2.4.1 Tình hình thanh toán nói chung tại CN.
Với vai trò là trung gian thanh toán của nền kinh tế, các NHTM đã xem công tác thanh toán là một dịch vụ vô cùng quan trọng. Trong tơng lai không xa, khi nến kinh tế của nớc ta hội nhập với sự phát triển của thế giới và giao lu giữa các nớc đơc tự do hơn, đời sống của nhân dân đợc nâng cao hơn, nhu cầu đòi hỏi ngày càng đa dạng hơn thì không thể thiếu đợc sự trợ giúp đắc lực của thanh toán qua NH.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, CN NHCT Đống Đa đã áp dụng các hình thức thanh toán thích hợp, đảm bảo kịp thời an toàn chính xác không để gây thất thoát tài sản của NH cũng nh của khách hàng. Đặc biệt, trong khâu thanh toán đã chú trọng công tác thanh toán điện tử và thanh toán bù trừ. Điều này có ý nghĩa rất lớn khi nền kinh tế VN vẫn còn mang nặng thói quen thanh toán bằng tiền mặt. Tuy nhiên, trong những năm qua với sự nỗ lực cố gắng của toàn CN, công tác thanh toán không dùng tiền mặt đã khẳng định đợc vị trí của mình.
Bảng 4: Kết quả hoạt động thanh toán của CN NHCT Đống Đa năm 2003-2005: Đơn vị: triệu đồng Hình thức
thanh toán Số mónNăm 2003Số tiền Số mónNăm 2004Số tiền Số mónNăm 2005Số tiền
TT = TM 39.682 7.813.204 36.782 7.120.623 32.620 6.697.030 -Tiền mặt 38.154 7.650.693 35.533 6.978.813 32.620 6.697.030 -N.phiếu 1.528 162.511 1.249 141.810 0 0 TTKDTM 156.003 23.722.015 167.083 26.505.772 171.926 29.250.529 -S.C.khoản 9.102 380.450 8.299 370.775 7.276 422.101 -S.bảo chi 4.562 203.627 4.761 217.206 4.981 275.209 -S. C. tiền -U.N.T 9.122 62.893 9.236 60.942 9.431 69.198 -U.N.C 102.261 18.935.121 105.894 19.486.216 100.775 18.017.806 -T.T.dụng Loại khác 30.956 4.139.924 38.893 6.370.658 49.463 10.466.245 Tổng cộng 195.685 31.535.219 203.865 33.626.395 204.546 35.947.559 Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005- Phòng Kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa.
Nhìn vào bảng số liệu trên, ta nhận thấy hiệu quả công tác thanh toán không ngừng đợc nâng cao. Thanh toán không dùng tiền mặt chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng khối lợng thanh toán và không ngừng tăng lên. Trong khi đó, thanh toán dùng tiền mặt chiếm tỷ lệ thấp trong tổng khối lợng thanh toán và có xu hớng giảm xuống. Cụ thể:
Số lợng thanh toán không dùng tiền mặt năm 2003 là 156.003 triệu món chiếm 79,72% tổng khối lợng thanh toán; năm 2004 là 167.083 triệu món chiếm 81,96% tổng khối lợng thanh toán, tăng 11.080 triệu món, tốc độ tăng là 7,1% so với năm 2005; năm 2004, khối lợng thanh toán là 171.926 triệu món tăng 4.843 triệu món tốc độ tăng là 2,9%. Song song với sự gia tăng của khối lợng thanh toán, giá trị thanh toán không dùng tiền mặt cũng không ngừng tăng lên. Năm 2003, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền mặt là 23.722.015 triệu đồng chiếm 75,22% tổng giá trị thanh toán, năm 2004, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền mặt là 26.505.772 triệu đồng tăng thêm 2.783.757 triệu đồng tốc độ tăng là 11,7% so với năm 2005; năm 2005, tổng giá trị thanh toán không dùng tiền mặt là 29.250.529 triệu đồng tăng thêm 2.744.757 triệu đồng so với năm 2004, tốc độ tăng là 10,4%. Nh vậy, thanh toán không dùng tiền mặt luôn chiếm tỷ lệ khống chế trong tổng khối lợng thanh toán và ngày càng khẳng định vị thế tất yếu số một của mình góp phần tạo lên một xã hội an toàn trong lu thông tiền tệ.
