+ Các loại thơng báo.
+ Biên bản kiểm tra sử dụng vốn vay; + Sổ theo dõi cho vay.
+ Báo cáo phân tích tài chính khách hàng.
Hồ sơ do khách hàng và ngân hàng cùng lập.
+ Hợp đồng tín dụng;
+ Hợp đồng đảm bảo tiền vay; + Giấy nhận nợ.
Thứ ba: Lập báo cáo KTNB
Sau mỗi đợt kiểm toán, đồn kiểm tốn phải lập biên bản hoặc báo cáo kiểm tra có xác nhận của Giám đốc chi nhánh được kiểm toán. Biên bản kiểm tra phải nêu được những ưu điểm, khuyết điểm trong việc thực hiện các nội dung kiểm tra của đơn vị được kiểm tra. Trên cơ sở đó đề ra những kiến nghị cụ thể về giải pháp khắc phục những tồn tại được phát hiện qua kiểm tra. Biên bản kiểm tra được gửi cho Tổng Giám đốc (Giám đốc) chi nhánh được kiểm toán, căn cứ vào kết quả kiểm tra và các kiến nghị nêu ra trong báo cáo, cấp thẩm quyền sẽ họp và rút kinh nghiệm từ đó để có chỉ đạo cụ thể phương hướng và biện pháp khắc phục.
Thứ tư: Lưu hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo quy định tại Quy chế kiểm toán nội bộ của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
Như vậy, quy trình kiểm tốn nội bộ tại VCB được tiến hành một cách rất chặt chẽ, tuy nhiên việc áp dụng quy trình đó vào thực tế vẫn cịn nhiều hạn chế cần khắc phục.
2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam.
2.3.1 Những kết quả đạt được trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam.
- Năm 2008, là thời gian mà VCB chuyển đổi hoạt động từ một ngân hàng thương mại nhà nước sang cơ chế ngân hàng thương mại cổ phần, rất nhiều công việc phát sinh, rất nhiều cơng việc phải hồn tất, tuy vậy VCB đã từng bước thể hiện được sự nỗ lực sáng tạo không ngừng cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng, thực hiện được nhiệm vụ chính phủ giao, nâng cao ý thức của tồn thể cán bộ cơng nhân viên chấp hành đúng chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước về việc thực hiện: các chính sách và quy định của ngân hàng nhà nước, các nghị quyết, quyết định của đại hội đồng cổ đông và
hội đồng quản trị, quy trình cấp tín dụng đối với khách hàng là cá nhân và tổ chức, các quy định nội bộ về phân cấp ủy quyền trong hoạt động cho vay, các quy định trong công tác kế tốn, nhằm hạn chế những rủi ro tài chính trong ngân hàng.
- VCB đã ban hành quy chế điều hành của tổng giám đốc ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam, quy chế này đã quy định chi tiết về cách thức tổ chức, hoạt động của bộ máy điều hành, phạm vi quyền hạn, nghĩa vụ của các thành viên liên quan.
- Nhận thức rõ tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng, tổng giám đốc đã tiến hành xây dựng chương trình kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất đối với các đơn vị thành viên, việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ trong ngân hàng.
- Từ sự phát triển lớn mạnh về các mặt: quy mơ hệ thống, chất lượng tín dụng, dịch vụ ngân hàng và hiện đại hố cơng nghệ của VCB, vậy nhân tố nào tạo lên những thành cơng đó? Trước hết đó là yếu tố con người, vì vậy trong thời gian qua VCB ln ln chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng ngày một khó tính. Tăng cường mở rộng mạng lưới, đẩy mạnh đào tạo đội ngũ cán bộ để đáp ứng yêu cầu hội nhập, chăm lo đời sống cán bộ viên chức nhằm xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện, xứng đáng với vị thế, uy tín trên thị trường và góp phần phục vụ đắc lực cơng cuộc phát triển đất nước. Bên cạnh với việc thường xuyên xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ nó cịn là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hệ thống kiểm soát, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động nghiệp vụ và mang đến hiệu quả thành công của Ngân hàng.
