5. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về công ty và các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán bán
bán hang tại cơng ty Cổ phần tập đồn Thiên Minh Đức .
2.1.1. Tổng quan về công ty cổ phần Tập đồn Thiên Minh Đức
- Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Tập đoàn Thiên Minh Đức
- Tên tiếng Anh: THIEN MINH DUC JOINT STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: TMD GROUP
- Hình thức cơng ty: Cơng ty Cổ phần.
- Mã số thuế: 2900471372
- Địa chỉ Trụ sở chính: Số 2A, Đường Lê Mao, Phường Lê Mao, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An
- Văn phòng đại diện tại thành phố Hà Nội: Tầng 5, số nhà 68 Nguyễn Du, phường Nguyễn Du, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.
- Số điện thoại: +84 233563507 +84 948668716
- Đại diện pháp luật: Chu Thị Thành
- Giám đốc công ty: Chu Đăng Khoa
- Website: http://tmdgroup.vn/ - Email: info@tmdgroup.vn - Vốn điều lệ: 855.000.000.000 VNĐ - Ngày cấp phép: 04/09/2001 - Ngày hoạt động: 04/09/2001 Qua trình hình thành và phát triển
Công ty được thành lập năm 2001 và đã trải qua 20 năm hình thành và phát triển . Sau những năm kinh doanh vất vả và nhiều khó khăn cơng ty đã vượt qua và ngày một phát triển hơn. Với số lượng nhân viên chính thức hiện tại là hơn 1000 cán bộ và nhân viên chính thức, trong đó hầu hết đều có trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp và còn rất trẻ cộng với những nhân viên lâu năm gắn bó từ lúc bắt đầu thành lập, nên với kinh nghiệm lâu năm và sự năng động của giới trẻ tạo cho công ty một đội ngũ nhân viên rất năng động, sáng tạo ln khẳng định được mình trong mọi điều kiện làm việc. Cơng ty đang dần nắm được vị thế của mình với hơn 100 đại lý phân phối và hơn 100 điểm bán lẻ xăng dầu. Công ty hoạt động và phát triển với mục tiêu “vươn nhanh vươn xa”.
Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Với đội ngũ lãnh đạo và cán bộ nhân viên có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ chun mơn cao được đào tạo và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc đã nâng cao hiệu quả kinh doanh cho tồn cơng ty.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức chặt chẽ, các nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận theo mơ hình phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động của cán bộ nhân viên, công tác quản lý cũng như công tác báo cáo kết quả kinh doanh.
Mơ hình tổ chức quản lý Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thiên Minh Đức gồm: Hội đồng quản trị
Ban Giám đốc
Gồm các bộ phận : Phòng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng hành chính nhân sự , phịng kế hoạch , phịng kỹ thuật, phòng vật tư xuất nhập khẩu , phòng bảo hành bảo trì.
Sơ đồ 1.2 : Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty Cổ phần Tập đồn Thiên Minh Đức.
( Nguồn : Phịng hành chính nhân sự cơng tu Cổ phần Tập đoàn Thiên Minh Đức ) + Hội đồng quản trị có quyền quyết định cơ cấu tổ chức cơng ty; bầu cử, miễn nhiệm, hoặc bãi nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định.
Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng kinh doanh Phòng kế tốn Phịng hành chính nhân sự 1 số bộ phận khác
+ Giám đốc công ty quản lý, và hoạch định các chính sách phát triển nguồn nhân lực, cũng như đảm bảo tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.
+ Phịng kinh doanh: Có chức năng tham mưu tìm phương pháp kinh doanh, thu hút nguồn khách hàng, quảng cáo sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng một cách hiệu quả nhất.
+ Phịng kế tốn: Phịng kế tốn có nhiệm vụ thực hiện theo đúng yêu cầu về chế độ kế toán theo luật quy định. Thực hiện quản lý thu - chi, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lập các báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn trình Ban giám đốc Công ty và cơ quan Nhà nước để kiểm tra và theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty và phản ánh vào sổ sách, phần mềm kế tốn Cơng ty đang áp dụng.
