II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TỐN TẠI CƠNG TY DU LỊCH DỊCH VỤ HÀ NỘI TOSERCO
Kế toán trưởng Phó phịng kế toán Phó phịng
Phó phịng kế tốn Phó phịng phụ trách thống kê Kế toán thanh quyết Kế toán thanh tốn Kế toán thanh toán Kế toán ngân h ngà Kế toán tiền Kế toán t i à sản Nhân viên thống kê
* Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán như sau:
- Kế tốn trưởng (kiêm trưởng phịng kế toán): là người tổ chức và chỉ đạo tồn diện cơng tác kế tốn của Cơng ty. Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức thống kê thông tin kinh tế, hạch tốn ở Cơng ty, đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên Nhà nước tại Cơng ty. Nhiệm vụ của kế tốn trưởng là tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, khoa học, hợp lý phù hợp với qui mô phát triển của Công ty và theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý kinh tế. Kế tốn trưởng là người phân tích các kết quả kinh doanh và đầu tư để đạt hiệu quả cao, phụ trách toàn bộ cơng việc của cả phịng, áp dụng các chế độ hiện hành về kế tốn tài chính cho Cơng ty, bố trí cơng việc cho các nhân viên trong phịng, ký duyệt các hoá đơn chứng từ, các giấy tờ cần thiết có liên quan, tổng hợp các quyết tốn.
- Phó phịng kế tốn: là người giúp việc cho trưởng phịng trong lĩnh vực công việc được phân công, cùng với trưởng phịng tham gia vào cơng tác tổ chức điều hành các phần hành kế tốn. Phân cơng lao động kế tốn hợp lý, hướng dẫn cơng việc kế tốn cho từng bộ phận kế toán, từng nhân viên kế toán để phát huy được khả năng chuyên môn, tạo sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế tốn có liên quan, góp phần thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của kế toán cung cấp thơng tin chính xác kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Phó phịng phụ trách thống kê: có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi và phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động về hoạt động kinh doanh của Công ty kể cả về số lượng, chất lượng và giá trị hiện tại, kết hợp với các kế tốn khác để có chủ trương và biện pháp kịp thời.
- Nhân viên thống kê: làm công tác thống kê trực tiếp các số liệu về tình hình hoạt động của Cơng ty, sau đó có nhiệm vụ tổng kết các số liệu đó gửi cho phó phịng phụ trách thống kê
- Kế tốn thanh quyết tồn đồn: làm nhiệm vụ thanh tốn với hướng dẫn viên, kết tốn đồn trên cơ sở các khoản chi của hướng dẫn thông qua các bảng kê, chứng từ liên quan đến các dịch vụ khách du lịch
- Kế tốn thanh tốn cơng nợ: có nhiệm vụ chi trả cho các đơn vị địa phương toàn bộ các dịch vụ mà địa phương đó cung cấp và trả các hãng nước ngoài khi thực hiện các Tour du lịch nước ngồi. Do cơng việc hết sức phức tạp nên bộ phận này được bố trí 2 nhân viên kế tốn đảm nhiệm.
- Kế toán thanh tốn quốc tế: dựa trên cơ sở từng đồn khách nước ngồi vào các chương trình mà phịng thị trường đã lập, kế tốn bộ phận này có nhiệm vụ tập hợp cơng nợ, đơn đốc các phịng làm hố đơn để kịp thời đòi nợ
- Kế tốn ngân hàng: chun làm cơng việc giao dịch với ngân hàng, theo dõi tình hình luân chuyển tiền tệ về tài khoản của Công ty từ các tổ chức nợ, đồng thời thực hiện thanh tốn với các đối tác thơng qua ngân hàng, bằng các hình thức: séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi…
- Thủ quĩ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu tiền, thanh toán chi trả cho các đối tượng theo chứng từ được duyệt. Hàng tháng thủ quĩ vào sổ quĩ, lên các báo cáo quĩ, kiểm kê số tiền thực tế trong két phải khớp với số dư trên báo cáo quĩ. Thủ quĩ phải có trách nhiệm bồi thường khi để xảy ra thất thoát tiền mặt do chủ quan gây ra và phải nghiêm chỉnh tuân thủ các qui định của Nhà nước về quản lý tiền mặt, theo dõi việc gửi tiền hay rút tiền ở ngân hàng cho kịp thời chính xác. Đồng thời lập kế hoạch thu chi hàng tháng đảm bảo cho công việc kinh doanh của Cơng ty được bình thường
- Kế tốn TSCĐ: có nhiệm vụ chủ yếu là phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của TSCĐ, kể cả về số lượng, chất lượng và giá trị của TSCĐ. Từ đó hạch tốn vào sổ chi tiết quản lý chặt chẽ việc sử dụng, mua sắm, sửa chữa, tính khấu
hao, thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Tính tốn và phân bổ kế hoạch sử dụng TSCĐ một cách chính xác phù hợp với giá trị của TSCĐ, phù hợp với điều kiện sử dụng của Công ty