- Để sẵn sàng cho quá trình hội nhập, Vietcombank đã triển khai đề án cơ cấu lại hoạt động của mình nhằm lành mạnh hố tình hình tài chính, đổi mới mơ hình tổ chức gắn với chuẩn mực quốc tế, điều đó được thể hiện như
sau: Hiện nay, phịng kiểm tốn nội bộ ở hội sở trực thuộc ban kiểm soát, ở các chi nhánh có phịng kiểm tra nội bộ trực thuộc giám đốc các chi nhánh, trong đó ban kiểm sốt là cơ quan do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, thay mặt các cổ đơng để kiểm sốt mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Ngân hàng, điều đó sẽ đảm bảo được tính độc lập và khách quan trong việc thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm sốt, và khi đó việc phản ánh các sai phạm trong hoạt động đến các cấp quản lý sẽ phản ánh trung thực.
- Ban lãnh đạo VCB đã nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ, vì vậy, Ngân hàng đã chú trọng xây dựng một mơi trường kiểm sốt tốt thể hiện qua các mặt sau:
Đã thiết lập chính sách quản lý rủi ro tương đối chặt chẽ đặc biệt đối với hoạt động tín dụng như: khoản vay phải đáp ứng đủ các điều kiện cho vay, đảm bảo tính khả thi, hiệu quả và khả năng thu hồi nợ theo quy định, đảm bảo tăng trưởng tín dụng an tồn. Bên cạnh đó cịn có chính sách phân lớp khách hàng để từ đó đề ra cơ cấu đầu ra, đầu vào hợp lý, chính sách bán sản phẩm phù hợp với từng lớp khách hàng, tạo hiệu quả tối đa theo chiến lược kinh doanh đã đề ra.
VCB đã ban hành quy chế phân công phân nhiệm rõ ràng ở các bộ phận và có một cơ cấu tổ chức đang từng bước hồn thiện. Mọi vị trí cơng việc tại VCB đều có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, từng bước hạn chế sự kiêm nhiệm nhiều trong công việc.
VCB đã ban hành thẩm quyền phê duyệt giới hạn tín dụng/cấp tín dụng đối với khách hàng nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định có liên quan của pháp luật, và quy định của VCB trong từng thời kỳ.
Các bước thực hiện cơng việc chun mơn trong từng phịng ban của ngân hàng được phân lập cụ thể, rõ ràng theo quy trình, quy định của ngân hàng nhà nước nói chung và của VCB nói riêng, q trình xử lý nghiệp vụ được phản ánh trên chứng từ kế toán và được kiểm soát chặt chẽ nhằm ngăn
ngừa rủi ro trong ngân hàng.
Về công tác kế toán, VCB đã thực hiện theo Quyết định (QĐ) 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/04/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (NHNN) về việc ban hành Quy định phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phịng để xử lý rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của Tổ chức tín dụng (TCTD) và Quyết định số 18/2007/QĐ-NHNN ngày 25/04/2007 của Thống đốc NHNN về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 493, nợ của các NHTM được chia thành 5 nhóm: với nợ từ loại 3 đến 5 là nợ xấu; cịn nợ nhóm 1 - nợ thơng thường - trích dự phịng 0%; nợ nhóm 2 - nợ cần chú ý - trích dự phịng 5%. Đây là một bước tiến mới với cách phân nhóm nợ theo QĐ 493 đã tiến gần tới những chuẩn mực quốc tế, đó là các loại nợ với mức rủi ro khác nhau đã gắn liền với tỷ lệ trích dự phịng khác nhau, bước đầu tạo nên quĩ dự phòng đủ lớn để xử lý tổn thất. Cũng theo QĐ này, nợ xấu (nhóm 3,4,5) chiếm tỷ lệ khoảng từ 2 - 5%, một tỷ lệ chấp nhận được.
Công tác thống kê, báo cáo được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất đã đáp ứng được yêu cầu của các cấp kiểm sốt về các tiêu chí quản lý của bản lãnh đạo để có hướng chỉ đạo kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả trong các mặt nghiệp vụ huy động vốn, cho vay, ủy thác, bảo lãnh,…
2.3.2 Những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần ngoại thương Việt Nam.
Trải qua hơn 45 năm xây dựng và trưởng thành, VCB đã phát triển và lớn mạnh theo mơ hình ngân hàng đa năng với quy mơ và phạm vi hoạt động cả trong nước và nước ngồi, vì vậy, hoạt động kiểm sốt nội bộ đóng vai trị rất quan trọng trong quá trình vận hành hiệu quả bộ máy của VCB hướng đến mục tiêu “Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”. Tuy nhiên, do bắt đầu chuyển sang hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần chưa lâu cùng với sự phát triển quá nhanh về quy mô và tổ chức nên hoạt động của hệ thống KSNB tại VCB cũng còn một số tồn tại, cụ thể như sau:
kiểm sốt nội bộ, điều đó thể hiện như sau:
Về quan điểm điều hành của ban lãnh đạo: Hoạt động tín dụng đã góp phần thu hút thêm nhiều nguồn vốn cho đầu tư, tạo thêm động lực phát triển cho một số ngành, lĩnh vực, sản phẩm quan trọng, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, vì vậy ban lãnh đạo VCB đã ban hành chính sách tăng cường kiểm sốt chất lượng tăng trưởng tín dụng, như vậy, theo chuẩn mực quốc tế và các quy định của ngân hàng nhà nước về hoạt động kiểm soát nội bộ, VCB chưa ban hành các quy định cụ thể về kiểm soát nội bộ trong hệ thống, việc ban hành chỉ mang tính chất chung chung và trên cơ sở lý thuyết, việc kiểm soát chỉ dựa vào quy trình, chương trình, kế hoạch trong từng thời kỳ.
Về công tác nhân sự: Mặc dù, ban lãnh đạo VCB rất quan tâm đến công tác nhân sự và luôn xác định yếu tố con người là trung tâm mọi hoạt động. Tuy nhiên, VCB vẫn chưa xây dựng được trình độ và tính chun nghiệp cao của cán bộ, công nhân viên trong ngân hàng, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị kinh doanh ngân hàng, tư vấn, phân tích tín dụng, quản lý rủi ro, marketing và tiếp cận các dịch vụ ngân hàng, tài chính mới. Mặt khác, VCB cũng thường xuyên tổ chức tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ kiểm tốn nội bộ song chưa có đánh giá kết quả thiết thực nên chất lượng đến đâu vẫn là một vấn đề.
Ngân hàng đã quan tâm chú trọng đến công tác phúc lợi cho cán bộ công nhân viên, nhưng chưa có chế độ đãi ngộ thực sự hấp dẫn đối với cán bộ thực hiện cơng tác kiểm sốt nội bộ để kịp thời động viên, tạo động lực tốt để đội ngũ này thực sự toàn tâm, tồn ý trong cơng việc.
- Hai là, hệ thống kế toán - bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ của VCB vẫn đang ở trong quá trình chuyển đổi. Hoạt động
kinh doanh trong một lĩnh vực đặc thù, VCB áp dụng một hệ thống kế toán tương đối khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, hệ thống chuẩn mực kế tốn VN đã được ban hành chưa tính đến những yếu tố đặc thù này và vẫn có sự khác biệt xa so với chuẩn mực kế toán quốc tế. Hệ thống kế
tốn của VCB đã được hình thành tương đối đầy đủ gồm hệ thống chứng từ ban đầu, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán. Chức năng ghi nhận, tính tốn, kết chuyển của hệ thống kế tốn đã được thực hiện tương đối tốt nhưng chức năng tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh gần như chưa được đề cập. Mặc dù tổ chức hoạt động theo mơ hình tổng cơng ty nhưng hệ thống kế tốn chưa lập được các báo cáo bộ phận và báo cáo tổng thể bằng cách sử dụng phương pháp kế tốn hợp nhất. Vì lẽ đó, vai trị kiểm sốt nội bộ của hệ thống kế tốn cịn rất hạn chế.
Hệ thống chuẩn mực kế tốn hiện hành do Bộ Tài chính ban hành được Hiệp hội kế toán và kiểm toán Việt Nam đánh giá là đã tuân thủ khoảng 95% chuẩn mực kế toán quốc tế. Tuy nhiên, hệ thống kế toán áp dụng đối với các TCTD Việt Nam mới chỉ tuân thủ khoảng 50% chuẩn mực kế toán quốc tế do Bộ Tài chính vẫn chưa ban hành các chuẩn mực kế tốn về trình bày, ghi nhận và đo lường cơng cụ tài chính. Vì vậy, kết quả kiểm toán theo chuẩn mực Việt Nam (VAS) và chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) và từ tháng 4/2001, được gọi là IFRS có sự khác biệt về một số chỉ tiêu như số liệu dự phòng rủi ro tín dụng, nguồn vốn chủ sở hữu...
Về tuân thủ Quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/4/2005 và Quyết định số 18/2007/QĐ-NHNN ngày 25/4/2007 quy định về việc phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phịng rủi ro tín dụng trong hoạt động ngân hàng của tổ chức tín dụng: VCB triển khai áp dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ và thực hiện phân loại nợ theo Quyết định số 493/2005/QĐ- NHNN theo phương pháp định lượng nên không phản ánh rủi ro thực tế của danh mục tín dụng.
- Ba là, thủ tục kiểm sốt: Hiện nay, VCB đang thực hiện quy trình cho vay khá chăt chẽ, và cũng tùy thuộc vào đối tượng khách hàng là cá nhân hay doanh nghiệp, mục đích vay vốn tiêu dùng, bổ sung vốn lưu động hay vốn đầu tư trung dài hạn mà quy trình có những khác biệt nhất định. Tuy nhiên, việc thực hiện một quy trình tín dụng ở ngân hàng từ khâu thẩm định trước khi
cho vay, kiểm tra, giám sát trong khi cho vay, kiểm tra, giám sát, tổ chức thu hồi nợ sau khi cho vay, định giá tài sản đảm bảo đều do một cán bộ khách hàng đảm nhiệm, điều đó dễ dẫn đến thiếu sót, chủ quan trong cơng việc, gây khó khăn cho hoạt động kiểm sốt.
- Bốn là, kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ vẫn là một lĩnh vực mới ở Việt Nam. Vì vậy, VCB đã ban hành qui trình kiểm tốn nội bộ theo công văn số 66/NHNT.BKS ngày 09/05/2008, xét về tính hợp lý và đầy đủ của qui trình này vẫn cịn nhiều hạn chế.
Ban kiểm tra nội bộ thuộc Tổng giám đốc được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các đơn vị thành viên. Tuy vậy, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động cũng chưa được triển khai thực hiện, tính độc lập của các cuộc kiểm tra không cao, chưa đạt được mục tiêu đảm bảo an toàn trong hoạt động của ngân hàng. Điều này có nguy cơ dẫn đến rủi ro kiểm soát - tức là báo cáo kiểm tốn hoặc khơng đủ, không đúng, không kịp thời hoặc không đưa ra được biện pháp ngăn chặn và giải quyết phù hợp.
Hiện nay khung pháp lý cao nhất cho hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng VCB là Luật Doanh nghiệp. Khái niệm đầu tiên liên quan đến kiểm toán nội bộ quy định trong luật là ban kiểm sốt do cổ đơng bầu ra. Tuy nhiên, vai trò, chức năng, trách nhiệm của ban kiểm sốt cịn q mơ hồ, làm cơng việc của thanh tra mang tính chất đột xuất, theo yêu cầu hơn là thường xuyên.
Căn cứ theo quyết định 167/QĐ-VCB.VP, phòng kiểm tra nội bộ, phịng kiểm tốn nội bộ có chức năng xây dựng chương trình kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất đối với các đơn vị thành viên, sau đó trình hội đồng quản trị và ban điều hành xem xét quyết định. Như vậy, phịng kiểm tốn nội bộ vẫn báo cáo lên tổng giám đốc như một bộ phận thuộc sự điều hành của