+ Phịng hành chính nhân sự: Nguồn nhân lực đóng vai trị then chốt với sự phát triển sống cịn của một cơng ty. Nắm bắt được tinh thần đó, phịng tổ chức hành chính cơng ty thể hiện tinh thần làm chủ và khả năng hoạt động độc lập cao trong việc trợ giúp cho ban Giám đốc công ty quản lý, và hoạch định các chính sách phát triển nguồn nhân lực, cũng như đảm bảo tốt môi trường làm việc và đời sống vật chất, tinh thần cho đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Một số bộ phận khác bao gồm :
+ Phòng kế hoạch : Chủ trì và phối hợp với các phịng ban để soạn thảo, triển khai các hợp đồng kinh tế, đôn đốc kiểm tra trong quá trình thực hiện và thanh lý hợp đồng kinh tế.
+ Phòng kỹ thuật : Tạo web, các chương trình bán hàng trên web, sửa lỗi phần mềm và phịng máy trong cơng ty.
+ Phòng vật tư xuất nhập khẩu : xây dựng quy trình mua hàng, giao nhận và xuất, nhập vật tư hàng hóa, thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp. Hoàn tất các thủ tục, giấy tờ XNK hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, chứng từ vận chuyển, chứng từ XNK, thủ tục thanh toán, giao nhận hàng. Kết hợp với kế toán mở L/C, làm các bảo lãnh ngân hàng.
+ Phịng bảo hành bảo trì : Nhận kế hoạch cơng việc hàng tháng/ tuần/ ngày của bộ phận và triển khai - phân công công việc cho các kỹ thuật viên thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ được giao ,định kỳ lập kế hoạch và theo dõi bảo trì, bảo dưỡng cho từng máy móc, thiết bị trong nhà máy ,nhận thơng tin hư hỏng thiết bị từ các bộ phận –
phân công kỹ thuật viên đảm nhận việc kiểm tra, sửa chữa nhanh chóng, đảm bảo tiến độ cơng việc chung cho tồn nhà máy – giám sát chặt chẽ quá trình bảo trì thiết bị,..
Với cơ cấu tổ chức rõ ràng như vậy đã giúp cho Công ty hoạt động dễ dàng, thơng suốt, từ đó tăng doanh thu cho tồn Cơng ty ngày càng cao.
Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty cổ phần tập đồn Thiên Minh Đức
Cơng ty Cổ phần Tập đồn Thiên Minh Đức áp dụng mơ hình kế tốn tập trung để phù hợp với điều kiện kinh doanh của cơng ty, tồn bộ cơng việc ghi chép và tổng hợp được thưc hiện ở Phịng kế tốn.
Phịng kế tốn với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính của cơng ty góp phần khơng nhỏ vào việc hồn thành kế hoạch kinh doanh hàng năm của cơng ty. Phịng kế tốn có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép và tổng hợp thơng tin về tình hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của cơng ty một cách chính xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động dịch vụ mà bộ máy kế tốn tài chính của cơng ty được tổ chức như sau:
Tổ chức nhân sự bộ máy kế toán bao gồm: Kế toán trưởng, kế tốn tổng hợp, kế tốn vật tư hàng hóa, kế tốn doanh thu cơng nợ, kế tốn lương, kế tốn thuế, thủ quỹ.
Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn Phịng kế tốn)
* Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận :
- Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phịng kế tốn,
là người đứng đầu phịng kế tốn, tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về toàn bộ hoạt động của
Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư ,hàng hóa Kế tốn trưởng Kế tốn doanh thu cơng nợ Kế tốn lương Kế tốn thuế Thủ quỹ
của Phịng tài chính kế tốn cơng ty, tham gia ý kiến với giám đốc về thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng đối với nhân viên phịng kế tốn. Yêu cầu các bộ phận khác có liên quan cung cấp thơng tin về hoạt động kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Theo dõi tình hình tài chính của cơng ty, lập báo cáo cho cấp
trên theo quy định hiện hành của công ty, thường xuyên đôn đốc đối chiếu sổ sách kế toán và các kế toán viên khác theo từng kỳ kế toán, kiểm tra tồn bộ hồ sơ thanh tốn và báo cáo quyết tốn tài chính của cơng ty theo quy định.
- Kế tốn vật tư, hàng hóa: Lập các chứng từ ban đầu (phiếu nhập, phiếu xuất) dựa vào chứng từ gốc hợp lệ. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư, hàng hóa theo định mức và quy định nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý. Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư, hàng hóa phục vụ cho cơng tác kiểm kê và quyết tốn tài chính, có kế hoạch mua hàng hợp lý, kịp thời mag lại hiệu quả kinh doanh.
-Kế tốn doanh thu, cơng nợ: Theo dõi nợ, đối chiếu cơng nợ, địi nợ lập kế hoạch chi trả tiền cho nhà cung cấp. Theo dõi doanh thu bán hàng tồn cơng ty, lập bảng kê bán ra theo mẫu báo cáo. Theo dõi hợp đồng, lập biên bản thanh lý hợp đồng.
- Kế tốn tiền lương:
+ Theo dõi chấm cơng cho cán bộ nhân viên.
+ Hạch tốn ,tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ nhân viên.
- Kế tốn thuế: thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế đối với nhà nước, lập hóa đơn
GTGT hàng hóa bán ra, cập nhật các thơng tin về chính sách thuế, thực hiện các cơng việc khác khi có sự phân cơng của giám đốc.
- Thủ quỹ:
+ Lĩnh tiền mặt ngân hàng và thu các khoản thanh toán khác.
+ Chi tiền mặt theo phiếu chi , kèm theo chứng từ gốc đã được giám đốc và trưởng phịng kí duyệt.
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng
2.1.2.1. Ảnh hưởng của các nhân tố môi trường bên trong
Các nhân tố bên trong chủ yếu ảnh hưởng đến kế tốn bán hàng của Cơng ty bao gồm: Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn và chính sách kế tốn tại Cơng ty.
Có thể nói mơ hình tổ chức bộ máy cơng tác kế tốn là nhân tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến tổ chức cơng tác kế tốn của DN. Bộ máy kế tốn mà bao gồm những người có kiến thức, kỹ năng và thái độ tốt thì sẽ làm cho tổ chức cơng tác kế toán phát huy hiệu quả cao. Về kiến thức thì những người làm cơng tác kế tốn tại cơng ty đều được đào tạo tốt về chuyên môn nghiệp vụ.
Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ ở đây địi hỏi là ln hiểu sâu và hiểu đúng bản chất về các chính sách, chế độ kế tốn và phải thường xuyên cập nhật các thông tin đang diễn ra trong đời sống xã hội. Về kỹ năng đòi hỏi người làm cơng tác kế tốn phải biết vận dụng các kiến thức của mình vào các thao tác trong cơng việc của mình và các thao tác đó phải được tiến hành một cách khoa học. Về phẩm chất của người kế tốn địi hỏi là phải luôn trung thực, cẩn thận, tỷ mỷ, thận trọng và luôn phải tuân thủ theo đúng chế độ chính sách đã quy định. Tổ chức cơng tác kế toán gọn nhẹ, nhân viên kế tốn là những nhân viên trẻ, có trình độ, nhiệt tình, trung thực phù hợp với yêu cầu công việc.
Ngồi tầm quan trọng của nguồn nhân lực trong cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn thì cơ sở vật chất cũng có ảnh hưởng rất lớn đến cơng tác kế tốn của Cơng ty. Cụ thể đó là phịng kế tốn phải được trang bị bởi những thiết bị kỹ thuật tiên tiến nhất, các phần mềm hỗ trợ cho cơng tác kế tốn cũng như cơng tác bán hàng…
Trong q trình áp dụng chế độ kế tốn, tuy gặp nhiều khó khăn nhưng các nhân viên trong phịng kế tốn đã vận dụng các chính sách mới trong cơng tác kế tốn của Cơng ty một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn.
2.1.2.2. Ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường bên ngồi
Các thông tư, nghị định, chế độ, chuẩn mực kế tốn, chính sách kinh tế do Nhà nước ban hành, sự phát triển của các doanh nghiệp cùng ngành, sự phát triển kinh tế của thế giới… được coi là yếu tố đặc biệt quan trọng vì nó tác động đến ngành, từ đó tạo ra những biến đổi mang tính khách quan mà chỉ DN nào nhạy bén thì mới có thể kịp thời tồn tại và phát triển bền vững. Những yếu tố này hội tụ các khía cạnh như sự
bình ổn mức độ ổn định của các chế luật pháp tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh trên lãnh thổ, chính sách thuế, các sắc luật thuế ảnh hưởng đến DT và lợi nhuận của Cơng ty.
Luật kế tốn năm 2003 là văn bản mang tính pháp lý cao nhất trong lĩnh vực kinh tế, chi phối đến mọi nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kế toán từ các quy định chung về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán đến việc lập báo cáo tài chính. Trong đó bao gồm cả nghiệp vụ bán hàng.
Để thống nhất quản lý và tạo khn khổ pháp lý trong lĩnh vực kế tốn, Bộ Tài Chính đã ban hành và cơng bố 26 chuẩn mực kế tốn Việt Nam và hàng loạt các thông tư hướng dẫn kế tốn thực hiện các chuẩn mực đó. Chuẩn mực kế tốn là một hành lang pháp lý quy định DN thực hiện công tác kế tốn của mình đúng luật. Có thể thấy rằng chuẩn mực kế toán Việt Nam là một yếu tố bên ngồi nhưng có tác động trực tiếp đến cơng tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng của các DNTM. Ví dụ chuẩn mực quy định những nội dung về CP, DT, kỳ ghi nhận DT, tài sản cố định… Kế toán các DN đều phải tuân thủ khơng thể thay đổi.
Chế độ kế tốn DN cũng là nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Chế độ kế toán được ban hành đồng bộ cả chế độ chứng từ, sổ sách tài khoản và BCTC sao cho khoa học, hợp lý nhất tạo điều kiện cho kế tốn nói chung và kế tốn bán hàng tại DNTM nói riêng xử lý, phản ánh đúng bản chất của các hoạt động kinh tế phát sinh, làm cho thơng tin kế tốn cập nhật chính xác, nhanh chóng, kịp thời.
Mặt khác sự thống nhất giữa chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng. Nếu giữa chế độ kế toán và chuẩn mực khơng có sự thống nhất sẽ làm cho người làm kế tốn lung túng trong q trình xử lý, hạch toán nghiệp vụ dẫn đến phạm những sai lầm, ảnh hưởng tới kết quả, thơng tin do kế tốn đưa ra khơng chính xác, khơng phản ánh đúng tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh của DN.
Các đạo luật liên quan: Luật đầu tư, luật doanh nghiệp, luật lao động, luật cạnh tranh… nhằm tạo cơ hội tốt để định hướng cho mỗi DN trong cách ứng xử khi kinh doanh và vấn đề điều tiết cạnh tranh, bảo vệ người tiêu dùng…tác động trực tiếp đến mức độ tăng trưởng của DN.
Ngoài các nhân tố kể trên cịn rất nhiều nhân tố bên ngồi ảnh hưởng đến kế toán bán hàng mà doanh nghiệp không thể cải tạo hay kiểm sốt được như: Trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật và cơng nghệ, tình hình chính trị - xã hội – kinh tế, đối thủ cạnh tranh…
2.2. Thực trạng kế toán bán mặt hàng hóa chất tại Cơng ty Cổ phần tập đoàn Thiên Minh Đức.
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty Cổ phần Tập đồn Thiên