(Nguồn: Phịng kế tốn) Cấp phát Pha chế, chế tạo Đập, đóng bao và ép gói Lựa nang Hấp tuyết trùng EO Đóng gói Nhập kho
Lưu mẫu Lưu hồ sơ
Cân đong, cảm quan, kiểm nghiệm
Cảm quan, kiểm nghiệm, kiểm soát
Kiểm soát, kiểm nghiệm
Kiểm nghiệm, kiểm sốt
Quy trình nhập kho
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy hoạt động của cơng ty
Hình 2.2: Sơ đồ Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Cổ Phần Dược Phẩm Cửu Long
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng
ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của cơng ty
Ban kiểm soát: được thành lập để kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của
hội đồng quản trị, giám đốc và những người quản lý công ty.
Ban tổng giám đốc: trực tiếp điều hành mọi hoạt động của cơng ty, chịu trách
nhiệm tồn bộ về hoạt động của công ty trước Hội đồng quản trị việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao.
Phòng hành chánh quản trị: xây dựng chiến lược nhân sự chịu sự lãnh đạo
của ban giám đốc có trách nhiệm cơng tác quản lý hành chính văn thư, quản trị tài
Hội đồng quản trị
Ban kiểm sốt
Ban tổng giám đốc Phịng vi tính Phịng Ma- keting Phịng xuất nhậpkhẩu Phịng HC-QT Phịng kế tốn tài vụ Phòng kế hoạch thống kê Phòng Kinh Doanh Phịng RD Phịng QC Maketing Phịng Kỹ thuật bảo trì Phòng Cung ứng vật tư Tổng kho vận Nhà máy Cepha-losporin Nhà máy sản xuất dược phẩm Nhà máy sản xuất Capsule Nhà máy Vikimco Các chi nhánh, đại lí
sản tổ chức cán bộ, đào tạo huấn luyện thông tin liên lạc, phục vụ hội họp và các mặt cơng tác nội bộ của cơ quan.
Phịng vi tính: có nhiệm vụ cập nhật các dữ liệu
Phịng maketing: có nhiệm vụ tham gia và điều hành hoạt động kinh doanh,
nghiên cứu các phương án kinh doanh, chính sách khuyến mãi, quảng cáo,…
Phòng xuất nhập khẩu: xây dựng phương án hoạt động sản xuất kinh doanh,
của cơng ty trong năm, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, phối hợp chi nhánh thành phố ký hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu…
Phòng kế hoạch thống kê: có nhiệm vụ thống kê kế hoạch cơng ty.
Phịng kế tốn tài vụ: phụ trách tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê tài chính,
chịu trách nhiệm về việc mở sổ kế toán, ghi chép theo dõi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý tốt nguồn vốn, quản lý tiền hàng, giá cả, hạch tốn chi phí, tính tốn lãi (lỗ) và lập báo cáo kế toán, thống kê tổng kết tài sản, quyết tốn hành chính theo đúng qui định của cơng ty và chế độ kế tốn.
Phịng kinh doanh: có nhiệm vụ mua bán hàng hóa, trực tiếp liên hệ vơí các
ngành kinh doanh, cơ sở sản xuất để khai thác và cung cấp sản phẩm, nghiên cứu tình hình thị trường, nắm bắt nhu cầu thị hiếu trên thị trường về từng loại sản phẩm để cải tạo và xây dựng mạng lưới mua bán.
Phòng QA (kiểm tra chất lượng sản phẩm): có nhiệm vụ kiểm tra hệ thống
chất lượng theo GPM, GLP, GSP, ISO.
Phòng RD (nghiên cứu, phát triển): nghiên cứu những sản phẩm đưa vào
sản xuất.
Phòng QC (kiểm tra chất lượng nguyên liệu, bao bì): kiểm tra kiểm định
chất lượng nguyên liệu, bao bì, trước khi đưa vào sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm
Phịng kỹ thuật bảo trì: có nhiệm vụ sửa chữa MMTB của cơng ty. Phịng cung ứng vật liệu: cung cấp vật tư, vật liệu để đảm bảo sản xuất
Tổng kho vận: có nhiệm vụ quản lý hàng hóa trong cơng ty, điều động
phương tiện vận tải, quản lý bốc xếp giao nhận hàng hóa tại kho của cơng ty.
Nhà máy sản xuất dược phẩm: sản xuất các loại sản phẩm để cung cấp cho
Nhà máy Capsule: sản xuất và cung cấp viên nang
Nhà máy Vikimco: sản xuất và cung cấp các loại kim tiêm, ống chích. Nhà máy Cephalosporin: sản xuất và cung cấp các loại thuốc kháng sinh Các chi nhánh: là người đại diện trực tiếp cho công ty, làm nhiệm vụ trực
tiếp với khách hàng, góp phần quan trọng vào quá trình tiêu thụ sản phẩm, giúp cơng ty nắm rõ tình hình thị trường.
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty
2.1.4.1 Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn ở cơng ty theo hình thức tập trung
Hình 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phần
Kế toán trưởng: là người lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế tốn tại cơng ty.
Giúp Ban Giám Đốc chỉ đạo thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê của cơng ty, cùng kế tốn tổng hợp lập báo cáo tài chính, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cũng như ghi chép hạch toán các nghiệp vụ. Triển khai các thông tư, nghị định, thông tư mới của Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc, Nhà nước về mặt quản lý tài chính.
Kế tốn tổng hợp: có nhiệm vụ khóa sổ kế tốn và tính giá thành tồn bộ xác
định kết quả kinh doanh. Lập bảng cân đối tài khoản, lập bảng cân đối kế toán, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế tốn TSCĐ và chi phí Kế tốn thuế Kế toán thanh toán ngân hàng Kế toán thanh tốn cơng nợ phải trả Kế toán nợ phải thu Kế toán lương và BHXH Kế toán thành phẩm hàng hóa Kế tốn vật tư, bao bì và tạm ứng
Thủ quỹ: có nhiệm vụ thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt, báo cáo tình hình
biến động của quỹ tiền mặt và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.
Kế tốn tài sản cố định và chi phí: sản phẩm số liệu chứng từ của các thành
phần kế tốn, theo dõi tình hình mua bán các tài sản. Các khoản chi phi phát sinh, mở thẻ theo dõi chi tiết từng tài khoản và lập bảng phát sinh trong năm
Kế toán thanh toán ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng, chịu trách
nhiệm mở tài khoản, theo dõi và ghi vào sổ để đối chiếu với ngân hàng, giám sát chặt chẽ với số dư trên tài khoản tiền gởi ngân hàng.
Kế toán nợ phải thu: Thường xuyên đối chiếu công nợ với người mua để
theo dõi các khoản nợ phải thu.
Kế toán thanh tốn cơng nợ phải trả: theo dõi tình hình mua hàng, tình hình
thanh toán với người bán để ghi vào sổ kế toán.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thực
hiện kế hoạch và lao động và quỹ tiền lương. Trên cơ sở tính tốn các khoản trích theo lương, tính tốn tiền phụ cấp, tiền thưởng cho cơng nhân viên, cung cấp số liệu tình hình quỹ tiền lương cho kế tốn trưởng.
Kế toán vật tư và khoản tạm ứng: có nhiệm vụ phản ánh chính xác, kịp thời
và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu, việc thực hiện mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí. Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, báo báo về tình hình vật liệu khi cần thiết. Đồng thời, kiểm kê giám sát tài khoản tạm ứng để nguồn vốn của công ty được quản lý tốt hơn.
Kế tốn hàng hóa và thành phẩm: phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình luân
chuyển hàng hóa, đúng vốn nhập kho, xuất kho và giá vốn hàng hóa tiêu thụ. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, xác định kết quả bán hàng, theo dõi tình hình tồn kho, kiểm tra hàng hóa và báo cáo kịp thời sản phẩm, hàng hóa tồn kho.
