CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
4.2 Các đề xuất với việc hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
đường biển tại cơng ty CP Vantage Logistics
4.2.1 Hồn thiện hoạt động chuẩn bị hàng hóa, chứng từ
- Nhân viên của công ty cần chuẩn bị những kiến thức thật vững vàng về đặc tính hàng hóa, các quy định mới, các thủ tục cần thiết, thông tin về thị trường thuê tàu, bảo hiểm, và đặc biệt là về các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms... để từ đó có thể tư vấn cho khách hàng một cách nhanh chóng và thiết thực nhất.
- Nhân viên tiếp xúc với khách hàng cần xin thơng tin hàng hóa một cách chi tiết nhất để có thể tư vấn về dịch vụ hải quan và có thể để các bộ phận làm dịch vụ sau này có thể chuẩn bị được các bước tiếp theo, như cung cấp thơng tin hàng hóa cho hãng tàu, chuẩn bị các thủ tục liên quan đến hải quan, tránh khỏi sự bỡ ngỡ, bất ngờ xảy ra trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu đến cảng
- Nhân viên đóng gói, vận tải và kho bãi cần giám sát liên tục tình hình của hàng háo, cân nhắc hình thức đóng gói, chọn loại pallet phù hợp cho hàng hóa và phải ln có sự xác nhận của khách hàng đối với bất kì quyết định nào về hàng hóa, tránh những sai xót và tranh cãi đáng tiếc xảy ra về sau.
4.2.2 Hồn thiện q trình booking và làm việc với hãng tàu
- Lưu ý trong việc thỏa thuận giá với hãng tàu cũng là cách để cơng ty có thể book được một mức giá tốt nhất cho khách hàng của mình đồng thời gia tăng lợi nhuận cho công ty. Bên cạnh đó, việc tạo và cải thiện mối quan hệ với hãng tàu là vơ cùng cần thiết để có thể nhận được những thông tin, tư vấn và mức giá tốt nhất từ hãng tàu.
- Khi làm việc với các hãng tàu, hải quan, cảng, nhân viên của công ty cũng cần chú ý đến các chi tiết trên các loại giấy tờ, như người gửi, người nhận, loại hàng, các mốc thời gian, các địa điểm, số container, số seal... để tránh những rắc rối về sau. Khi mượn container từ các hãng tàu, các nhân viên cần kiểm tra kĩ tình trạng
của container, như có bị móp mép, nứt, vỡ, hay có hư hỏng gì khơng, nếu khơng thì khi trả container và phát hiện ra những vấn đề này, công ty sẽ phải bồi thường.
- Nhân viên booking với hãng tàu đối với hàng nguyên cont cần chú ý tính tốn chi tiết mọi chi phí có thể phát sinh để booking được một mức giá tốt nhất cho khách hàng, ví dụ cần phải tính tốn đúng loại CTU(Cargo Transport Unit) để đạt được hiệu quả về mặt kinh tế , vì một container có rất nhiều chi phí liên quan như phí cước tàu, phí THC, phí DEM/DET do đó tính tốn chọn đúng chủng loại sẽ tiết kiệm được khá nhiều chi phí
4.2.3 Hồn thiện thủ tục thông quan hàng xuất khẩu
Vantage Logistics cần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ của mình để đáp ứng nhu cầu xuất khẩu của các doanh nghiệp cũng như góp phần vào sự nghiệp hiện đại hóa của Hải quan Việt Nam.
- Hoàn thiện ở các khâu, bộ phận nghiệp vụ liên quan đến năng lực như yêu cầu về thời gian thông quan một lô hàng xuất khẩu phải được cải thiện; hạn chế tối thiểu gây thiệt hại cho khách hàng. Công tác đào tạo tuyển chọn nhân viên chuyên nghiệp với những buổi tập huấn nghiệp vụ, tọa đàm, hội thảo…
- Nâng cao uy tín của cơng ty để tạo lòng tin đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, tạo niềm tin cao hơn nữa của khách hàng đối với hướng dẫn, tư vấn thủ tục của công ty. Doanh nghiệp xuất khẩu không rành về thủ tục hải quan, không am hiểu về những quy định liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt là giấy phép, điều kiện xuất khẩu, các loại thuế liên quan đến xuất khẩu
4.2.4 Hoàn thiện hoạt động giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyểnthực tế thực tế
- Quá trình làm thủ tục xuất hàng thì cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho, vận chuyển thẳng đến cảng cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên.
- Nâng cao trình độ và thái độ chuyên nghiệp của nhân viên giao hàng để có thể xử lý các tình huống phát sinh trên đường giao hàng từ kho tới cảng hoặc cho người gom hàng tại hệ thống CFS
4.2.5 Hoàn thiện hoạt động lập/bàn giao chứng từ vận tải và quyết toán
- Hoạt động bàn giao các chứng từ liên quan cho bên nhập khẩu và xuất khẩu là vô cùng cần thiết, thể hiện sự chấm dứt nghĩa vụ và giải quyết tất cả các vấn đề cịn phát sinh, bên cạnh đó cịn có ý nghĩa lưu trữ để đối chiếu so sánh trong tương lai nếu có bất cứ điều gì phát sinh xảy ra. Việc phát hành vận đơn house bill là việc địi hỏi tính chính xác và kịp thời, nếu có sai xót hoặc chậm trễ khiến các bên liên quan có thể khơng lấy được hàng và các khoản chi phí bù vào việc sai xót này là rất cao, nên rất cần thiết phải chú trọng sự cẩn thận, tỉ mỉ và nhanh chóng.
- Về thanh tốn chi phí giữa các bên: Các chứng từ báo giá, hóa đơn phát sinh trong quy trình giao hàng xuất khẩu phải được giữ gìn, bàn giao một cách cơng khai minh bạch để tránh các tranh cãi đáng tiếc về sau.