Mặt khác, số lợng tài khoản của khách hàng tại NH ngày một gia tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả công tác thanh toán qua NH đã và đang đợc cải thiện.
Bảng 5: Tình hình mở tài khoản qua CN NHCT Đống Đa trong thời gian qua. Đơn vị: Triệu đồng.
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Số lợng Số d Số lợng Số d Số lợng Số d
T.số TK cá nhân 1.989 98.542 2.281 109.726 3.813 201.748
-TK CBCNV NH 290 4.523 321 5.998 361 22.624
-TK khách hàng 1.699 94.019 1.960 103.728 3.452 179.124
Tài khoản tiền gửi 2.875 3.713 6.948
Tài khoản tiền vay 1.568 1.798 4.126
Tài khoản khác 1.014 1.320 2.507
T.số các tài khoản 7.446 9.112 17.394
Nguồn: Báo cáo nghiệp vụ thanh toán năm 2003-2005-Phòng kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa. 1989 2875 1568 1014 2281 3713 1798 1320 3813 6948 4126 2507 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 2003 2004 2005 T.số các TK cá nhâ Tài khoản tiền gửi Tài khoản tiền vay Tài khoản khác
Số lợng khách hàng mở tài khoản tại NH ngày càng nhiều. Năm 2003, tổng số các tài khoản tại NH tăng thêm 1.666 tài khoản, tốc độ tăng là 22,4%. Năm 2004, tăng thêm 8.282 tài khoản tốc độ tăng là 90,9%. Trong đó, số lợng các tài khoản cá nhân năm 2005 là 1.989; năm 2004, tăng thêm 292 tài khoản, tốc độ tăng là 14,7%; năm 2004 tăng thêm 1.532 tài khoản tốc độ tăng là 67,2%. Số lợng tài khoản cá nhân không ngừng tăng lên từ 2.925 năm 2005 lên đến 6.940 tài khoản chiếm số lợng lớn nhất trong tổng số các tài khoản tại NH tốc độ tăng là 137%. Tơng tự, tài khoản tiền vay tăng từ 1.568 lên đến 4.126 tài khoản, tốc độ tăng là 63,1%. số lợng các tài khoản khác tăng từ 1.014 lên 2.507 tài khoản tốc độ tăng là 47,2%. Trong tổng số các TK tại NH, TK tiền gửi của khách hàng chiếm số lợng lớn từ 38,6% đến 40,7%. Điều này thể hiện hiệu quả công tác Marketing thu hút khách hàng, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu thanh toán của xã hội.
2.4.2 Hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử tại CN NHCT Đống Đa. 2.4.2.1 Tổ chức lao động thanh toán CTĐT tại CN NHCT Đống Đa.
Thực hiện quyết định ngày 01/07/1996 của Tổng Giám đốc NHVT VN Về việc ban hành quy trình nghiệp vụ chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN”, tháng
11/1997, CN NHCT Đống Đa chính thức đợc tham gia thanh toán chuyển tiền điện tử trong hệ thống NHCT VN.
Để triển khai nghiệp vụ chuyển tiền điền tử đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, CN đã có sự chuẩn bị nghiêm túc, chu đáo, toàn diện, thể hiện trên các mặt sau:
Tổ chức học tập , nghiên cứu các quyết định và các văn bản hớng dẫn liên quan đến chuyển tiền điện tử nh: QĐ số 469/1998/QĐNHNN2 ngày 31/12/1998, QĐ số 56/1998/QĐ-NHNN2 ngày 12/02/1999.
Về cơ sở kỹ thuật: NH đã tiếp nhận đờng truyền mạng diện rộng WAN, cài đặt thêm máy tính hiện đại,ứng dụng đờng truyền Lesaed-Line, triển khai ứng dụng phần mềm MISAC...
Đối với công tác đào tạo: NH đã tổ chức cho cán bộ tiếp cận với chơng trình chuyển tiền điện tử, cung cấp tài liệu, hớng dấn cho các cán bộ sử dụng phần mềm chuyển tiền điện tử, quy trình chuyển tiền điện tử, các quy tắc bảo mật mã khoá và dữ liệu....
Phòng kế toán tài chính CN NHCT Đống Đa đã bố trí một bộ phận cán bộ chuyên trách chuyển tiền điện tử trực đảm bảo tính liên tục chuyển tiềnđi, đến; thành thạo nghiệp vụ, quy trình chuyển tiền điện tử, có kinh nghiệm xử lý các sai sót nhầm lẫn hay xẩy ra đồng thời chịu trách nhiệm trớc Trởng phòng kế toán về kết quả chuyển tiền điện tử.
2.4.2.2 CN NHCT Đống Đa với t cách là NH khởi tạo.
Khách hàng có nhu cầu thanh toán chuyển tiền, lập và nộp vào NHPL các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hớng dẫn của NHCT đối với từng thể thức thanh toán.
Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận đợc chứng từ của khách hàng nộp vào kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số d tài khoản (TK) của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng) hoặc kiểm tra hạn mức tín dụng, khế ớc vay tiền (nếu là TK tiền vay). Nếu đủ điều kiện, KTV nhập chứng từ vào chơng trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi Số lệnh thanh toán lên chứng từ gốc, chuyển cho Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên chứng từ gốc trên máy tính. KSV lập lại các yếu tố bắt buộc là: Số tiền, NH nhận lệnh. Tuỳ theo yêu cầu quản lý đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, Trởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác nh: Mã NHB, TK Ngời phát lệnh, TK Ngời nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trớc khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi. Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ kế toán chuyển tiền điện tử (CTĐT) chuyên trách.
Sau khi tính KHM, chứng từ đợc tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về Trung tâm / Chi nhánh để đối chiếu.
Đối với Lệnh thanh toán Có của khách hàng (ví dụ uỷ nhiệm chi), CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK Tiền gửi khách hàng hoặc Tài khoản thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch. (TK 5191.01999)
Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền của khách hàng (Trờng hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thoả thuận đợc NHCT VN chấp thuận), CN NHCT Đống Đa xử lý nh sau:
Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990) Có: TK ĐCV chờ thanh toán ( TK 5191.08xxx).
Khi nhận đợc điện chấp nhận lệnh thanh toán Nợ (Phụ lục 03), KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ, chơng trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán. (TK 5191.08xxx) Có: TK Khách hàng.
Trờng hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, sau khi nhận đ- ợc Lệnh thanh toán nội bộ trả lại trong đó có ghi rõ lý do từ chối, CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.019990)
Hàng ngày, khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo khả năng thanh toán tại CN vợt tỷ lệ quy định, CN NHCT Đống Đa chuyển vốn về NHCT VN. Trên cơ sở số vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK Tiền gửi của CN tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời, KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCT VN (số hiệu 999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK Tiền gửi tại NHNN
Chuyển tiền ra ngoài hệ thống khác tỉnh thành phố theo công văn 650 ngày 16/03/2004 của NHCT VN đã quy định: đối với tất cả chứng từ của khách hàng có yêu cầu trả tiền cho đơn vị có TK tại NH khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố (trừ NH ĐT và Phát Triển, Kho Bạc TW, City Bank...) thì đợc chuyển tiền bắc cầu trong hệ thống với món chuyển tiền từ 210 ttriệu đồng trở xuống, trên 210 triệu đồng phải chuyển qua TKTG của CN tại NHNN trên địa bàn. Không nhận chuyển tiền bắc cầu ra ngoài hệ thống cho khách hàng là cá nhân không có tài khoản ở NH khác hệ thống. Trờng hợp khách hàng có nhu cầu thì CN chuyển qua NHNN. Thực tế hiện nay tại CN NHCT Đống Đa, mức giới hạn 210 triệu đồng đã đợc sử dụng linh động hơn thậm chí con số đó lên đến 5 tỷ đồng. Đây là một cố gắng lớn của CN NHCT Đống Đa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng giao dịch với NH.