Kế toán thuế: phải lập tờ kê nộp thuế, xác định các khoản thuế phải nộp cho
nhà nước. Phải mở sổ chi tiết cho từng tài khoản có liên quan, đến cuối năm phải đối chiếu với đội thuế của nhà nước để định khoản thuế được khấu trừ và khoản thuế còn phải nộp cho nhà nước.
2.1.4.3 Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty
Căn cứ vào quy mô, đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý công ty sử dụng hình thức kế tốn: Chứng từ ghi sổ và trên máy tính. Hình thức này có đặc điểm là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi vào sổ kế tốn phải lập chứng từ ghi sổ.
Hình 2.4: Hình thức sổ kế tốn Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Theo hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái các tài khoản.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ.
Các chính sách kế tốn đang áp dụng tại cơng ty
a. Hệ thống chứng từ, tài khoản đang sử dụng
- Hệ thống các chứng từ: Đơn đặt hàng, Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Tờ khai thuế GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Chứng từ ghi sổ, … Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ cái Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
- Hệ thống tài khoản: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành kèm theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của bô ̣ trưởng Bô ̣ tài chính và các thông tư hướng dẫn.
- Công ty đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy đi ̣nh của chuẩn mực kế toán Viê ̣t Nam, các thông tư hướng dẫn và chế đô ̣ kế toán doanh nghiê ̣p do Bô ̣ tài chính ban hành trong viê ̣c lâ ̣p và trình bày báo cáo tài chính.
b. Tổ chức vận dụng các chế độ, phương pháp kế tốn tại cơng ty
- Niên độ kế toán: năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12. - Phương pháp tính giá nhập kho: tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.
- Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước xuất trước. - Thuế TNDN: cơng ty được cổ phần hóa năm 2005 nên hai năm đầu (2005- 2006) được miễn thuế TNDN, 5 năm tiếp theo (2007-2011) theo thuế TNDN là 20% nhưng được giảm 50% trên tổng số thuế phải nộp.
- Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang: tùy thuộc vào đặc điểm, mức độ chi phí sản xuất trong sản phẩm dở dang và yêu cầu quản lý về chi phí sản xuất, có thể đánh giá sản phẩm dở dang bằng một trong các phương pháp sau: theo chi phí nguyên vật liệu chính (hoặc chi phí nguyên liệu trực tiếp), theo khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương, theo chi phí sản xuất định mức. Nhưng do đặc điểm sản xuất nên cơng ty khơng có sản phẩm dở dang cuối kỳ.
- Tính giá thành sản phẩm: cơng ty áp dụng phương pháp trực tiếp. - Kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng, phương pháp thuế GTGT khấu trừ.
2.1.4.4 Đặc điểm ứng dụng tin học trong công tác kế tốn
Phịng kế tốn - tài vụ của công ty được trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho cơng tác kế tốn: máy vi tính, máy photo, máy fax, máy in, điện thoại,…
Ngoài việc ghi chép vào sổ sách kế toán, nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng được lưu trên máy để xử lý số liệu, thơng tin một cách chính xác, nhanh chóng.
Cơng ty sử dụng phần mềm Epacific 7.0 for windows trong các công tác quản lý và kế toán. Hằng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế tốn căn cứ vào chứng từ có liên quan và nhập dữ liệu vào máy, ngoài ra phần mềm này cịn có chức năng in chứng từ như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,…Phần mềm cài đặt sẵn mẫu bảng biểu, mẫu sổ sách trên máy, kế toán chỉ việc kiểm tra số liệu hợp lý, chính xác hay khơng. Định kỳ cuối tháng kế tốn sẽ in ra và lưu trữ. Ưu điểm: tiết kiệm được thời gian, chi phí thuê nhân viên, dễ dàng chỉnh sửa, dễ dàng quản lý thông qua mạng internet, soạn thảo văn bản nhanh hơn. Nhược điểm: cơng tác tính tốn, cơng việc nhập dữ liệu phải thật chính xác, nếu dữ liệu nhập vào bị sai sẽ ảnh hưởng đến các dữ liệu khác có liên quan làm cho sản phẩm cho ra sẽ khơng chính xác.
