Như định nghĩa về tài liệu lưu trữ nhõn dõn đó nờu trờn thỡ tài liệu lưu trữ nhõn dõn thuộc quyền sở hữu hợp phỏp của nhõn dõn và khụng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử nờn những tài liệu do nhõn dõn lưu giữ hầu như khụng được biết đến rộng rói, vỡ vậy việc sử dụng tài liệu như thế nào hoàn toàn là do nhõn dõn. Ở đõy khụng cú việc khai thỏc, sử dụng tài liệu trừ phi được sự đồng ý của người sở hữu tài liệu. Tuy nhiờn, mỗi cỏ nhõn chỉ giữ một hoặc một số tài liệu nhất định nờn việc sử dụng tài liệu cũng trở nờn rất hạn chế - chỉ sử dụng trong nội bộ gia đỡnh, dũng họ, làng xó….
Ngoài những giấy tờ tuỳ thõn mà người dõn phải sử dụng thường xuyờn thỡ những tài liệu khỏc do cỏ nhõn lưu giữ rất ớt được dựng đến. Những tài liệu do cỏ nhõn sưu tầm được cú rất nhiều giỏ trị nhưng nếu chỉ sử dụng cho riờng cỏ nhõn ấy thỡ khụng thể phỏt huy được hết giỏ trị nội tại của tài liệu. Cũn lại, những tài liệu của gia đỡnh, dũng họ, làng xó….thỡ rất hiếm khi được cỏ nhõn sử dụng vỡ hầu như những tài liệu ấy khụng phục vụ vào mục đớch cuộc sống thực tại của người dõn. Vỡ vậy tài liệu của nhõn dõn thường được bú gúi và được cất giữ cẩn thận trong nhà, trong cỏc nhà thờ họ, trong cỏc đỡnh chựa…. Vớ dụ: Những nhà "Chăm học" ước tính hiện nay nhân loại mới chỉ hiểu biết khoảng 25% về người Chăm và tri thức văn hoá Chăm. Những gì diễn ra, thấy được trong cộng đồng người Chăm thời gian qua mới chỉ là những mảnh nhỏ. Họ tin rằng nguồn tri thức văn hoá phi vật thể chứa trong các tàng thư cổ hiện còn lưu giữ trong các làng Chăm dọc miền duyên hải Nam Trung Bộ có khả năng đạt tới 60 000 trang giấy hiện nay và có thể in ra 1000 cuốn sách [7, 11-12].…Tuy nhiờn đú là cỏch nhỡn dưới gúc độ của người nghiờn cứu cũn với người giữ tàng thư thỡ họ chỉ biết giữ chỳng như những vật bỏu ngoài ra khụng cú giỏ trị sử dụng.
Nếu như những loại hỡnh tài liệu núi trờn được sử dụng chủ yếu cho cụng việc nghiờn cứu lịch sử thỡ tài liệu của cỏc doanh nghiệp phục vụ chủ yếu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong quỏ trỡnh hoạt động của mỡnh, cỏc doanh nghiệp tư nhõn tạo ra khụng ớt tài liệu, giấy tờ. Khỏc với cỏc cơ quan hành chớnh cụng quyền, mục tiờu cuối cựng của cỏc doanh nghiệp là lợi nhuận, do vậy, sức cạnh
tranh giữa cỏc doanh nghiệp là rất mạnh mẽ. Những tài liệu của doanh nghiệp, vỡ thế, là một trong những yếu tố quyết định tới sự tồn vong của một doanh nghiệp. Cỏc tài liệu của doanh nghiệp nào sẽ do doanh nghiệp đú lưu giữ; và khụng phải ai cũng cú quyền tiếp cận, sử dụng tài liệu của doanh nghiệp, đặc biệt là những tài liệu mật. Chỉ một số đối tượng nhất định mới được tiếp cận tới tài liệu. Vớ dụ như Biờn bản cuộc họp Đại hội đồng cổ đụng, những dự ỏn đầu tư trọng điểm, bản thiết kế mẫu mó sản phẩm mới….
Thiết nghĩ, đã đến lúc cần có một Kho lưu trữ nhân dân đặt dưới sử bảo trợ của Nhà nước thì mới có thể mang lại rất nhiều lợi ích cho đất nước. Nếu điều này được thực hiện thì có khả năng đánh thức được nhiều giá trị còn tiềm ẩn trong nhân dân - những chứng tích lịch sử trên mọi miền của Tổ quốc.