Đối với trờng hợp trên, thanh toán viên điện tử nhận chứng từ của kiểm soát viên chuyển tới tiến hành kiểm tra chứng từ hợp lệ, hợp pháp thì chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử theo đúng loại thể thức nh (UNC, UNT, séc nộp tiền...) Mọi yếu tố trên chứng từ đều hợp lệ thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành chứng từ giấy vào số liệu liên hàng của NHNL, mã tỉnh, mã NHB. Trờng hợp này, sau khi thanh toán viên điện tử chuyển hoá chứng từ giấy thành chứng từ điện tử thì chuyển cho Trởng phòng kế toán (hoặc ngời đợc uỷ quyền) tiến hành tính ký hiệu mật và các bớc nh phần trên.
Hạch toán:
Nợ: TK Khách hàng hoặc TK Thích hợp. Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Trên cơ sở quy định số 326/QĐ-NHCTVN ngày 04/04/2004 của Tổng giám đốc NHCT VN về việc thu phí dịch vụ chuyển tiền qua NH, NHCT Đống Đa đã đề ra mức phí chuyển tiền nh sau:
Phí chuyển tiền mặt hoặc ngân phiếu của khách hàng cùng hệ thống NHCT: tỷ lệ phí trên tổng số chuyển tiền cho khách hàng nhận là cá nhân là 0.15% hoặc khách hàng nhận có tài khoản tại NH B là 0.05%. Mức phí tối đa là 1.000.000đ. Mức phí tối thiểu là 20.000đ. Phí báo cho ngời nhận chuyển tiền theo yêu cầu của ngời nhận là 10.000đ/món. Phí yêu cầu huỷ hoặc sửa đổi lệnh chuyển tiền: 10.000đ/món.
2.4.2.3 Với t cách là NH nhận lệnh.
Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực để theo dõi lệnh thanh toán đến. Khi nhận đợc Lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận đợc thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. KSV kiểm tra KHM theo từng Lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin ngời nhận lệnh. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK ngời nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào TK chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Lệnh thanh toán đựoc tự động hạch toán, bút toán hạch toán đợc tự động gửi về TTTT/ Chi nhánh để đối chiếu.
Sau khi đã nhận đợc kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 02 liên: 01 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 01 liên lu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải đầy đủ chữ ký theo quy định.
Đối với Lệnh thanh toán Nợ có uỷ quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ngời trả tiền, đồng thời, lập Điện chấp nhận Lệnh thanh toán Nợ gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chờ thanh toán sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối.
Khi nhận đợc báo Có từ NHPL, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Có: TK Khách hàng hoặc TK thích hợp
Khi nhận đợc báo Nợ, CN NHCT Đống Đa xử lý nh sau: Nếu đủ điều kiện thanh toán:
Nợ: TK Thích hợp
Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5190.01999) Nếu không đủ điều kiện thanh toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.08xxx)
Đồng thời, CN NHCT Đống Đa lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán.
Khi nhận đợc chuyển tiền tiếp vốn qua hệ thống chuyển tiền điện tử từ TTTT chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán:
Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
Có: TK ĐCV trong kế hoạch (TK 5191.01999)
Khi nhận đợc báo có từ NHNN chuyển về, CN NHCT Đống Đa hạch toán: Nợ: TK Tiền gửi tại NHNN
Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống
Đối với chuyển tiền nhận ngoài hệ thống do NHCT khác chuyển về (chuyển tiền bắc cầu), Trởng phòng kế toán hoặc ngời đợc uỷ quyền khi tính ký hiệu mật vào phần TK để sửa ngay sang TK điều chuyển vốn chờ thanh toán. Sau khi tính ký hiệu mật xong thì thanh toán viên điện tử in 05 liên chứng từ điện tử. Kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ nếu không có gì sai sót hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong hệ thống (TK 5191.01999) Có: TK ĐCV chờ thanh toán (TK 5191.08xxx)
Sau khi thanh toán viên, Trởng phòng kế toán ký tên lên chứng từ, 01 liên thanh toán viên điện tử lu, 01 liên thanh toán viên điện tử chấm sổ 5191.08xxx, 03 liên còn