Ngồi ra, hệ thống kế toán quản lý qua mạng WAF từ Bắc vào Nam giúp công ty quản lý số liệu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chặt chẽ và kịp thời.
2.1.5 Những thuận lợi và khó khăn và phương hướng phát triển
2.1.5.1 Thuận lợi
Được sự quan tâm giúp đỡ của Tỉnh ủy, Ủy Ban Nhân Dân và các ngành. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ tay nghề cao, có tính chun nghiệp, nhiệt tình trong cơng tác lao động sản xuất và sự nhạy bén của lãnh đạo, sự linh động trong kinh doanh giúp vượt qua khó khăn và đứng vững trên thị trường.
Công ty trang bị một dây chuyền sản xuất hiện đại với trang thiết bị kỹ thuật cao. Cơ sở phân phối bán hàng linh động, phương tiện giao nhận nhanh chóng. Với hệ thống chi nhánh trực thuộc kéo dài từ Bắc đến Nam cơ hội tốt cho doanh nghiệp nắm vững và phát triển rộng khắp thị trường trong nước góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Với phương châm đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm tạo ra cơ hội cho doanh nghiệp nắm vững và phát triển thị trường trong nước và mở rộng ra thị trường các nước Asean.
2.1.5.2 Khó khăn
Máy móc thiết bị cịn một số hạn chế về mặt hàng sản xuất.
Các đơn vị như các bệnh viện, nhà thuốc, chi nhánh khác còn nợ cao và kéo dài. Tình hình giá cả luôn biến động, cơng ty lại chưa có chủ động được nguồn ngun liệu, hàng hố, khơng chủ động được về giá cả các loại hàng ngoại nhập.
Cán bộ cơng nhân viên chức dù nhiệt tình nhưng năng lực quản lý, tay nghề còn hạn chế.
Đội ngũ tiếp thị của công ty chưa nắm kịp các diễn biến phức tạp của thị trường. công tác nhiên cứu sản phẩm mới cịn chậm, chưa có mặt hàng mới mang tính chủ lực, tiêu biểu của cơng ty đưa vào tham gia thị trường.
Công tác quản lý Dược từ Trung ương đến địa phương còn nhiều bất cập, thị trường thuốc trong nước chuyển biến rất phức tạp.
2.1.5.3 Phương hướng phát triển
- Công Ty Cổ Phần Dược Phẩm Cửu Long phát huy năng lực sẵn có, có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên chức để nâng cao trình độ quản lý, năng suất và chất lượng lao động.
- Xây dựng mới xưởng sản xuất thuốc Beta Lactam để đáp ứng nhu cầu sản xuất thuốc chất lượng cao, liên kết với các nhà khoa học nhằm ứng dụng các cơng nghệ sản xuất tiên tiến, các qui trình sản xuất đã được nghiên cứu nhằm giảm bớt thời gian nghiên cứu tại cơng ty, đa dạng hóa sản phẩm, với hình thức và chất lượng cao đáp ứng đòi hỏi ngày càng khắc khe của người tiêu dùng và đủ sức cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời nâng dần tỷ trọng doanh thu hàng do công ty sản xuất trong cơ cấu hàng bán ra.
- Phát triển thị trường trong nước, đẩy mạnh liên doanh, liên kết, trao đổi, mua bán với tất cả các đối tác hiện có và tìm kiếm thêm các đối tác mới có tiềm năng kinh tế mạnh trong lĩnh vực dược phẩm, trang thiết bị, dụng cụ y tế, nguyên liệu sản xuất dược cho kế hoạch sắp tới. Đăng ký kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp để