khách hàng nhận diện thương hiệu.
- Xây dựng thương hiệu riêng với logo và slogan cuốn hút
- Tặng thẻ giảm giá, mã giảm giá
- Phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm kèm những sản phẩm được giảm giá để thu hút khách hàng
- Quảng cáo trên các trang mạng điện tử như Facebook, Zalo, …
- Kêu gọi người thân quen mua sản phẩm, nhờ họ giới thiệu cửa hàng đến nhiều người hơn và đừng quên tiếp thị cho cửa hàng. - Sáng tạo nội dung video quảng cáo cửa hàng, live stream về trang trại trồng thực phẩm sạch, các hướng dẫn phân biệt thực phẩm sạch và thực phẩm đại trà 70% nội dung tập trung vào xây dựng niềm tin nơi khách hàng. 30% nội dung chứa quảng cáo. - Miễn phí vận chuyển trong phạm vi nhất định hoặc trên giá trị hóa đơn cao để kích thích mua sắm
Rủi ro về
nhân lực Giảm thiểu rủi ro
- Liên tục đăng tuyển nhân viên ưu tiên người có kinh nghiệm và có năng lực
37 - Đào tạo người chưa có kinh nghiệm và có thử việc trong vòng 3 ngày để đánh giá năng lực người mới
- Các dịp lễ tết tuyển thêm nhân lực làm theo giờ (part time) để đảm bảo việc chăm sóc khách hàng chu đáo hơn
- Cửa hàng thường xuyên đào tạo nhân viên để họ nâng cao trình độ chun mơn, chú trọng đào tạo đạo đức nghề nghiệp cho nhân viên và các nhà quản lý.
- Không phải trong mọi trường hợp cửa hàng đều có thể lựa chọn một trong ba cách ứng xử như trên do yêu cầu đạt mục tiêu kinh doanh hoặc vì chi phí hoặc vì khơng có lựa chọn nào là hồn hảo để áp dụng cho mọi trường hợp. Để đảm bảo chiến lược hoạt động đi đúng hướng, người quản lý siêu thị đôi khi cũng phải quyết định chấp nhận rủi ro để kinh doanh.
Rủi ro cạnh
tranh Đa dạng hóa
- Giảm giá bán các sản phẩm dịch vụ, cộng thêm giảm giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh. - Nâng cao chất lượng các sản phẩm dịch vụ.
- Hỗ trợ tư vấn nhiệt tình cho khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với công năng sử dụng tiết kiệm được chi phí cho khách hàng từ đó khách hàng sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.
38 - Tăng cường cơng tác chăm sóc khách hàng sau bán hàng, theo dõi và tăng cường bảo trì thiết bị trong thời gian cịn bảo hành. - Đảm bảo nguồn hàng về tính sẵn sàng và số lượng có thể đáp ứng ngay khi khách hàng yêu cầu.
- Khách hàng rất chú trọng đến thái độ phục vụ khi bán hàng. Vì vậy, cần phải học hỏi thêm các kỹ năng giao tiếp, kỹ năng chăm sóc khách hàng. Theo thống kê cho thấy 80% doanh thu đến từ lượng khách hàng cũ. Lượng khách hàng cũ sẽ quyết định cửa hàng có doanh thu tốt hay khơng.
- Khơng vì lợi nhuận mà gian dối về chất lượng sản phẩm. Tuyệt đối không nên sử dụng chiêu trò để qua mặt khách hàng về nguồn gốc của sản phẩm.
Rủi ro về
cháy nổ Giảm thiểu rủi ro
- Bố trí nơi làm việc thơng thống, khơng để môi trường làm việc trở thành môi trường dễ nổ; sắp xếp hàng hóa gọn gàng, bảo đảm khoảng cách lối đi, lối thoát hiểm; kiểm tra và khắc phục kịp thời các trang thiết bị báo cháy, chữa cháy bị hư hỏng; kiểm tra, đấu, nối, lắp đặt đảm bảo an toàn đối với các thiết bị điện
- Xây dựng phương án sơ tán người ra khỏi nơi nguy hiểm nhằm giảm thiểu đến mức tối thiểu số lượng người phải tiếp xúc với đám cháy, giảm thiểu các thiệt hại về người
39 và của cho cửa hàng khi xảy ra cháy, nổ. Cần trang bị đầy đủ các phương tiện chữa cháy tại chỗ theo quy định để có thể nhanh chóng và kịp thời dập tắt đám cháy khi phát sinh
Những lợi ích của kiểm sốt rủi ro đối với dự án này :
Quản trị rủi ro khi kinh doanh rất quan trọng. Việc này đem lại nhiều lợi ích cho dự án đầu tư. Cụ thể như sau:
Tránh tổn thất kinh doanh: Do thị trường và môi trường kinh doanh phức tạp, những gián đoạn không mong muốn sẽ ảnh hưởng đến dự án và làm suy yếu sức mạnh kinh doanh của dự án. Kiểm sốt rủi ro đã trở thành chìa khóa để tránh tổn