2.1 Các khoản chi phí
2.1.1 Giá vốn hàng bán- tài khoản 632 2.1.1.1 Sổ sách và chứng từ sử dụng 2.1.1.1 Sổ sách và chứng từ sử dụng
Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch tốn chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện đúng định mức tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho (tùy theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) lập
thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng kí tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).
Liên 1: lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để kế tốn ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế tốn.
Liên 3: người nhận vật tư, cơng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Sổ chi tiết tài khoản 154
Số này mở theo từng đối tượng tập hợp chi phí (theo phân xưởng, bộ phận sản xuất, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm,… dịch vụ hoặc theo từng nội dung chi phí).
Số cái tài khoản 632, 154
Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế tốn, theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế tốn.
Đầu tháng ghi số dư đầu kì của tài khoản vào dịng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư nợ và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.
Sổ Nhật ký chung
Phiếu chi (mẫu số 02-TT)
Dùng để xác định các khoản tiền mặt,ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ vả kế toán ghi sổ kế toán.
Phiếu chi được lập thành 3 liên và chỉ khi có đủ chữ ký (ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.
Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu
Liên 2: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: giao cho người nhận tiền Chú ý:
Nếu là ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
Liên phiếu chi gửi ra ngồi doanh nghiệp phải đóng dấu.
2.1.1.2 Phương pháp hạch toán
Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chi phí liên quan đến việc tập hợp chi phí để tính giá thành của cơng trình như: chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung đều được tập hợp vào tài khoản 154, kế tốn cơng ty đã mở chi tiết như sau:
1541: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1542: chi phí nhân cơng trực tiếp 1543: chi phí sử dụng máy thi cơng 1544: chi phí sản xuất chung
Cơng ty khơng tính chi phí cho sản phẩm dở dang cuối kì. Cuối kì tập hợp chi phí để tính giá thành của cơng trình.
Căn cứ vào giá thành sản phẩm thực tế hoàn thành bàn giao từng phần hoặc tồn bộ cho Ban quản lý cơng trình – Bên A, kế toán kết chuyển vào bên Nợ tài khoản 632:
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
Có 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Cuối kì, kế toán tiến hành kết chuyển Nợ tài khoản 632 vào bên Nợ tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh:
Nợ 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có 632 – Giá vốn hàng bán
2.1.1.3 Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh
Trong quí 3-2010, chi phí sản xuất của cơng ty phát sinh như sau: TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 54.250.000 đồng TK 1542 – Chi phí nhân cơng trực tiếp: 112.875.000 đồng TK 1543 – Chi phí sử dụng máy thi cơng: khơng phát sinh TK 1544 – Chi phí sản xuất chung: 5.609.500 đồng
Khi phát sinh nghiệp vụ, công ty đều đưa vào tài khoản 154 (chi tiết theo từng nghiệp vụ), sau đó kết chuyển sang tài khoản 632.
Minh họa một vài nghiệp vụ phát sinh trong quí:
Nghiệp vụ 1: Ngày 06/07/2010 - xuất kho xi măng cho cơng trình
Chứng từ sử dụng: phiếu xuất kho số 311 ngày 06/07/2010
Sổ sách: sổ chi tiết tài khoản 1541, sổ chi tiết tài khoản 154 (phụ lục 2- phụ lục kèm theo), sổ Nhật ký chung (phụ lục 4-phụ lục kèm theo), số cái tài khoản 154 (phụ lục 1-phụ lục kèm theo).
Trường hợp trên kế tốn cơng ty định khoản như sau: Nợ 1541 : 13.750.000
Có 152 : 13.750.000
Sau đây là chứng từ và sổ sách của nghiệp vụ trên
Số chi tiết tài khoản 1541
Đơn vị: Công ty Nam Sơn Mẫu số S18 – DNN
Địa chỉ: 79A-đường Phạm Ngũ Lão-TPCT (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính)